BAB II KAJ IAN PUSTAKA
B. Landasan Teori
4. Konsep Efektivitas
Dalam suatu organisasi dapat diukur tingkat keberhasilannya dengan mengamati efektif tidaknya organisasi tersebut dalam menjalankan tugasnya. Kata efektivitas pada dasarnya berasal dari kata “efek” dan digunakan dalam hubungan sebab akibat. Efektifitas dapat dipandang sebagai suatu sebab dari variabel lain. Efektivitas berarti bahwa tujuan yang telah direncanakan sebelumnya dapat tercapai.
Dalam Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, efektif didefinisikan sebagai berikut berhasil guna (tentang usaha tindakan), dapat membawa hasil, manjur atau mujarab (tentang obat), ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesan).
Sedarmayanti (2001 : 59) mendefinisikan efektivitas sebagai “suatu ukuran yang memberikan gambaran seberapa jauh target dapat tercapai.”
Pengertian efektivitas ini lebih berorientasi kepada keluaran sedangkan masalah penggunaan masukan kurang menjadi perhatian utama. Apabila efisiensi dikaitkan dengan efektivitas maka walaupun terjadi peningkatan efektivitas belum tentu efisiensi meningkat.
Sedangkan Stoner dalam Tjatjuk Siswandoko (2011 :196) juga menjelaskan bahwa “Efektivitas adalah konsep yang luas mencakup berbagai faktor didalam maupun diluar organisasi, yang berhubungan dengan tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran organisasi.”
Sondang P Siagian (2013 : 20-21) Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, dana, sarana dan prasarana dalam tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa dengan mutu tertentu tepat pada waktunya. Berarti efektivitas sebagai orientasi kerja menyoroti empat hal, yaitu :
a Sumber daya, dana, sarana dan prasarana yang dapat digunakan sudah ditentukan dan dibatasi.
b Jumlah dan mutu barang atau jasa yang harus dihasilkan telah ditentukan.
c Batas waktu untuk menghasilkan barang atau jasa tersebut sudah ditetapkan.
d Tata cara yang harus ditempuh untuk menyelesaikan tugas sudah dirumuskan
James L. Gibson dkk (Pasolong 2007 : 3) mengatakan bahwa : “Efektifitas adalah pencapaian sasaran dari upaya bersama. Derajat pencapaian sasaran menunjukan derajat efektivitas.”
Sedangkan Keban (2004 :140), mengatakan bahwa suatu oranganisasi dapat dikatakan efektif kalau tujuan organisasi atau nilainilaisebagaimana ditetapkan dalam visi tercapai. Nilai-nilai yang disepakati bersama antara para stakeholders dari oraganisasi yang bersangkutan.
Dari pengertian-pengertian efektivitas yang dikemukakan diatas dapat disimpulkan bahwa efektivitas berarti tercapainya sasaran, target, tujuan dengan menggunakan waktu sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya tanpa mengabaikan mutu. Efektivitas menjadi sebuah konsep yang penting dalam suatu organisasi karena efektivitas memberikan gambaran mengenai keberhasilan organisasi untuk mencapai sasarannya. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran berarti makin tinggi efektivitasnya.
b. Pendekatan Efektivitas
Tingkat efektivitas dapat diukur dengan membandingkan antara rencana atau target yang telah ditentukan dengan hasil yang dicapai, maka usaha atau hasil pekerjaan tersebut itulah yang dikatakan efektif. Namun, jika usaha atau hasil pekerjaan yang dilakukan tidak tercapai sesuai dengan apa yang direncanakan maka hal itu dikatakan tidak efektif.
Ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat efektivitas organisasi. Lebih lanjut, Hari Lubis dan
Martani Huseini menyebutkan ada tiga pendekatan utama dalam pengukuran efektivitas, yaitu :
1) Pendekatan sumber (resource approach) yaitu mengukur efektivitas dari input. Pendekatan ini mengutamakan adanya keberhasilan organisasi untuk memperoleh sumber daya baik fisik maupun non fisik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pendekatan ini didasarkan paa teori mengenai keterbukaan sistem suatu lembaga terhadap lingkungannya karena lembaga mempunyai hubungan yang merata dengan lingkungannya dimana dari lingkungan diperoleh sumber-sumber yang merupakan input lembaga tersebut dan output yang dihasilkan juga dilemparkan pada lingkungannya. Sementara itu, sumber-sumber yang terdapat pada linkungan seringkali bersifat langka dan bernilai tinggi.
2) Pendekatan proses (proses approach) adalah untuk melihat sejauh mana efektivitas pelaksanaan program dari semua kegiatan proses internal atau mekanisme organisasi. Pendekatan proses mengukur efektivitas dengan efisiensi dan kondisi kesehatan dari suatu lembaga internal. Pada lembaga yang efektif, proses internal berjalan dengan lancar dimana kegiatan bagian-bagian yang ada berjalan secara terkoordinasi. Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan melainkan memusatkan perhatian terhadap kegiatan yang dilakukan terhadap sumber-sumber yang
dimiliki oleh lembaga yang menggambarkan tingkat efisiensi serta kesehatan lembaga.
3) Pendekatan sasaran (goals approach) dimana pusat perhatain pada output, mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil (output) yang sesuai dengan rencana. Pendekatan ini mencoba mengukur sejauh mana suatu lembaga berhasil merealisasikan sasaran hendak dicapai. Sasaran yang penting diperhatikan dalam pengukuran efektivitas dengan pendekatan ini adalah sasaran yang realistis untuk memberikan hasil maksimal berdasarkan sasaran resmi official goal.
S.P Siagian mengemukakan bahwa efektivitas suatu organisasi dapat diukur dari berbagai hal, yaitu kejelasan tujuan, kejelasan strategi pencapaian tujuan, proses analisa dan perumusan kebijakan yang mantap, tersedianya sarana dan prasarana yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik.
Ada beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk mengukur efektivitas kerja dari organisasi yang memberikan pelayanan, antara lain :
1) Faktor waktu
Ketepatan waktu dan kecepatan waktu dari pelayanan yang diberikan oleh pemberi layanan. Hanya saja pengunaan ukuran tentang epat tidaknya atau cepat tidaknya pelayanan yang diberikan berbeda dari satu orang ke orang lain.
2) Faktor kecermatan
Faktor kecermatan disini adalah faktor ketelitian dari pemberi pelayanan kepada pelanggan. Pelanggan akan cenderung memberikan nilai yang tidak terlalu tinggi kepada pemberi layanan apabila terjadi banyak kesalahan dalam proses pelayanan meskipun diberikan dalam waktu singkat
3) Faktor gaya pemberian layanan
Faktor ini melihat cara dan kebiasaan pemberi layanan dalam memberikan jasa kepada pelanggan.
c. Kriter ia Efektivitas
Menurut Bernard (1982:117) bahwa : “Efektivitas adalah suatu tindakan dimana tindakan itu akan efektif apabila telah mencapai tujuan yang telah ditentukan “.
Sedangkan Anoraga (2000:178) menyatakan bahwa: “Efektivitas berhubungan dengan pencapaian tujuan yang lebih dikaitkan dengan hasil kerja”.
Kata kunci efektivitas adalah efektif , karena pada akhirnya keberhasilan suatu program diukur dengan konsep efektivitas. Pengertian efektivitas mempunyai arti yang berbeda bagi setiap orang, tergantung kepada kerangka acuan yang dipakainya.
Bagi instansi pemerintah, efektivitas organisasi semakna dengan program yang mempunyai pengaruh besar dengan kepentingan masyarakat banyak baik politik, ekonomi dan sebagainya.
Dari pengertian sebelumnya , maka pada umumnya efektifitas tersebut memberikan batasan dari segi hasil yang dicapai dari suatu kegiatan tertentu tanpa memperhaikan segi sumber yang digunakan. Dengan perkataan lain bahwa efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau arah yang tepat dalam pencapaian tujuan.
Pada saat sekarang , pengertian efektivitas sering diidentikkan dengan tepat guna. Suatu program dapat dikatakan efektif, apabila tujuan dari program tersebut dapat tercapai atau terlaksana.
Handoko (1998:103) menyatakan bahwa ada berapa kriteria dalam menilai efektivitas , yaitu:
1) Kegunaan
2) Ketepatan dan objektivitas 3) Ruang lingkup
4) Efektivitas biaya 5) Akuntabilitas, dan 6) Ketepatan waktu.
Roulette (1999:1) mendefinisikan efektivitas adalah dengan melakukan hal yang benar pada saat yang tepat untuk jangka waktu yang panjang, baik pada organisasi tersebut dan pelanggan.
selanjutnya Hodge (1984:299) menguraikan bahwa efektivitas sebagai ukuran suksesnya organisasi didefinisikan sebagai kemampuan organisasi untuk mencapai segala keperluannya.
Ini berarti bahwa organisasi mampu menyusun dan mengorganisasikan sumber daya untuk mencapai tujuan.
Menurut Gibson (1997:50), kriteria efektivitas terdiri dari kriteria jangka pendek , jangka menengah, jangka panjang.
1) Kriteria efektivitas jangka pendek. Ada lima kriteria efektivitas jangka pendek yaitu:
a) Produksi.
Produksi merupakan kemampuan organisasi dalam menghasilkan sejumlah jasa seperti yang dituntut oleh lingkungan. Konsep tidak termasuk pertimbangan efesiensi yang akan didefinisikan dengan singkat. Ukuran produksi termasuk laba, penjualan, bagian pasar, siswa yang lulus, pasien yang disembuhkan , dokumen yang selesai di proses dan klien yang dilayani. Ukuran ini berkaitan langsung dengan keluaran yang dikomsumsikan oleh pelanggan dan klien organisasi.
b) Mutu
Mutu telah muncul sebagai bagian penting ekonomi global , mutu menjadi kriteria individu, kelpmpok dan organisasi yang penting. Mutu menjadi kondisi yang penting untuk bertahan hidup, meskipun mutu mempunyai banyak arti, kita akan menjadi aman dalam penerimaan kalau kita mendefenisikan sebagai memenuh harapan pelanggan dan
klien untuk kinerja produk dan jasa dengan ukuran dan penilaian mutu berasal dari pelanggan dan klien.
c) Efesiensi
Efesiensi diartikan sebagai rasio keluaran dibandingkan masukan kriteria jangka pendek ini memfokuskan pada siklus masukan – proses – keluaran – dan bahkan menekankan pada elemen masukan dan proses. Ukuran efesiensi termasuk tingkat pendapat dari kapital dan aset, unit biaya, bahan bangunan, pemborosan, waktu berhenti tingkat hunian , dan biaya per pasien, per siswa, atauper klien. Ukuran efisiensi tidak bisa tidak harus dalam bentuk rasio, rasio manfaat versus biaya, keluaran, atau waktu adalah bentuk umum ukuran ini.
d) Fleksibilitas
Fleksibilitas respon tumbuh sebagai penentu kritis efektivitas jangka pendek dengan istilah khusus menangkut kemampuan organisasi untuk mengalihkan sumber daya dari aktivitas yang satu ke aktivitas yang lain guna menghasilkan produk dan pelayanan yang baru dan berbeda ,menanggapi permintaan pelanggan fleksibilitas teknologi manufaktur, telah menjadi isu penting yang paling berkembang.
Tiga aspek fleksibilitas mempengaruhi efektivitas organisasi, pertama adalah kemampuan dalam menjawab perubahan
lingkungan eksternal (pelanggan , persaingan , peraturan pemerintah0. Fleksibilitas telah menjadi sangat penting karena organisasi menghadapi beragam klien dan pelanggan , beberapa organisasi menyeleksi dan mendidik karyawan untuk melayani pelanggan perusahaan yang berbed. Teori sistem menekankan kepentingan , adaptasi terhadap rangsangan eksternal. Kedua , individu kelompok dan organisasi harus menjawab perybahan individu dan kelompok lain didalam organisasi yang sama. Ketiga, organisasi harus dapat mengdaptasikan praktek perencanaan , pengorganisasian , pengarahan , pengendalian, dan kebijakan untuk menjawab perubahan yang ada.
e) Kepuasan
Kepuasan ditunjukan kepad perasaan karyawan terhadap pekerjaan mereka dan peran di organisasi pemikiran organisasi sebagai sistem sosial membutuhkan pertimbangan manfaat, juga perlu diterima oleh partisipan demikian pula pelanggan maupun klien. Kepuasan dan moral marupakan istilah yang serupa yang ditunjukan seberapa besar organisasi memuaskan kebutuhan masyarakat.
2) Kriteria efektivitas jangka menengah. Terdapat dua kriteria efektivitas jangka menengah yaitu:
a) Persaingan
Persaingan akan menggambarkan posisi organisasi di dalam industri. Apakah pesaing melihat secara serius kondisi saling bersaing memperoleh pelanggan dan klien bisnis. Pesaing telah tumbuh bersamaan dengan mutu dn fleksibilitas dalam menghapi kompetesi global. Alasan terbaru ketika mengobservasi turunnya dya saing adalah terjaadi bila produksi, mutu dan fleksibilitas menurun dan mereka tidak bisa memproduksi seperti yang diminta pelanggan. Organisasi di pasar global dapat memenuhi permintaan ini dan mereka dapat bersaing, mereka kompetisi.
b) Pengembangan.
Pengembangan menjamin efektivitas organisasi melalui investasi sumber daya guna memenuhi permintaan lingkungan mendatang. Meskipun secara umum menggunakan sumber daya dengan cara ini mengurangi hasil efektivitas jangka pendek, usaha-usaha pengembangan yang dimanajemeni dengan baik setiap kali menjadi kunci kelangsungan hidup.
c) Kriteria efektivitas jangka panjang
Untuk jangka panjang, tentu organisasi ingin terus bertahan dlam hal ini dapat dicapai kalau manager (pemerintah) memenuhi efektivitas jangka pendek dan jangka panjang.
Organisasi dapat meningkatkan efektivitas jangka panjang dengan mengembangkan alternatif rencana dan dengan menyeleksi rencana yang tepat sesuai perubahan lingkungan . dengan kata lain, organisasi akan teru menjaga kelangsungan hidupnya sampai pada satu titik mereka menerima kemungkinan tidak bisa bertahan lagi dan mengambil tindakan menghadpi kemungkinan tersebut.