Survai lapangan

MENGELOLA PROSES MUTU DAN WAKTU

E. Survai lapangan

Survai lapangan merupakan langkah penting pada rencana pelaksanaan proyek khususnya memperlancar pelaksanaan pekerjaan dan hasilnya merupakan data untuk pengendalian biaya, mutu dan waktu langkah-langkah survai sebagai berikut

1. Sumber air kerja

▪ Disediakan atau tidak ▪ Membuat sumur

▪ Mengunakan air sungai ▪ Mengunakan PAM ▪ Jarak sumber air kerja 2. Listrik

▪ Menggunakan fasilitas PLN ▪ Mengusahakan sendiri (genset) 3. Tenaga kerja

▪ Didapat dari daerah sekitar job site ▪ Mendatangkan dari luar

▪ Akomodasi yang diperlukan ▪ Perlu ijin khusus atau tidak ▪ Perlu biaya khusus atau tidak 4. Keadaan cuaca di lapangan

▪ Terang/ kadang-kadang hujan/ hujan terus menerus

▪ Diperlukan data curah hujan dari badan Meteorologi dan Geofisika 5. Data penyelidik Tanah (sondir, boring log dsb)

4 - 22

▪ Perlu diketahui jenis tanah yang akan digali/ yang terlibat dari luar (batu,tanah keras, dsb)

▪ Data air tanah (elevasi dan sifat air tanah)

6. Sumber Batu (Quarry) dan Sumber Tanah (Borrow Area) ▪ Di sediakan atau mencari sendiri

▪ Jika sudah disediakan apakah sudah memenuhi persyaratan teknis (dilakukan tes)

▪ Ada berapa quarry/ borrow area

▪ Lokasi quarry (gunung, sungai/ tanah datar dll) ▪ Jarak site

▪ Jenis batuan/ pasir/ tanah timbun

▪ jalan menuju quarry/ borrow area (ada, membuat baru, perlu diperbaiki, perlu diperlebar, perlu membuat jembatan sementara, perlu memperbaiki yang sudah ada dan lain-lain)

▪ Apakah perlu ada biaya pembebasan tanah

▪ Transports material ke site (truk, dump truk, dipikul) ▪ Biaya retribusi material (royalty) per m3

▪ Bagaimana penempatan alat-alat di quarry/borrow area(bila diperlukan) ▪ Cara pengambilan material (diledakkan, memberi dari leveransir, membeli

dari masyarakat setempat, mengambil dilokasi) 7. Survai harga bahan lokal:

▪ Ada/ tidak pabrik kayu balok, papan, plywood ▪ Pembayaran untuk kayu (kontan/ tidak)

▪ Harga bahan/ kayu loco di pabrik/ di lokasi proyek

▪ Harga pasir, split. tanah urug dilokasi pengambilan dan sampai dengan lokasi proyek berapa

F. MOBILISASI 1. Mobilisasi

a.

Mobilisasi meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

– Mempersiapkan fasilitas lapangan/ base camp (misalnya kantor proyek, kantor konsultan, kantor kontraktor, tempat tinggal petugas proyek, bengkel, gudang dan sebagainya) sesuai dengan spesifikasi umum di dalam dokumen kontrak.

4 - 23

– Mendatangkan peralatan-peralatan berat (dan kendaraan-kendaraan proyek) yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek

– Mendatangkan peralatan laboratorium untuk pemeriksaan mutu bahan baku, mutu bahan olahan dan mutu pekerjaan jadi.

– Mendirikan construction plant sesuai dengan kebutuhan proyek. – Mendatangkan personel-personel kontraktor dan konsultan.

b.

Jangka waktu mobilisasi ditentukan di dalam Spesifikasi Umum. Pada umumnya waktu yang disediakan untuk mobilisasi dibatasi 60 hari terhitung sejak SPMK. Dalam batasan kurun waktu yang disediakan tersebut, peralatan laboratorium biasanya harus sudah terpasang seluruhnya dalam jangka waktu 45 hari terhitung sejak SPMK.

c.

Ijin Pemasukan Alat Berat / Peralatan Laboratorium

– Kontraktor harus mengajukan Daftar Alat Berat / Peralatan Laboratorium yang akan didatangkan ke lokasi proyek untuk mendapatkan persetujuan Direksi Pekerjaan.

– Pengiriman Alat Berat/ Peralatan Laboratorium baru bisa dilakukan oleh kontraktor apabila Direksi Pekerjaan telah memberikan persetujuan atas permohonan ijin yang diajukan oleh kontraktor.

– Apabila kontraktor harus mengimpor Alat Berat/ Peralatan Laboratorium yang belum diproduksi / tidak terdapat di dalam negeri maka kontraktor harus mendapatkan rekomendasi dari Direksi Pekerjaan sebelum memprosesnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan baku yang berlaku di dalam urusan impor.

d.

Mendatangkan alat-alat berat

Sebelum mendatangkan alat-alat berat ke lokasi pekerjaan, kontraktor harus meneliti kondisi jalan, jembatan, gorong-gorong, dermaga dan lain sebagainya yang akan dilalui oleh alat-alat berat di maksud untuk memperhitungkan mampu atau tidaknya jalan, jembatan, gorong-gorong, dermaga dan lain sebagainya tersebut dilewati oleh alat-alat berat yang akan dikirim ke proyek. Jika ternyata tidak mampu, maka kontraktor perlu melakukan perbaikan atau perkuatan konstruksi agar dapat dilewati oleh alat-alat berat (atas biaya kontraktor, harus sudah diperhitungkan oleh

4 - 24

kontraktor pada waktu mengajukan penawaran) setelah dikoordinasikan dengan pihak-pihak yang berwenang.

e.

Ijin menggunakan jalan/ jembatan

Perlunya mendapat ijin ini antara lain untuk menghindarkan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya rusaknya jalan karena dilewati angkutan alat berat, ambruknya jembatan karena angkutan alat berat yan lewat melebihi batas muatan dan lain sebagainya. Permohonan ijin tentang hal ini ditujukan kepada Dinas Lalu Lintas Angkutan Jalan Raya dengan mengikuti prosedur dan ketentuan yang berlaku.

f.

Ijin mengoperasikan peralatan / kendaraan

Ijin ini dapat diperoleh dari pihak kepolisian dengan mengikuti prosedur dan ketentuan yang berlaku.

g.

Pemeriksaan Quarry

Proyek yang direncanakan dengan baik pada umumnya telah

mempertimbangkan penggunaan material untuk pekerjaan tanah maupun perkerasan jalan dan struktur yang berasal dari sekitar lokasi proyek. Jika di sekitar proyek tidak terdapat material yang memenuhi syarat, pilihannya tentu mengambil material dari deposit quarry yang berasal dari tem pat lain. Sebelum diambil keputusan apakah deposit quarry di suatu lokasi memenuhi persyaratan mutu bahan baku, maka konsultan harus melakukan pengujian mutu bahan baku di laboratorium terhadap quarry di maksud serta memperkirakan volume deposit quarry yang tersedia. Selanjutnya urusan yang berkaitan dengan kewajiban membayar retribusi akibat penggunaan

quarry tersebut menjadi tanggung jawab kontraktor.

h.

Ijin menggunakan Quarry

Permohonan ijin untuk menggunakan quarry/ borrow area diajukan kepada Pemerintah setempat oleh kontraktor, dengan mengikuti prosedur dan ketentuan yang berlaku setempat.

i.

Bahan-bahan

Bahan yang akan didatangkan dari luar proyek misalnya aspal, semen, besi beton dan sebagainya harus terlebih dahulu dimintakan persetujuan oleh

4 - 25

kontraktor kepada Direksi Pekerjaan. Pengujian di laboratorium terhadap bahan-bahan tersebut dilakukan oleh Konsultan atas perintah Direksi Pekerjaan, dan apabila memang telah memenuhi syarat maka Kontraktor boleh mendatangkan bahan-bahan di maksud untuk keperluan pelaksanaan proyek.

j.

Komposisi Peralatan

Direksi Pekerjaan harus memeriksa kecukupan dan komposisi armada alat-alat berat yang dimobilisasi oleh kontraktor ke lapangan; kapasitas alat-alat berat tersebut masing-masing harus sesuai dengan keperluan dan kondisi setempat kemudian jenis dan jumlahnya harus mencukupi untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi.

k.

Mobilisasi Personel

Mobilisasi personel dilakukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan. Untuk tenaga –tenaga inti kontraktor, maka Direksi Pekerjaan perlu mengacu pada daftar personel inti yang diajukan oleh kontraktor pada saat memasukkan penawaran.

2. Site Plan

a. Tujuan Site Plan

Supaya terkoordinasi dan terintegrasi secara efisien dan efektif semua komponen-kompenen sarana dan prasarana yang menjadi bagian dari pekerjaan persiapan proyek untuk menunjang kelancaran pelaksanaan pelaksanaan pekerjaan konstruksi bangunan-bangunan proyek dengan mengunakan sumber daya optimal

Didalam menyiapkan suatu site plan harus berpijak dan mengacu pada : 1. Volume dari pekerjaan yang dominan, seperti dalam:

▪ Pekerjaan galian ▪ Pekerjaan timbunan ▪ Pekerjaan grouting ▪ Pekerjaan beton

▪ Pekerjaan konstruksi baja ▪ Pekerjaan pembesian ▪ Pekerjaan bekisting

4 - 26

▪ Pekerjaan pengeboran terowongan

▪ Pekerjaan sarana dan prasarana jalan kerja

2. Waktu yang efektif untuk membawa material-material dari storage area (borrow area) ke proyek dan diusahakan melalui jalan/ jarak yang terpendek.

3. Lokasi kantor induk dan bengkel sedekat mungkin dengan lokasi proyek supaya gampang dicari pihak luar dan juga mudah mengamankan proyek dari pihak yang bertanggungjawab

4. Bilamana areal untuk bengkel tidak memungkinkan di dalam lokasi proyek maka diusahakan sedekat mungkin lokasi proyek

5. Metode-metode pelaksanaan untuk pekerjaan yang dominan menjadi dasar analisa teknis yang utama untuk didapatkan koordinasi kerja dan integrasi jenis-jenis pekerjaan satu sama lainnya pada waktu pelaksanaan di lapangan sesuai mutu, waktu dan biaya yang telah ditetapkan.

6. Laboratorium untuk testing dan pengontrolan kualitas/untuk menjadi salah satu kunci keberhasilan tercapainya mutu yang ditetapkan oleh spesifikasi teknik

7. Mengacu pada kriteria-kriteria diterima site plan oleh pengawas lapangan atau oleh pemilik proyek dengan memperhatikan prosedur dan proses mutu pelaksanaan konstruksi seperti berikut

8. Mengacu pada organisasi lapangan proyek yang diperlukan

b. Pada site plan harus jelas tertera lokasi-lokasi antara lain:

1. Kantor proyek

2. Gudang Proyek

3. Stock pile material beton

4. Bengkel alat-alat berat

5. Lokasi pelaksanaan

6. Fabrikasi tulangan beton 7. Stock pile tanah

8. Gudang bahan peledak

9. Gudang dan bengkel peralatan listrik 10. Gudang penyimpanan semen

11. Laboratorium lapangan 12. Jalan kerja, dll

4 - 27 G. Rencana Anggaran Pelaksanaan dan Rencana Aliran Dana Proyek

1. Rencana Anggaran Biaya (RAP) Proyek

Rencana anggaran pelaksanaan (RAP) proyek. adalah salah satu dokumen kelengkapan yang dibutuhkan dalam suatu operasional pelaksanaan proyek, sebagai acuan/pedoman operasional pelaksanaan proyek. Khususnya dalam pengelolaan yang berhubungan dengan hasil usaha proyek, yaitu sebagai pedoman dalam mencapai pendapatan proyek dan mengendalikan biaya proyek, agar minimal tercapai seperti yang direncanakan.

Rencana Anggaran pelaksanaan proyek yang dibuat adalah hasil estimasi/ perkiraan biaya-biaya proyek, termasuk perkiraan (rencana) pendapatannya. Estimasi/ perkiraan tersebut harus mempertimbangkan beberapa hal yaitu:

▪ Pengalaman atau referensi dari realisasi pengelolaan proyek-proyek yang lalu

▪ Hasil observasi ulang atas data sumberdaya yang diperlukan (harga, jumlah yang tersedia, proses administrasi sarana perhubungan, dan lain-lain), dan lokasi/ medan kerja proyek.

▪ Kebijaksanaan perusahaan

▪ Kesepakatan atau komitmen manajer proyek dengan direksi perusahaan

Dalam kenyataan/aktualisasinya sering kali realisasi pendapatan dan biaya proyek mengalami pergeseran alokasi biaya atas jenis-jenis biaya yang direncanakan dalam RAP. Hal ini sangat mungkin terjadi dan wajar. namun, manajer proyek selaku penaggungjawab pengelolaan proyek harus bisa mempertanggungjawabkan sesuai dengan kewajaran teknis dan ekonomis . Dengan demikian bisa dikatkan tolok ukur kesuksesan manajer proyek dalam mengelola operasional pelaksanaan proyek adalah kemampuanya dalam melaksanakan dan mencapai sasaran berdasarkan rencana biaya pelaksanaan proyek tersebut

a. Tujuan dibuatnya RAP.

- Sebagai sarana acuan/pedoman dalam pengelolaan hasil usaha

4 - 28

- Sebagai tolok ukur atau sarana penilaian atas kesuksesan para personal yang bertanggungjawab terhadap hasil usaha proyek

tersebut, khusunya manajer proyek dalam pengelolaan proyek tersebut - Sebagai sarana memonitor dan mengevaluasi pengelolaan operasional

dan hasil usaha proyek tersebut.

b. Prinsip dalam pembuatan RAP 1). RAP hanya memperhitungkan:

▪ Pendapatan (atau rencana pendapatan yang diperhitungkan) bukan pembayaran yang diterima.

▪ Biaya (atau rencana biaya yang diperhitungkan) bukan pembayaran yang dikeluarkan

2). RAP dibuat dengan berorientasi pada profit dan efisiensi. Kelengkapan dokumen RAP

▪ Rekapitulasi RAP

▪ Rekapitulasi arus kas proyek

▪ Jadwal pelaksanaan proyek/ Barchart dan kurva S ▪ Organisasi proyek

▪ Daftar volume pekerjaan ▪ Rencana proyek

▪ Metoda pelaksanaan pekerjaan (CM) dan perhitungan kebutuhan peralatan proyek

▪ Analisis harga satuan pekerjaan (untuk beberapa pekerjaan penting dan bernilai besar)

▪ Jadwal kebutuhan tenaga kerja ▪ Jadwal kebutuhan peralatan ▪ Jadwal kebutuhan material/ bahan

▪ Penjelasan dan asumsi dalam perhitungan RAP atau lampiran yang perlu

▪ Form-form bantu perhitungan data RAP dan cash flow

2. Rencana Aliran Dana proyek (Cash flow)

Yang dimaksudkan dengan rencana aliran dana atau cash flow pelaksanaan proyek adalah data perkiraan (atau realisasi) penerimaan pembayaran (pembayaran masuk/ cash in) dan pengeluaran pembayaran (pembayaran

4 - 29

keluar/ cash out). dengan demikian diperoleh data perkiraan, kapan (bulan-bulan apa saja) periode pelaksanaan proyek yang bersangkutan memerlukan dana operasionalnya. sebab proyek tidak bisa menyediakan dana sendiri dari perkiraan penerimaannya.

Dalam hal ini perusahaan dan manajer proyek akan berupaya mendapatkan dana operasional tersebut berdasarkan perkiraan imbangan (balance) dari arus kas proyek tersebut. Kebutuhan dana harus didapatkan (disediakan) karena perolehan dana masuk atau penerimaan pembayaran diproyek lebih kecil dari

pengeluaran pembayarannya.dengan demikian terjadi imbangan/balance

negative atau disebut defisit. Melihat pentingnya data tersebut sebagai informasi dan acuan dalam operasional proyek, khususnya dalam pengelolaan keuangan proyek, maka cash flow proyek merupakan satu kesatuan dengan RAP.

Untuk membuat rencana arus kas proyekyang baik harus dipertimbangkan beberapa hal berikut:

- Aliran dana harus mengunakan data informasi yang akurat, valid dan lazim (dokumen kontrak, risalah rapat, kesepakatan atau referensi pengolahan finansial proyek sejenis yang lalu).

- Aliran dana dibuat dengan mempertimbangkan kebijaksanaan finansial perusahaan

- Aliran dana dibuat oleh tenaga dengan pengalaman memadai.

Yang sangat mungkin terjadi adalah adanya ketidaksesuaian antara kenyataan kondisi aliran dana proyek dengan yang telah direncanakan dalam aliran dana. maupun manajer proyek sebagai penanggungjawab dan pelaksana langsung atas aktualisasi rencana aliran dana proyek, dituntut selalu cermat dan bijaksana dalam keputusan dan tindakan,dengan demikian sasaran untuk selalu menjaga agar kondisi likuiditas proyek ‘ surplus” tercapai.

a. Tujuan penyusunan aliran dana (cashflow)

- Sebagai sarana acuan/ pedoman pengelolaan keuangan proyek bagi manajer proyek dan staf terkait

- Sebagai sarana tolok ukur penilaian keberhasilan pengelolaan keuangan proyek bagi manajer proyek dan staf yang bertanggungjawab dalam pengelolaan likuiditas keuangan proyek

4 - 30

- Sebagai sarana untuk memonitor dan mengevaluasi pengelolaan proyek dan hasil usaha proyek, khususnya likuiditas keuangan proyek

b. Prinsip pembuatan aliran dana (cashflow) - Aliran dana hanya memperhitungkan:

▪ Penerimaan (rencana penerimaan pembayaran) yang diperhitungkan, bukan pendapatan yang mungkin tidak langsung berupa pembayaran (bisa berupa piutang)

▪ Pengeluaran (rencana pengeluaran pembayaran) yang

diperhitungkan; bukan biaya, yang mungkin tidak langsung berupa pembayaran (bisa berupa hutang)

- Keluar masuknya dan tersebut dibuat dengan berorientasi pada

keseimbangan yang positif atau kondisi likuiditas yang surplus, bukan deficit

- Efektif dan efisien, maksudnya agar sasaran likuiditas tercapai dan menjadi surplus, tidak menggangu/ menyakitkan mitra bisnis dan hubungan bisnis pun tetap memberi manfaat bersama.