BUKU PEDOMAN DEPARTEMEN KEUANGAN

(1)

BUKU PEDOMAN

DEPARTEMEN KEUANGAN

Mengutamakan pelayanan jasa transportasi darat oleh sumber daya manusia professional,guna kepuasaan pelanggan secara

berkesinambungan dengan prinsip 3 TER: TERBESAR, TERLENGKAP,

TERBAIK,

(2)

KATA PENGANTAR

Buku panduan departemen merupakan buku acuan yang digunakan pada masing – masing departemen dalam melakukan proses aktivitas kerja yang tercatat pada sebuah buku yang dinamakan “BUKU PEDOMAN DEPARTEMEN”.

Pembuatan buku panduan departemen diharapkan mampu menjadikan pedoman pada masing – masing departemen dan memberikan kemudahan bagi karyawan dalam melakukan aktifitas kerjanya.

Di dalam Buku Pedoman Departemen ini berisikan tentang proses alur kerja (flowchart), Aturan dan kebijakan dalam sebuah proses kerja, uraian kerja (Job Desc) pada masing – masing bagian di dalam departemen dari level tertinggi sampai level yang paling bawah serta pengukuran indeks prestasi keberhasilan dari setiap prosedur kerja yang tertuang didalam SOP sebagai indikator keberhasilan suatu prosedur didepartemennya terhadap proses yang terkait di dalam departemen.

Setiap subjek tersebut diatas akan dilakukan evaluasi guna memberikan sebuah Buku Pedoman Departemen yang benar – benar sesuai dengan situasi departemen itu sendiri.

Buku Pedoman Departemen ini dibuat sebagai salah satu tujuan perusahaan dalam memberikan pengarahan kepada semua bagian yang ada didalam perusahaan PT. SIBA SURYA agar lebih mengerti tentang sebuah proses yang ada pada departemen. Mari bersama kita wujudkan PT. SIBA SURYA menjadi sebuah perusahaan transportasi jasa yang handal sesuai dengan visinya menjadi sebuah trasnportasi jasa yang TERBESAR, TERBAIK DAN TERLENGKAP

Semarang , 1 Januari 2016 Manajemen PT. SIBA SURYA

Gert Van Helden Direktur Pengelola

(3)

SEJARAH PERUSAHAAN

PT. SIBA SURYA merupakan perusahaan transportasi yang telah teruji dalam jasa pengiriman cargo untuk semua tujuan di pulau jawa. PT. SIBA SURYA tidak hanya sebagai perusahaan transportasi terbesar tetapi sebagai salah satu perusahaan transportasi di indonesia yang terpercaya dan memberikan pelayanan prima kepada para pelanggan demi terciptanya kepuasaan pelanggan kepada PT.

SIBA SURYA.

PT. SIBA SURYA telah memberikan pelayanan jasa transportasi kepada para pelanggan sejak tahun 1951 dengan nama perusahaan CHUNG HWA yang didirikan oleh Bapak Wujud Setiawan. Kemudian pada tahun 1958 CHUNG HWA merubaha nama menjadi CV. SILIWANGI KOMBINASI dan ditahun 1964 nama perusahaan resmi berubah menjadi CV. SILIWANGI BANGKIT yang berkantor di semarang, jawa tengah.

Dalam rangka menjadikan perusahaan yang professional untuk kebutuhan jangka panjang, pada tanggal 24 Desember 1991 Manajemen memutuskan untuk mengganti nama menjadi PT. SIBA SURYA. Demi tercapainya kepuasaan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan perusahaan, PT. SIBA SURYA menerapkan system ISO 9001;2008 pada tahun 2010. Sampai dengan sekarang PT. SIBA SURYA sudah mempunya beberapa cabang yang tersebar di berbagai kota seperti Cilegon, Jakarta, Cirebon, Semarang, Tuban, Surabaya, Banyuwangi, Probolonggo, Jember, Kediri, Madiun, Cilacap dan Jabodetabek.

Saat ini PT. SIBA SURYA mengoperasikan armada lebih dari 1.500 Unit dengan beberapa type armada dan type bed untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan segmentasi kargo dengan kapasitas 15 sampai dengan 60 Ton. Unit armada dilengkapi dengan online system dan fasilitas GPS yang merupakan keunggulan PT. SIBA SURYA dalam memberikan pelayanan terbaik kepada Pelanggan. Jaminan keselamatan, ketapatan waktu penyampaian cargo dan kepuasaan pelanggan merupakan visi yang selalu dipegang teguh dalam menjalan roda perusahaan.

(4)

VISI & MISI PERUSAHAAN

VISI

Untuk menjadi perusahaan transportasi yang terpadu dengan tujuan melayani kebutuhan logistic pelanggan kami dan menyediakan pelayanan terbaik untuk para pelanggan

MISI :

1. Untuk mengatasi masalah logistik pelanggan kami

2. Untuk mempertahankan posisi kami sebagai pimpinan pasar di industry transportasi

3. Untuk menjadi perusahaan yang memiliki reputasi baik dan terkenal 4. Untuk memperkaya pengalaman kami di dunia transportasi

5. Untuk menjadi perusahaan publik

(5)

DAFTAR ISI

SAMPUL BUKU PEDOMAN 1

KATA PENGANTAR 2

SEJARAH PERUSAHAAN 3

VISI & MISI PERUSAHAAN 4

DAFTAR ISI 5

PENDAHULUAN 14

BAB I : SILSILAH DEPARTEMEN 15

1. Departemen Keuangan 15

2. Struktur Organisasi PT. SIBA SURYA 16 3. Struktur Organisasi Departemen Keuangan 17

BAB II : JOB DESCRIPTION DEPARTEMEN 18

1. Direktur Keuangan 18

1.1 Tujuan Jabatan 18

1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 18

1.3 Kewenangan 20

2. Senior Manager Keuangan 20

2.3 Kewenangan 21

3. Manager Keuangan 22

3.2 Tugas dan Taggung Jawab 22

3.3 Kewenangan 23

4. Manager Accounting 23

4.2 Tugas dan Taggung Jawab 23

4.3 Kewenangan 24

5. Manager Kontrol Keuangan 24

5.3 Kewenangan 25

(6)

6. Manager TAX & Budget 25

6.3 Kewenangan 27

7. Supervisor 27

7.1 Supervisor Hutang Dagang 27

7.1.1 Tujuan Jabatan 27

7.1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 27

7.1.3 Kewenangan 28

7.2 Supervisor Konsolidasi Cabang 22

7.2.3 Kewenangan 29

7.3 Supervisor Konsolidasi Pusat 29

7.3.3 Kewenangan 30

7.4 Supervisor LKH Cabang 30

7.4.3 Kewenangan 31

7.5 Supervisor LKH Pusat 31

7.5.3 Kewenangan 32

7.6 Supervisor Piutang Dagang 32

7.6.3 Kewenangan 33

8. Kepala Kasir 33

8.3 Kewenangan 34

(7)

9. Staff 34

9.1 Staff BK (Bank Keluar) 34

9.1.2 Tugas & Tanggung Jawab 34

9.1.3 Kewenangan 35

9.2 Staff BM (Bank Masuk) 35

9.2.3 Kewenangan 35

9.3 Staff BM BK JV Cabang 35

9.3.3 Kewenangan 36

9.4 Staff BM BK JV Pusat 36

9.4.3 Kewenangan 37

9.5 Staff Bon Putih 37

9.5.3 Kewenangan 38

9.6 Staff Dinas Luar 38

9.6.3 Kewenangan 38

9.7 Staff Hutang Dagang 38

9.7.3 Kewenangan 39

9.8 Staff Jurnal Voucher 39

9.8.3 Kewenangan 40

(8)

9.9 Staff Kasir 40

9.9.3 Kewenangan 41

9.10 Staff Kupon Solar 41

9.10.3 Kewenangan 41

9.11 Staff LKH Cabang 42

9.12 Staff LKH Pusat 42

9.13 Staff Piutang Dagang 43

9.14 Staff TTC 44

BAB III : PROSEDUR KERJA 46

A. PROSEDUR OPERASIONAL 46

1. Kasbon (Pusat & Cabang) 46

1.1 Pengajuan Kasbon / Bon Gantung 46 1.1.1 Pengajuan kasbon / Bon Gantung Pusat 46 1.1.2 Pengajuan Kasbon/ Bon Gantung Cabang 47 1.2 Realisasi Kasbon / Bon Gantung 48 1.2.1 Realisasi kasbon / Bon Gantung Pusat 48 1.2.2 Realisasi Kasbon/ Bon Gantung Cabang 50

(9)

2. Surat Persetujuan Pengeluaran Uang (SPPU) 52

3. Pemeriksaan Biaya Cabang 54

3.1 Pemeriksaan Biaya Operasional Cabang 54 3.2 Pemeriksaan Biaya Non-Operasional Cabang 55 3.3 Update Pengeluaran Biaya Cabang 56 3.4 Pembuatan Klaim Lebih Sangu Per-DM 57

4. Pemeriksaan Biaya Pusat 57

5. Konsolidasi Cabang 58

5.1 Pemeriksaan Laporan Market Cabang 58 5.2 Pemeriksaan Jurnal Penjualan & Kontrol Cabang 59 5.3 Pemeriksaan & Permintaan Diskon Customer 59

5.4 Pemeriksaan Koreksi Market 59

5.5 Pemeriksaan Kas Masuk Cabang 60

5.6 Pemeriksaan Klaim Muatan 60

6. Konsolidasi Pusat 61

6.1 Pemeriksaan BM, BK & JV Pusat 61

6.2 Pemeriksaan Hutang Dagang 61

6.3 Pemeriksaan Hutang Logistik 62 6.4 Monitoring Piutang Karyawan 62

6.5 Eliminasi Kupon Solar 63

7. Hutang Dagang 63

7.1 Pembayaran Hutang Dagang Lokal 63 7.2 Pembayaran Hutang Dagang Impor 64

8. Piutang Dagang 65

9. Kupon Solar 66

9.1 Penyediaan & Pendistribusian Kupon Solar 66 9.2 Penerimaan & Pembayaran tagihan SPBU 67

9.3 Kupon Solar Blokir/ Batal 68

9.4 Kupon Solar Hilang/ Rusak Setelah Posting 68

B. FLOWCHART 69

1. Kasbon (Pusat & Cabang) 69

1.1 Pengajuan Kasbon / Bon Gantung 69

(10)

1.1.1 Pengajuan kasbon / Bon Gantung Pusat 69 1.1.2 Pengajuan Kasbon/ Bon Gantung Cabang 70 1.2 Realisasi Kasbon / Bon Gantung 71 1.2.1 Realisasi kasbon / Bon Gantung Pusat 71 1.2.2 Realisasi Kasbon/ Bon Gantung Cabang 72 2. Surat Persetujuan Pengeluaran Uang (SPPU) 73

3. Pemeriksaan Biaya Cabang 74

3.1 Pemeriksaan Biaya Operasional Cabang 74 3.2 Pemeriksaan Biaya Non-Operasional Cabang 75 3.3 Update Pengeluaran Biaya Cabang 76 3.4 Pembuatan Klaim Lebih Sangu Per-DM 77

4. Pemeriksaan Biaya Pusat 78

5. Konsolidasi Cabang 79

5.1 Pemeriksaan Laporan Market Cabang 79 5.2 Pemeriksaan Jurnal Penjualan & Kontrol Cabang 80 5.3 Pemeriksaan & Permintaan Diskon Customer 80

5.4 Pemeriksaan Koreksi Market 81

5.5 Pemeriksaan Kas Masuk Cabang 81

5.6 Pemeriksaan Klaim Muatan 82

6. Konsolidasi Pusat 83

6.1 Pemeriksaan BM, BK & JV Pusat 83

6.2 Pemeriksaan Hutang Dagang 84

6.3 Pemeriksaan Hutang Logistik 85 6.4 Monitoring Piutang Karyawan 86

6.5 Eliminasi Kupon Solar 86

7. Hutang Dagang 87

7.1 Pembayaran Hutang Dagang Lokal 87 7.2 Pembayaran Hutang Dagang Impor 88

8. Piutang Dagang 89

9. Kupon Solar 90

9.1 Penyediaan & Pendistribusian Kupon Solar 90 9.2 Penerimaan & Pembayaran tagihan SPBU 91

9.3 Kupon Solar Blokir/ Batal 92

9.4 Kupon Solar Hilang/ Rusak Setelah Posting 92

(11)

BAB IV : PERATURAN DEPARTEMEN & KETENTUAN PROSEDUR 93

A. PERATURAN DEPARTEMEN 93

B. KETENTUAN PROSEDUR 94

1. Kasbon (Pusat & Cabang) 94 1.1 Tujuan 94 1.2 Ruang Lingkup 94

1.3 Definisi / Istilah Dalam Prosedur 94

1.4 Ketentuan Khusus 95 1.5 Indikator Prestasi 99 2. Surat Persetujuan Pengeluaran Uang (SPPU) 99 2.1 Tujuan 99 2.2 Ruang Lingkup 100

2.3 Definisi / Istilah dalam prosedur 100

2.4 Ketentuan Khusus 100

2.5 Indikator Prestasi 102

3. Pemeriksaan Biaya Cabang 102

3.1 Tujuan 102

3.2 Ruang Lingkup 102

4. Pemeriksaan Biaya pusat 104

4.1 Tujuan 104

5. Konsolidasi Cabang 106

5.1 Tujuan 106

(12)

6. Konsolidasi Pusat 108

6.1 Tujuan 108

7. Hutang Dagang 109

7.1 Tujuan 109

8. Piutang Dagang 112

8.1 Tujuan 112

9. Kupon Solar 113

9.1 Tujuan 113

BAB V : DOKUMEN PENUNJANG PROSEDUR 116

1. Kasbon (Pusat & Cabang) 116

2. Surat Persetujuan Pengeluaran Uang (SPPU) 116

3. Pemeriksaan Biaya Cabang 116

4. Pemeriksaan Biaya Pusat 116

5. Konsolidasi Cabang 116

6. Kupon Solar 116

(13)

BAB VI : INSTRUKSI KERJA DEPARTEMEN 117

1. Pembuatan Kasbon Secara System 117

2. Pembuatan BPK (Bukti Pengeluaran Kasir) System 120

3. Penginputan Pembayaran Hutang Dagang 123

4. Closing Invoice Pembayaran 125

5. Penginputan SPPU Cabang 126

6. Penginputan Bank Masuk 128

7. Penginputan Bank Keluar 133

8. Koreksi Voucher Sangu 138

BAB VII : PENUTUP 141

(14)

PENDAHULUAN

PT. SIBA SURYA adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa angkutan (Transportasi Darat) yang berpusat di kota semarang. Dalam bidang ini perusahaan PT. SIBA SURYA mendapat banyak tantangan yaitu dengan bertambah banyaknya para competitor (perusahaan transportasi sejenis) dengan kelebihan – kelebihan yang dimiliki oleh competitor. Hal tersebut tidak lepas dari resiko bisnis bagi para perusahaan. Perusahaan telah menyadari akan hal tersebut dan perusahaan harus melakukan strategi dengan baik yaitu dengan memberikan pelayanan yang terbaik kepada para pelanggan dengan cara memberikan harga pengiriman atau ongkos muatan yang kompetitif dengan para pesaingnya , memberikan kecepatan perjalanan dalam pengiriman muatan sampai ditempat tujuan serta memberikan keamanan akan muatan pelanggan sampai di tempat tujuan dengan baik dan utuh tanpa adanya kerusakan pada muatan.

(15)

BAB I

SILSILAH DEPARTEMEN

1. Departemen Keuangan

Keuangan adalah hal terpenting dalam perusahaan karena tanpa adanya keuangan, suatu perusahaan tidak akan dapat berjalan dengan baik, bukan hanya perusahaan tapi banyak hal lain yang sangat memerlukan keuangan. Pada masa ini hampir semua baru bisa didapatkan dengan uang. Tanpa adanya uang perusahaan tidak akan bisa berkembang sekalipun sudah bertahun-tahun perusahaan itu didirikan.. Dalam mengelola sebuah perusahaan, akan jauh lebih baik jika mengetahui keadaan factual (sebenarnya) perusahaan tersebut.

Keadaan yang dimasksud mencakup kesehatan keuangan yang ada pada perusahaan, problem –problem yang sedang dihadapi dan penyebab- penyebabnya, serta hal –hal lain yang berhubungan dengan perusahaan.

Departemen Keuangan yang diterapkan oleh SIBA SURYA terbagi menjadi 4 Sub departemen yang terdiri dari :

1. Sub Departemen Keuangan

Departemenen yang mempunyai fungsi peranan sebagai pengatur cash flow perusahaan agar tetap berjalan dengan baik yang bertujuan untuk kelancaran operasional perusahaan

2. Sub Departemen Accounting

Departemen yang mempunyai fungsi melakukan pengontrolan biaya dan pellaporan keuangan kepada perusahaan.

3. Sub Departemen Kontrol Keuangan

Departemenen yang mempunyai fungsi melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap seluruh system dan prosedur yang berkaitan dengan transaksi keuangan yang bertujuan mencegah terjadinya penyimpangan yang merugikan keuangan perusahaan.

4. Sub Departemen TAX & Analisa Data

Departemenen yang mempunyai fungsi melaksanakan semua kewajiban perpajakan perusahaan & menyediakan informasi terkait perencanaan dan perancangan keuangan perusahaan

(16)

2. Struktur Organisasi PT. SIBA SURYA

PRESIDEN DIREKTUR

DIREKTUR PENGELOLA

DIREKTUR PEMASARAN &

OPERASIONAL

DIREKTUR TEKNIK & LOGISTIK

DIREKTUR KEUANGAN Internal Auditor

Secretary Wakil Manajemen

Safety Officer Coporate Secretary

Corporate Legal

DIREKTUR UMUM

GENERAL MANAGER TEKNIK

MANAGER BAGIAN

GENERAL MANAGER PEMASARAN

MANAGER BAGIAN

MANAGER

BAGIAN MANAGER

REGION BAGIAN GENERAL

MANAGER NIAGA

SUPERVISOR BAGIAN

MANAGER BAGIAN

SUPERVISOR

BAGIAN SUPERVISOR

BAGIAN KEPALA KANTOR

BAGIAN

STAFF BAGIAN

STAFF

BAGIAN STAFF

BAGIAN

STAFF BAGIAN SENIOR MANAGER

KEUANGAN

STAFF BAGIAN

(17)

3. Struktur Organisasi Departemen Keuangan

DIREKTUR KEUANGAN

SENIOR MANAGER KEUANGAN

MANAGER BUDGET, TAX &

ANALISA

MANAGER ACCOUNTING

MANAGER KEUANGAN

MANAGER KONTROL KEUANGAN

KABAG KEUANGAN REGION

KABAG KEUANGAN CABANG KEPALA

KEUANGAN SUPERVISOR

ACCOUNTING

STAFF BUDGET, TAX &

ANALISA

STAFF ACCOUNTING

STAFF KEUANGAN

STAFF KONTROL KEUANGAN

KASIE KEUANGAN

(18)

BAB II

JOB DESCRIPTION KEUANGAN

1. Direktur Keuangan 1.1 Tujuan Jabatan

Mengarahkan, memastikan dan mengevaluasi implementasi strategi dan kebijakan keuangan perusahaan secara optimal dari segi cost/ benefit (risk/return) untuk meningkatkan nilai perusahaan di mata pemegang saham.

1.2 Tugas & Tanggung Jawab

1.2.1 Perencanaan keuangan melalui budget

Mengidentifikasi sumber-sumber keuangan termasuk pendanaan, mengarahkan strategi peningkatan pendapatan (mengelola kebijakan TOP), efisiensi biaya, optimalisasi sumber daya perusahaan dan mengontrol penggunaan budget untuk menghasilkan budget yang efektif dan operasional dalam rangka mendukung kinerja perusahaan 1.2.2 Compliance / Kepatuhan

Mengarahkan, mengelola dan memastikan bahwa kepatuhan perusahaan terjada dengan baik, baik itu untuk kepentingan internal atau eksternal demi terjaganya reputasi perusahaan yang baik. Di dalam kepatuhan ini termasuk:

a. Pelaporan keuangan perusahaan

Disajikan secara akurat dan tepat waktu sesuai dengan standar akutansi yang berlaku untuk memberikan informasi kinerja dan kondisi keuangan perusahaan kepada shareholders dan stakeholders.

b. Pelaporan perpajakan

Pelaporan perpajakan yang akurat dan tepat waktu sesuai dengan peraturan yang berlaku

c. Pelaporan – pelaporan lainnya

Pelaporan sesuai dengan peraturan pemerintah dan badan regulasi lainnya (misalkan bapepam, Bursa Saham, dll)

(19)

1.2.3 Investasi

Mengarahkan, merencanakan dan menganalisis kesempatan investasi keuangan sesuai dengan kriteria investasi perusahaan untuk memastikan bahwa setiap rupiah yang diinvestasikan akan memberikan timbal balik yang optimal/ maksimal.

1.2.4 Manajemen resiko keuangan

Mengarahkan, mengelola dan mengevaluasi implementasi control keuangan dan manajemen resiko di dalam perusahaan untuk meminimalkan resiko keuangan yang dihadapi oleh perusahaan.

1.2.5 Memaksimalkan pengguna modal kerja

Mengarahkan, merencanakan dan mengordinasikan manajemen modal kerja dengan cara mengelola, mengumpulkan piutang, mengoptimalkan inventory dan utang dagang, agar arus dana perusahaan menjadi lebih baik.

1.2.6 Mengoptimalkan penggunaan asset

Mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengoptimalkan pengeluaran modal (CAPEX) untuk optimalisasi penggunaan dan return asset.

1.2.7 Manajemen Biaya

Mengelola biaya melalui monitoring biaya terhadap budget dan laporan keuangan/ manajemen agar perusahaan senantiasa dapat terus meningkatkan tingkat efisiensi, operasi, EBITDA dan cash flow.

1.2.8 Penerapan tata kelola perusahaan.

Mengembangkan kebijakan tata kelola perusahaan dan memastikan pelaksanaannya oleh tim manajemen dan segenap pegawai di perusahaan untuk mengeliminasi adanya penyelewangan kekuasaan, konflik kepentingan, perlakuan tidak adil, penyelewengan keuangan dan memastikan perlakuan yang transparan bagi semua stakeholder.

1.2.9 Mengelola semua aspek transaksi merjer & akuisisi

Mengelola segala aspek dari sebuah transaksi M&A, dari pengidentifikasian kesempatan, memimpin proses due diligence, memimpin negosiasi syarat-syarat komersial sampai menutup transaksi tersebut untuk memastikan perusahaan dapat menutup sebuah transaksi secara efektif dan efisien dalam rangka meningkatkan nilai perusahaan melalui transaksi merjer & akuisisi

(20)

1.3 Kewenangan

1.3.1 Mengusulkan budget perusahaan kepada atasan dan pemegang saham

1.3.2 Mengundang auditor dan konsultan untuk memeriksa pembukuan dan keuangan perusahaan

1.3.3 Mengusulkan strategi investasi dan pengelolaan dana perusahaan 1.3.4 Menentukan proses pelaksanaan merjer dan akuisisi

1.3.5 Menetapkan kebijakan tata kelola keuangan perusahaan 1.3.6 Menetapkan strategi pengelolaan dana perusahaan.

2. Senior Manager Keuangan 2.1 Tujuan Jabatan

Meninjau, mengevaluasi dan mengusulkan perbaikan implementasi strategi dan kebijakan keiangan (Accounting, Keungan, Pajak) perusahaan secara optimal dari segi Cost/ benefit (risk/ return) untuk meningkatkan nilai perusahaan di mata pemegang saham.

2.2.1 Perencanaan Keuangan melalui proyeksi keuangan dan busgeting Meninjau, menganalisis dan mengusulkan sumber – sumber keuangan termasuk pendanaan, strategi peningkatan pendapatan (mengelola kebijakan TOP), efisiensi biaya, optimalisasi sumber daya perusahaan untuk menghasilkan budget yang efektif dalam rangka mendukung kinerja perusahaan.

2.2.2 Penggunaan budget sesuai dengan tujuannya

Mengevaluasi penggunaan budget dari semua departemen berdasarkan Master Budget dan mengusulkan pengawasan dan revisi budget untuk memastikan budget telah digunakan sesuai tujuannya 2.2.3 Compliance/ Kebutuhan

Meninjau dan mengusulkan kepatuhan perusahaan dalam hal :

a. Pelaporan keuangan perusahaan disajikan secara akurat dan tepat waktu sesuai dengan standar akutansi yang berlaku untuk memberikan informasi kinerja dan kondisi keuangan perusahaan kepada Shareholders dan stakeholders

(21)

b. Pelaporan perpajakan yang akurat dan tepat waktu sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2.2.4 Fund Management

Mencari sumber – sumber pembiayaan, membangun hubungan baik dan melaksanakan negosiasi kondisi pembiayaan serta memastikan ketersediaan persyaratan dan data untuk memastikan ketersediaan dana dari pihak ketiga.

2.2.5 Manajemen Resiko Keuangan

Menganalisis dan mengusulkan sistem kontrol keuangan dan praktik manajemen resiko di dalam perusahaan untuk meminimalkan dan memitigasi resiko keuangan yang dihadapi oleh perusahaan.

2.2.6 Memaksimalkan penggunaan modal kerja

Menganalisis dan mengusulkan manajemen modal kerja dengan cara mengelola pengumpulan piutang, mengoptimalkan inventory dan utang dagang, agar arus dana perusahaan menjadi lebih baik.

2.2.7 Mengoptimalkan penggunaan aset

Menganalisis dan mengusulkan pengeluaran modal (CAPEX) untuk memastikan optimalisasi penggunaan dan tingkat return aset.

2.2.8 Manajemen Biaya

Menganalisis dan mengusulkan manajemen biaya melalui monitoring biaya terhadap budget dan laporan keuangan/ manajemen, agar perusahaan senantiasa dapat terus meningkatkan tingkat efisiensi operasi, EBITDA dan cash flow.

2.2.9 Mengelola semua aspek transaksi merjer & akuisisi

Menganalisis dan meninjau segala aspek dari sebuah transaksi M&A, dari pengidentifikasian kesempatan, memimpin proses due diligence, untuk memastikan perusahaan dapat menutup sebuah transaksi secara efektif dan efisien dalam rangka meningkatkan nilai perusahaan melalui transaksi merjer & akuisisi

2.3 Kewenangan

2.3.1 Mengusulkan budget perusahaan kepada Atasan dan Pemegang saham

(22)

2.3.2 Mnegundang auditor dan konsultan untuk memeriksa pembukuan dan keuangan perusahaan.

2.3.3 Mengusulkan strategi invenstasi dan pengelolaan dana perusahaan 2.3.4 Mengusulkan proses pelaksanaan merjer dan akuisisi

2.3.5 Mengusulkan kebijakan tata kelola keuangan perusahaan 2.3.6 Mengusulkan strategi pengelolaan dana perusahaan.

3. Manager Keuangan 3.1 Tujuan Jabatan

Merencanakan, mengoordinasi, dan mengontrol aktivitas keuangan untuk memastikan ketersediaan dana serta ketepatan proses penerimaan dan pembayaran sehingga transaksi keuangan dapat terlaksana tepat waktu dan citra perusahaan baik di mata external stakeholder.

3.2.1 Ketersediaan dana operasional perusahaan

Mengembangkan dan mengevaluasi kebijakan TOP Pelanggan;

mengelola dan mengontrol setiap penerimaan keuangan cabang dengan menganalisis umur piutang dagang yang ada; mengusulkan proposal TOP Pelanggan untuk memastikan dana operasional perusahaan selalu tersedia.

3.2.2 Ketetpatan waktu dan jumlah pembayaran

Mengarahkan dan mengevaluasi kebijakan dan sistem pembayaran;

berkoordinasi dengan semua pimpinan departemen dalam hal TOP;

mengontrol dan mengotorisasi pembayaran kepada vendor telah sesuai dengan prosedur serta tidak melewati TOP yang telah ditetapkan untuk membangun hubungan kerja yang saling menguntungkan dengan vendor

3.2.3 Bad Debt Customer

Berkoordinasi dengan Departemen Pemasaran dalam menagih pembayaran pelanggan untuk memastikan ketersediaan dana perusahaan.

(23)

3.2.4 Proyeksi Cash flow

Mengembangkan, mengontrol, dan menyajikan proyeksi keuangan untuk memberikan pedoman bagi manajemen dalam mengambil keputusan.

3.3 Kewenangan

3.3.1 Menolak biaya yang tidak sesuai dengan invoice

3.3.2 Menyetujui atau menolak pembelian barang yang melebihi budget (kenaikan harga)

3.3.3 Menyetujui atau menolak TOP yang diusulkan Pimpinan Departemen terkait dengan pembayaran kepada vendor.

3.3.4 Mengotorisasi pengeluaran biaya perusahaan (Kurs, valas, dsb) 3.3.5 Mengusulkan alternative solusi keuangan.

3.3.6 Memberikan penilaian karyawan

3.3.7 Membina karyawan yang melanggar PKB dan atau kebijakan perusahaan lainnya.

3.3.8 Mengusulkan promosi, mutasi, demosi, kenaikan gaji bawahan, mengajukan training untuk pengembangan bawahan.

4. Manager Accounting 4.1 Tujuan Jabatan

Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol sistem pemeriksaan, pelaporan dan pengontrolan prosedur / proses pembuatan pelaporan keuangan untuk memastikan ketersediaan laporan keuangan yang akurat dan benar, baik untuk untuk internal perusahaan maupun eksternal perusahaan dalam periode waktu yang tepat

4.2.1 Laporan keuangan baku yang akurat dan tepat waktu

Merencanakan dan mengembangkan sistem dan prosedur akuntansi agar berjalan sesuai dengan peraturan yang ada untuk memastikan ketersediaan laporan keuangan yang akurat, benar, dan tepat waktu .

(24)

4.2.2 Laporan Lainnya

Mengumpulkan dan mengolah semua informasi untuk menjamin ketersediaan laporan-laporan yang diperlukan dengan benar dan tepat waktu

4.2.3 Pelaksanaan Stock Opname Tutup Buku Tahunan

Merencanakan dan mengevaluasi pelak-sanaan stock opname tahunan untuk menyediakan data tutup buku tahunan

4.2.4 Laporan keuangan sesuai dengan PSAK (Pedoman Standar Akuntansi Keuangan)

Merencanakan, mengarahkan dan mengontrol ketepatan pos - pos keuangan dan memastikan laporan keuangan supaya sesuai dengan PSAK (Pedoman Standar Akuntansi Keuangan

4.3 Kewenangan

4.3.1 Menentukan, menyetujui pengelompokan biaya/ pengeluaran yang tidak dapat dikelompokkan dalam kelompok biaya – biaya yang ada.

4.3.2 Mengusulkan vendor/ konsultan Accounting

4.3.3 Mengusulkan pihak ketiga dalam menyediakan pembiayaan 4.3.4 Memberikan penilaian karyawan

4.3.5 Membina karyawan yang melanggar PP dan atau kebijakan perusahaan lainnya.

4.3.6 Mengusulkan promosi, mutasi, demosi, kenaikan gaji bawahan, mengajukan training uintuk pengembangan bawahan.

5. Manager Kontrol Keuangan 5.1 Tujuan

Mengontrol, mengklarifikasi dan mengembangkan sistem pengawasan dan pengendalian seluruh prosedur transaksi keuangan untuk mencegah terjadinya penyimpangan transaksi keuangan yang merugikan perusahaan

.

5.2 Tugas dan Tanggung Jawab

5.2.1 Kontrol atas system Akuntansi dan Keuangan

Mengontrol dan mengevaluasi sistem akuntansi dan keuangan sesuai dengan program sistem informasi yang ada untuk memastikan seluruh aktivitas keuangan terkontrol.

(25)

5.2.2 Kontrol atas pendapatan dan penerimaan

Mengawasi semua pendapatan dan penerimaan untuk memastikan sistem pendapatan dan penerimaan tercatat dengan benar sesuai prosedur.

5.2.3 Kontrol atas biaya dan pengeluaran

Mengawasi semua biaya dan pengeluaran untuk memastikan seluruh pembiayaan dan pengeluaran tercatat dengan benar sesuai prosedur.

5.3 Kewenangan

5.3.1 Menentukan, menyetujui pengelompokan biaya/ pengeluaran yang tidak dapat dikelompokan dalam kelompok biaya yang ada.

5.3.2 Menolak atau menyetujui transaksi keuangan

5.3.3 Melaporkan kepada manajemen puncak apabila ada penyimpangan transaksi keuangan atau penyimpanan/ penyalahgunaan aktiva perusahaan.

5.3.4 Kunjungan ke tempat yang perlu diawasi/ diperiksa 6. Manager TAX & Budget

6.1 Tujuan Jabatan

6.1.1 Merencanakan, mengontrol, dan mengevaluasi penghitungan, pelaporan pajak serta pencatatannya secara benar dan tepat waktu untuk memastikan pemenuhan kewajiban perpajakan oleh perusahaan sudah sesuai dengan peraturan perpajakan

6.1.2 Merencanakan, mengoordinasikan, dan mengontrol fungsi Budgeting dan analisis keuangan sehingga dapat digunakan sebagai pedoman untuk mengambil keputusan strategik

6.2.1 Pelaporan pajak tahunan dan bulanan perusahaan

Mengevaluasi dan mengoordinasi pelaporan pajak sesuai dengan tax planning yang telah disetujui oleh manajemen, baik perusahaan aktif maupun non aktif, agar dapat memenuhi peraturan yang berlaku

(26)

6.2.2 SPT masa PPH tepat waktu dan sesuai dengan peraturan perpajakan Memonitor dan menganalisis perhitungan, pembayaran serta pelaporan SPT Masa PPh 21, 23, final (4 ayat 2) dan 25 untuk memastikan pembayaran dan pelaporan SPT masa PPH tepat waktu serta sesuai dengan peraturan perpajakan.

6.2.3 SPT masa PPN tepat waktu dan sesuai dengan peraturan perpajakan Memonitor dan menganalisis perhitungan, pembayaran serta pelaproan SPT masa PPN untuk memastikan pembayaran dan pelaporan SPT masa PPN tepat waktu dan sesuai dengan peraturan perpajakan.

6.2.4 Rekonsiliasi semua PPH

Memonitor, memeriksa, dan mereview rekonsiliasi atas semua PPh yang telah dilaporkan dengan yang tercatat dalam pembukuan perusahaan untuk memastikan kesesuaian antara pencatatan pajak perusahaan dengan pelaporan pajak.

6.2.5 Rekonsiliasi semua PPN (Faktur Pajak Masukan)

Memonitor, memeriksa, dan mereview rekonsiliasi atas semua PPN Masukan yang telah dilaporkan dengan yang tercatat dalam pembukuan perusahaan untuk memastikan kesesuaian antara pencatatan pajak perusahaan dengan pelaporan pajak

6.2.6 Draft master budget sesuai dengan budget dan asumsi yang telah ditetapkan

Merencanakan, mengkoordinasi, mengontrol dan mengevaluasi proses pembuatan budget tahunan dari semua departemen untuk memastikan kesesuaian budget dengan target dan asumsi yang telah ditetapkan.

6.2.7 Laporan Budget

Mengawasi dan melaporkan penggunaan Budget dari semua departemen berdasarkan Master Budget yang telah disetujui oleh TOP Management untuk memastikan ketersediaan laporan Budget.

6.2.8 Draft analisis Keuangan

Merencanakan, mengoordinasikan dan mengevaluasi análisis keuangan sebuah Project untuk memastikan Project layak dijalankan dan dibiayai oleh perusahaan.

(27)

6.2.9 Proyeksi Keuangan

Mengembangkan, mengontrol dan menyajikan proyeksi keuangan untuk memberikan pedoman bagi manajemen dalam mengambil kikikeputusan.

6.3 Kewenangan

6.3.1 Memberikan usulan penundaan pembayaran pajak jika terdapat ketidaksesuaian data

6.3.2 Melakukan konfirmasi berkaitan dengan PPN yang tercatat dalam pembukuan perusahaan, tetapi berbeda dengan atau belum dilaporkan.

6.3.3 Meminta data – data perpajakan supplier jika terdapat hal – hal yang meragukan.

6.3.4 Berkoordinasi dengan SBU lainnya yang terkait dalam pelaporan pajak BOD.

7. Supervisor

7.1 Supervisor Hutang Dagang 7.1.1 Tujuan Jabatan

Mengontrol kas kecil cabang dan pengajuan biaya keluar untuk memastikan kesesuaian pengeluaran biaya serta ketepatan waktu proses pembayaran sehingga transaksi keuangan akurat dan dapat terlaksana tepat waktu.

7.1.2 Tugas & Tanggung Jawab

7.1.2.1 Kesesuaian Jumlah Pembayaran

Mengecek segala biaya yang diajukan serta mengajukan biaya yang harus dikeluarkan kepada manajer keuangan untuk memastikan keakuratan transaksi pengeluaran biaya.

7.1.2.2 Kesesuaian Inputan

Menerima alokasi pembayaran dari Manager Keuangan dan mendistribusikannya ke user (cek, droping, voucher), mendisitribusiakan bukti pengeluaran biaya untuk diinput serta mengontrol inputan Bank Keluar dan Hutang Dagang

(28)

untuk memastikan kesesuaian antara inputan dengan bukti transaksi.

7.1.2.3 Data pengeluaran harian

Merekap pengeluaran harian sesuai dengan cek dan e- banking yang dijalankan saat itu untuk memastikan tersedianya data pengeluaran harian.

7.1.2.4 Ketersediaan dana kas kecil cabang

Memantau inputan kas kecil melalui program siba system untuk memastikan alokasi droping dana cabang sesuai kebutuhan.

7.1.2.5 Pengembangan SDM

Memonitor, mengarahkan, dan mengevaluasi kinerja bawahan untuk memastikan kompetensi bawahan sesuai dengan standarnya atau bahkan lebih.

7.1.3 Kewenangan

7.1.3.1 Memberikan penilaian kepada karyawan dibawahnya.

7.1.3.2 Menolak voucher biaya yang ditanya tidak lengkap.

7.2 Supervisor Konsolidasi Cabang 7.2.1 Tujuan Jabatan

Mengontrol inputan atas semua transaksi cabang serta menyusun laporan untuk memastikan laporan konsolidasi cabang yang akurat dan tepat waktu.

7.2.2 Tugas & Tanggung Jawab 7.2.2.1 Laporan BM BK Cabang

Memantau inputan BM BK cabang serta melakukan pengecekan dan pemeriksaan laporan BM BK cabang untuk memastikan kesesuaian antara inputan BM BK Cabang dengan data yang tersedia

7.2.2.2 Keakuratan data inputan

Memantau inputan transaksi kantor cabang, melakukan pengecekan jumlah dan jurnal yang diinput serta memberikan arahan kepada kantor cabang sehubungan

(29)

dengan prosedur dan ketentuan kerja untuk memastikan keakuratan data inputan.

7.2.2.3 Keakuratan dan ketepatan waktu laporan buku pembantu Membuat dan memantau buku pembantu kelompok untuk memastikan umur pos-pos dalam neraca tidak berumur lama.

7.2.2.4 Laporan Konsolidasi Cabang

Mengumpulkan dan mengolah data inputan BM BK cabang, LKH Kasir cabang, dan inputan market untuk memastikan tersedianya laporan konsolidasi cabang yang akurat dan tepat waktu

Memonitor, mengarahkan, dan mengevaluasi kinerja bawahan untuk memastikan kompetensi bawahan sesuai dengan standarnya atau bahkan lebih.

7.2.3.1 Penilaian karyawan

7.2.3.2 Mengajukan prosedur baru atas proses kerja

7.2.3.3 Menyetujui pembatalan inputan (tidak lebih dari 3 hari) 7.3 Supervisor Konsolidasi Pusat

7.3.1 Tujuan Jabatan

Mengontrol, menganalisa serta menggabungkan laporan keuangan dari masing-masing departemen baik cabang maupun pusat untuk memastikan keakuratan dan ketepatan waktu laporan keuangan konsolidasi

7.3.2.1 Keakuratan dan ketepatan waktu laporan stock opname Merencanakan stock opname secara periodik untuk memastikan keakuratan dan ketepatan waktu laporan stock opname

(30)

7.3.2.2 Keakuratan dan ketepatan waktu laporan buku pembantu Membuat dan memantau buku pembantu kelompok neraca untuk memastikan umur pos-pos dalam neraca tidak berumur lama

7.3.2.3 Laporan jurnal memorial pusat yang akurat

Melakukan pemeriksaan / pengecekan harian data keuangan pusat dan membuat jurnal memorial atau jurnal tambahan untuk memastikan seluruh transaksi keuangan tercatat

7.3.2.4 Laporan konsolidasi pusat

Mengumpulkan dan merekap seluruh data keuangan dari semua departemen baik pusat maupun cabang untuk memastikan keakuratan dan ketepatan waktu laporan konsolidasi

Memonitor, mengarahkan, dan mengevaluasi kinerja bawahan untuk memastikan kompetensi bawahan sesuai dengan standarnya atau bahkan lebih

7.3.3.1 Melakukan jurnal memorial

7.3.3.2 Melakukan otorisasi pembatalan inputan (tidak lebih dari dari 1 hari)

7.4 Supervisor LKH Cabang 7.4.1 Tujuan Jabatan

Mengontrol dan menganalisa laporan biaya yang terjadi di cabang untuk memastikan keakuratan laporan keuangan cabang.

7.4.2 Tugas & Tanggung Jawab 7.4.2.1 Akurasi kode rekening

Mengontrol dan menganalisa laporan biaya yang terjadi di cabang untuk memastikan keakuratan laporan keungan cabang.

(31)

7.4.2.2 Kesesuaian sangu pengemudi

Melakukan pengecekan sangu pengemudi berdasarkan rute dan tonase sesuai sistem serta menerbitkan klaim sangu jika ada selisih untuk memastikan kesesuaian sangu pengemudi berdasarkan rute dan tonase.

7.4.2.3 Keakuratan saldo kupon solar

Melakukan pengecekan saldo kupon solar yang disesuaikan dengan laporan buku besar kupon solar untuk memastikan keakuratan saldo kupon solar.

7.4.2.4 Keakuratan laporan kasir cabang

Melakukan pengecekan laporan kasir cabang yang disesuaikan dengan sustem yang ada untuk memastikan keakuratan laporan kasir cabang.

Memonitor, mengarahkan dan mengevaluasi kinerja bawahan untuk memastikan kompetensi bawahan sesuai dengan standarnya atau bahkan lebih.

7.4.3.1 Melakukan update data dari cabang jika belum melampaui batas waktu yang ditentukan

7.4.3.2 Menolak data yang kurang lengkap 7.4.3.3 Mengkoreksi data cabang yang salah.

7.5 Supervisor LKH Pusat 7.5.1 Tujuan Jabatan

Memeriksa laporan kasir (LKH PUSAT) dan membuat klaim sparepart berdasarkan BA (Berita Acara) untuk memastikan kebenaran dan keakuratan data LKH pusat dan klaim sparepart.

7.5.2.1 Keakuratan Kode Rekening

Menerima LKH dari kasir, mengecek kode rekening dan melakukan memorial jika ada kesalahan untuk memastikan keakuratan kode rekening.

(32)

7.5.2.2 Keakuratan setutan pengemudi

Melakukan pengecekan setutan pengemudi yang disesuaikan dengan toll, cek point maupun data pendukung lainnya dan nominal setutan, untuk memastikan keakuratan setutan pengemudi beserta nominalnya.

7.5.2.3 Kesesuaian data klaim pengemudi

Membuat klaim pengemudi berdasarkan BA (Berita Acara) dan melaporkannya ke departemen niaga untuk memastikan kesesuaian data klaim pengemudi dengan berita acara.

7.5.2.4 Kesesuaian Sangu Pengemudi

Melakukan pengecekan penghitungan sangu pengemudi berdasarkan rute dan tonase yang disesuaikan dengan table sangu dan surat dari niaga untuk memastikan kesesuaian sangu pengemudi.

7.5.3.1 Memberikan penilaian bawahan

7.5.3.2 Menolak setutan yang tidak lengkap/ ada indikasi kecurangan

7.5.3.3 Membuat lebih sangu pengemudi

7.5.3.4 Membuat klaim sparepart pengemudi dari Berita Acara 7.5.3.5 Membuat revisi terhadap klaim pengemudi dengan

berdasar bukti yang ada 7.6 Supervisor Piutang Dagang

Membuat dan mengkoordinasikan pencapaian target tagihan cabang untuk memastikan tagihan masuk sesuai target yang ditentukan

(33)

7.6.2.1 Target tagihan bulanan cabang

Mengambil data inputan market bulan sebelumnya yang belum terbayarkan sebagai dasar penentuan target tagihan bulan berjalan untuk memastikan perhitungan target tagihan yang achievable

7.6.2.2 Pencapaian Tagihan

Melakukan koordinasi, mengontrol, dan membantu cabang melakukan penagihan untuk memastikan adanya penerimaan dana hasil tagihan yang akan digunakan sebagai biaya operasional perusahaan

7.6.2.3 Kunjungan Customer

Membuat jadwal dan melakukan kunjungan ke customer untuk menjalin hubungan baik dan konfirmasi tagihan serta meminimalisir tagihan macet.

7.6.3.1 Memberikan penilaian kepada karyawan 8. Kepala Kasir

8.1 Tujuan Jabatan

Menyediakan kebutuhan kas kecil, serta membuat laporan keuangan kas kecil yang telah dikeluarkan setiap harinya untuk memastikan keakuratan dan ketepatan waktu laporan keuangan kas kecil.

8.2 Tugas & Tanggung Jawab 8.2.1 Ketersediaan kas kecil

Mengontrol perkiraan pengeluaran dari Bon Gantung dan Voucher sangu serta biaya operasional harian, berkoordinasi dengan Manajer Keuangan terkait dengan kebutuhan dana untuk memastikan ketersediaan dana kas kecil.

(34)

8.2.2 Laporan Kas Harian

Membuat rekap pengeluaran biaya per kasir, mencetak Laporan Kas Harian, Bon gantung dank as masuk dan dilaporkan ke Manajer keuangan untuk memastikan kesesuaian antara jumlah pengeluaran dengan jumlah saldo.

8.2.3 Klaim pengemudi tertagih

Melakukan posting laporan dan memproses Dgoro, Ajiwa dan Jstek setiap awal bulan untuk mengurangi beban pengemudi

8.2.4 Laporan piutang pengemudi

Memproses klaim pengemudi dan menerima serta membuatkan kas masuk pembayaran klaim, piutang dan deposit klaim pengemudi untuk menyediakan bukti kas masuk piutang pengemudi

8.3 Kewenangan

8.3.1 Menolak pembatalan seluruh biaya yang dikeluarkan apabila sudah menjadi laporan.

8.3.2 Menolak biaya operasional departemen yang belum disahkan oleh departemen terkait.

8.3.3 Memberikan penilaian kepada karyawan 9. Staff

9.1 Staff BK (Bank Keluar) 9.1.1 Tujuan Jabatan

Membuatkan penginputan dan pengecekan transaksi mutasi bank keluar untuk memastikan keakuratan data bank keluar.

9.1.2.1 Keakuratan data bank keluar

Menerima data referensi bank dan kelengkapannya, menginput data yang sudah diterima dan mengkrosceknya dengan print mutasi bank untuk memastikan keakuratan data bank keluar.

(35)

9.1.2.2 Laporan bank keluar

Mencetak laporan dan bukti jurnal bank keluar untuk memastikan adanya laporan bank keluar

9.1.3.1 Meminta cabang untuk melakukan inputan yang berhubungan dengan bank keluar

9.1.3.2 Mengkoordinasi permintaan cek/ giro cabang 9.2 Staff Bank Masuk (BM)

Melakukan penginputan dan pengecekan transaksi mutasi bank masuk untuk memastikan keakuratan data Bank Masuk.

9.1.2.1 Keakuratan data bank masuk

Menerima data referensi bank dan kelengkapannya, menginput data yang sudah diterima dan mengkrosceknya dengan print mutasi bank masuk untuk memastikan keakuratan data bank masuk

9.1.2.2 Laporan bank masuk

Mencetak laporan dan bukti jurnal bank masuk untuk memastikan adanya laporan bank masuk.

9.1.3.1 Meminta cabang untuk melakukan penginputan yang berhubungan dengan Bank Masuk (BM)

9.3 Staff BM, BK, JV Cabang 9.3.1 Tujuan Jabatan

Melakukan pengecekan transaksi cabang baik pemasukan maupun pengeluaran melalui system, rekening Koran dan laporan untuk memastikan keakuratan laporan bank masuk dan bank keluar.

(36)

9.3.2.1 Keakuratan laporan bank masuk dan bank keluar

Menerima laporan (BM, BK, JV, Rekening Koran) dari kantor cabang dan melakukan pengecekan kesesuaian antara fisik dengan inputan sistem untuk memastikan keakuratan laporan bank masuk dan bank keluar.

Memantau inputan transaksi kantor cabang, melakukan pengecekan jumlah dan jurnal yang diinput serta memberikan arahan kepada kantor cabang sehubungan dengan prosedur dan ketentuan kerja untuk memastikan keakuratan data inputan

9.3.2.3 Keakuratan dan ketepatan laporan buku pembantu

Membuat dan memantau buku pembantu kelompok untuk memastikan umur pos- dalam neraca tidak berumur lama.

9.3.3.1 Meminta bagian keuangan kantor cabang untuk memperbaiki jurnal yang salah sebelum tutup tanggal 9.3.3.2 Meminta laporan yang kurang dari kantor cabang.

9.4 Staff BM BK JV Pusat 9.4.1 Tujuan Jabatan

Melakukan pengecekan transaksi pusat baik pemasukan maupun pengeluaran melalui sistem, rekening koran, dan laporan serta bukti fisik hasil inputan keuangan untuk memastikan keakuratan laporan bank masuk dan bank keluar kantor pusat.

9.4.2.1 Keakuratan laporan keuangan bank masuk dan keluar Menerima laporan (BM dan BK) dari bagian keuangan pusat, melakukan pengecekan kesesuaian antara fisik dan laporan fisik dengan data di sistem untuk memastikan keakuratan laporan bank masuk dan bank keluar

(37)

Memantau inputan transaksi Bank Pusat, melakukan pengecekan jumlah dan jurnal yang diinput serta memberikan arahan kepada Bank Pusat sehubungan dengan prosedur dan ketentuan kerja untuk memastikan keakuratan data inputan

9.4.2.3 Keakuratan dan ketepatan laporan buku pembantu

Membuat dan memantau buku pembantu kelompok neraca untuk memastikan umur pos – pos dalam neraca tidak berumur lama..

9.4.3.1 Meminta update kode rekening yang salah jika belum melebihi batas waktu yang ditentukan

9.4.3.2 Meminta kekurangan data yang kurang lengkap.

9.5 Staff Bon Putih

Melakukan pengecekan sistem pemeriksaan pendapatan pengemudi dan pembuatan biaya pengeluaran keuangan untuk memastikan keakuratan data pendapatan pengemudi dan pengeluaran.

9.5.2 Tugas & Tanggung Jawab 9.5.2.1 Kesesuaian bukti biaya

Membuat bukti biaya sesuai realita dan mengelompokan ke dalam kode rekening tertentu untuk memastikan kesesuaian bukti biaya dengan bon pengeluaran

9.5.2.2 Keakuratan otorasi setutan

Menerima bukti setutan dari staff niaga, melakukan pengecekan otorisasi serta pendapatan setutan berdasarkan hasil ketepatan bongkar muat dan sistem kontrol pengemudi kemudian menandatangani bukti setutan agar dapat diambil oleh pengemudi di bagian kasir untuk memastikan keakuratan otorisasi setutan

(38)

9.5.3.1 Menolak setutan yang tidak sesuai dengan data yang ada di sistem.

9.5.3.2 Melakukan perubahan setutan berdasarkan data yang ada pada sistem.

9.5.3.3 Menolak biaya yang tidak sesuai dengan jumlah dan tidak sesuai dengan prosedur biaya.

9.5.3.4 Memberikan tanda tangan setutan pengemudi.

9.6 Staff Dinas Luar

Melakukan transaksi pembayaran tagihan perusahaan di bank dan mengambil uang tunai untuk memastikan kelancaran transaksi operasional pembayaran.

9.6.2.1 Pembayaran tagihan tepat waktu

Menerima dan mengecek kesesuaian cek dengan slip pembayaran serta melakukan pembayaran ke bank untuk memastikan pembayaran tagihan tepat waktu

9.6.2.2 Pengambilan uang tunai

Menghitung uang tunai dari Bank sesuai dengan pencairan Check yang dicairkan untuk memastikan uang yang diambil sesuai jumlahnya

9.6.3.1 Menentukan prioritas pemabayaran tagihan sesuai dengan kebutuhan.

9.7 Staff Hutang Dagang 9.7.1 Tujuan Jabatan

Melakukan pemeriksaan dan pengecekan tagihan masuk serta keluar untuk memastikan kesesuaian data tagihan dengan transaksi real.

(39)

9.7.2.1 Keakuratan data hutang dagang

Melakukan pengecekan tagihan masuk dengan data inputan logistik untuk memastikan kesesuaian antara jumlah tagihan dengan data transaksi yang ada.

9.7.2.2 Pembayaran ke vendor

Melakukan pembayaran ke vendor melalui tunai maupun giro sesuai dengan jatuh tempo untuk memastikan ketepatan waktu pembayaran ke vendor

9.7.2.3 Laporan jurnal voucher

Melakukan input data pembayaran kepada vendor untuk memastikan keakuratan data jurnal voucher

9.7.2.4 Laporan jurnal voucher

Melakukan closing data pembayaran kepada vendor untuk memastikan pembayaran telah dilakukan sesuai dengan jatuh tempo.

9.7.3.1 Membuat tanda terima untuk supplier

9.8 Staff Jurnal Voucher 9.8.1 Tujuan Jabatan

Melakukan pengecekan inputan transaksi JV Pusat dan jurnal / rekening sesuai transaksi yang terjadi dan bukti yang diterima untuk memastikan keakuratan dan ketepatan waktu laporan saldo akhir.

9.8.2.1 Keakuratan jurnal dan nominal yang akan dibayarkan Menerima data dari Dept. Keuangan, melakukan pengecekan kebenaran bukti / tagihan yang belum dibayarkan, dan membuat jurnal yang akan diinput Dept.

Keuangan untuk memastikan keakuratan jurnal dan nominal yang akan dibayarkan.

(40)

9.8.2.2 Keakuratan laporan hutang dagang

Menerima data dari Dept. Keuangan, melakukan pengecekan inputan dan bukti serta kesesuaian inputan Dept. Keuangan, GA, dan logistik untuk memastikan keakuratan laporan hutang dagang.

9.8.2.3 Keakuratan laporan piutang pengemudi

Melakukan pengecekan kesesuaian data antara laporan piutang pengemudi dengan buku besar untuk memastikan keakuratan laporan piutang pengemudi.

9.8.2.4 Keakuratan laporan hutang giro

Melakukan pengecekan inputan dan tanggal giro yang sudah cair serta menyesuaikannya dengan buku besar untuk memastikan keakuratan laporan hutang giro.

9.8.2.5 Kesesuaian data keuangan dengan fisik

Melakukan pengecekan kesesuaian neraca dan buku besar setiap bulannya untuk memastikan kesesuaian data keuangan dengan fisiknya

9.8.3.1 Membuat tanda terima untuk supplier 9.9 Staff Kasir

Mengecek otorisasi atau persetujuan dari pimpinan departemen dan mengeluarkan biaya sesuai dengan kasbon atau BPK yang diajukan dan untuk memastikan biaya keluar sesuai dengan fisik yang ada.

9.9.2.1 Keakuratan penggunaan kupon solar

Menginput nomor seri kupon solar baru maupun sisa hari kemarin, memberikan kupon solar kepada operator niaga sesuai inputan, serta menerima dan mengecek kembali sisa kupon solar untuk memastikan keakuratan penggunaan kupon solar.

(41)

9.9.2.2 Kesesuaian biaya fisik dan inputan

Mengecek otorisasi dan nominal yang ada pada voucher serta memberikan uang kepada pengemudi sesuai dengan inputan untuk memastikan biaya fisik sesuai dengan biaya yang ada dalam sistem inputan.

9.9.2.3 Laporan harian yang akurat

Menghitung total biaya dan total uang yang ada setiap harinya untuk memastikan adanya laporan harian kasir.

9.9.3.1 Menolak Kasbon/ BPK yang tidak sesuai 9.9.3.2 Mengalokasikan klain dan deposit sopir 9.10 Staff Kupon solar

Menyediakan kebutuhan kupon solar serta melakukan pengecekan kesesuaian tagihan SPBU dengan jumlah kupon yang diterbitkan cabang untuk memastikan ketersediaan dan keakuratan inputan data kupon solar.

9.10.2 Tugas & Tanggung Jawab 9.10.2.1 Pemenuhan kupon solar

Mengecek ketersediaan stok kupon solar dan melakukan validasi kupon solar dengan membubuhkan stempel dan tanda perusahaan di setiap lembar kupon solar, serta mendistribusikan kupon solar ke cabang maupun pusat untuk memastikan ketersediaan kupon solar.

9.10.2.2 Keakuratan pembayaran tagihan SPBU

Melakukan scan kupon solar yang cair di SPBU dan membuat rekapan tagihan untuk memastikan keakuratan pembayaran tagihan SPBU.

9.10.3.1 Menentukan jumlah pengiriman kupon solar ke kantor cabang.

(42)

9.11 Staff LKH Cabang 9.11.1 Tujuan Jabatan

Mengontrol laporan biaya yang terjadi di cabang untuk memastikan keakuratan pengeluaran biaya cabang.

9.11.2 Tugas & Tanggung Jawab 9.11.2.1 Akurasi kode rekening

Melakukan pengecekan inputan biaya yang terjadi di cabang dan menyesuaikan dengan kode rekening yang telah ditetapkan perusahaan

Melakukan pengecekan sangu pengemudi berdasarkan rute dan tonase sesuai sistem serta menerbitkan klaim sangu jika ada selisih untuk memastikan kesesuaian sangu pengemudi berdasarkan rute dan tonase.

9.11.2.3 Keakuratan laporan kasir cabang

Melakukan pengecekan laporan kasir cabang yang disesuaikan dengan sistem yang ada untuk memastikan keakuratan laporan kasir cabang.

9.11.3.1 Meminta kelengkapan data ke kantor cabang 9.11.3.2 Mengkoreksi data cabang yang salah

. 9.12 Staff LKH Pusat

Mengecek dan mengontrol biaya pusat untuk memastikan keakuratan data biaya pusat.

9.12.2.1 Keakuratan kode rekening

Menerima LKH dari kasir, mengecek kode rekening, dan melakukan memorial jika ada kesalahan untuk memastikan keakuratan kode rekening.

(43)

Melakukan penghitungan sangu pengemudi berdasarkan rute dan tonase yang disesuaikan dengan tabel sangu dan surat dari Niaga untuk memastikan kesesuaian sangu pengemudi berdasarkan rute dan tonase.

9.12.2.3 Keakuratan kasbon pusat

Melakukan cek kasbon Pusat untuk memastikan kesesuaian biaya dengan bukti pendukung untuk memastikan tidak terjadi pembayaran berulang untuk satu kejadian yang sama

9.12.3.1 Menolak complain lebih sangu apabila data tidak akurat 9.12.3.2 Mengoreksi kesalahan apabila terjadi salah input data 9.13 Staff piutang dagang

Mengumpulkan dan mengecek hasil dari tagihan yang dilakukan serta melakukan perhitungan atas prosentase realisasi pendapatan untuk memastikan keakuratan hasil tagihan yang dilakukan oleh kantor cabang.

9.13.2 Tugas & Tanggung Jawab 9.13.2.1 Laporan piutang dagang

Mengumpulkan dan mengecek inputan hasil tagihan kantor cabang untuk memastikan keakuratan data prosentase realisasi pendapatan yang diperoleh masing-masing cabang.

9.13.2.2 Kesesuaian nilai tagihan

Mengecek nilai invoice / tagihan yang ditagih oleh cabang ke customer untuk memastikan kesesuaian nilai tagihan real dengan nilai tagihan yang tertera dalam system (offering).

(44)

9.13.2.3 Konfirmasi piutang dagang

Mengecek keakuratan data saldo piutang dagang yang ada di cabang dengan data di customer untuk memastikan keakuratan data piutang dagang perusahaan.

9.13.2.4 Bonus Sopir

Mengecek keakuratan data inputan niaga (pengembalian claim denda telat dan bonus PP-an untuk memastikan keakuratan pengembalian biaya perusahaan..

9.13.3.1 Meminta Kabag. FA pada masing-masing cabang untuk segera melakukan penginputan hasil tagihan yang diterima agar segera dapat diolah menjadi suatu laporan yang valid

9.14 Staff Total Tagihan Cabang 9.14.1 Tujuan Jabatan

Melakukan pengecekan inputan data serta melakukan tugas administrasi yang berkaitan dengan Total Tagihan Cabang, market, koreksi market, discount, dan klaim untuk memastikan keakuratan dan ketepatan waktu laporan total tagihan cabang.

9.14.2.1 Keakuratan laporan total tagihan cabang

Melakukan pengecekan kesesuaian inputan market melalui laporan market, laporan jurnal penjualan dan laporan accounting serta merekap jumlah tagihan cabang untuk memastikan keakuratan laporan TTC (Total Tagihan Cabang).

9.14.2.2 Keakuratan laporan klaim

Menerima laporan fisik klaim dan bukti dari cabang serta melakukan pengecekan kesesuaian laporan fisik dengan inputan sistem untuk memastikan klaim tertagihkan ke pengemudi.

(45)

9.14.2.3 Kecepatan waktu pengajuan diskon & koreksi market

Melakukan analisa terjadinya koreksi market dan pemberian discount melalui pengecekan data fisik laporan koreksi market dan pengajuan discount yang disesuaikan dengan prosedur yang telah ditetapkan untuk memastikan proses pengajuan discount dan koreksi market keluar secepatnya.

9.14.3.1 Koreksi jurnal diskon apabila tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan.

(46)

BAB III

PROSEDUR KERJA

A. PROSEDUR OPERASIONAL 1. KASBON (Pusat & Cabang)

1.1 Pengajuan Kasbon

1.1.1 Pengajuan Kasbon / Bon gantung Pusat

1.1.1.1 Karyawan pelaksana menuju staf accounting (staf voucher) pada loket yang tersedia untuk mengajukan kasbon.

1.1.1.2 Staf accounting (staf voucher) melakukan input Kasbon dalam sistem SS90 SCR231 (Kas Keluar), memastikan kebenaran isi kasbon dan mencetak kasbon sesuai pengajuan karyawan serta menyerahkan hasil cetak Kasbon (F.DK.FIN.01.01) kepada karyawan terkait.

1.1.1.3 Karyawan pelaksana memberikan tanda tangan pada Kasbon (F.DK.FIN.01.01) dan meminta persetujuan kasbon kepada Manajer / Direktur terkait dan manajer keuangan sesuai dengan plafon otorisasibiaya dan kasbon yang sudah ditentukan.

1.1.1.4 Manajer / Direktur terkait dan manajer keuangan melakukan validasi / pengecekan kasbon dan memberikan persetujuan dengan memberikan tanda tangan dan tanggal pada kasbon (F.DK.FIN.01.01).

1.1.1.5 Jika ada penyesuaian nominal atas pengajuan kasbon, maka manajer keuangan akan memberikan catatan pada Kasbon (F.DK.FIN.01.01) dan karyawan harus menuju staf accounting (staf voucher) untuk mengubah kasbon dalam sistem SS90 SCR231 (Kas Keluar), sesuai dengan nominal yang telah disetujui manajer keuangan.

1.1.1.6 Karyawan pelaksana menuju kasir untuk mencairkan kasbon dengan menyerahkan Kasbon (F.DK.FIN.01.01) yang telah disetujui Manajer / Direktur terkait dan manajer keuangan.

(47)

1.1.1.7 Kasir menerima Kasbon (F.DK.FIN.01.01) dan memastikan kelengkapan dokumen termasuk tanda tangan persetujuan

1.1.1.8 Kasir melakukan posting ke dalam sistem SS90 SCR311 (Proses Persetujuan Kas Keluar / Bon Gantung), membubuhkan tanda tangan, nama terang dan tanggal pada Kasbon (F.DK.FIN.01.01), melakukan arsip dokumen dan memberikan uang tunai kepada karyawan yang mengajukan kasbon.

1.1.1.9 Karyawan pelaksana menerima uang kasbon dan melanjutkan pekerjaan.

1.1.2 Pengajuan Kasbon / Bon gantung Cabang

1.1.2.1 Karyawan pelaksana menuju kasir cabang pada loket yang tersedia untuk mengajukan kasbon dengan mengisi Kasbon(F.DK.FIN.09.01) dan meminta persetujuan Kepala Bagian Keuangandan Kepala Kantor.

1.1.2.2 Kepala Bagian Keuangan dan Kepala Kantor memeriksa dan memberikan persetujuan atas pengajuan kasbon dengan memberikan tanda tangan, nama terang dan tanggal sebagai tanda persetujuan. Jika ada koreksi terkait nilai kasbon, maka Kepala Bagian Keuangan / Kepala Kantor akan memberikan catatan pada Kasbon (F.DK.FIN.09.01).

1.1.2.3 Karyawan menuju kasir cabang menyerahkan Kasbon (F.DK.FIN.09.01) yang sudah disetujui oleh Kepala Bagian Keuangan dan Kepala Kantor.

1.1.2.4 Kasir cabang memeriksa kelengkapan tanda tangan persetujuan dan mengeluarkan uang sebesar yang tertera dan memberikan paraf pada Kasbon (F.DK.FIN.09.01).

1.1.2.5 Kasir cabang input kasbon di SIBA SYSTEM Scr.231 (Isi Pengeluaran Biaya).