KAJIAN PUSTAKA
C. Konsep Sistem, Informasi dan Manajemen
3. Konsep Dasar Manajemen
Manajemen merupakan dasar penting bagi organisasi, dimana manajemen berperan selaku motor penggerak dalam kehidupan organisasi. Selaras dengan pendapat Stoner, Freeman dan Gilbert (1996: 7-8) bahwa organisasi membutuhkan manajemen untuk mengelola organisasi, dimana manajemen adalah kebiasaan yang dilakukan secara sadar dan terus-menerus dalam membentuk organisasi, dan manajemen adalah suatu keistimewaan dalam menangani masalah waktu dan hubungan manusia dalam organisasi.
Definisi manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas yang diarahkan pada sumber-sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara
24
yang efektif dan efisien, dimana seseorang yang tanggung jawab utamanya melaksanakan proses manajemen disebut manajer (Griffin, 2004: 8). Efisien berarti menggunakan sumber daya secara hemat dan bijaksana untuk menghindari kemubaziran, atau biasa digambarkan sebagai “melakukan sesuatu secara benar”. Efektivitas berkaitan dengan pekerjaan yang tepat sehingga sasaran tercapai dengan baik. Efektif digambarkan sebagai “melakukan sesauatu yang benar”.
Efisiensi Efektivitas
Gambar 5
Efisiensi dan Efektivitas Manajemen a. Fungsi-fungsi manajerial
Fungsi diartikan sebagai serangkaian kegiatan yang sangat berkaitan erat satu sama lain secara kolektif. Robbins dan Coulter (2007: 9-10) menyebutkan bahwa melalui pendekatan fungsi, manajer menunjukkan aktivitas atau kewajiban yang jelas pada saat mereka secara efisien dan efektif mengkoordinasikan pekerjaan orang lain, dan fungsi-fungsi manajerial dilakukan oleh para manajer untuk menghasilkan pencapaian tujuan yang telah dinyatakan oleh organisasi. Penggunaan sumber daya Kemubaziran rendah Penerapan sasaran Pencapaian tinggi Upaya manajemen:
Kemubaziran sumber daya yang rendah (efisiensi tingggi) Pencapaian sasaran yang tinggi (efektivitas tinggi)
25
Aneka ragam klasifikasi fungsi manajerial bermunculan akibat dari perbedaan-perbedaan pemikiran para pelaksana manajemen tentang teori manajemen, termasuk tentang fungsi-fungsi manajerial. Namun sesungguhnya fungsi-fungsi manajerial menunjukkan aktivitas-aktivitas dasar yang membentuk proses keseluruhan manajemen, yang meliputi merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling).
1) Merencanakan (planning)
Merencanakan berarti mengadakan visualisasi ke depan guna merumuskan dan menetapkan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh kelompok dan strategi-strategi atas tindakan tersebut guna mencapai tujuan yang digariskan. Dalam merencanakan, kegiatan-kegiatan mendasar yang dilakukan yaitu mencari dan menemukan fakta, melihat ke depan, menetapkan arah sasaran, menjabarkan kegiatan, membuat urutan prioritas untuk mencapai sasaran, memperhitungkan kemungkinan-kemungkinan, serta membuat perkiraan waktu, energi dan bahan yang dibutuhkan untuk keperluan operasional.
Adapun manfaat dari kegiatan perencanaan diantaranya adalah: 1. Perencanaan memberi arah terhadap pencapaian tujuan organisasi, 2. Perencanaan dapat mengurangi kegiatan random dan rangkap,
3. Perencanaan membantu pemanfaatan sarana organisasi yang ada secara efektif dan efisien,
4. Perencanaan dapat menunjukkan urgensi perubahan kebijakan untuk masa yang akan datang,
26
5. Perencanaan menjadi standar yang digunakan dalam pengendalian. 2) Mengorganisasi (organizing)
Mengorganisasi adalah proses menentukan, mengelompokkan dan mengatur tugas, wewenang dan sumber daya diantara anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai sasaran organisasi. Pengorganisasian melahirkan peranan kerja dalam struktur formal dan dirancang untuk memungkinkan manusia bekerja sama secara efektif guna mencapai tujuan bersama. Hal ini sangat bersinggungan dengan empat komponen pengorganisasian yang terkenal dengan istilah WERE (Work, Employees, Relationship, Environment), yaitu (Terry, 2012: 77-78):
1. Pekerjaan (Work), pekerjaan yang harus dilaksanakan berasal dari sasaran-sasaran yang telah ditetapkan, kemudian dibagi ke dalam kelompok-kelompok atas dasar spesialisasi dan distribusi pekerjaan,
2. Pegawai (Employees), bahwa setiap orang ditugaskan untuk melaksanakan bagian tertentu dari seluruh pekerjaan sehingga menghasilkan unit kerja pegawai organisasi,
3. Hubungan kerja (Relationship), hubungan antara pegawai dengan pekerjaannya, pegawai dengan pegawai lainnya, dan unit kerja antar pegawai merupakan hal-hal yang peka, dimana apabila hubungan-hubungan tersebut terbina dengan baik maka akan tercipta keserasian dan kesatuan dalam organisasi,
4. Lingkungan (Environment), meliputi faktor-faktor sarana-sarana fisik, lokasi, mesin, perabot kantor, tata ruang, dan sikap mental.
27 3) Memimpin (leading)
Memimpin adalah penggunaan pengaruh tanpa paksaan yang dilakukan dalam serangkaian proses mengarahkan, menyatukan, memberikan motivasi dan inspirasi, serta memecahkan dan menyelesaikan konflik, dimana proses tersebut dilakukan agar anggota-anggota dari organisasi bekerja bersama demi kepentingan organisasi ke arah pencapaian tujuan organisasi. Diantara fungsi-fungsi manajerial lainnya, fungsi-fungsi memimpin dapat dikatakan merupakan fungsi-fungsi yang teramat penting dan sekaligus yang teramat sulit, karena memimpin sangat berkenaan dengan penggerakkan manusia, dimana manusia adalah makhluk yang sangat unik dan rumit. Maka dari itu, memimpin perlu memperhatikan hal-hal mendasar berikut.
1. Manusia adalah makhluk yang mempunyai harkat dan martabat yang perlu dan harus diakui dan dihargai,
2. Manusia ingin diperlakukan secara manusiawi dalam bekerja,
3. Manusia akan sangat senang apabila diikutsertakan dalam proses pemberdayaan menyangkut kehidupan pekerjaannya.
4) Mengendalikan (controlling)
Mengendalikan mencakup memantau kegiatan-kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan yang direncanakan, serta membuat koreksinya apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan. Tindakan koreksi pada proses pengendalian dimaksudkan agar penyimpangan-penyimpangan yang tidak diinginkan dapat diperbaiki, supaya tujuan-tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik. Perbaikan dapat dilakukan dengan dua
28
cara, yaitu dengan mengubah rencana bahkan tujuannya atau dengan mengatur kembali tugas-tugas dan mengubah wewenang. Tujuan dari pengendalian yaitu bahwa pengendalian mampu menyediakan berbagai cara bagi organisasi untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan lingkungan yang terjadi, untuk membatasi akumulasi kesalahan, untuk mengatasi kompleksitas organisasi, dan untuk meminimalkan biaya.
Jika fungsi-fungsi manajerial sebagaimana telah disebutkan di atas, dikaitkan dengan sumber-sumber daya organisasi dan tujuan organisasi, maka dapat diilustrasikan seperti pada Gambar 6 (Sumber: Griffin, 2004: 8-9). Dapat dilihat bahwa fungsi-fungsi manajerial (planning, organizing, leading, controlling) merupakan serangkaian fungsi terpadu yang secara sedemikian rupa menggunakan sumber-sumber daya organisasi (manusia, finansial, fisik, informasi) dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Dalam hal ini, manajer terlibat dalam aktivitas manajerial untuk mengkombinasikan sumber daya manusia, finansial, fisik, dan informasi secara efisien dan efektif untuk bekerja mencapai tujuan organisasi.
Gambar 6
Keterkaitan Sumber Daya, Fungsi Manajerial, dan Tujuan Organisasi
Resources: Sumber daya manusia Sumber daya finansial Sumber daya fisik Sumber daya informasi Goals: Efektivitas Efisiensi Planning Controlling Leading Organizing
29 b. Peran manajerial
Peran manajerial dibagi dalam 3 kategori yang diringkas dari 10 hakikat peran manajerial menurut penilitian Henry Mintzberg, ahli riset manajemen terkemuka. Kategori tersebut yaitu:
1. Peran interpersonal (interpersonal roles), peran sebagai kepala figur, pemimpin, dan penghubung yang kesemuanya melibatkan hubungan dengan orang lain,
2. Peran pembawa informasi (informational roles), peran pengawas, penyebar dan juru bicara, dimana semuanya melibatkan pemrosesan informasi,
3. Peran pengambil keputusan (decisional roles), peran wirausahawan, penengah keributan, pengalokasi sumber daya, dan perunding, semua berhubungan terutama dengan pengambilan keputusan.