Sebelum ditetapkan untuk menerima tenaga keperawatan yang baru, maka pimpinan keperawatan termasuk kepala ruangan perlu mengetahui gambaran ketenagaan.
Gambaran ketenagaan meliputi:
1. Jumlah tenaga keperawatan keseluruhan tiap unit sesuai dengan kualifikasi.
2. Persentase tiap kategori tenaga yang ada. 3. Persentase perawat untuk tiap jabatan.
4. Persentase perawat tiap kualifikasi tingkat pendidikan.
5. Jumlah perawat yang sedang mengikuti pendidikan dan jenis pendidikan. 6. Jumlah perawat yang pernah mengikuti pelatihan. 7. Persentase pertukaran tenaga tiap tahun (Turnover). 8. Ratarata lamanya setiap tenaga menempati tugas tertentu. 9. Ratarata ketidakhadiran staf. 10.Persentase staf yang tinggal dekat dan jauh dengan rumah sakit.
Selain itu perlu diketahui data tentang klasifikasi klien, prosedur atau protokol keperawatan yang ada, standar praktek keperawatan, orientasi dan pendidikan tambahan untuk perawat, komposisi tenaga yang ada, bentuk dan frekuensi pengawasan, kemampuan staf keperawatan, kebutuhan keperawatan klien dan aspek hukum keperawatan yang merupakan masukan yang selanjutnya diproses untuk mendapatkan jumlah tenaga yang dibutuhkan dan cara pengaturan staf keperawatan, yang pada akhirnya didapat keluaran tenaga/ staf yang dibutuhkan dan jumlah tenaga yang masuk atau libur setiap hari atau minggu. Output ini dapat merupakan umpan balik untuk proses selanjutnya.
Setelah diketahui gambaran ketenagaan maka direncanakan penerimaan tenaga baru. Kriteria pengembangan untuk mendapatkan tenaga keperawatan yang baru adalah:
1. Design iklan sesuai dengan populasi perawat yang menjadi sasaran.
2. Buat design yang menarik perhatian pembaca. 3. Memperlihatkan gambaran perawat profesional
yang sedang bertugas.
4. Menuliskan beberapa faktor yang penting dan menarik.
5. Menggunakan media massa sesuai dengan sasaran. 6. Menyediakan fasilitas telepon, faximile atau surat menyurat untuk calon tenaga keperawatan dalam memberikan jawaban untuk informasi lanjutan.
7. Mengatur jadwal seleksi.
8. Bentuk jawaban yang ingin didapatkan dari calon sesuai dengan lamaran yang diajukan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan calon tenaga keperawatan yang baru:
1. Hindari calon tenaga keperawatan yang baru dari kesalahan persepsi: a. Yakini bahwa calon memahami apa kriteria tenaga yang
dibutuhkan oleh institusi.
b. Yakini bahwa calon memahami persyaratanpersyaratan yang dibutuhkan dalam pelamaran.
2. Jika memungkinkan beri kesempatan kepada calon tenaga keperawatan baru untuk mengetahui beberapa hal terkait dengan kegiatan asuhan keperawatan yang dilaksanakan oleh institusi:
a. Perbedaan peran dan tanggung jawab
tiap kategori tenaga.
b. Dapatkah gaji dinegosiasi.
c. Pendidikan berlanjut yang mungkin
didapat.
e. Rotasi dinas.
f. Ratarata staf keluar dan masuk
pertahun.
3. Gunakan berbagai institusi sosial atau ikatan alumni untuk mendapatkan calon yang diinginkan.
Selanjutnya memilih metode yang tepat untuk melakukan proses penerimaan tenaga keperawatan sesuai dengan kriteria kebutuhan, antara lain melalui iklan, hari karir, recruitmen literature, open house, program pendidikan belanjut dan rekomendasi staf senior. METODE PENERIMAAN TENAGA KEPERAWATAN. Dalam penerimaan tenaga baru umumnya lembaga menggunakan berbagai metode yang dibutuhkan, antara lain: 1. Iklan. Iklan dapat dilakukan melalui media massa, misalnya surat kabar, radio, televisi, bulletin, journal, dan lainlain. 2. Hari karir. Hari karir ini dilakukan rutin setiap tahun yang dapat memberikan informasi tentang kemungkinan pengembangan karier perawat di institusi yang mangadakan khususnya dan perkembangan keperawatan pada umumnya. Hal ini akan dapat menarik minat lulusan pendidikan keperawatan yang baru, sehingga mereka mendapat gambaran yang jelas tentang apa yang mereka harapkan setelah mereka bekerja. 3. Recruitment Literaure. Merupakan bukubuku yang berisi informasi tentang penerimaan staf baru pada institusi. Biasanya buku ini dibuat sebelum penerimaan tenaga baru sehingga dapat memberikan informasi kepada calon. 4. Open House. Membuka kesempatan kepada calon tenaga keperawatan yang baru untuk melihat kegiatankegiatan institusi atau rumah sakit tersebut.
Biasanya disediakan waktu satu sampai tiga hari dan disediakan juga pemandu yang dapat menjawab setiap pertanyaan yang diajukan oleh calon. Calon peserta dapat melihat langsung kegiatan yang ada di rumah sakit tersebut. Jika mereka berminat, mereka dapat mengajukan lamaran sesuai dengan ketentuan.
5. Program pendidikan berlanjut.
Institusi yang memerlukan staf baru, maka mereka mengadakan pelatihan tentang bidang yang akan dikembangkan dan yang memerlukan tenaga pada institusi tersebut. Sasaran pelatihan ini adalah lulusan baru atau tenaga keperawatan yang belum/ tidak bekerja. Lamanya pelatihan sesuai dengan kebutuhan. Dari hasil pre dan post test, hasil penampilan, presentasi dan diskusi selama pelatihan bisa diperoleh staf yang akan memenuhi persyaratan untuk diterima.
6. Rekomendasi staf senior.
Rekomendasi staf senior atau staf lama juga merupakan cara yang dapat dipilih untuk penerimaan tenaga baru. Informasi lengkap tentang gambaran calon didapat dari staf senior/ staf lama tersebut selanjutnya dilakukan seleksi. SISTEM SELEKSI TENAGA KEPERAWATAN. Tujuan dari seleksi tenaga keperawatan adalah: 1. Membandingkan latar belakang calon atau kandidat dengan kriteria seleksi. 2. Mengevaluasi atau menilai karakteristik individu calon atau kandidat.
Sebelum dilakukan seleksi, ditetapkan kriteria seleksi sesuai dengan kebutuhan tenaga yang dibutuhkan. Seleksi dilakukan terhadap berkas lamaran calon tenaga baru dan dilanjutkan dengan wawancara, simulasi
atau role play untuk keterampilan tertentu. Kelengkapan berkas lamaran yang perlu diperiksa adalah:
1. Kelengkapan format lamaran meliputi: kelengkapan isi, kejelasan kalimat, kelengkapan data.
2. Referensi yang digunakan, meliputi referensi yang dilampirkan memuaskan dan membutuhkan pengecekan lebih lanjut.
3. Lisensi sebagai perawat terdaftar, apakah tidak lewat batas waktu keabsahannya (di Indonesia belum diberlakukan), hal ini sangat penting untuk mengyakinkan tingkat kemampuan kerja perawat. 4. Ijazah dan daftar nilai terakhir yang dilegalisir.
5. Tanda tangan.
6. Riwayat hidup atau curriculum vitae. 7. Pengalaman kerja yang lalu.
8. Informasi tentang gaji yang diharapkan (hal ini tidak lazim untuk institusi milik pemerintah di Indonesia).
9. Apabila calon tenaga baru memenuhi ketentuanketentuan diatas dan sesuai dengan apa yang diinginkan institusi, maka dilanjutkan dengan wawancara.