BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Teoritis
7. Laporan Internal Auditor
Hasil akhir dari pelaksanaan internal audit dituangkan dalam suatu bentuk laporan tertulis melalui proses penyusunan yang baik. Laporan hasil internal auditor merupakan suatu alat penting untuk menyampaikan pertanggungjawaban hasil kerja kepada manajemen yaitu sebagai media informasi untuk menilai sejauh mana tugas-tugas yang dibebankan dapat dilaksanakan. Adapun isi atau materi laporan internal auditor menurut Boynton dkk (2003:494) yaitu:
a. Suatu laporan tertulis yang ditandatangani harus dikeluarkan setelah pemeriksaan audit selesai. Laporan intern itu bisa dalam bentuk tertulis atau lisan dan dapat disampaikan secara formal ataupun informal.
b. Internal auditor harus membahas kesimpulan dan rekomendasi pada tingkatan manajemen yang tepat sebelum mengeluarkan laporan tertulis yang final.
c. Laporan haruslah objektif, jelas, ringkas, konstruktif dan tepat waktu.
d. Laporan harus menyatakan tujuan, ruang lingkup, dan hasil audit, dan bilas tepat laporan itu juga harus berisi suatu pernyataan pendapat auditor.
e. Laporan dapat mencakup rekomendasi untuk perbaikan yang potensial dan mengakui kinerja serta tindakan korektif yang memuaskan.
f. Pandangan audit tentang kesimpulan dan rekomendasi audit dapat disertakan dalamlaporan audit.
g. Direktur internal audit atau designee harus mereview dan menyetujui laporan audit final sebelum diterbitkan serta harus memutuskan kepada siapa laporan itu akan dibagikan.
Menurut Sawyer’s (2005:36) kode etik dan standar praktik profesional Audit Internal dari Ikatan Auditor Internal (Institute of internal auditors-IIA) memberikan mekanisme bagi auditor untuk melaporkan hasil
audit, temuan, opini, atau iformasi yang diperoleh selama audit. Mekanisme tersebut adalah :
a. Pelaporan ketingkat manajemen yang berwenang b. Pelaporan ke komite audit
c. Pelaporan ke dewan direksi.
The Institute of Internal Auditors (2001:282) memberikan defenisi laporan audit sebagai berikut: ”Audit report is a communication cocering the objective of the assigment, the scope of the examination, anylimitation made or encountered and the findings and the recommendation”.
Laporan auditor menurut defenisi di atas merupakan suatu komunikasi yang didalamnya tujuan dari penugasan, luas pemeriksaan, batasan yang dibuat juga saran atau rekomendasi kepada pimpinan perusahaan.
Adapun tujuan dari laporan audit adalah sebagai berikut :
a. Laporan auditor adalah merupakan hasil kesimpulan dari hasil pemeriksaan.
b. Menyajikan temuan - temuan ini dari hasil pemeriksaan berlangsung. c. Sebagai dasar untuk kemudian diambil tindakan oleh manajemen
terhadap penyimpangan yang terjadi.
Laporan internal auditor dapat berupa laporan lisan dan laporan tertulis. Dalam data tertulis, laporan disampaikan secara lengkap dan menyeluruh ( comprehensive ). Sementara laporan lisan dapat berupa
pemaparan atas hal-hal yang dianggap perlu ditonjolkan dan cenderung informasi yang disampaikan tidak menyeluruh.
Dalam penyampaian laporan tertulis ada beberapa pedoman yang harus diikuti agar laporan tersebut mudah dipahami oleh pihak pembaca laporan. Hal ini dapat dikatakan sebagai suatu sistematika penyusunan laporan yang digunakan oleh internal auditor.
Menurut Soekrisno Agoes (2004:236), untuk dapat menyusun laporan dengan baik dan agar dapat dengan mudah dipahami oleh pembaca, maka ada beberapa kriteria yang dapat dijadikan pedoman :
a. Objective b. Clear (jelas)
c. Concise (singkat tetapi padat) d. Constructive (membangun) e. Timely (tepat waktu).
Kriteria diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Objective
Pembaca mengharapkan penyajian hasil yang terus terang dan berdasarkan fakta. Bila auditor melindungi, mengkualifikasi atau menutupi temuan penting akan menjengkelkan pembaca yang mencari kesimpulan dan rekomendasi.
b. Clear (jelas)
Setiap laporan harus menggunakan suatu strategi yang tepat untuk informasi penting yang akan disajikan, bahasa laporan harus kreatif, kata-kata yang dipilih dan susunannya harus mencerminkan tingkat kepentingan yang berfariasi diantara item yang disajikan.
c. Concise (singkat tetapi padat)
Kalimat-kalimat harus dibuat secara singkat dan ringkas mengenai ide-ide penting. Penjelasan yang terlalu panjang dan sangat rinci akan membingungkan pembaca.
d. Constructive (membangun)
Pembaca tidak membaca secara sederhana, sekedar untuk menemukan kesalahan, tetapi lebih jauh lagi untuk mempelajari tindak lanjut pemecahan.
e. Timely (tepat waktu)
Nilai laporan audit secara langsung berhubungan dengan kecepatan informasi.
Menurut Sawyers (2005:81), beberapa prinsip untuk menetapkan sistem pelaporan (reporting) internal yang efektif adalah sebagai berikut:
a. Laporan harus dibuat sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan
b. Individu-individu atau unit-unit harus diminta melaporkan hal-hal yang menjadi tangung jawabnya
c. Biaya mengakumulasidata dan menyiapkan laporan harus dibandingkan dengan manfaat yang akan didapat.
d. Laporan harus sederhana mungkin, dan konsisten dengan sifat subjek yang menjadi masalah. Laporan harus berisi informasi yang melayani kebutuhan pengguna. Klasifikasi dan terminologi umum harus digunakan sebanyak mungkin untuk menghindari kebingungan.
e. Sedapat mungkin laporan kinerja memperhatikan perbandingan dengan standar biaya kualitas dan kuantitas yang ditetapkan. Biaya-biaya yang bisa dikendalikan harus dipisahkan
f. Jika kinerja tidak bisa dilaporkan secara kuantitatif, laporan yang dirancang untuk menekankan pengecualian atau hal-hal lain yang membutuhkan perhatian manajemen
g. Agar bisa bermanfaat maksimal, laporan haruslah tepat waktu. Laporan yang tepat waktu yang sebagian didasarkan pada
estimasi bisa jadi lebih berguna dibandingkan laporan yang lebih tepat tetapi terlambat
h. Penerimaan laporan harus ditanyakan secara periodik untuk mengetahui apakah mereka masih membutuhkan laporan yang diterima atau apakah ada yang bisa diperbaiki dari laporan tersebut.
Menurut Soekrisno Agoes (2004:242) laporan Internal Auditor harus berisi:
a. Bagian Internal Audit b. Nama perusahaan
c. Perihal yaitu mengenai hasil temuan pemeriksaan d. Periode
e. Kondisi perusahaan f. Kriteria perusahaan
g. Penyebab dari masalah yang timbul pada perusahaan h. Akibat dari penyebab masalah yang timbul
i. Komentar management terhadap masalah yang timbul j. Tanggal Audit
k. Nama Internal Auditor
Dari : Kepala Bagian Internal Audit Kepada : Direksi PT. RENIKU
Perihal : Temuan Pemeriksaan mengenai Uang Muka Perjalanan Periode : Tahun 2002
KONDISI : Terdapat uang muka perjalanan yang jumlahnya melampaui batas yang diperbolehkan. Kami menemukan 133 uang muka perjalanan dari 175 uang muka perjalanan yang kami periksa, jumlahnya melampaui jumlah yang diperbolehkan yaitu Rp.2.500.000. jumlah tersebut berkisar antara Rp.2.640.000 s/d Rp.4.750.000, total kelebihan adalah + Rp.300.000.000. KRITERIA : Kebijakan tertulis dari Direktur Keuangan menyatakan bahwa
uang muka perjalanan dinas maksimum sebesar Rp.2.500.000. PENYEBAB : Kepala bagian keuangan memberikan uang muka berdasarkan
formulir permintaan uang muka yang sudah diotorisasi oleh marketing/sales supervisor.
Otorisasi dari supervisor biasanya diberikan dengan mudah tanpa memperhatikan batas maksimum yang bisa diberikan. AKIBAT : Banyak salesman yang meminta uang muka perjalanan melebihi
jumlah yang dibutuhkan dan pertanggung jawabannya sering terlambat. Bahkan ada saleman yang sudah berhenti, tetapi masih belum mempertaggung jawabkan uang mukanya.
Komentar
Manajemen : Bagian akuntansi akan menindaklanjuti masalah uang muka perjalanan yang melampaui jumlah maksimum dan yang lama belum dipertanggung jawabkan.
Supervisor akan di instruksikan supaya lebih ketat dalam mengotorisasi uang muka perjalanan.
Jakarta, 25 April 2003
( Adriana Finishia) Audit Manager
8. Peranan Internal Auditor bagi tercapainya Pengawasan yang efektif.
