BAB II . TINJAUAN PUSTAKA
D. Konsep Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan sistem informasi yang dibangun untuk mewujudkan suatu layanan kepegawaian yang cepat, efektif, efisien, dan akurat dengan memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi. Pemanfaatan sistem informasi kepegawaian dalam mengelola data kepegawaian untuk mendukung proses administrasi yang lengkap, cepat dan akurat. Sistem informasi tersebut merupakan sistem yang terpadu dimana didalam sistem tersebut meliputi pendataan, pengolahan, prosedur, sumber daya manusia,dan teknologi informasi seperti yang dikemukakan oleh Nugroho (2008) dalam bukunya mengatakan bahwa Sistem informasi manajemen kepegawaian berguna dalam pengolahan data kepegawaian, didefinisikan sebagai Sistem Informasi yang terpadu, meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untukmenghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian.
Dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri N0.17 tahun 2000 disebutkan bahwa: “Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan suatu totalitas terpadu yang terdiri dari perangkat pengolah meliputi pengumpul prosedur, tenaga pengolah dan perangkat lunak, perangkat penyimpanan meliputi pusat data dan bank data serta perangkat komunikasi yang saling berkaitan, saling ketergantungan dan saling menentukan dalam rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian ”.
Henry Simamora (2017:90) mengemukakan bahwa Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas personalia, karekteristik-karakteristik unit-unit organisasi.
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) adalah suatu tatanan bagi proses pengumpulan data kepegawaian, pengolahan data kepegawaian ,penyimpanan data kepegawaian, pelaporan data kepegawaian yang telah menjadi informasi baru penyajian data dan informasi yang diperlukan untuk menunjang administrasi dan manajemen yang berkaitan dengan pegawai (Musanef, 2017: 341)
Berdasarkan pandangan-pandangan di atas tempat sistem informasi manajemen kepegawaian, maka dapat disimpulkan bahwa suatu sistem yang terpadu yakni terkait proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan penyampaian hasil informasi tentang data kepegawaian yang dapat bermanfaat dalam proses manajerial organisasi.
Pemerintah dalam menerapkan sistem informasi manajemen membuat regulasi yang tertuang dalam Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Apartur Sipil Negara pada pasal 1 ayat 6 Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara(ASN) adalah rangkaian informasi dan data mengenai Pegawai ASN yang disusun secara sistematis, menyeluruh, dan terintegrasi dengan berbasis teknologi.
Musthopadijaya(2003), mengatakan bahwa, Sistem Informasi Menajamen Kepegawaian(SIMPEG) mempunyai tugas antara lain;
a. Mencapai tujuan dan manfaat sistem informasi kepegawaian;
b. Sebagai pelaporan mutasi pegawai;
c. Sebagai sistem penyimpanan data kepegawaian;
d. Sebagai sistem penyajian data kepegawaian.
Sistem informasi manajemen kepegawaian sangat bergantung terhadap ketersediaan komputerisasi dalam menunjang kinerja dan juga untuk memudahkan pengolahan data serta memproses berbagai data masukan untuk disajikan sebagai informasi bagi pimpinan dan juga untuk pengguna informasi tersebut. Selain ketersediaan komputer sebagai penunjang kinerja, juga dibutuhkan sumber daya manusia yang juga memiliki kemampuan dalam menyusun serta mengelola data kepegawaian. Jika fasilitas pendukung dan sumber daya manusia telah tersedia dengan matang, maka sistem informasi manajemen kepegawaian dapat dilaksankan dengan baik, sesuai dengan harapan dan tujuan dari setiap lembaga pemerintahan.
Utami(2017:11) mengungkapkan tentang tujuan utama sistem informasi manajemen kepegawaian ialah membantu proses manajemen dalam suatu organisasi. manajemen meliputi seluruh hierarki kepengurusan dalam suatu organisasi, dimulai dari hierarki manajemen puncak yang bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan organisasi secara keseluruhan hingga pada hierarki manajemen bawah yang hanya bertanggungjawab atas operasi sehari-hari dari departemen tertentu saja. pada umunya SIMPEG mencakup proses yang berkaitan dengan perencanaan pegawai, administrasi pegawai, evaluasi kinerja pegawai, pendidikan dan pelatihan, dan pensiun. Perencanaan pegawai merupakan suatu proses analisis dan simulasi kebutuhan pegawai yang dimiliki organisasi dikaitkan dengan pengembangan kegiatan dimasa mendatang yang berkaitan dengan pengadaan dan penempatan pegawai.
proses perencanaan pegawai mencakup antara lain pembuatan rekapitulasi untuk analisis dan simulasi yang diolah dari data kepegawaian untuk memperoleh gambaran kekuatan sumber daya manusia yang dimilki, proses pengadaan pegawai atau rekruitmen yang pada dasarnya merupakan pengumpulan biodata dan proses alokasi yaitu dengan data yang dimiliki dapat dilakukan analisis kebutuhan penempatan pegawai ke posisi yang lebih tepat.
Utami(2017:22) menjelaskan manfaat dari penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian, antara lain:
1. Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai(Profil kepegawaian) yang cepat dan akurat.
2. Pembuatan laporan dapat mudah dikerjakan.
3. Mengetahui pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala.
4. Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian seperti angka kredit pegawai.
5. Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetisinya.
6. Merencanakan kebutuhan pegawai.
7. Memudahkan pemantauan jatah cuti.
8. Memudahkan dalam pengelolaan beban kerja kepada pegawai.
9. Memudahkan dalam perekrutan pegawai
Adapun fungsi sistem informasi manajemen kepegawaian antara lain:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat.
2. Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
3. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan SDM.
4. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
5. Memperbaiki produktivitas SDM dalam instansi.
6. Menyediakan informasi pegawai yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejehteraan dan pengendalian pegawai.
7. Membantu kelancaran pekerjaan dibidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan.
Dengan demikian sangat jelas bahwa penerapan SIMPEG berbasis komputer mempunyai peranan penting dalam upaya mendukung dan menunjang kebutuhan informasi serta memenuhi kebutuhan pengambil keputusan disemua jajaran instansi atau perusahaan. kemudian ditambahkan pula bahwa otomasi atau pengolahan data dnegan komputer terbukti memang lebih efisien apabila perangkat pendukung yang lain juga memadai seperti sumber daya manusia atau staffnya, sistem dan prosedur serta pengolahan data mentah yang sudah baik dari tingkat unit terkecil.
Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengembangan sumber daya manusia disektor publik akan sangat mendukung efisiensi di bidang admnistrasi kepegawaian, khususnya SIMPEG berbasis komputer dalam pengelolaan administrasi kepegawaian.