PROGRAM REGULER 2014 RUMAH PINTAR " BSD CITY "
2. Langkah Kedua, perencanaan dan pemrograman, yaitu membuat rencana dan program (strategi) dengan membuat keputusan mengenai tujuan
program, publik, tindakan, strategi dan taktik. Sebagai langkah pertama dalam perencanaan Tim departemen Public Affairs menetapkan tema, konsep dan khayalak yang akan menjadi sasaran kegiatan sosialisasi. Untuk mempertajam strategi sosialisasi, maka tim mencari tahu faktor-faktor yang mempengaruhi penyelenggaraan program Rumah Pintar BSD City. Faktor-faktor yang mempengaruhi penyelenggaraan program Rumah Pintar BSD City itulah yang mengangkat isu yang menjadi pertimbangan perusahaan untuk melakukan sosialisasi.
Sosialisasi bukan hanya diartikan bagaimana program Rumah Pintar BSD City dapat dipahami oleh masyarakat baik substansi maupun prosedurnya. Sosialisasi bukan sekedar media publikasi, melainkan bagian dari proses pemberdayaan, dimana diharapkan dapat menumbuhkan kesadaran kritis, menumbuhkan perubahan sikap, dan perilaku masyarakat. Oleh sebab itu, sosialisasi harus terintegrasi dalam aktivitas pemberdayaan dan dilakukan secara terus menerus untuk memampukan masyarakat menanggulangi masalah-masalah kebutuhan akan pendidikan dan ketrampilan. Pada sisi aktifitas fisiknya, sosialisasi diharapkan menerapkan beberapa pendekatan yang didasarkan atas perbedaan khalayak sasaran. Pendekatan yang dilakukan oleh Tim Departemen Public Affairs, diharapkan bisa membangun keterlibatan masyarakat melalui pertukaran pengalaman, pengetahuan, dan pemahaman untuk menemukan kesepakatan-kesepakatan bersama
yang berpijak pada kesetaraan, kesadaran kritis dan akal sehat. Oleh karena itu diperlukan strategi dan taktik yang tepat sehingga upaya sosialisasi dapat mencapai tujuannya, sampai di langkah ini, departemen
Public Affairs dapat membuat strategi dan taktik untuk melakukan
sosialisasi. Selain itu, tim departemen Public Affairs juga dapat menentukan media komunikasi yang digunakan sebagai sarana untuk memproduksi, mereproduksi, mendistribusikan ataupun menyebarkan dan juga menyampaikan informasi. Dengan adanya media komunikasi akan mempermudah kelancaran dalam penyampaian informasi. Peneliti dapat melihat bahwa Rumah Pintar BSD City memiliki khalayak dan metode khusus yang dilakukan dalam pelaksanaan sosialisasinya. Salah satunya adalah dengan metode pendekatan yang dilakukan oleh perusahaan kepada tokoh masyarakat, pemerintahan dan media.
Perencanaan merupakan bagian penting dalam sebuah strategi, oleh karena itu perencanaan harus di lakukan secara matang agar dapat memperoleh hasil yang baik sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Menurut hasil penelitian, tujuan kegiatan sosialisasi Rumah Pintar BSD City yang dilakukan oleh Departemen Public Affairs Sinar Mas Land adalah untuk menyebarkan informasi kepada masyarakat tentang keberadaan Rumah Pintar dalam melakukan pemberdayaan masyarakat, berdampak positif untuk citra dan nama baik Sinar Mas Land, serta meningkatkan awarenes masyarakat kepada Rumah Pintar BSD City khususnya, dan kepada perusahaan Sinar Mas Land umumnya. Namun, tidak hanyak melakukan
sosialisasi untuk membentuk citra perusahaan semata, tetapi juga bertujuan untuk menjalin hubungan yang saling bersinergi, antara perusahaan dengan para pemangku kepentingan. Tujuan ini sesuai dengan teori dari Cutlip, Center dan Broom yang menyatakan bahwa tujuan dari perencanaan aktifitas public relations yaitu memberikan informasi kepada khalayak internal maupun eksternal untuk melakukan tindakan yang diinginkan.
3. Langkah Ketiga proses kerja PR dari teori Cutlip, Center & Broom adalah Bertindak dan Berkomunikasi. Setelah merumuskan perencanaan strategi sosialisasi program Rumah Pintar BSD City, tim departemen
Public Affairs menerapkannya ke dalam pelaksanaan kegiatan sosialisasi.
Kegiatan sosialisasi yang dilakukan departemen Public Affairs pada tahun 2014 sangat beragam seperti event-event hari besar nasional, hari raya keagamaan, gathering komunitas, diskusi, workshop maupun dalam bentuk kunjungan silaturahmi dan penyebarluasan informasi melalui media sebaran. Dari hasil penelitian diperoleh informasi bahwa yang terlibat di dalam kegiatan sosialisasi adalah department Public Affairs, divisi
External Relations sebagai pelaksana kegiatan komunikasi perusahaan
Sinar Mas Land. Setiap kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Departemen
Public Affairs harus melalui persetujuan Kepala Divisi External Relations,
proses perencanaan sampai dengan pengevaluasian tim departemen Public
Affairs mendapatkan informasi yang canggih dan terpercaya.
Dari tabel program dan kegiatan sosialisasi Rumah Pintar BSD City yang diselenggarakan oleh Departemen Public Affairs, terlihat beberapa kegiatan sosialisasi yang telah dilakukan oleh Departemen Public Affairs antara lain temu muka dalam berbagai event maupun dalam bentuk kunjungan kelembaga pendidikan dan kepemudaan yang menjadi sasaran program.
Dalam proses sosialisasi pada umumnya akan disampaikan sejumlah pesan-pesan kepada komunikan, dengan harapan komunikan tersebut menjadi paham dengan pesan tersebut dengan tujuan untuk mempengaruhi bahkan mengubah sikap. Namun dalam perjalanannya, sosialisasi ini tidak selalu berjalan lancar, ada beberapa hambatan atau kesulitan-kesulitan yang ditemui selama sosialisasi tersebut berjalan. Untuk mengatasi kendala-kendala yang terjadi, tim departemen Public Affairs melakukan antisipasi dengan cara mempersiapkan komunikator yang handal dan tetap menjalin komunikasi yang baik dengan masyarakat melalui tokoh-tokoh masyarakat dan pejabat-pejabat pemerintah
Pada setiap kegiatan yang dilakukan, tim Departemen Public Affairs memang selalu melakukan langkah antisipasi sebelum dilaksanakannya suatu kegiatan sosialisasi. Hal ini agar kegiatan dan proses komunikasi dalam sosialisasi yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar. Dengan dilakukannya konsep kegiatan ini pesan kunci dari perusahaan sampai
dengan mudah kepada khalayak sasaran. Dari seluruh proses pelaksanaan kegiatan, peneliti melihat bahwa tim Departemen Public Affairs sudah menjalankan kegiatan yang telah direncanakan dengan baik, tetapi dukungan motivasi dan anjuran dari tokoh msayarakat dan pemerintah untuk mempercepat informasi sampai kepada masyarakat masih dirasa kurang, hal ini dilihat pada kendala yang diungkapkan oleh key informan peneliti Bapak Ali Samson Pane. Tetapi secara keseluruhan tim, masyarakat dan pemerintah sudah menunjukkan integrasi yang cukup baik dan kooperatif.
4. Langkah keempat yaitu mengevaluasi program, adalah langkah terakhir