KOORDINASI SECARA SINERGI
4. Tipe 'ahli rasa'
6.4 Komunikasi Langsung – Presentasi Pidato
Manajer proyek yang baik harus selalu meningkatkan kemampuannya dalam presentasi (pidato). Salah satu alasan dari keharusan tersebut ialah kewajibannya untuk memberikan penjelasan pada kepentingan tertentu, misalnya:
6 - 8
▪ Presentasi konsep, gagasan, ataupun proposal di depan umum (pemilik proyek, konsultan, direksi perusahaan, dan lain-lain).
▪ Presentasi laporan manajerial proyek di depan sidang dewan direksi perusahaan.
▪ Pidato untuk kepentingan tertentu sehubungan dengan pelaksanaan proyek (pidato sambutan, dan lain-lain).
▪ Presentasi/ pidato untuk kepentingan lain, baik karena jabatannya sebagai manajer proyek ataupun pribadi.
Presentasi di depan orang banyak memerIukan beberapa ketrampilan komunikasi seperti:
▪ Kemampuan menulis naskah presentasi. ▪ Kemampuan berbicara di depan umum.
▪ Kemampuan mengolah dan memberikan ilustrasi imajinasi (spontan dan terencana) ketika menyampaikan presentasi (pidato).
▪ Kemampuan untuk bereaksi dan memanfaatkan 'gerak tubuh', sehingga komunikasi lebih hidup atau lebih dimengerti oleh mereka yang terlibat dalam komunikasi (presentasi, pidato) tersebut.
Hal-hal di atas jelas bukan sesuatu yang mudah. Namun, semua orang bisa melaksanakannya bila mau belajar dan melatih diri. Bakat bukan segala-galanya. Namun, bakat akan sangat menunjang penampilan presentasi atau pidato tersebut.
a. Penulisan naskah
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:
▪ Isi dan gaya penulisan naskah harus diperhitungkan dan disesuaikan dengan tipe pendengar (penerima) presentasi yang akan kita (anda) yakinkan.
▪ Fakta harus disusun secara logis sehingga membantu dan memberi kejelasan presentasi.
▪ Pilih bahasa dan kalimat yang jelas agar mudah dimengerti. ▪ Kalimat harus disesuaikan dan sependek mungkin.
▪ Siapkan dan pikirkan untuk memberikan penegasan/penekanan tertentu, dengan memberi ilustrasi atau keterangan lain yang anda siapkan.
6 - 9
disiapkan penjelasan rincinya, agar mudah disampaikan.
▪ Menggunakan 'catatan kecil' akan jauh lebih baik karena dapat menghindari 'terlewatnya' penjelasan rinci dan keperluan lainnya.
▪ Pembawa presentasi (pidato) yang baik, selalu menyiapkan diri dengan penulisan naskah (bisa lengkap atau garis besarnya saja bila sudah sangat menguasai materi dan sudah terbiasa bicara di depan umum).
▪ Pastikan bahwa naskah tersebut sesuai (tepat) dengan kesempatan presentasi tersebut, termasuk tepat bagi yang mengikuti presentasi (pidato) yang bersangkutan.
▪ Pastikan, bahwa naskah anda ditulis dengan menggunakan bahasa yang akan dimengerti oleh 'pembaca' anda yang paling tidak ahli sekalipun.
b. Melakukan Presentasi (Pidato)
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyampaikan presentasi (pidato):
▪ Para ahli komunikasi massa, khususnya para orator, berpendapat bahwa menyampaikan presentasi atau Pidato bukan berbicara kepada para hadirin, tetapi berbicara bersama (dengan) orang-orang yang hadir mengikuti acara tersebut. Karena itu, kita akan mendapatkan respons bahkan sanggahan,
dan pertanyaan-pertanyaan dari mereka. Untuk itu, bagi yang
menyampaikan presentasi (pidato) harus bersikap menghargai dan 'menyatu' dengan hadirin. Artinya, pandangan mata harus terarah kepada hadirin dalam acara tersebut. Bukan memandang atap (langit-langit) atau lantai. ▪ Bagi yang belum terbiasa menghadapi massa (tatapan mata peserta
presentasi/ pidato) disarankan untuk tetap menghadap kepada hadirin dengan melayangkan pandangan mata pada ubun-ubun orang yang hadir. ▪ Kepribadian, vitalitas, dan antusiasme dari pelaku presentasi (pidato) sangat
menentukan dan merupakan kunci keberhasilan presentasi atau pidato tersebut. Gaya bicara yang baik, jelas, dan mudah dimengerti sangat membantu keberhasilan presentasi (pidato). Presentasikan gagasan anda dalam alur yang teratur, Jika gagasan tersebut kompleks, bisa diperjelas dengan contoh atau analogi, atau peraga bantu lainnya. Hadapi hadirin dan berbicaralah dengan mereka. Bukan kepada mereka.
▪ Bersuaralah yang wajar dan spontan.
▪ Sesuaikan tempo suara anda, sehingga orang yang paling belakang pun bisa mendengar setiap patah kata anda dengan jelas. Kalau perlu berikan
6 - 10
penyampaian anda mencapai sasaran.
Dalam penyampaian pidato ada beberapa petunjuk yang dapat diikuti, yakni sebagai berikut:
Tulis pidato anda dalam bahasa sehari-hari.
Jangan menyimpang dari catatan atau judul yang tertulis pada 'catatan kecil' atau kartu anda.
Beri kelonggaran untuk memastikan kesiapan dan perhatian hadirin.
Tekankan dan ulangi hal-hal penting/ pokok.
Jelaskan dengan contoh-contoh (yang telah anda siapkan).
Bersikaplah tegas, jelas dan singkat.
Hindari cara-cara yang justru akan menjengkelkan hadirin.
Ikutsertakan yang kecil jumlahnya.
Jawablah pertanyaan dengan rileks, tegas, jelas, dan tidak menyimpang dari urutan naskah yang telah anda siapkan.
Pikat hadirin yang besar jumlahnya dengan alat-alat peraga dan presentasi yang cerdik/ menarik minat mereka.
Petunjuk sebanyak apa pun tidak akan ada hasilnya tanpa mencoba dan melakukan latihan yang memadai. Semakin sering melakukan pidato akan semakin mudah bagi kita (anda) untuk menyampaikan pemikiran dan ilustrasi imajinatif anda. Ini berarti semakin menambah kemantapan kepribadian kita (anda) yang merupakan kunci keberhasilan dalam melakukan presentasi (pidato).
Adapun mengenai komunikasi melalui telepon, akan menjadi efektif apabila dilakukan atas kepentingan yang harus segera disampaikan informasinya, atau harus segera diketahui jawaban dan umpan balik/ reaksinya.
Bila umpan balik/ reaksi ataupun jawaban yang diharapkan tidak mendesak (masih cukup waktu), hal ini bisa dilakukan dengan komunikasi tertulis, melalui surat (memo) yang dikirim via pos (atau kurir), bisa via faksimile, atau media lainnya.
Penulisan surat/memo tidak diperlukan lagi jika pembicaraan melalui telepon sudah cukup. Dan, kesepakatan dalam rapat merupakan keputusan forum tertinggi. Jadi, tidak perlu dibuat surat mengenai hal yang sama. Kecuali ada keperluan atau kesepakatan khusus, misalnya:
6 - 11
▪ Data tersebut diperlukan untuk dipergunakan lagi di waktu mendatang. ▪ Tidak dibuat notulen.
▪ Sudah merupakan kesepakatan, bahwa akan ditulis surat untuk kepentingan yang telah dibicarakan tersebut.
▪ Komunikasi tak langsung-tertulis
Sarana yang dipergunakan pada bentuk komunikasi tertulis adalah surat, memo, dan laporan-laporan sesuai dengan ketentuan perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Sebaiknya selalu diingat bahwa banyak menulis surat dan memo dinas bukan berarti (otomatis) kita atau anda adalah seorang manajer yang rajin dan cermat. Pertimbangkan sebelum menulis apakah kontak pribadi (komunikasi langsung- tatap muka) mungkin akan lebih efektif.
Komunikasi tertulis, sebaiknya hanya dipergunakan dengan alasan/
pertimbangan sebagai berikut, yaitu:
▪ Jika tidak diinginkan adanya komunikasi tatap-muka sehubungan hal yang bersangkutan.
▪ Informasi yang disampaikan bukan merupakan hal yang sangat segera/ mendesak untuk diketahui si penerima. Atau, waktu untuk pengiriman informasi yang dimaksud masih cukup leluasa.
▪ Data (surat, kontrak, laporan) tersebut akan diperlukan di waktu yang akan datang, sehingga bisa disimpan dan/ atau bisa dipelajari lagi.
▪ Data informasi atau surat/ memo tersebut berfungsi sebagai bukti bahwa
pengirim telah mengambil tindakan tertentu sehu bungan dengan
kepentingan yang disampaikan.
▪ Surat atau memo dimaksudkan untuk menyatakan, menegaskan, pandangan anda.
Hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat laporan (dinas) antara lain: ▪ Terlebih dahulu susunIah fakta dan argumen anda sebelum melangkah
pada pemikiran bagaimana mengungkapkannya. ▪ Buatlah konsep berdasarkan bahan yang ada.
▪ Hilangkan bagian informasi yang dinilai kurang penting.
▪ Tulislah gagasan (laporan) tersebut dengan rangkaian kata yang teratur. Kalau diperlukan tambahan penjelasan, berikan contoh-contoh atau analogi.
6 - 12
▪ Pertimbangkan, apakah metode/ cara pelaporan dan panjangnya laporan pantas dan sesuai bagi si penerima.
▪ Gunakan judul bila anda ingin menghilangkan kalimat atau kata yang tidak berguna, atau, ringkaskan saja dalam bentuk komentar singkat.
▪ Setiap kata, kalimat, dan alinea akan menjadi tanggung jawab anda yang membuat/ mengirim laporan. Untuk itu, sekali lagi bacalah konsep tersebut dengan menempatkan diri anda sebagai si penerima laporan.
Sebuah laporan bisa mencakup, antara lain: ▪ Ringkasan,
▪ Penemuan, ▪ Rekomendasi, ▪ Kesimpulan,
▪ Uraian fakta dan kejadian,
▪ Atau, gabungan dari beberapa bagian tersebut di atas.
Agar jelas, mudah dimengerti, dan tidak bertele-tele, maka bagian-bagian tertentu mungkin perIu ditukar atau dihilangkan sesuai dengan kepentingan dan persoalannya. Menyampaikan dokumen (komunikasi) tertulis itu ibarat 'memacu' si penerima yang membacanya 'untuk bersaing' karena banyak informasi lain yang diterimanya.
Untuk itu agar laporan tersebut 'terbaca', gunakan prinsip-prinsip berikut: ▪ Jangan bertele-tele.
▪ Gunakan memo dengan kalimat yang singkat agar dibaca orang. Kalimat yang pendek akan mudah dimengerti. Gabungan dari kedua haI tersebut lebih menjamin keberhasilan anda dalam menyampaikan laporan.
▪ Ringkasan yang teratur dan jelas sangat dihargai oleh para manajer senior.
Semua dokumen tertuIis yang berkaitan dengan dinas atau pekerjaan Anda, umumnya (seharusnya) diproses dan dikirim berdasarkan prosedur tertentu yang berlaku di instansi anda. Bila dilaksanakan sesuai dengan prosedur, komunikasi menjadi benar dan efektif.
Uraian mengenai komunikasi ini bukan dimaksudkan untuk memberikan bahasan komunikasi secara luas dan detail, sebab, yang disampaikan penulis terutama adalah hal-hal yang praktis saja. Diharapkan hal itu dapat membantu
6 - 13
dalam meningkatkan komunikasi agar menjadi lebih baik dan efektif
Kebutuhan untuk bisa berkomunikasi dengan benar dan efektif, bisa kita amati, bisa kita pelajari, dan bisa kita latih dengan sering melakukannya. Belajar dengan aktif dan sungguh-sungguh akan mampu menjadikan kita (anda) menjadi komunikator yang efektif dan andal.