BAB II (TINJAUAN PUSTAKA)
A. Landasan Teori
2. Komunikasi Organisasi
a. Pengertian komunikasi organisasi
Pada dasarnya komunikasi organisasi terdiri dari dua kata yaitu komunikasi dan organisasi, yang dimana dua kata ini memiliki arti masing-masing. Komunikasi adalah pertukaran antar pribadi mengenai informasi dan pengertian (Robert Kreitner dan Angelo Kinicki, 2014:134). Kemudian menurut Stephen P. Robbins (2015:223) komunikasi adalah perpindahan dan pemahaman arti dari suatu informasi. Sedangkan organisasi memiliki arti sebagai suatu sistem perserikatan formal dari dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (Hasibuan, 2012:5).
Komunikasi organisasi menurut Katz dan Kahn (Arni Muhammad, 2007 : 65) komunikasi organisasi adalah arus informasi, pertukaran informasi, dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi. Sedangkan menurut Suwatno (2013:273), komunikasi organisasi merupakan
23 pengiriman dan penerimaan pesan baik dalam organisasi di dalam kelompok formal maupun kelompok informal organisasi.
Dari berbagai penjelasan mengenai pengertian komunikasi organisasi, dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi adalah proses pertukaran informasi antara dua orang atau lebih dalam suatu organisasi, baik melalui lisan maupun tulisan.
b. Arus Komusikasi dalam Organisasi
Stephen P. Robbin dan Timothy A. Judge (2015:225) mengemukakan bahwa, komunikasi organisasi dibagi menjadi dua yaitu komunikasi formal dan komunikasi informal:
1) Komunikasi Formal
Adalah saluran komunikasi yang ditetapkan oleh organisasi untuk mengirimkan pesan-pesan yang terkait dengan aktivitas profesional dan para anggota. Komunikasi formal mengacu pada komunikasi yang terjadi dalam pengaturan kerja organisasi yang ditentukan. Sebagai contoh, ketika seorang manajer meminta karyawan untuk menyelesaikan tugas. Dan ketika seorang karyawan berkomunikasi masalah dengan manajernya.
Arah aliran komunikasi formal:
a) Downward Communication (komunikasi ke bawah) adalah
24 digunakan manajer untuk menginformasikan, langsung, koordinasi, dan mengevaluasi karyawan.
b) Upward Communication (komunikasi ke atas) adalah
komunikasi yang mengalir dari karyawan untuk manajer. Ini membuat manajer menyadari bagaimana perasaan karyawan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja mereka, dan organisasi pada umumnya. Manajer juga mengandalkan komunikasi ke atas untuk ide-ide tentang bagaimana hal-hal dapat ditingkatkan. Beberapa contoh komunikasi ke atas termasuk laporan kinerja disiapkan oleh karyawan, kotak saran, survei sikap karyawan, prosedur pengaduan, dan diskusi manajer- karyawan.
c) Lateral Communication (komunikasi lateral) adalah
komunikasi yang terjadi antara karyawan pada tingkat organisasi yang sama. Dalam lingkungan yang dinamis saat ini, komunikasi horisontal sering diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi.
d) Diagonal Communication (komunikasi diagonal) adalah
komunikasi yang melintasi kedua wilayah kerja dan tingkat organisasi. Komunikasi diagonal memiliki manfaat bagi organisasi, dimana dengan komunikasi diagonal lebih efisien dan cepat. Misalnya seorang analis kredit yang berkomunikasi langsung dengan manajer pemasaran masalah
25 pelanggan, tanpa memerhatikan departemen yang berbeda dan tingkat organisasi yang berbeda.
2) Komunikasi Informal
Adalah saluran komunikasi yang diciptakan secara spontan dan berkembang sebagai tanggapan atas pilihan-pilihan individu. komunikasi organisasi tidak berdasarkan pada struktur hirarki organisasi. Misalnya, ketika karyawan berbicara satu sama lain di ruang makan siang. Sistem komunikasi informal memiliki dua tujuan dalam organisasi:
a) Hal ini memungkinkan karyawan untuk memenuhi kebutuhan mereka untuk interaksi khusus.
b) Hal ini dapat meningkatkan kinerja organisasi dengan menciptakan alternatif, dan sering lebih cepat dan lebih efisien, saluran komunikasi.
c. Fungsi Komunikasi Organisasi
Dalam organisasi terdapat empat fungsi dari komunikasi (Suwatno, 2013: 276), yaitu :
1) Komunikasi berfungsi sebagai pengendali prilaku anggota. Fungsi ini berjalan jika karyawan diwajibkan untuk menyampaikan keluhan terkait dengan pelaksanaan tugas dan kewajiban karyawan di dalam organisasi.
26 2) Komunikasi berfungsi untuk membangkitkan motivasi karyawan. Fungsi ini berjalan ketika manajer ingin meningkatkan kinerja karyawan, misalnya manajer menjelaskan atau menginformasikan seberapa baik karyawan telah bekerja dan dengan cara bagaimana karyawan dapat meningkatkan kinerjanya.
3) Komunikasi juga berperan sebagai pengungkapan emosi. Fungsi ini berperan ketika kelompok kerja karyawan menjadi sumber pertama dalam interaksi sosial, komunikasi yang terjadi di dalam kelompok ini merupakan mekanisme fundamental dimana masing- masing anggota dapat menunjukkan kekecewaan ataupun rasa puas mereka.
4) Komunikasi berfungsi pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Dimana komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan penyajian data guna mengenali dan menilai berbagi alternatif keputusan.
d. Faktor yang Memengaruhi Komunikasi Organisasi
Faktor-faktor yang memengaruhi komunikasi organisasi terdiri dari dua hal, yaitu faktor pendukung dan faktor yang penghambat.
1) Faktor Pendukung
Untuk mengetahui faktor pendukung komunikasi organisasi, sepengetahuan peneliti sampai saat ini belum ada ahli
27 yang membahas secara khusus. Namun berdasarkan hasil studi literatur dalam beberapa referensi yang peneliti gunakan (Onong Uchjana Effendy, 2008:6, Sondang P. Siagian, 2006:311, dan Anwar P. Mangkunegara, 2011:150), dapat disimpulkan bahwa faktor pendukung komunikasi organisasi adalah:
a) Media komunikasi, sarana atau saluran yang mendukung penyampaian informasi apabila komunikasi yang terjadi memiliki jarak yang cukup jauh atau banyaknya jumlah informasi yang disampaikan.
b) Etika komunikasi, pemberi informasi memiliki kemampuan untuk menyampaikan informasi secara jelas, tenang, dan memahami makna dari informasi yang akan disampaikannya. c) Penggunaan bahasa dan istilah, bahasa adalah faktor penting
dalam penyampaian informasi. Gaya bahasa yang digunakan harus dapat dipahami dengan mudah bagi penerima informasi, kemudian penempatan istilah harus sesuai dengan informasi yang akan dikomunikasikan.
d) Penguasaan pengetahuan, para pelaku komunikasi yang memiliki pengetahuan yang luas akan lebih mudah menginterprestasikan makna dari informasi yang akan mereka sampaikan ataupun yang mereka terima.
28 2) Faktor Penghambat
Stephen P. Robbin mengemukakan pendapatnya mengenai faktor penghambat komunikasi dalam organisasi, yaitu sebagai berikut:
a) Penyaringan, suatu manipulasi informasi dari pengirim sehingga akan terlihat lebih menyenangkan bagi penerimanya.
b) Pemilihan persepsi, merupakan hal penting sebab para penerima dalam proses komunikasi melihat dan mendengar secara selektif berdasarkan pada kebutuhan mereka, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik personal lainnya.
c) Informasi yang berlebihan, suatu kondisi dimana informasi yang mengalir masuk melebihi kapasitas pemrosesan dari seorang individu.
d) Emosi, suatu kondisi dimana terjadinya seorang penyampai informasi rentan untuk mengabaikan rasional dan berganti dengan penilaian secara emosional.
e) Kekhawatiran komunikasi, kondisi dimana terjadinya ketegangan dan kecemasan yang tidak semestinya dalam komunikasi secara lisan, tertulis, atau kedua-duanya.
f) Berbohong, merupakan kesalahan penyajian atas informasi secara sekaligus atau keseluruhan.
29
