Koordinasi adalah penyelarasan secara teratur atau penyusunan kembali kegiatan-kegiatan yang saling bergantung dari individu-individu untuk mencapai tujuan bersama. Sebagaimana dijelaskan Hasibuan (2014), Koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan unsur – unsur manajemen (6m) dan pekerjaan–pekerjaan bawahan dalam mencapai tujuan organisasi. Koordinasi merupakan bagian terpenting di antara anggota–anggota atau unit–unit organisasi yang pekerjaannya saling bergantungan. Koordinasi sangat diperlukan dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut sehingga akan terjadi negosiasi agar mendapat kesepakatan. Beberapa ahli memberikan pengertian tentang koordinasi.
Menurut Siagian dalam Moekijat (1994) Kordinasi adalah pengaturan tata hubungan dari usaha bersama untuk memperoleh kesatuan tindakan dalam usaha pencapaian tujuan bersama pula. Koordinasi adalah suatu proses yang mengatur agar pembagian kerja dari berbagai orang atau kelompok dapat tersusun menjadi suatu kebutuhan yang ter-integrasi dengan cara yang se-efisien mungkin. Handayaningrat dalam Moekijat (1994) Koordinasi adalah usaha penyesuaian dari bagian yang berbeda–berbeda, agar kegiatan dari bagian– bagian itu dapat selesai
15
tepat pada waktunya, sehingga masing–masing anggota dapat memberikan sumbangan usahanya secara maksimal, agar diperoleh hasil secara keseluruhan.
Menurut Terry dalam Torang (2014) Koordinasi adalah salah satu strategi yang sangat efektif dalam mencapai tujuan organisasi oleh karena : “coordination
is the orderly synchronization of efforts to provide the proper amount, timing, and directing of execution resulting in harmonious and unfied actions to a state objective”. Menurut Money dan Reily dalam Handayaningrat (1989)
“Coordination as teh achievment of orderly group effort, and unty of action in the
pursuit of acommon purpose”. (Koordinasi sebagai pencapai usaha kelompok
secara teratur dan kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama). Sedangkan menurut E.F.L. Brech dalam Hasibuan (2014) Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing–masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.
Berdasarkan pendapat ahli di atas, peneliti menarik sebuah kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan koordinasi adalah peroses pengaturan, memadukan atau pengintegrasian kepentingan bersama untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien.
Menciptakan suatu koordinasi yang efektif tentunya diperlukan hubungan kerja dan komunikasi. Sebagaimana yang telah dijelaskan Tunggal (1993) bahwa komunikasi adalah kunci dari koordinasi yang efektif. Koordinasi dan hubungan kerja adalah dua pengertian yang saling kait– mengkait, karena koordinasi hanya
16
dapat dicapai sebaik–baiknya dengan melakukan hubungan kerja yang efektif. Hubungan kerja adalah bentuk komunikasi administrasi, yang membantu tercapai koordinasi. Oleh karena dikatakan bahwa hasil akhir dari pada komunikasi (hubungan kerja) ialah tercapainya koordinasi dengan cara yang efektif dan efisien. Beberapa ahli ada yang beranggapan lebih baik mendefinisikan pengkoordinasian (coordinating) ketimbang (coordination). Koordinasi adalah hasil daripada pengkoordinasian, seperti halnya rencana (plan) adalah hasil daripada perencanaan (planning). Koordinasi tidak sama dengan pengkoordinasian. Koordinasi bukan merupakan suatu kegiatan atau proses seperti yang telah diuraikan sebelumnya. Torang (2014) menyatakan bahwa proses manajemen akan berjalan sempurna dan efektif, apabila koordinasi diimplementasikan khusus pada dimensi “organizing” dan “actuating”. Berikut ini skema yang menggambarkan hubungan antara proses mananjemen dengan koordinasi.
Internal Coordinating of an Enterprise (Terry)
Gambar 2.1 : Co-ordination, sumber : Torang (2014)
Organizin gnggg Actuating co n tr o lli n g P la n n in g Men Dealing with materials, machine, money, markets& methode
17
Skema di atas menggambarkan hubungan antara manajemen proses dengan koordinasi. Pada kotak tengah menggambarkan bahwa manusia (men) yang dilengkapi dengan memiliki bahan (materials), mesin (machine), uang (money), pasar (market), dan metode (methods) tidak akan mencapai tujuan organisasinya tanpa menjalankan fungsi manajemen (planning, organizing,
actuating, dan controlling) serta melakukan koordinasi baik secara internal
maupun eksternal.
1) Perencanaan (Planning) dan Koordinasi (Coordination)
Menurut Terry dalam Torang (2014), pengaruh perencanaan sangat signifikan terhadap koordinasi. Hal ini berarti bahwa sebuah rencana haruslah terinterelasi dan di desain bersama dan oleh sebab itu, kedudukan organisasi menjadi sangat penting. Misalnya dalam pelaksanaan manajemen berbasis sekolah, dalam mebuat rencana (planning) sebuah sekolah harus menginterelasikan dan mendesain rencana tersebut bersama dengan guru, murid, masyarakat lingkungan sekolah, dan stakeholder.
2) Pengaturan (Organizing) dan Koordinasi (Coordination)
Terbilang akan sangat sulit untuk tidak melakukan koordinasi dalam mengimplementasikan “organizing” sebagai salah satu fungsi manajemen. Terry menjelaskan bahwa : “organizing has a pofound effect upon coordination because
where the component activities are assigned regulates the amount and extend of co-ordination they will receive. A manager with three subordinates reporting to him is logically expected to maintain co-ordination among their efforts”. Pendapat
18
koordinasi dan atau keberhasilan “organizing” dalam sebuah koordinasi ditentukan oleh “coordination”.
3) Pelaksanaan (Actuating) dan Koordinasi (Coordination)
“Actuating” pelaksanaan tipe dan fungsi kepemimpinan (leader function),
pengawasan, dan instruksi merupakan bentuk “coordination” yang sangat signifikan. Hal tersebut sejalan dengan pendapat Terry yang menjelaskan bahwa : “by employing variations in the intensities of the many different actuating forces,
a manager helps to achieve coordination”.
4) Pengawasan (Controlling) dan Koordinasi (Coordination)
“Controlling” memiliki hubungan langsung dengan “Coordination” terhadap evaluasi kemajuan pekerjaan. Hal tersebut membantu mensinkronkan setiap usaha, sehingga tujuan organisasi yang telah ditentukan dapat dicapai. Koordinasi berhubungan dengan tugas menyatupadukan kegiatan-kegiatan guna menjamin suksesnya pencapaian tujuan. Beberapa manajer berpendapat bahwa koordinasi merupakan satu-satunya kata yang paling tepat untuk menentukan jumlah keseluruhan hasil kerja mereka. Penganjur tertentu menyarankan sebutan
koordinator sebagai suatu istilah yang lebih tepat ketimbang manajer. Penganjur
demikian menyadari bahwa mengkoordinasikan berarti hampir sama dengan menjalankan manajemen.
Koordinasi berhubungan dengan keefektifan organisasi dan unit-unitnya. Lawrence dan Lorsch dalam Moekijat (1994) menemukan bahwa perbedaan dalam koordinasi yang dicapai di antara unit-unit enam perusahaan plastik berhubungan dengan perbedaan dalam pelaksanaan pekerjaan organisasi.
19
Perusahaan plastik yang mempunyai koordinasi yang lebih besar di antara unit-unit juga mengalami perubahan yang lebih besar dalam laba, penjualan, volume, dan pengembangan produk baru ketimbang perusahaan-perusahaan yang mempunyai koordinasi kecil.
Para peneliti juga mengenal empat macam perbedaan dalam sikap dan gaya bekerja yang cenderung timbul di antara bermacam-macam individu dan bagian dalam organisasi. Perbedaan-perbedaan ini yang mereka sebut diferensiasi menyulitkan tugas mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan organisasi secara efektif. a. Diferensiasi
Diferensiasi atau perbedaan dalam sikap dan gaya bekerja yang dimaksud oleh para peneliti adalah :
1) Perbedaan dalam orientasi terhadap sasaran-sasaran khusus
Anggota-anggota dari bagian-bagian yang berlainan mengembangkan sudut pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara yang terbaik untuk memajukan kepentingan untuk memajukan kepentingan organisasi.
2) Perbedaan dalam orientasi waktu
Beberapa anggota organisasi, seperti manajer-manajer produksi, akan lebih banyak berhubungan dengan masalah-masalah yang dengan segera diselesaikan. 3) Perbedaan dalam orientasi antar-perseorangan
Dalam beberapa kegiatan organisasi seperti produksi, mungkin terdapat secara relatif cara-cara berkomunikasi yang mendadak. Keputusan-keputusan mungkin dibuat dengan cepat untuk menggerakkan sesuatu.
20
Tiap macam unit dalam organisasi mungkin mempunyai metode dan standar yang berlainan untuk menilai kemajuan ke arah tujuan dan untuk memberikan penghargaan kepada pegawai.
b. Sebab-sebab timbulnya koordinasi
Menurut Tosi dan Carroll dalam Moekijat (1994), masalah-masalah koordinasi timbul karena dua hal, yakni karena kondisi organisasi dan karena masalah manusia. Masalah yang timbul karena kondisi organisasi adalah masalah organisasi yang terjadi karena unit-unit yang berlainan mempunyai kegiatan yang berlainan yang harus diselesaikan, tetapi kegiatan tersebut mempunyai jadwal waktu yang berlainan.
1) Kondisi organisasi dan koordinasi
Sesuai organisasi yang menyebabkan timbulnya masalah koordinasi adalah : a) Apabila subsistem-subsistem organisasi yang menyilang batas bagian b) Apabila kegiatan-kegiatan yang saling bergantung mempunyai jadwal
waktu yang berlainan
c) Apabila jarak geografis di antara bagian-bagian sangat jauh. 2) Faktor manusia dan koordinasi
Beberapa masalah koordinasi disebabkan oleh perbedaan di antara orang-orang dan di antara kelompok-kelompok ketimbang disebabkan oleh masalah-masalah organisasi. Perasaan pribadi dapat diperoleh karena hubungan kerja yang baik dengan orang-orang lain. Hubungan antara kelompok-kelompok dan bagian-bagian dapat ditandai misalnya oleh kooperatif, berguna, atau tidak kooperatif, bermusuhan, saling merusak. Akan tetapi kita tidak akan menganggap bahwa
21
kerja sama antar kelompok itu baik dan pertentangan antar kelompok itu jelek bagi suatu organisasi.
Menurut Moekijat (1994) banyak faktor berlainan dapat membantu kepada koordinasi yang kurang baik di antara kelompok-kelompok yang mengakibatkan hasil yang tidak baik seperti konfrontasi, pengaturan siasat, dan penyusunan kekuatan untuk mengatasi yang lain.
a) Persaingan mengenai sumber daya
Kelompok-kelompok dapat bekerja lebih mudah dan sasaran kelompok dapat lebih mudah mencapainya apabila mereka mempunyai sumber daya, uang, orang, atau modal fisik yang memadai. Akan tetapi apabila sejumlah kelompok bergantung kepada sumber daya yang terbatas, maka ada kemungkinan terdapat banyak persaingan untuk sumber daya.
b) Perbedaan dalam status dan arus pekerjaan
Koordinasi yang kurang baik berkembang, tidak hanya karena urutan arus pekerjaan dalam suatu organisasi, tetapi juga karena hubungan kerja adalah sedemikian rupa sehingga individu-individu dari kelompok yang statusnya rendah tampak memberitahukan kepada individu-individu dari kelompok organisasi yang statusnya lebih tinggi mengenai apa yang harus dilakukan.
c) Tujuan-tujuan yang bertentangan
Kelompok-kelompok yang berlainan sering mempunyai tujuan-tujuan yang berlainan pula. Tujuan-tujuan ini dapat bertentangan, mengakibatkan pertentangan antara kedua kelompok yang harus mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka. Pertentangan khususnya adalah mungkin apabila kedua kelompok yang berlainan
22
diberi penghargaan karena mencapai tujuan yang telah ditentukan bagi mereka ketimbang tujuan-tujuan perusahaan yang dikoordinasikan. Pejabat-pejabat yang berlainan mungkin tidak menyetujui relatif pentingnya tujuan-tujuan perusahaan yang berlainan. Beberapa pejabat pimpinan mungkin menekankan tujuan organisasi jangka pendek sementara pejabat-pejabat pimpinan lainnya mungkin menekankan pada tujuan jangka panjang.
d) Penglihatan, sikap, dan nilai yang berlainan
Meskipun kelompok-kelompok yang berlainan dapat saling mengadakan reaksi secara teratur, anggota-anggota dari suatu kelompok dapat melihat hal-hal yang berlainan dari anggota-anggota kelompok lainnya. Perbedaan penglihatan timbul dari kecendrungan seorang individu untuk menilai sesuatu dipandang dari sudut pengalaman pribadinya. Morse dan Lorsch dalam Moekijat (1994) menunjukkan bagaimana sikap-sikap dan nilai-nilai berlainan di antara individu-individu dalam unit-unit organisasi organik. Manajer-manajer dalam unit-unit organik berbeda dengan manajer-manajer dalm unit-unit mekanistik dalam hal bahwa mereka dalam unit-unit organik : (1) Mempunyai lebih banyak kesabaran terhadap kemanduan, (2) Dapat menghadapi masalah-masalah yang lebih kompleks, (3) Lebih menyukai otonomi, (4) Menghargai individualisme, (5) Mengharapkan kelompok-kelompok pengaruh dari luar, (6) Mempunyai nilai profesional yang tinggi.
e) Wewenang dan penunjukan pekerjaan yang meragukan
Apabila tugas-tugas memerlukan pekerjaan dari dua kelompok atau lebih, maka ada kemungkinan sulit menunjukkan tanggung jawab dengan tepat atau
23
menentukan pujian atau kesalahan yang tepat untuk pelaksanaan pekerjaan yang baik atau yang jelek. Berdasarkan alasan ini maka anggota-anggota dari beberapa kelompok mungkin tidak ingin memperoleh penunjukan bersama.
f) Usaha menguasai atau mempengaruhi
Unit-unit yang berlainan akan berbeda dalam status dan kekuasaannya dalam organisasi. Perbedaan dalam status dan kekuasaan berhubungan dengan tuntutan-tuntutan yang ditrentukan terhadap organisasi oleh lingkungannya dan oleh kemampuan kelompok tertentu untuk mengatasi tuntutan-tuntutan ini. Di dalam kelompok-kelompok yang terancam, kepaduan meningkat. Oleh karena tiap kelompok merasakan ancaman dari kelompok lain, maka tiap kelompok tersebut menjsadi lebih erat bersatu dan menuntut kesetiaan yang lebih besar dari anggota-anggotanya. Di antara kelompok-kelompok yang bertentangan mulai timbul permusuhan. Tiap kelompok mulai melihat kelompok-kelompok yang lain sebagai musuh. Kelompok mulai mengalami pengubahan penglihatan yang kurang baik. Kelompok cenderung hanya melihat bagiannya sendiri yang paling baik, mengingkari kelemahan-kelemahannya dan cenderung hanya melihat bagian yang paling jelek dari kelompok lain, mengingkari kekuatan-kekuatannya.
Menurut Handayaningrat (1989), koordinasi dalam proses manajemen dapat diukur melalui indikator yaitu :
a. Komunikasi
Komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu sama lain antara sesama manusia. Proses interaksi atau hubungan satu sama lain
24
yang di kehendaki oleh sesorang dengan maksud agar dapat diterima dan dimengerti antara sesamanya.
1) Ada tidaknya informasi
Menurut Terry dalam Handayaningrat (1989) ada tidaknya informasi tergantung pada :
a) Tujuan si penerima, Informasi harus berguna untuk penerima informasi. b) Keterlibatan penyampaian dan pengolahan data, Inti informasi harus
dipertanggungjawabkan.
c) Waktu, Informasi harus up to date, sesuaikan dengan waktunya jangan sampai kadaluarsa.
d) Ruang dan Tempat, Apakah informasi tersebut terdapat pada ruang dan tempat yang tepat.
e) Bentuk, Apakah wujud informasi tersebut dapat digunakan secara efektif. f) Sematik, Apakah tiap kata dan arti cukup jelas, jangan sampai salah tafsir
bagi penerima.
2) Ada tidaknya alur informasi
Dalam suatu organisasi alur informasi tersebut sangat penting bukan hanya demi tercapainya tujuan dan berbagai sasarannya. Akan tetapi juga dalam rangka peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas kerja organisasi sebagai keseluruhan.
25
Arus informasi sebenarnya digunakan untuk menunjang tujuan dan sasaran dari perusahaan. Dan arus informasi yang baik akan meningkatkan efisiensi operasional yang baik pula.
b) Efektivitas
Arus informasi selain untuk peningkatan efesiensi juga untuk rangka peningkatan efektivitas dalam pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan.
c) Produktivitas Kerja Organisasi
Arus informasi selain digunakan dalam rangka peningkatan efisien, peningkatan efektivitas, arus informasi juga dapat meningkatkan produktivitas kerja dalam suatu organisasi.
3) Ada tidaknya teknologi informasi
a) Dengan adanya tekhnologi informasi dalam sebuah organisasi, akan mampu mengimbangi perubahan-perubahan baik dalam struktur organisasi maupun dalam kegiatan berorganisasi, serta mampu mengubah pola komunikasi atau interaksi yang berlangsung baik itu secara vertikal maupun horizontal.
b) Kesadaran Pentingnya Koordinasi
Komunikasi merupakan salah satu dari sekian banyak kebutuhan manusia dalam menjalani hidup dan kehidupannya. Perkataan komunikasi berasal dari perkataan communicare, yaitu yang dalam bahasa latin mempunyai arti berpartisipasi ataupun memberitahukan. Dalam organisasi komunikasi sangat penting karena dengan komunikasi partisipasi anggota akan
26
semakin tinggi dan pimpinan memberitahukan tugas kepada karyawan harus dengan komunikasi. Dengan demikian komunikasi merupakan hubungan antara komunikator dengan komunikan dimana keduanya mempunyai peranan dalam menciptakan komunikasi.
5) Tingkat pengetahuan pelaksana terhadap koordinasi a) Kompetensi Partisipan
Yaitu kompetensi yang merujuk kepada pemahaman tentang komunikasi berlangsung, termasuk hubungan peran, informasi yang dimiliki bersama oleh partisipan atau keterlibatan dalam suatu program atau kegiatan tertentu dalam berbagai tahapan tindakan. Secara partisipatif untuk mencapai tujuan, suatu program kegiatan yang didalamnya memerlukan koordinasi tidak akan berhasil tanpa adanya dukungan dari sumber daya manusia yang cukup kualitas dan kuantitasnya.
b) Ada tidaknya pejabat yang berwenang terlibat, Ada tidaknya ahli di bidang ahli di bidang pembangunan yang terlibat.
