BAB VI : INSTRUKSI KERJA DEPARTEMEN
1. Pembuatan Kasbon Secara System
Staff Bon Gantung (Accounting) 1.2 Peralatan yang dibutuhkan
1.2.1 Komputer 1.2.2 Jaringan
1.2.3 Printer & Kertas 1.3 Rincian Instruksi Kerja
1.3.1 Buka aplikasi System SS90 dan masukan Username serta password untuk melakukan akses masuk kedalam system SS90
1.3.2 Pilih Scr.231 dan ketik A (Add) untuk mengisi keterangan master
1.3.3 Pilih type dengan BGN, dilanjutkan dengan mengetik tanggal kasbon, Ketik nama yang mengajukan bon gantung pada kolom kepada & penerima ,Ketik Dept. penerima yang bersangkutan, kemudian pilih End.
1.3.4 Ketik D (Detail) untuk mengisi keterangan tujuan pengajuan kasbon / bon gantung, dan isikan biaya pada kolom biaya (ketik menggunakan numeric/ angka sesuai permintaan kasbon) kemudian pilih end.
1.3.5 Cetak kasbon dengan ketik O dan pilih nomor 0 untuk cetak kasbon.
2. Pembuatan Bukti Pengeluaran Kasir (BPK) Secara system 2.1 Pelaksana
Staff Bon Gantung (Accounting) 2.2 Peralatan yang dibutuhkan
2.2.1 Komputer
2.2.2 Jaringan System 2.2.3 Printer & Kertas
2.3 Rincian Instruksi Kerja
2.3.1 Buka aplikasi System SS90 dan masukan Username serta password untuk melakukan akses masuk kedalam system SS90
2.3.2 Pilih Scr.231 dan ketik A (Add) untuk mengisi keterangan master
2.3.3 Pilih type dengan BO2, dilanjutkan dengan mengetik tanggal Realisasi, kode Dept., Kepada dan diterima (User), Atasan Departemen Terkait, Mengetahui Manajer Keuangan, Total pengeluaran Biaya ,kemudian pilih End.
1.3.1 Cetak kasbon dengan ketik O dan pilih nomor 3 untuk cetak bukti pengeluaran biaya
3. Penginputan Pembayaran Hutang Dagang 3.1 Pelaksana
Staff Hutang Dagang / Supervisor Hutang Dagang 3.2 Peralatan yang dibutuhkan
3.2.1 Komputer
3.2.2 Jaringan System 3.2.3 Printer & Kertas 3.3 Rincian Instruksi Kerja
3.3.1 Buka aplikasi System SS90 dan masukan Username serta password untuk melakukan akses masuk kedalam system SS90
3.3.2 Pilih Scr. 251 kemudian ketik A (add) lalu masukan no. JV (Jurnal Voucher) kemudian pilih T dan tentukan supplie. Kemudian end
3.3.3 Ketik D (Detail) untuk mengisi detail 1 kemudian inputkan kode bank, tgl jatuh tempo, no. cek dan nominal dan pilih end
3.3.4 Pilih Scr. 252 dan lakukan posting pembayaran hutang dagang supplier
4. Closing Invoice Pembayaran 4.1 Pelaksana
Staff Hutang Dagang / Supervisor Hutang Dagang 4.2 Peralatan yang dibutuhkan
4.2.1 Komputer
4.2.2 Jaringan System 4.2.3 Printer & Kertas 4.3 Rincian Instruksi Kerja
4.3.1 Buka aplikasi Lognew dan masukan Username serta password untuk melakukan akses masuk kedalam system Lognew
4.3.2 Pilih Scr. 712 kemudian inputkan No. JV (Jurnal Voucher) yang sudah diposting, ketik U da nisi dengan jenis barang yang akan di close.
4.3.3 Ketik D (Detail) untuk input detail keterangan baik D1 maupun D2 untuk closing invoice dengan ketik Y. jika sudah pilih End dan lakukan posting pada scr. 714
5. Penginputan SPPU cabang 5.1 Pelaksana
Staff Keuangan
5.2 Peralatan yang dibutuhkan 5.2.1 Komputer
5.2.2 Jaringan System 5.2.3 Printer & Kertas 5.3 Rincian Instruksi Kerja
5.3.1 Buka aplikasi System SS90 dan masukan Username serta password untuk melakukan akses masuk kedalam system SS90
5.3.2 Pilih Scr.618 untuk penginputan SPPU Cabang dan ketik A (Add) untuk mengisi keterangan master dan scan kode cabang dan pemberian keterangan pada Detail SPPU dengan ketik D (Detail) terkait dengan Acc Departemen.
5.3.3 Setelah menerima kembali SPPU yang sudah di ACC departemen terkait, bukan System Lognew Scr. 619, ketik A (add) dan lakukan scan cabang kemudian ketik Y untuk SPPU yang akan dikirim ke cabang atau P untuk SPPU yang dibiayakan Pusat.
6. Penginputan Bank Masuk 6.1 Pelaksana
Staff Keuangan
6.2 Peralatan yang dibutuhkan 6.2.1 Komputer
6.2.2 Jaringan System 6.2.3 Printer & Kertas 6.3 Rincian Instruksi Kerja
6.3.1 Buka aplikasi System SS90 dan masukan Username serta password untuk melakukan akses masuk kedalam system SS90
6.3.2 Pilih Scr. 241 untuk melakukan penginputan bank masuk pusat.
Ketik A (Untuk Add) sebagai master dari penginputan bank masuk pusat, Isi tanggal dan keterengan kemudian End
6.3.3 Ketik D (detail) untuk keterangan dari bank masuk, Detail I Pilih type---U untuk setoran giro, T untuk setoran tunai, S untuk overkas ke bank lain. Pilih jenis masuknya---BM untuk bank masuk, KM untuk kas masuk, BP untuk setoran pajak(PPN). Isi cab asal, Isi no cek/giro, tulis rek kas/giro ,Tulis tgl jatuh tempo kemudian END
6.3.4 Ketik D (detail) 2x untuk keterangan dari bank masuk, Detail II INPUTKAN No. Rekening Bank, Input keterangan bank masuk, Besaran Nominal Rupiah, kemudian tekan END
6.3.5 Setelah inputan detail selesai, buka Scr.243 untuk posting bank masuk. Ketik nomor bank yang akan dilakukan posting kemudian end.
6.3.6 Untuk bank masuk yang berupa giro Screen yang digunakan adalah Scr. 242 sedangkan untuk posting ada pada Scr.244 dengan penginputan sama seperti sebelumnya. KetiK A (Add) Inputkan tanggal pencairan, keterangan kemudian end.
6.3.7 Ketik D (Detail) kemudian isikan no. giro , Isi By Bank jika ada kemudian End.
6.3.8 Untuk posting pencairan giro buka Scr. 244 dan inputkan no. bank masuk (dengan cara scan), tanggal pencairan, kemudian End dan pilih Yes.
7. Penginputan Bank Keluar 7.1 Pelaksana
Staff Keuangan
7.2 Peralatan yang dibutuhkan 7.2.1 Komputer
7.2.2 Jaringan System 7.2.3 Printer & Kertas 7.3 Rincian Instruksi Kerja
7.3.1 Buka aplikasi System SS90 dan masukan Username serta password untuk melakukan akses masuk kedalam system SS90
7.3.2 Pilih Scr. 253 untuk melakukan penginputan bank bank keluar non hutang giro. Ketik A (Untuk Add) sebagai master dari penginputan bank keluar, Inputkan tanggal bank keluar, type y (droping cabang) T (selain droping cabang), Penerima, Inputkan keterangan kemudian End
7.3.3 Ketik D (Detail) untuk inputkan keterangan D I bank keluar, Pilih S untuk pengeluaran yang menggunakan giro/cek, inputkan no cek/ giro yang keluar, isi nama SPBU (Khusus untuk pembayaran SPBU), No.
rekening bank yang dipakai, tanggal bank keluar, nominal bank keluar (khusus droping ) kemudian end.
7.3.4 Ketik D (Detail) untuk inputkan keterangan D II bank keluar, pilih Type T (tidak UMK), U (Uang Muka), P (Pajak), Y (Khusus droping cabang), ketik nama SPBU (khusus pembayaran SPBU), Input rekening yang dikeluarkan, isikan keterangan, isi nominal kemudian End
7.3.5 Setelah inputan detail selesai, buka Scr.254 untuk posting bank keluar. Scan / ketik no. SPBK, Ketik tanggal bank keluar, kemudian tekan end dan tekan Yes.
7.3.6 Untuk pencairan giro keluar Screen yang digunakan adalah Scr.
255. Ketik tanggal giro keluar , Isikan keterangan, kemudian tekan end.
7.3.7 Ketik D (Detail) kemudian isikan / Scan no. cek giro yang cair, kemudian tekan end.
7.3.8 Untuk posting pencairan giro buka Scr. 256 dan inputkan no. SPBK kemudian End dan pilih Yes.
8. Koreksi Voucher Sangu 8.1 Pelaksana
Staff Keuangan
8.2 Peralatan yang dibutuhkan 8.2.1 Komputer
8.2.2 Jaringan System 8.2.3 Printer & Kertas 8.3 Rincian Instruksi Kerja
8.3.1 Buka aplikasi System FATREA, Pilih SIBA SURYA dan masukan Username serta password untuk melakukan akses masuk kedalam system.
8.3.2 Pilih Scr. 111 Untuk penginputan koreksi voucher sangu. Pertama Query nopol yang tertera pada voucher, Pilih nomor DM, Cocokkan jumlah dan nomor seri kupon solar, tonase, alamat bongkaran, serta sisa tunai pada voucher dengan sistem. Periska total sangu yang diterima (Muat/ Bongkar/ Ngosong) , Pilih cek rute.
8.3.3 Jika terjadi kelebihan sangu, buka System SS90 untuk penginputan lebih sangu. Pilih SIBA SURYA dan masukan Username serta password untuk melakukan akses masuk kedalam system.
8.3.4 Pilih Scr. 432, Ketik A (add), inputkan Type (lebih sangu), Kode Driver, Nomor Bukti, Tanggal Bukti, Nama Pelanggan, Keterangan, No. DM, Nopol Baru, Piu/DDP Kemudian End
BAB VII PENUTUP
Buku pedoman adalah buku yang menyajikan informasi dan memandu atau memberikan tuntunan kepada pembaca dalam hal ini adalah karyawan yang tergabung di dalam departemen Pemasaran untuk melakukan apa yang disampaikan di dalam buku tersebut. Sebuah buku dikatakan berhasil apabila panduan yang disampaikan didalam buku tersebut dapat dipahami dan diterapkan dengan baik oleh pembacanya.
Buku pedoman “DEPARTEMEN KEUANGAN” ini dimaksudkan untuk memberikan wawasan baik kepada karyawan baru maupun karyawan lama yang ada di departemen Keuangan yang belum terlalu mengerti dan memahami proses kerja yang ada pada departemen keuangan dan menjadi panduan bagi semua karyawan departemen Keuangan tentang proses kerja apa saja yang meliputi di dalam sebuah departemen Keuangan itu sendiri.
Peran Pimpinan Departemen di sini adalah sebagai media perantara penyampaian informasi yang terdapat di dalam buku agar dapat sampai kepada level yang ada dibawahnya. Buku pedoman ini juga diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi semua karyawan yang ada pada departemen keuangan dan Karyawan departemen lainnya serta dapat memberikan pengetahuan tentang apa itu departemen Pemasaran dan fungsi dari departemen Keuangan.
-F I N E-