KAJIAN PUSTAKA
D. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen
2. Pengambilan Keputusan dengan Sistem Informasi Manajemen
Penerapan SIM dalam organisasi berfungsi untuk membantu pengambilan sebuah keputusan. Pengambilan keputusan didefinisikan oleh McLeod (2001: 158) sebagai tindakan memilih strategi atau aksi yang diyakini akan memberikan solusi terbaik atas suatu masalah. Model pengambilan keputusan yang populer salah satunya adalah model Hebert A. Simon. Proses pengambilan keputusan model Herbert A. Simon menggambarkan sebuah arus dimulai dari penyelidikan (intelligence), perancangan (design), pada pemilihan (choice), dimana tahapan tersebut merupakan sebuah proses yang berkesinambungan.
Gambar 8
Arus Proses Pengambilan Keputusan Penyelidikan
Perancangan
35
Penyelidikan merupakan tahapan mempelajari kondisi atau permasalahan yang memerlukan keputusan, dimana pada tahap ini data mentah diperoleh dan diolah untuk dijadikan petunjuk dalam mengidentifikasi masalah. Kemudian dilanjutkan dengan perancangan, meliputi kegiatan memahami dan menganalisis persoalan, menganalisis arah tindakan, dan menciptakan pemecahan yang layak. Setelah kedua tahap sebelumnya selesai, selanjutnya adalah tahap pemilihan dengan melakukan pemilihan arah tindakan untuk kemudian dilaksanakan.
Dalam proses pengambilan keputusan, SIM bertindak sebagai penyedia informasi sebagai dasar atas suatu proses pemikiran dalam pemecahan masalah untuk memperoleh hasil yang akan dilaksanakan. SIM dilukiskan oleh Wahyudi dan Subando (2004: 97) sebagai rangkaian mekanisme akumulasi, penyimpanan dan pengambilan data, yang didesain untuk mengkonversi data organisasi menjadi informasi yang sesuai dalam pembuatan keputusan manajerial. SIM yang mampu mendukung keputusan memiliki karakteristik bahwa sistem berkonsentrasi pada informasi yang diperlukan oleh manajer. Informasi tersebut dapat disediakan dalam bentuk laporan-laporan output atau dalam bentuk lain yang memungkinkan.
Gambar 9
Peran Sistem Informasi Manajemen dalam Pengambilan Keputusan Sistem Informasi Manajemen Keputusan Masalah Solusi masalah Informasi
36
Prestasi organisasi akan ditentukan oleh kemampuan organisasi untuk mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tersedia, informasi yang andal dan akurat untuk dapat membuat keputusan-keputusan rasional. Kondisi tersebut tentu saja merupakan kondisi dimana sebuah SIM sangat diperlukan bagi organisasi. Maka dari itu, keberadaan SIM dalam hal ini patut diperhitungkan. 3. Sistem Informasi Manajemen dalam Pendidikan
SIM dapat diaplikasikan di berbagai organisasi baik itu di perusahaan, instansi kesehatan, lembaga pemerintahan, lembaga pendidikan, dan lain-lain. SIM dalam lingkup dunia pendidikan biasa disebut dengan SIM Pendidikan. Konsep SIM Pendidikan pada dasarnya hampir mirip dengan konsep SIM pada perusahaan. Hanya saja, jika cara kerja SIM perusahaan lebih berkonsentrasi pada proses bisnis, SIM Pendidikan berkonsentrasi pada proses bisnis dan proses sosial, mengingat lembaga pendidikan merupakan organisasi publik berorientasi sosial dan bisnis, sedangkan perusahaan merupakan organisasi berorientasi bisnis. Menurut Rochaety, Rahayuningsih dan Yanti (2010: 1), orientasi sosial pendidikan berkaitan dengan tujuannya untuk meningkatkan kecerdasan bangsa, sedangkan orientasi bisnis pendidikan berkaitan dengan keperluan dana untuk operasional maupun terkait mempertahankan eksistensi.
Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian dalam bidang pendidikan merupakan fungsi manajerial, dimana fungsi manajerial tersebut pada hakikatnya merupakan proses pengambilan keputusan yang membutuhkan informasi. SIM berperan menyediakan informasi bagi pengelola (manajer) pendidikan secara teratur, melalui penyajian informasi dimulai dari
37
pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, sampai informasi diterima oleh pembuat atau pengambil keputusan (Yakub dan Vico, 2014: 31).
SIM Pendidikan merupakan sistem yang digunakan untuk membantu mengelola informasi pendidikan. Data dan informasi dalam dunia pendidikan digunakan untuk keperluan pengetahuan, perkiraan, pertimbangan, dan keputusan. Pembuatan keputusan atau kebijakan yang dilakukan oleh pimpinan pendidikan haruslah didukung oleh data dan informasi yang berkualitas, agar keputusan atau kebijakan yang dihasilkan mampu tepat sasaran.
a. Peran dasar SIM Pendidikan
Peran mendasar SIM dalam lembaga pendidikan, diantaranya sebagai berikut.
1. Mendukung proses dan operasi,
Penggunaan SIM mampu mendukung keunggulan operasional lembaga pendidikan, karena tingkat efisiensi dan produktivitas dari proses-proses organisasi menjadi lebih tinggi. SIM berperan dalam mengumpulkan, mencatat, memproses, menyimpan data, dan menghasilkan berbagai macam dokumen dan laporan, yang dapat digunakan dalam kegiatan pencatatan, penilaian dan evaluasi pendidikan. Proses-proses tersebut dapat terlaksana dengan efektif dan efisien melalui penggunaan SIM, karena SIM mampu menigkatkan koordinasi, menghindari duplikasi, dan mempercepat proses sehingga menghemat waktu. SIM berbasis komputer juga merupakan bentuk otomasi kantor (office automation), dimana komunikasi dan aktivitas kantor dilakukan dalam bentuk kantor elektronik.
38 2. Mendukung pengambilan keputusan,
Keberhasilan manajemen organisasi sangat ditentukan oleh ketepatan pengambilan keputusan para manajernya. SIM membantu pimpinan pendidikan dalam membuat keputusan yang lebih baik, dengan memadukan satuan pengolah data dan layanan dalam proses perencanaan secara efektif mengenai jenis keputusan apa yang dibutuhkan terkait dengan bidang pendidikan, serta membantu dalam menyeleksi mengenai keputusan apa yang perlu ditambah atau dihentikan.
3. Mendukung keunggulan kompetitif,
Dengan penerapan SIM yang modern, lembaga pendidikan mendapatkan kelebihan strategis atas para pesaing dan tetap menyetarakan diri dengan revolusi teknologi melalui penggunaan yang inovatif atas teknologi informasi. Infrastruktur teknologi yang tepat mampu meningkatkan dan mengontrol kualitas informasi dan kelancaran aliran informasi sehingga mampu menunjang efisiensi dan efektivitas kegiatan dan layanan pendidikan. Teknologi yang digunakan dalam SIM Pendidikan milik lembaga akan mendorong lembaga untuk berinovasi melalui pemanfaatan teknologi yang ada, misalnya seperti mengubah proses manajemen dalam wujud digital. 4. Mendukung kelangsungan lembaga pendidikan,
Dengan dicapainya keunggulan kompetitif oleh suatu lembaga pendidikan, maka lembaga pendidikan tersebut memiliki peluang yang sangat besar untuk dapat mempertahankan eksistensinya dalam lingkungan yang terus-menerus berubah.
39 b. Bentuk-bentuk SIM Pendidikan
SIM pendidikan terdiri dari area sistem informasi keuangan, operasional, pemasaran, dan sumber daya manusia pendidikan. Yakub dan Vico (2014: 65-67) menjelaskannya sebagai berikut.
1. Sistem informasi keuangan pendidikan,
Sistem informasi keuangan pendidikan digunakan untuk membantu pengolahan data keuangan yang disajikan dalam bentuk laporan keuangan berdasarkan sistem pencatatan, penggolongan, ringkasan kejadian keuangan, atau biasa disebut akuntansi. Akuntansi yang dimaksud adalah yang berkaitan dengan pembiayaan lembaga pendidikan didasarkan pada anggaran yang telah diterapkan sesuai dengan prosedur yang ada.
2. Sistem informasi operasional pendidikan,
Operasional pendidikan digambarkan dalam proses transformasi jasa pendidikan yang melibatkan peserta didik, kurikulum, perlengkapan, buku ajar, bahkan proses penyajian jasa pendidikan yang disediakan. Sistem informasi operasional pendidikan digunakan sebagai sistem pendukung keputusan dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi terkait kegiatan operasional pendidikan, agar dapat mewujudkan jasa pendidikan yang berkualitas dan sesuai dengan tujuan pendidikan nasional.
3. Sistem informasi pemasaran pendidikan,
Sistem informasi pemasaran pendidikan bermanfaat untuk mengatur arus informasi pemasaran jasa pendidikan dalam rangka menghadapi tingkat persaingan saat ini yang sangat ketat. Selain untuk mengatur arus informasi
40
pemasaran, sistem informasi pemasaran pendidikan juga digunakan untuk menganalisis situasi dan perkembangan pemasaran jasa pendidikan melalui penyediaan informasi mengenai situasi dan perkembangan lingkungan pemasaran jasa pendidikan.
4. Sistem informasi sumber daya manusia pendidikan,
Sistem informasi sumber daya manusia pendidikan digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memelihara, dan menggunakan informasi sumber daya manusia pendidikan terkait kegiatan rekruitmen, peningkatan jenjang karir, pengembangan dan pelatihan, penilaian prestasi kerja, serta kompensasi. Sistem informasi sumber daya manusia pendidikan mampu menunjang efektivitas kegiatan sumber daya manusia pendidikan, melalui penyediaan informasi yang digunakan untuk menyusun program kegiatan tersebut.