BAB II URAIAN TEORITIS
II.2 Komunikasi Organisasi
Kehidupan masyarakat modern membawa konsekuensi dan implikasi akan adanya sebuah fenomena masyarakat organisasional. Fenomena ini, telah ada saat ini dan akan terus mewabah dikalangan masyarakat modern.
Dalam sejarah peradaban manusia, manusia berusaha memenuhi dan memuaskan kebutuhan dengan menciptakan dan mengembangkan berbagai metode, teknik, sarana/ prasarana baik fisik maupun non fisik dalam menunjang kehidupannya. Sejarah perembangan meradaban mansia menunjukkan bahwa semakin tinggi tingkat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam arti luas, baik dalam hal kualitas maupun kuantitas, maka semakin besar pula kebutuhan manusia itu dalam hal kehidupan ber organisasi. Semakin modernnya kehidupan manusia, juga menunjang semakin beragamnya organisasi yang diikuti manusia tersebut.
Pada dasarnya, organisasi merupakan suatu sarana yang secara struktural menggabungkan sejumlah wumberdaya potensial maupun aktual, yang secara garis besar berisikan dua jenis sumberdaya, yakni sumberdaya manusia dan sumber daya teknis. Sumberdaya manusia meliputi tenaga otot, pendidikan, ketrampilan, keahlian, pengalaman, gagasan, ide, harapan- harapan, spiritual bahkan harapan- harapan. Sumber daya teknis meliputi bahan baku, peralatan serta modal. Secara keseuruhan segala hal ini dapat memberikan atau menjadi dasar dorongan dan arah bago aktifitas yang bersangkutan.
Semua organisasi baik dalam skala besar maupun skala kecil, mendefenisikan organisasi paling tidak memiliki tiga karakteristik yakni:
a. Orang-orang/ Manusia b. Tujuan
c. Keterbatasan perilaku anggota
Chruden dan sherman. Jr memandang hakekat dari organisasi dipandang dari dua sisi yakni konsep statis dan dinamis atau disebut juga proses. Statis dimaksudkan merujuk pada fungsi organisasi sebagai wadah, sarana atau tempat yang menggambarkan susunan hirarkis atau struktur dari jenjang jabatan, fungsi serta wewenang, hak dan kewajiban. Dalam kata lain, dapat disebut juga bahwa organisasi merupakan saran untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama.
Pengertian dinamis, organisasi erupakan suatu proses interaksi antara berbagai bidang dan fungsi dalam meningkatkan kerja sama dan koordinasi tinggi guna mencapai sasaran dan tujuan bersama.
Organisasi merupakan aktifitas koordinasi rasional dan formal kegiatan sejumlah manusia yang berusaha mencapai beberapa sasaran dan tujuan umum maupun khusus, melalui pembagian kerja dan fungsi melui jenjang otoritas dan tanggung jawab yang hirarkis
Dalam perspektif komunikasi, pengertian organisasi lebih menekankan pada aspek dinamis atau proses sharing informasi dan pengertian yang berkesinambungan. Mengirim, menerima pesan dalam saluran komuikasi baik saluran formal maupun informal.
Car Weick, memandang organisasi lebih berbicara pada proses mengorganisasi daripada organisasi itu sendiri. Dengan kata lain, organisasi tidak sebagai struktur, kesatuan, atau kelembagaan, tetapi lebih dari sebagai aktifitas, proses dinamis mengorganisasi. Sebab pada dasarnya inti dari proses organisasi adalah mengambil dan membuat keputusan, dimana proses tersebut tidak lain adalah proses komunikasi itu sendiri.
Gerakd L Pepper, mengungkapkan bahwa komunikasi bukanlah sesuatu bagian atau elemen yang mengisi dan terjadi di dalam organisasi. Meskipun dalam arti sempit komunikasi adalah semacam alat yang di gunakan oleh para anggotanya untuk penyelesaian berbagai tugas pekerjaannya. Namun, pada dasarnya komunikasi itu adalah komunikasi itu sendiri dan sebaliknya organisasi adalah komunikasi itu sendiri juga.
Dalam pemikiran sederhana, disiplin komunikasi secara umum dan komunikasi organisasi khususnya, ilmu komunikasi memberi kontribusi terutama pada pengkajian yang berfokus pada masalah- masalah apa dan bagaimana mencapai sasaran dan tujuan organisasi dimaksud, strategi dan taktik untuk mencapainya.
Secara khusus, kontribusi disiplin ilmu komunikasi terutama dalam mempertanyakan apa serta bagaimana bentuk komunikasi yang digunakan agar komunikasi dapat berlangsusng secara efektif dan edisien. Bagaimana prosesnya, metode dan teknik apa yang digunakan secara efektif. Media apa yang digunakan, faktor apa yang mendorong dan yang menghambat efektifitas dan efesiensi komunikasi dalam situasi, kondisi, dan konteks baik lingkungan internal maupun eksternal organisasi tersebut.
Komunikasi organisasi sangat diwarnai oleh eksistensi organisasi itu sendiri, dalam dimensi statis, maupun dinamis/ proses. Dalam organisasi menurut aspek dinamis, terdapat struktur, iklim, budaya, jenjang kepangkatan, status kerja, wewenang, tugas fungsi, departementalisasi, spesialisasi tugas dan tanggung jawab, dan semua hal yang berhubungan dengan struktur formal. Keseluruhan hal tersebut akan memberi warna pada dipilihnya desain pola perilaku komunikatif apa dan bagaimana yang akan diterapkan oleh manajemen yang bersangkutan.
Corbett mengatakan bahwa sedikitnya komunikasi organisasi memiliki dua peran penting yakni: Pertama dan terutama, memperkuat tugas dasar organisasi, menyebarluaskan informasi dan pengetahuan yang terjadi dalam tujuan dan strategi, serta memberi inspirasi, memelihara rasa keterhubungan satu sama lain dalam minat, membangkitkan dan memelihara semangat kelompok kerja diantara karyawan. Kedua, pesan- pesan, informasi, ide-ide, dan gagasan disampaikan kepada semua karyawan sehingga mengarah dan mempersiapkan pada proses pengambilan keputusan yang lebih baik, dan lebih menaruh perhatian dalam tindakan kelompok kerja lebih baik.
Berdasarkan pandanga ini dapat disimpulkan bahwa Komunikasi Internal Organisasi memegang peran dan fungsi yang sangat pening bagi setiap organisasi.
II.2.2. Saluran Komunikasi Organisasi
Dalam konteks organisasi, arus komunikasi mengalir secara formal mengikuti saluran formal sesuai disain struktur organisasi. Secara tradisional ada tiga arah utama arus pesan dan informasi yang mengalir lewat saluran formal yaitu:
1. Saluran Komunikasi Vertikal
Arus saluran komunikasi ini terdiri atas dua bagian yakni arus komunikasi vertikan kebawah (Downward Communication) dan arus komunikasi vertikal ke atas (Upward Communication).
a. Komunikasi vertikal arus kebawah (Downward Communication) merupakan bentuk komunikasi vertikal dari atasan kepada bawahan. Komunikasi ini merupakan komunikasi yang biasanya digunakan untuk menyampaikan pesa dari pihakl atasan sebuah organisasi perusahaan kepada para karyawannya.
Pada aktivitas komunikasi ini, para atasan memberikan berbagai informasi relevan dengan pekerjaan dan organisasi seperti instruksi, perinatah, pentunjuk pelaksanaan kerja (metode dan prosedur kerja), penghargaan dan penjelasan tentang berbagai yang diperlukan, manakala terjadi perubahan diluar kelaziman, persuasi, atau motivasi dan bahkan juga hukuman. Termasuk juga penghargaan, pujian, pengakuan verbal terhadap keberhasilan dan prestasi yang berhasil diraih karyawan dan kelompok kerjanya (William J Corbett : 1989)
Dalam sebuah realitas organisasi, setiap organisasi yang mulai berkembang dimana struktur jenjang, tugas penerapan teknologi tinggi yang semakin besar, serta tingkat produksi barang dan jasa yang semakin bervariasi dan meningkat dalam hal kualitas dan kuantitas, maka organisasi akan cenderung mengalami kemunduran dalam hal komunikatif.
Kemunduran yang dirasakan oleh karyawan ada beberapa faktor seperti pertrumbuhan organisasi yang menyebabkan isolasi beberapa bagian atau departemen, hilangnya arah dan kejelasan sasaran dan tujuan organisasi karena kurangnya komunikasi yang disebabkan isolasi terhadap bagian/ departemen organisasi tertentu, tidak adanya audit internal terhadap komunikasi organisasi, tidak jelasnya siapakah yang bertanggungjawab akan keberadaan jaringan komunikasi formal kebawah yang efektif, apakah manajer atas, menengah atau tingkat supervisor, pemisahan personal supervisor dengan yang bukan supervisor.
Berdasarkan hal ini perlu dilakukan segera erbaikan kepada jaringan komunikasi formal kebawah ini, agar pesan dan informasi yang relevan dalam kualitas dan kuantitas mengalir jelas keseluruh bagian dalam organisasi. Beberapa usaha memperbaiki kendala arus komunikasi bawah ini adalah:
- Membangun tujuan yang jelas dan realistis oleh manajer
- Mempertimbangkan dan memperhatikan isi pesan yang akan disampaikan
- Mempertimbangkan cara dan teknik yang harus dilakukan agar pesan yang disampaikan dapat diterima oleh bawahan secara tepat.
Arus komunikasi ini merupakan arus komunikasi dari bawahan kepada atasan. Dapat disebutkan juga bahwa komunikasi yang dilakukan oleh karyawan kepada perusahaan.misalnya berbentuk pelaksanaan perintah berbentuk lisan maupun tulisan atau juga laporan hasil dari pekerjaan, serta sumbang saran dari pihak pekerja kepada pimpinan perusahaan. Adapun tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Menurut pace 1989 dalam ( Muhammad : 1995 ) komunikasi Ketas memiliki beberapa fungsi yaitu:
- Dengan adanya komunikasi ketas , supervisor dapat mengetahui kapan bawahan nya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.
- Arus komunikasi keatas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan
- Memperkuat apresiasi dan loyalita karyawan terhadap organisasi derngan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran- saran tentang jalannya organisasi.
- Komunikasi keatas membolehkan, bahkan memdorong desas- desus muncul dan membiakan supervisor mengetahuinya.
- Komunikasi keatas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dimaksudkan dari arus informasi kebawah.
- Komunikasi keatas membantu karyawan mengatasi masalah- masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas- tugasnya dan organisasi.
Melalui komunikasi keatas seorang pimpinan mengharapkan mendapatkan informasi dari bawahan mengenai kegiatannya, hasil yang dicapai. Masalah yang dihadapi, menerima saran dan memberikan solusi berupa ide dan gagasan bagi penyempurnaan divisi dimana karyawan itu berada. Mendapatkan informasi mengenai pikiran dan perasaan meraka mengenai pekerjaan yang mereka hadapi di perusahaan, dimana karyawan itu bekerja.
2. Saluran Komunikasi Horizontal
Merupakan komunikasi sejajar yang berlangsung antarkaryawan dalam sebuah organisasi ataupun perusahaan. Informasi ini bisa berupa informasi mengenai pekerjaan, pendidikan atau pelatihan mengenai pekerjaan karyawan.informasi ini juga dapat berupa informasi mengenai kegiatan diluar kerja (kedinasan) dalam bentuk olahraga, keagamaan, kekeluargaan, kesejahteraan dan aktivitas sosial lainnya.
Adapun tujuan komunikasi Horizontal adalah :
- Saling membagikan informasi untuk perencanaan dan aktivitas- aktivitas . ide dari banyak orang akan lebih baik dari pada ide dari satu orang. Oleh karena itu, komunikasi horizontal sangat diperlukan mencari ide yang lebih baik dan saling membagi informasi untuk membuat perencanaan apa yang mereka lakukan.
- Memecahkan masalah yang timbul diantara orang- orang yang berada dalam tingkat yang sama.
- Menyelesaikan konflik diantara anggota yang ada dalam bagian organisasi dan juga antara bagian dengan bagian laiannya. Dengan adanya penyelesaian konflik ini maka akan tercipta iklim organisasi yang baik.
- Mengembangkan dukungan sesama karyawan. Karena sebagian besar waktu mereka berinteraksi dengan temannya maka secara tidak langsung mereka memperoleh dukungan dari hubungan interpersonal dari temannya. Ini akan memperkuat hubungan diantara sesama karyawan dan akan membantu kekompakan dalam bekerja.
3. Saluran Komunikasi Informal
Saluran komunikasi ini sering juga disebut dengan saluran komunikasi Benalu (Grapevine). Dikatakan demikian karena jenis saluran ini dalam struktur organisasi sebenarnya tidak diharapkan atau tidak diakui secara rsmi oleh manajemen keberadaannya.
Keberadaan saluran informal dalam organisasi ini timbul karena adanya kebutuhan informasi relevan, akurat, lengkap dalam tempo waktu yang relatif singkat. Kebutuhan informasi ini dimaksud untuk memberikan jaminan kepastian rasa aman atau mengurangi ketidakpastian yang dihadapi yang berkaitan dengan pekerjaan dan lingkungan kerja.
Davis (1953) mengatakan tumbuhnya saluran komunikasi informal inididorong beberapa hal :
- Pada tiap tingkat organisasi, sekalipun pada tingkat tertinggi, selalu terdapat anggota kelompok yang terisolasi atau menerima informasi sangat terlambat bahkan tidak menerima sama sekali.
- Proses mekanisme formal untuk komunikasi seperti: pertemuan berkala, tatap muka, dan media formal lainnya dirasa cukup lambat dan tak lengkap.
- Komunikasi interpersonal formal dan informal berlangsung terlalu sering dan sangat cepat.
- Dalam struktur organisasi , terdapat pembatasan antara tingkat empat dan lima , dalam situasi demikian, aliran informasi terlambat.
- Lebih dari setengahnya, informasi dimaksudkan sampai kepada karyawan melompat dari proses saluran formal yang ada.
- Satu unit informasi cenderung lebih banyak bersifat mengalir searah daripada dua arah.
II.2.3. Hambatan dan Solusi Komunikasi Organisasi
Ada beberapa kendala yang menghambat efektifitas komunikasi organisasi antara lain:
1. Perbedaan kerangka acuan (Differing Frames of Reference), yakni adanya perbedaan kompleks latar belakang dan pengalaman komunikatif sebelumnya. Orang akan mempersepsikan yang sama dengan cara yang berbeda.
2. Kredibilitas Sumber (Source Credibility), mengacu pada bagaimana seorang pembicara dipersepsikan oleh receiver sebagai jujur, dapat dipercaya, menyakinkan dan tidak memanipulasi pesan. Orang yang dipersepsikan berkredibilitas rendah, maka receiver akan enggan mendengarkan perkataannya, apalagi menurutinya.
3. Persepsi selektif (Selective Perception), berdasarkan kecenderungan kepentingannya, orang hanya mau menerima dan mempersepsikan berbagai rangsangan, informasi, berita dll yang sesuia dengan nilai kepercayaannya.
4. Penilaian Akhir (Value Judgment). Terjadi bila seseorang terl;alu cepat mengambil kesimpulan akhir sementara keselurahn informasi belum selesai diterima
5. Keterbatasan atau Tekanan Waktu (Time Pressures), seorang manajer terlalu sibuk, kurang waktu sehingga kesempatan berkomunikasi secara efektif dengan karyawan sangat terbatas.
6. Penyaringan (Filtering) merupakan upaya merubah arti dengan cara Melebihkan Arti (Exaggeration) dan Distorsi (Distorton). Akibatnya arti yang dikirimkan dengan yang diterima sama sekali berbeda maksna dan pengertiannya.
7. Masalah Semantik, Bahasa dan kata- kata sangat terbatas menampung atau menggantikan makna realitas fisik, sosial dan psikologis. Kata yang sama memiliki arti yang berbeda bagi orang yang erbeda.
8. Komunikasi Berlebihan (Communication Overload) akibat seringnya komunikasi yang dilakukan oleh karyawan dengan kuantitas dan frekuensi yang tinggi, sehingga seorang karyawan menerima terlalu banyak informasi melebihi kebutuhan dan kemampuannya. Karywan tersebut cenderung untuk mengambil informasi yang penting baginya dan membuang informasi yang menurutnya tidak penting guna membuat keputusan ataupun mengurangi ketidak pastian. Padahal yang justru dibuang terkadang merupakan informasi yang sangat penting.
Adapun beberapa usaha untuk mengatasi kendala komunikasi organisasi adalah sebagai berikut :
1. Mengikuti terus (Following Up), usaha untuk terus menyimak dan mendengarkan dengan seksama, jika perlu menaya kembali hal yang tidak dimengerti, sehingga maksud, tujuan, makna dan pengertian yang dimaksudkan dapat dipahami secara efektif.
2. Memanfaatkan Umpan Balikan (Utilizing Feedback), merupakan pemanfaatan optimal terhadap metoda komunikasi dua arah.
3. Empathy, usaha atau kemampuan source menempatkan diri secara imajiner posisi peran.
4. Penggunaan bahasa yang sederhana(Simplifying Langguage),
5. Meningkatkan umpan balikan verbal dan Non verbal (Utilizing Verbal and Nonverbal Feedback)
6. Meningkatkan kemampuan menyimak yang efektif (Effecting Listening Skills) semua pihak baik manajer maupun karyawan perlu meningkatkan kemampuan ini agar efektifitas komunikasi lebih optimal.
