BAB II TINJAUAN TEORI
ANALISIS PENELITIAN MANAJEMEN PENGHIMPUNAN DANA ZIS BADAN AMIL ZAKAT NASIONAL (BAZNAS)
A. Langkah-langkah Manajemen Penghimpunan Dana ZIS Pada Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS)
Dalam pelaksanaannya tahapan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam penghimpunan dana memilikki langkah-langkah tertentu untuk mendorong kesuksesan aktifitas penghimpunan.berikut uraiannya:
1. Perencanaan
a. Forecasting (perhitungan dan perkiraan masa depan)
Cara yang dilakukan oleh BAZNAS dalam membaca situasi dan kondisi di lapangan ketika akan melaksanakan aktivitas penghimpunan, sebagaimana yang telah diutarakan dalam wawancara, menurut Officer Divisi Penghimpunan BAZNAS Ahmad Kamaludin :
“Dalam tahap ini BAZNAS memakai pola yang disebut RKM (Rencana
Kerja Manajemen), BAZNAS melakukan positioning dengan menganalisa peluang dan tantangan yang ada di lapangan. RKM merupakan kegiatan yang dilaksanakan tiga tahun sesuai dengan pergantian periode kepengurusan BAZNAS. Dalam RKM ini BAZNAS memetakan kekuatan dan kelemahan lembaganya, kemudian membuat strategi-strategi turunan untuk menjalankan setiap program yang telah direncanakan dan untuk mengatasi permasalahan yang diperkirakan akan muncul dalam aktifitas penghimpunan, setelah itu baru melalui peraturan pemerintah, BAZNAS adalah lembaga pemerintah, yang dimana zakat ini di atur oleh undang-undang, di atur oleh Negara, oleh karena itu sebelum bergerak BAZNAS membaca situasi melalui peraturan-peraturan
pemerintah yang mengatur tentang zakat”.75
Sebagaimana yang telah dipaparkan oleh Ahmad Kamaluddin selaku officer divisi penghimpunan menyimpulkan, bahwa salah satu strategi yang dilakukan
75
51
oleh divisi penghimpunan BAZNAS adalah membaca segmentasi donator dan pasar yang menjadi sasaran divisi penghimpunan BAZNAS, dimana posisi donatur BAZNAS, apakah ada dikalangan menengah atas atau menengah bawah. Hal tersebut tentu dilaksanakan dengan melaksanakan penelitian lapangan. Dengan mengetahui segmentasi donatur, Divisi Penghimpunan BAZNAS bisa menentukan metode yang tepat untuk melakukan aktifitas penghimpunan agar bisa berjalan dengan efektif dan efisien.
b. Penentuan dan perumusan sasaran
Setelah melakukan forecasting, selanjutnya divisi penghimpunan BAZNAS
menentukan sasaran donatur yang akan dijadikan objek untuk aktifitas penghimpunan guna menggalang dana zakat, infak, sedekah dan wakaf, sebagaimnana yang telah diutarakan oleh officer divisi penghimpunan BAZNAS Ahmad Kamaluddin
“Divisi penghimpuna BAZNAS membagi sasaran penghimpunan menjadi dua bagian. Pertama, penghimpunan public dengan sasaran masyarakat
perkotaan dengan segmentasi menengah atas. Kedua, penghimpunan corporate
dengan sasaran perusahaan-perusahaan nasional yang berada di kotakota besar. Adapun kegiatan penghimpunan untuk cakupan internasional masih dalam tahap perumusan dan pertimbangan, sehingga untuk saat ini BAZNAS belum melaksanakan penghimpunan dengan cakupan internasional tetapi sudah memberikan undangan-undangan untuk para petinggi yang berada dicakupan
internasional”.76
Dalam dokumen BAZNAS, penulis mendapatkan data
mengenai sasaran yang dijadikan objek penghimpunan. rinciannya sebagai berikut: 1) Perusahaan, dengan diversifikasi pada dana CSR, dana kemanusiaan, ZIS Perusahaan, ZIS karyawan
76
52
2) Instansi Pemerintah
3) Publik , dengan diversifikasi pada dana ziswaf, dana hibbah dan dana kemanusiaan.
4) Lembaga Donor non Pemerintah
c. Penetapan Metode
Dalam melaksanakan aktifitas penghimpunan metode yang dilakukan BAZNAS, lebih menekankan kepada penghimpunan public. Sebagaimana yang telah diutarakan oleh officer divisi penghimpunan BAZNAS
“Metode dilakukan secara direct ataupun indirect. Metode direct
dilaksanakan dengan cara memanfaatkan link-link donatur BAZNAS, baik yang sudah menjadi donatur tetap ataupun temporer. Kemudian metode indirect dilaksanakan dengan membuat program yang bisa menarik minat donatur dan juga memberikan kesadaran kepada donatur akan pentingnya
kepedulian terhadap sesama”.77
d. Penetapan Waktu dan Lokasi
Untuk penetapan waktu dan lokasi ini Ahmad Kamaluddin mengatakan bahwa:
“Kegiatan penghimpunan dilaksanakan ditempat-tempat yang telah
ditentukan. Metode opentable biasanya dilaksanakan di tempat-tempat amai,
seperti mall, festival, dan lain-lain. Adapun pelaksanaan penghimpunan secara langsung waktunya fleksibel, begitupun dengan metode DBD (Donatur Bawa Donatur), metode ini waktunya tidak pasti namun telah terbukti efektif dan
efisien”.78
77
Wawancara pribadi dengan Ahmad Kamaluddin, Jakarta, 26 Agustus 2014 78
53
e. Penetapan Program
Dalam menjalankan kinerjanya, divisi penghimpunan BAZNAS memiliki beberapa program, seperti yang disampaikan oleh Ahmad Kamaluddin selaku officer divisi penghimpunan BAZNAS
“Program yang ditetapkan diantaranya DBD (Donatur Bawa Donatur) dan Opentable, Kotak Peduli Yatim. DBD ini dilaksanakan dengan cara bekerjasama dengan para donatur BAZNAS untuk mengajak rekan, keluarga ataupun orang yang mereka kenal untuk menjadi donatur di BAZNAS, dengan begitu secara tidak langsung para donatur telah membantu aktifitas penghimpunan BAZNAS. Kemudian ada juga program yang dinamakan opentable. Kegiatan ini dilaksanakan dengan cara membuka stand BAZNAS. Opentable ini biasanya dilaksanakan di tempat-tempat ramai, di mall, atau di even-even tertentu yang didalamnya berkumpul banyak orang. Kegiatan ini memiliki dua tujuan penting. Pertama, sosialisasi zakat, infak dan sedekah
dengan membangun brain awareness kepada para pengunjung akan
pentingnya berbagi dan memberi. Kedua, penggalangan dana dari para pengunjung, dengan membuka layanan penyaluran dana zakat, infak, sedekah
dan wakaf”.79
BAZNAS menilai kedua program ini dirasa paling efektif untuk proses sosialisasi dan penggalangan dana, daripada memasang billbot ataupun
spanduk-spanduk dengan cost yang sangat tidak efisien dan belum tentu
efektif.
f. Penetapan Biaya
Dalam Wawancara seorang informan sekaligus sebagai muzaki yakni Robby Alamsyah mengatakan dalam konteks untuk penetapan biaya sebagai berikut
“Untuk penetapan biaya ini Pada tahun 2013 BAZNAS menetapkan target
penggalangan dana sebesar Rp 100 M. dan target itu telah tercapai. Kemudian pada tahun 2014 BAZNAS menargetkan penggalangan dana sebesar Rp 150 M, dengan target biaya untuk aktifitas penghimpunan sebanyak 2,9 M. dana untuk kebutuhan tersebut diambil dari dana amil, yaitu 2,5% dari keseluruhan
target dana zakat”.80
79
Wawancara pribadi dengan Ahmad Kamaluddin, Jakarta, 26 Agustus 2014 80
54
2. Pengorganisasian
a. Perumusan dan pembagian tugas kerja
Dalam perumusan dan pembagian tugas kerja, divisi penghimpunan membagi sub-sub divisi untuk membantu aktifitas penghimpunan. Sebagaimana yang telah diutarakan Manager divisi penghimpunan BAZNAS Mohan.
“Divisi penghimpunan BAZNAS Membagi perumusan dan tugas kerja
penghimpunan yaitu: Pertama, Divisi Penghimpunan Public. Divisi ini
bertanggung jawab untuk mengelola setiap aktifitas penghimpunan yang sasarannya adalah masyarakat umum di perkotaan, divisi ini bertanggung jawab atas kelancaran aktifitas penghimpunan publik. Rincian kerjanya meliputi penanambahan lokasi penghimpunan, penambahan kotak peduli,
menyebarkan KPY, membuat perizinan KPY dan maintenance relasi. Kedua,
Divisi Penghimpunan Corporate. Divisi ini bertanggung jawab untuk
melaksanakan penghimpunan ke perusahaan-perusahaan, divisi bertanggung
jawab untuk mendapatkan dana CSR (Corporate Social Responsibility), dana
zakat entity, dana mutual benefit dari setiap perusahaan yang telah ditentukan untuk aktifitas penghimpunan, agar dana tersebut bisa digunakan untuk
kemanfaatan umat. Ketiga Divisi Media Relation, divisi ini berfungsi untuk
mensosialisasikan pentingnya zakat, infak, sedekah dengan mengajak para donatur untuk berbagi dan juga menyadarkan donatur akan pentingnya berbagi. Aktifitas ini gencar dilakukan di media-media sosial online dan juga sarana-sarana lainnya. Diantara tugas pokoknya yaitu mensukseskan promosi
asrama-asrama yatim dan menjaga brand image semua asrama yatim Mizan
Amanah. Keempat Divisi CRM (Customer Relation Management), divisi ini
bertugas untuk melakukan penindaklanjutan (follow up) kepada para donatur,
baik dengan memberitahukan laporan keuangan ataupun laporan kegiatan kepada para donator agar kepercayaan donatur tetap terjaga dan terus
menitipkan amanah hartanya ke Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS)”.81
b. Pemberian Wewenang
Pola perintah dan wewenang di divisi penghimpunan BAZNAS
dilaksanakan dengan pola strukturisasi top down, sehingga dalam ruang
lingkup penghimpunan pemberian wewenang dan pengambilan keputusan
81
55
dilaksanakan oleh setiap manager dalam divisi tersebut hal tersebut yang telah diucapkan oleh manager divisi penghimpunan, Mohan. Pola pemberian wewenang dapat tercermin dalam struktur organisasi. Sebagaimana dikatakan
H.B. Siswanto bahwa “struktur organisasi menspesifikasi pembagian aktifitas kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau aktifitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktifitas kerja”.82
Berikut struktur organisasi divisi penghimpunan BAZNAS :83
IDENTITAS JABATAN
Nama Jabatan : Manager Divisi Penghimpunan
Pemegang Jabatan : Mohan
Divisi : Penghimpunan
Kedudukan dalam organisasi
1) Atasan Langsung : Kepala Divisi
2) Bawahan Langsung : Officer Divisi Penghimpunan (A. Kamaluddin)
3. Penggerakan
a.Pembimbingan
Setiap karyawan di divisi penghimpunan BAZNAS, diberikan arahan dan bimbingan oleh pemimpinnya agar melaksanakan pekerjaan sesuai dengan aturan sebagaimana yang telah diutarakan officer divisi penghimpunan BAZNAS Ahmad Kamaluddin.
82
H.B. Siswanto, Pengantar Manajemen, cet ke-1. (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2005), h. 85 83
56
“yang telah disepakati semua, BAZNAS sangat memperhatikan
attitude yang Islami, sehingga para karyawan selalu diarahkan untuk salat lima
waktu berjama’ah dan menunjukkan perilaku-perilaku mulia untuk
memberikan teladan dan mendapat kepercayaan tinggi dari para donator”.84
Karena tujuan pengarahan itu sendiri tiada lain adalah untuk membina kedisiplinan kerja, membudayakan prosedur standar dan menjamin kontinuitas perencanaan.
b. Pengkoordinasian
Officer divisi penghimpunan BAZNAS Ahmad Kamaluddin menyampaikan.
“Pola koordinasi yang dilakukan oleh divisi penghimpunan BAZNAS berupa meeting, dan juga koordinasi via media sosial ataupun telepon. Koordinasi dilaksanakan di kantor dan juga ketika di lapangan. Koordinasi selalu dijaga agar tidak terjadi tumpah tindih tugas dan misunderstanding
antara karyawan di BAZNAS”.85
c. Pengambilan Keputusan
Untuk pengambilan keputusan itu dilakukan secara musyawarah sebagaimana yang telah diutarakan officer divisi penghimpunan BAZNAS Ahmad Kamaluddin.
“Proses pengambilan keputusan dalam proses kerja penghimpunan
dilakukan secara musyawarah mufakat, semua karyawan berhak berbicara dan memberikan saran terhadap permasalahan yang dihadapi. Bahkan karena aktifitas penghimpunan lebih banyak melibatkan orang yang terjun ke lapangan, dan langsung bersentuhan dengan problem-problem yang mungkin dihadapi, oleh karena itu BAZNAS pun memberikan kewenangan untuk sewaktu-waktu mengambil keputusan langsung ketika kondisi terdesak, karena pihak atas mempercayakan kepada mereka, bahwa mereka lebih mengetahui
keadaan yang terjadi di lapangan”.86
84
Wawancara pribadi dengan Ahmad Kamaluddin, Jakarta, 26 Agustus 2014 85
Wawancara pribadi dengan Ahmad Kamaluddin, Jakarta, 26 Agustus 2014 86
57
4. Pengawasan
a. Menetapkan standar
Standar yang diterapkan oleh divisi penghimpunan BAZNAS officer divisi penghimpunan BAZNAS Ahmad Kamaluddin.
“Bahwa Standar yang ditetapkan oleh divisi penghimpunan BAZNAS
untuk aktifitas karyawan adalah sikap Islami, berakhlakul karimah dan bisa dipercayai oleh Muzaki. Kemudian standar laporan keuangan harus sesuai dengan PSAK 109 yang akuntabel dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu laporan keuangan BAZNAS tahun 2012 yang telah diperiksa oleh audit independen mendapat predikat wajar tanpa pengecualian.
b. Pemeriksaan dan penelitian
Dalam rangka memeriksa tugas kerja penghimpunan, divisi
penghimpunan BAZNAS melakukan pengontrolan melalui laporan
pertanggung jawaban yang dilaksanakan dalam laporan harian, bulanan, kuartal dan tahunan, sehingga bisa dilihat hasil capaian ataupun kendala yang dihadapi.
c. Evaluasi
Dalam proses evaluasi, divisi penghimpunan BAZNAS melaksanakan kegiatan pelaporan LPJ bulanan dan tahunan seperti yang diutarakan oleh officer divisi penghimpunan BAZNAS Ahmad Kamaluddin.
“Menurut saya Kinerja karyawan bisa dievaluasi secara rutin dalam jangka waktu satu bulan. Kemudian dibahas bersama mengenai kendala-kendala yang dihadapi untuk dicarikan solusi dalam menyelesaikan masalah tersebut. Selanjutnya evaluasi tahunan dilaksanakan untuk mengukur pencapaian-pencapain dari target yang telah ditetapkan, apakah mencapai target atau tidak, apa kendala terbesar yang dihadapi, dan apa yang bisa diambil dari peristiwa selama satu tahun itu, untuk dijadikan bekal dan
58
pengalaman dalam menyusun dan merencanakan program di tahun
selanjutnya”.87
B. Analisis
Secara garis besar divisi penghimpunan Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS) telah menjalankan fungsi-fungsinya dengan baik. Meskipun ada beberapa kekurangan di beberapa aspek yang perlu dibenahi dan diperbaiki. Berikut uraiannya:
1. Perencanaan
Dalam hal ini BAZNAS telah menentukan visi misi yang ingin mewujudkan badan zakat Nasional yang amanah, transparan dan professional.Namun ada yang perlu dievaluasi mengenai pencapaian dan pelaksanaan dari visi misi itu sendiri. Dalam visi penghimpunan BAZNAS disebutkan bahwa divisi ini bertanggung jawab memaksimalkan peran zakat dalam menanggulangi kemiskinan di Indonesia melalui sinergi dan koordinasi dengan lembaga terkait Namun hal ini masih belum terlaksana secara maksimal karena berdasarkan keterangan wawancara dengan manajer penghimpunan, SDM untuk mengelola dana zis di lembaga ini masih kurang, salah satu faktornya adalah kurangan sokongan dana dari BAZNAS oleh
karena itu segala aktifitas terbatas.Bahkan apabila kita melihat potensi zakat
di Indonesia, BAZNAS harus berani meningkatkan target penghimpunan
dana. Karenaapabila lembaga kekurangan SDM dan membutuhkan itu untuk
kelancaran pengelolaan amanah umat, tidak ada cara lain kecuali
meningkatkan target penggalangan dana yang diperuntukkan untuk aktifitas
87
59
penghimpunan, hal ini tentu saja bukan untuk hal negatif, namun
semata-mata dalam rangkamemberikan pelayanan yang terbaik untuk umat.
2. Pengorganisasian
Dari segi pengorganisasian lembaga, divisi penghimpunan BAZNAS masih membutuhkan SDM yang banyak, karena dengan SDM yang seadanya maka kreatifitas atau ide-ide sulit untuk diciptakan. Manajer divisi penghimpunan BAZNAS pun mengeluhkan, bahwa sangat sulit untuk mencapai target baik dari segi pencarian data maupun pengumpulan dana , oleh karnanya untuk SDM di divisi penghimpunan masih belum mencapai target
3. Penggerakan
Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS) dalam penggerakan cukup baik, karena masih berjalannya rutinitas pengkajian mengenai zakat yang selalu disampaikan oleh Prof. Dr. Didin. Hal ini berdampak positif karena dengan adanya pengkajian seperti itu akan ada motivasi untuk para amil melakukan tugasnya dengan baik dan benar.
Selain itu pula masih berjalan aktivitas tadarus dan berdo’a bersama
sebelum melakukan aktivitas dikantor maupun diluar kantor. dengan ciri khas BAZNAS yang semua karyawannya diwajibkan untuk berperilaku islami, berpakaian santun dan harus menutup aurat bagi kaum perempuan, hal ini menjadi daya tarik ersendiri, karena BAZNAS bisa menunjukkan bahwa sikap mereka adalah sikap penjaga amanah umat sehingga bisa mendapat kepercayaan tinggi dari para donatur.
60
4. Pengawasan
Dalam tahap ini BAZNAS telah memiliki indikator dan standar untuk mengukur keberhasilan setiap aktifitas penghimpunan. Evaluasi dilakukan secara berkala, dari tahunan bahkan sampai laporan harian. Oleh karena itu pengawasan bisa terlaksana secara efektif dan efisien. Penulis memberikan apresiasi atas matangnya konsep evaluasi, hal ini patut dipertahankan bahkan terus ditingkatkan demi kemapanan organisasi sehingga bisa memberikan pelayanan yang prima bagi umat. Kemudian dalam tahap ini, evaluasi terhadap publikasi BAZNAS harus mendapat perhatian lebih, agar lembaga ini bisa lebih dikenal khalayak, menambah segmentasi donatur sehingga bisa terus meningkatkan pengumpulan dana zakat, yang kemudian dikelola secara baik dan didistribusikan secara tepat demi terciptanya generasi penerus bangsa yang andal dan sholeh serta masyarakat yang makmur dan sejahtera.
61
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan
Dari pembahasan langkah-langkah kinerja dari divisi penghimpunan maka penulis dapat menyimpulkan bahwa:
1. Penerapan langkah-langkah kinerja pada divisi penghimpunan Badan Amil Zakat
Nasional (BAZNAS) yang dimulai dari aspek perencanaan terwujud dengan adanya visi dan misi BAZNAS, sehingga semua program dan kegiatan yang akan dilaksanakan mengacu kepada visi misi yang telah dibuat dan fokus terhadap tujuan yang ingin dicapai, karena dalam hal ini BAZNAS terpusat pada instansi pemerintah yang berlatar belakang pemerintah. Kemudian dalam tahap pengorganisasian untuk mempermudah proses kerja maka divisi penghimpunan BAZNAS membuat pembagian tugas kerja baik yang dilapangan maupun yang didalam ruangan, seperti halnya supermarket, mall dan lain-lain. Selanjutnya, dalam tahap penggerakan divisi penghimpunan ini yang memiliki peran penting untuk selalu melakukan koordinasi dan melaksanakan setiap program, serta mengambil keputusan sesuai dengan garis birokrasi struktural yang telah dibuat. Terakhir adalah tahap pengawasan, Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS) melakukan evaluasi penghimpunan secara berkala dari mulai evaluasi perhari, perbulan, sampai pertahun.
62
B. Saran-saran
1. Sebagai lembaga amil zakat professional, BAZNAS harus lebih percaya diri
untuk memperkenalkan dan mensosialisasikan lembaganya, agar lebih dikenal dan diperhitungkan oleh khalayak, dengan cara membuat kegiatan-kegiatan yang lebih dikenal oleh masyarakat dan lebih mensosialisasikannya dengan baik.
2. Memberi perhatian lebih kepada divisi penghimpunan, untuk memaksimalkan
kinerjanya dan melakukan ide-ide kreatifitas agar menemukan metode penghimpunan yang efektif dan efisien.
3. Divisi penghimpunan Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS), harus yakin
untuk bisa meningkatkan target pengumpulan dana, karena melihat potensi zakat di Indonesia yang sangat besar.
4. BAZNAS harus memiliki kepercayaan diri tinggi untuk bersaing dengan
lembaga lain, walaupun BAZNAS itu sendiri sudah mempunyai nama nasional.
5. BAZNAS terus memperbaiki manajemen lembaga agar menjadi lembaga yang
capable dan profesional serta berdedikasi tinggi untuk umat.
6. Sumber daya manusia BAZNAS khususnya divisi penghimpunan itu harus
benar-benar orang yang professional, salah satunya bisa bekerja sama dengan Fakultas Dakwah dan Ilmu Komunikasi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
63
