BAB II LANDASA TEORI
2.2 Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi
Secara operasional manajemen dapat didefinisikan sebagai berikut:
“Manajemen adalah Proses mengkoordinasikan, mengintegrasikan, menyederhanakan, dan mensinkronisasikan sumber daya manusia, material, dan metode dengan mengaplikasikan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penggiatan, pengawasan, dan lain-lain agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif”, (Amsyah, 2005).
Untuk mencapai tujuannya, organisasi memerlukan dukungan manajemen dengan berbagai fungsinya yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi masing-masing. Kegiatan fungsi-fungsi tersebut memerlukan data dan informasi, dan akan menghasilkan data dan informasi pula. Beberapa fungsi manajemen pokok adalah:
a. Perencanaan
Berkaitan dengan penyusunan dan penjabaran tujuan serta menjabarkannya dalam bentuk perencanaan untuk mencapai tujuan.
b. Pengorganisasian
Berkaitan dengan pengelompokan personel serta tugasnya untuk menjalankan pekerjaan sesuai tugas dan misinya.
c. Pengaturan personel
Berkaitan dengan kegiatan bimbingan dan pengaturan kerja personel. d. Pengarahan
Berkaitan dengan kegiatan melakukan intruksi tugas-tugas. e. Pengawasan
Berkaitan dengan pemeriksaan untuk menentukan sampai sejauh mana kemajuan yang dicapai dan melakukan koreksi-koreksi.
2.2.1.1 Tingkat Manajemen
Pengolahan data dan informasi dilakukan sesuai dengan keperluan manajemen sebagai proses kegiatan dan keperluan manajer sebagai pimpinan manajemen. Maka dari itu, dalam organisasi terdapat tingkatan-tingkatan manajemen sebagai ukuran tinggi rendahnya tingkat kelompok pimpinannya. Karena organisasi terbagi dalam unit-unit kerja maka tingkatan tersebut merupakan juga tingkat unit kerja. Tingkat tersebut umumnya terdiri dari (Amsyah, 2005):
1. Manajemen Lini Atas (Top Management)
Kegiatan manajemen lini puncak adalah memformulasikan perencanaan dan strategi. Tingkat manajemen ini berorientasi pada masa depan organisasi dan meninjau hasil kerja dan pencapaian tujuan organisasi secara umum dan menyeluruh. Tugas-tugas pada tingkat ini terutama mengkoordinasikan keseluruhan upaya organisasi dan hubungan dengan organisasi lain dan masyarakat.
2. Manajemen Lini Tengah (Middle Management)
Manajemen lini tengah ini bertugas meninjau hasil dalam organisasi dan dengan kegiatan-kegiatan pengawasan menggerakkan organisasi mencapai sasaran. Manajemen pada lini ini lebih berorientasi pada masalah-masalah pelatihan personel, pertimbangan terhadap personel, pengadaan peralatan dan bahan, dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah-masalah kritis dalam mencapai keberhasilan kinerja.
3. Manajemen Lini Bawah (Lower Management)
Pada manajemen lini bawah terdapat jumlah manajer yang banyak sesuai dengan bentuk piramida organisasi yang makin membesar ke bawah. Tingkat ini disebut juga tingkat manajemen operasional. Tugas pentingnya adalah mengawasi dan mengatur personel berketerampilan teknis atau karyawan biasa.
Secara umum tugas dan pekerjaan ketiga tingkat manajemen tersebut dapat digambarkan seperti berikut :
Gambar 2.5 Tingkat Manajemen (Amsyah, 2005)
2.2.2 Definisi Manajemen Sistem Informasi
Manajemen Sistem Informasi (MSI) berasal dari kata Management of Information System yang lazim disingkat MSI. Adapun definisi dari MSI adalah:
“MSI adalah mata kuliah yang mempelajari cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen”, (Amsyah, 2005).
Menurut Barry E. Cushing :
“Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian” (Jogiyanto, 1999).
Menurut Gordon B. Davis :
“SIM adalah sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi”( Jogiyanto, 1999).
Dari definisi diatas maka dapat dirangkum bahwa sistem informasi dikerjakan dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen dengan komponen manusia/mesin dan sumber daya di dalamnya dan ada data yang diolah untuk menjadi informasi yang berguna dimana tujuan dari organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif maka disebut Manajemen Sistem Informasi (MSI).
2.2.3 Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen Sistem Informasi
Pekerjaan MSI berkembang melalui empat proses sesuai dengan perkembangan alat pengolah data, yaitu zaman MSI (Amsyah, 2005):
1. Dikerjakan secara manual.
2. Dikerjakan dengan alat mesin manual. 3. Dikerjakan dengan alat mesin elektrik. 4. Dikerjakan dengan elektrik (komputer).
Pekerjaan MSI dimulai dari pengumpulan data yang dibuat atau terjadi karena adanya fakta. Fakta tersebut dicatat atau direkam pada komputer sehingga menghasilkan fakta yang disebut data. Data atau fakta tertulis otentik (asli) harus disimpan sebagai arsip (otentik) untuk keperluan pembuktian-pembuktian dan “back-up” baik sebagai bukti administratif ataupun sebagai bukti hukum tertulis bila terjadi kesalahan pada komputerisasi data bersangkutan untuk pengolahan menjadi informasi dalam pekerjaan sistem informasi.
Pengolahan data menjadi informasi disebut juga sebagai proses transformasi, atau manipulasi data menjadi informasi. Bentuk pengolahannya dapat terdiri dari klasifikasi, sortir, kalkulasi, dan penyimpulan. Alat pengolahnya dapat dikelompokkan menjadi alat pengolah manual, mesin manual, mesin elektrik, dan komputer.
Hasil pengolahan data adalah informasi yang berbentuk laporan, model deskriptif, dan bentuk statistik.
Informasi kemudian dianalisis sebagai bahan pengambilan keputusan. Keputusan pada manajemen lini bawah umumya bersifat teknis, pada manajemen lini tengah umumnya bersifat taktis, dan pada manajemen lini atas umumnya bersifat strategis.
Keputusan kemudian dioperasionalkan ke dalam bentuk kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi atau penilaian. Pada setiap kegiatan tersebut dilakukan juga kegiatan pengawasan.
Kegiatan tersebut secara keseluruhan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif, terutama dalam menghadapi era globalisasi yang penuh dengan persaingan, di mana setiap kegiatan memerlukan dukungan data dan informasi.
2.3 Konsep Dasar Data 2.3.1. Definisi Data
“Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media”, (Amsyah, 2005).
“Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata”, (Jogiyanto, 1999).
Dalam konteks sistem informasi data di pandang sebagai keterangan yang masih mentah. Agar dapat digunakan untuk keperluan manajemen maka data harus diolah dulu ke dalam bentuk informasi yang sesuai dengan keperluan manajemen yang bersangkutan. Karena itu, sering dikatakan bahwa data adalah bahan yang masih mentah. Sedang arti data menurut isinya adalah keterangan atau bukti mengenai kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri-sendiri, belum diorganisasikan, dan belum diolah. Data yang sudah diolah sesuai keperluan disebut informasi.
Semua kegiatan memang memerlukan data, serta sebaliknya setiap pekerjaan juga akan menghasilkan data baik untuk keperluan unit kerjanya sendiri maupun untuk keperluan unit kerja lain, ataupun organisasi lain.
2.3.2. Jenis Data
Dikatakan bahwa data adalah fakta-fakta kegiatan organisasi dengan unit-unitnya. Untuk keperluan penulisan data di kertas atau kartu dan pemasukan data ke komputer, maka data dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu:
1. Data statis
Data statis adalah jenis data yang umumnya tidak berubah atau jarang berubah, misalnya identitas nama (orang, organisasi, atau tempat), kode-kode nomor ataupun alamat.
2. Data dinamis
Data dinamis adalah jenis data yang selalu berubah baik dalam frekuensi waktu yang singkat atau agak lama dan lain-lain. Data tersebut sering dikatakan sebagai peremajaan data. Data tersebut misalnya, data tabungan, data gaji, data nilai mahasiswa, dan sebagainya.
Berdasarkan sifatnya, data dapat dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu:
1. Data kuantitatif
Data kuantitatif adalah data dengan hitungan bilangan. Misalnya 5 ekor, Rp.1000, satu juta, dan sebagainya.
2. Data kualitatif
Data kualitatif adalah data yang tidak dihitung dengan hitungan bilangan, tetapi diukur dngan kata-kata bernilai. Misalnya banyak, sedikit, kecil, rendah, dan sebagainya.
2.3.3. Sumber Data
Berdasarkan sumbernya maka data dikelompokkan menjadi dua, yaitu: 1. Data internal
Data internal adalah data yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri, yaitu oraganisasi pusat dan cabang-cabangnya.
2. Data eksternal
Data eksternal adalah data yang berasal dari sumber-sumber yang berada di luar organisasi itu sendiri.
Berdasarkan isinya maka baik data internal maupun data eksternal dapat dibagi menjadi empat kelompok.
Gambar 2.6 Pengelompokan data (Amsyah, 2005)
1. Data kegiatan
Setiap organisasi mempunyai kegiatan. Kegiatan-kegiatan tersebut dilaksanakan baik oleh perorangan maupun unit-unit kerja yang terdapat dalam organisasi bersangkutan. Kegiatan-kegiatan itu perlu direkam, untuk dipergunakan sebagai bahan pengingat, bukti, pengambil keputusan, laporan, informasi, penelitian, perencanaan, penilaian, pengawasan, dan lain-lain.
2. Data Hasil penelitian
Hasil penelitian merupakan data yang penting bagi organisasi. Hasil penelitian cenderung disebut data, karena untuk dapat digunakan lebih lanjut oleh unit-unit (fungsi) organisasi secara spesifik masih harus diubah terlebih dahulu bentuknya sesuai dengan keperluan.
3. Data lingkungan
Data penting untuk keperluan pekerjaan manajer dalam membuat keputusan dan mengerjakan fungsi-fungsi manajemen lainnya seperti perencanaan, penganggaran, pengawasan, evaluasi atau lain-lainnya, adalah data lingkungan. Pengertian data lingkungan ini sangat luas, yaitu mengenai semua bidang yang berkaitan dengan kegiatan organisasi dan yang dapat mempengaruhi kegiatan organisasi. Data tersebut banyak terdapat pada media cetak seperti buku, buku referensi, majalah, koran, dan lain-lain.
4. Data peraturan
Data penting lainnya yang sangat berguna sebagai alat bantu dalam pekerjaan manajemen dan pekerjaan operasional adalah bahan-bahan peraturan.