BAB III. GAMBARAN UMUM BPR NGUTER SUKOHARJO
A. Latar Belakang
Tujuan didirikannya perusahaan adalah untuk menyediakan barang atau jasa kepada konsumen, baik untuk karyawan perusahaan atau masyarakat di lingkungan perusahaan tersebut. Dalam mencapai tujuan dan mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan, perusahaan juga mencari laba. Agar tercapai laba yang diharapkan, pimpinan sebagai pelaksana dalam pencapaian tujuan memerlukan sistem pelaksanaan yang baik. Maju mundurnya badan usaha terletak pada pimpinan dan bagaimana cara mengatur faktor-faktor produksi seoptimal mungkin.
Betapapun canggihnya alat-alat produksi yang lain tanpa pelaksanaan manajemen yang baik, suatu badan usaha tidak akan mampu berbuat banyak. Menurut Handoko, T. Hani (1989 : 10) tiga alasan mengapa manajemen dibutuhkan yaitu sebagai berikut ini.
1. Untuk mencapai tujuan.
2. Untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan yang saling berkaitan. 3. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas.
Sistem yang digunakan manajemen adalah sistem pengendalian manajemen. Pengendalian manajemen merupakan suatu sistem yang digunakan manajer untuk mempengaruhi suatu anggota organisasi guna melaksanakan strategi perusahaan secara efektif dan efisien.
Sistem pengendalian manajemen terdiri dari serangkaian struktur dan proses pengendalian. Struktur pengendalian manajemen terdiri dari bagian-bagian yang membentuk pusat-pusat pertanggungjawaban yang meliputi pusat biaya, pusat penghasilan, pusat laba dan pusat investasi. Proses pengendalian manajemen meliputi penyusunan program, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran kinerja, serta pelaporan dan analisis.
Bank Perkreditan Rakyat (BPR) Nguter merupakan organisasi yang bergerak di bidang jasa, tetapi dalam menjalankan usahanya berdasarkan atas prinsip-prinsip ekonomi, agar usahanya dapat berkembang dan kesejahteraan para nasabah meningkat. BPR Nguter diarahkan untuk memegang peranan utama dalam kegiatan-kegiatan perekonomian masyarakat khususnya di bidang permodalan.
Bank khususnya BPR Nguter dimaksudkan untuk memberikan bantuan kepada masyarakat yang masih memerlukan bantuan modal untuk memulai sebuah usaha ataupun untuk mengembangkan usaha yang sedang dijalankannya. Dengan semakin banyaknya masyarakat yang meminjam modal ke BPR dapat mengakibatkan peningkatan assets atau kekayaan pada perusahaan tersebut. Peningkatan assets yang terjadi pada perusahaan PT BPR ini dikarenakan oleh hal-hal berikut ini.
1. Adanya pergantian kepemilikan saham dan diikuti dengan pergantian kepengurusan PT BPR Nguter Sukoharjo berdampak pada performance perusahaan yang semakin baik dan mengembalikan kepercayaan nasabah.
3
2. Kinerja bank yang baik dengan adanya manajemen yang baru memacu semangat karyawan untuk meningkatkan wawasan perbankan, ketrampilan dan kualitas pelayanan kepada nasabah.
3. Perluasan pangsa pasar hingga wilayah Eks Karesidenan Surakarta dalam rangka penggalangan pelanggan dana masyarakat dengan sistem jemput bola yang diterapkan perusahaan mampu menyerap dana masyarakat cukup besar.
Seiring dengan makin berkembang dan meluasnya kegiatan yang dirintis BPR Nguter, maka dapat diidentifikasi berbagai masalah yang harus selalu dibenahi antara lain berikut ini.
1. Perlunya evaluasi terhadap pelaksanaan dan pengukuran program dan anggaran, sehingga penyimpangan terhadap pelaksanaan program dan anggaran dapat diketahui.
2. Perlunya pemberian motivasi pada para karyawan dalam melaksanakan program untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
3. Laporan pelaksanaan anggaran dan realisasi yang dibuat Dewan Komisaris harus memenuhi syarat-syarat yang baik, yaitu dengan membuat laporan yang memisahkan selisih anggaran dan realisasi, faktor-faktor penyebab selisih dan penjelasannya. Hal tersebut bertujuan untuk memudahkan pihak-pihak yang mempunyai kepentingan terhadap bank bila ingin melihat laporan tersebut secara terperinci.
B. Perumusan Masalah
Dalam menjalankan usaha, sebuah perusahaan atau organisasi memerlukan suatu sistem yang biasa disebut sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen digunakan oleh manajer untuk mengarahkan berbagai macam usaha yang dilaksanakan oleh semua sub unit organisasi agar mengarah pada tujuan organisasi baik pada organisasi laba maupun organisasi nir laba (organisasi yang tidak berorientasi pada laba).
Pengendalian manajemen merupakan suatu sistem yang terdiri dari struktur dan proses. Struktur pengendalian manajemen meliputi pengendalian terhadap pendelegasian wewenang pengambilan keputusan penilaian prestasi pusat-pusat pertanggungjawaban, sedangkan proses pengendalian meliputi penyusunan program, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, serta pelaporan dan analisa. Pelaksanaan sistem pengendalian manajemen BPR Nguter di Sukoharjo belum dapat melaksanakan sistem tersebut dengan baik, terutama pada pelaksanaan program dan anggaran yang kurang optimal. Hal tersebut dikarenakan rendahnya semangat kerja karyawan yang disebabkan pengawasan direksi yang terlalu ketat, sehingga karyawan merasa ruang geraknya sempit dan mengakibatkan karyawan merasa kurang dipercaya.
Atas dasar uraian di atas permasalahan yang ingin penulis kemukakan adalah “Apakah proses pengendalian manajemen yang meliputi penyusunan program, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, serta pelaporan dan analisa telah dilaksanakan secara baik oleh BPR Nguter Sukoharjo ?”
5
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penulis mengadakan penelitian terhadap proses pengendalian manajemen pada BPR Nguter Sukoharjo adalah sebagai berikut ini.
1. Untuk mengevalusi pelaksanaan proses pengendalian manajemen pada BPR Nguter Sukoharjo.
2. Mengusulkan proses pengendalian manajemen yang lebih baik pada BPR Nguter Sukoharjo.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diperoleh dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut ini. 1. Memberikan saran dan alternatif perbaikan atas pelaksanaan proses
pengendalian manajemen di BPR Nguter Sukoharjo. 2. Sebagai bahan acuan bagi peneliti lain.
E. Metodologi Penelitian 1. Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian dilakukan di Bank Perkreditan Rakyat Nguter Sukoharjo, pertimbangan lokasi didasarkan pada beberapa alasan berikut ini.
a. Data yang dibutuhkan dalam penelitian cukup tersedia. b. Lebih terbuka dalam memberikan informasi yang dibutuhkan.
c. Letaknya dekat dengan tempat tinggal penulis, sehingga memudahkan penulis dalam memperoleh informasi dan mengadakan observasi.
2. Sumber Data a. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari sumber pertama yaitu BPR Nguter Sukoharjo. Adapun data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah berikut ini.
1) Gambaran umum BPR Nguter Sukoharjo.
2) Data organisasi yang berhubungan dengan proses pengendalian manajemen yang meliputi penyusunan program, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, serta pelaporan dan analisa. 3) Dokumen pendukung yang berhubungan dengan proses pengendalian
manajemen. b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung dari pihak-pihak lain atau data yang telah disusun oleh pihak-pihak lain di luar penelitian ini.
3. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara
Wawancara adalah pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak yang diteliti.
b. Observasi
Observasi adalah pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan langsung pada obyek yang diteliti.
7
4. Teknik Analisis Data
Data yang diperoleh dianalisis untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan proses pengendalian manajemen yang meliputi berikut ini.
a. Analisis terhadap penyusunan program. b. Analisis terhadap penyusunan anggaran.
c. Analisis terhadap pelaksanaan dan pengukuran. d. Analisis terhadap pelaporan dan analisis.
F. Sistematika Skripsi
Penulisan skripsi ini terdiri dari lima bab dan masing-masing bab secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut ini.
BAB I. Pendahuluan
Dalam bab pendahuluan akan dibahas mengenai latar belakang masalah, pembatasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, tinjauan pustaka, metodologi penelitian dan sistematika penulisan skripsi.
BAB II. Landasan Teori
Bab ini akan menguraikan tentang pengertian sistem pengendalian manajemen, karekteristik sistem pengendalian manajemen, dan proses pengendalian manajemen.
BAB III. Gambaran Umum Obyek Penelitian
Bab ini merupakan inti dari skripsi yang membahas mengenai proses pengendalian manajemen.
BAB IV. Analisa Data
Bab ini berisi tentang analisis proses pengendalian manajemen pada BPR Nguter Sukoharjo.
BAB V. Simpulan dan Saran
Bab ini merupakan simpulan atas pembahasan skripsi dan saran-saran untuk pengembangan yang akan datang.
9
G. Daftar Pustaka
Agus Maulana, 1991, Sistem Pengendalian Manajemen, Jakarta : Erlangga. Arief Suadi, 1995, Sistem Pengendalian Manajemen, Yogyakarta : BPFE,
UGM.
Mulyadi, 1984, Akuntansi Biaya Untuk Manajemen, Yogyakarta : BPFE – UGM,
---, 1989, Sistem Akuntansi, Edisi ke 3, Yogyakarta : YKPN.
Supriyono, 1987, Akuntansi Manajemen II, “Konsep Dasar Manajemen dan Proses Perencanaan”, Yogyakarta : BPFE-UGM.
Supriyono dan Mulyadi, 1988, Akuntansi Manajemen “Handout”, Yogyakarta : BPFE-UGM.
DAFTAR ISI
BAB I : PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah B. Perumusan Masalah C. Tujuan Penelitian D. Sistematika Penulisan BAB II : LANDASAN TEORI
A. Pengertian sistem. B. Pengertian pengendalian
C. Pengertian pengendalian manajemen.
D. Pengertian sistem pengendalian manajemen. E. Karakteristik sistem pengendalian manajemen. F. Proses pengendalian manajemen
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN A. Ruang lingkup penelitian B. Sumber data
C. Teknik pengumpulan data D. Teknik analisis data. BAB IV : ANALISIS DATA
A. Analisis terhadap penyusunan program B. Analisis terhadap penyusunan anggaran
C. Analisis terhadap pelaksanaan dan pengukuran. D. Pelaporan dan analisa
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
9 BAB II
LANDASAN TEORI TENTANG PENGENDALIAN INTERN
A. Pengertian Sistem
Pengertian sistem yang diuraikan oleh beberapa pakar akuntansi pada dasarnya mempunyai persamaan. Suadi Arief memberikan definisi sistem sebagai berikut ini.
Sistem adalah sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang, saling berhubungan maupun tidak yang keseluruhannya merupakan sebuah kesatuan (Suadi Arief, 1995 : 1).
Adapun pengertian sistem menurut Mulyadi adalah “Sekelompok elemen yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 1989 : 5).
Kesimpulan yang dapat diambil dari dua pengertian di atas adalah bahwa sistem merupakan sekelompok elemen atau komponen yang merupakan sebuah kesatuan dan berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
B. Pengertian Pengendalian
Definisi pengendalian menurut Anthony dan Dearden adalah “mengarahkan seperangkat variabel (mesin, manusia, peralatan) ke arah tercapainya sasaran atau tujuan.” Pengertian pengendalian yang hampir sama dengan Anthony yaitu “Proses untuk membuat sebuah organisasi mencapai tujuan (Suadi Arief, 1995 : 1).
Pengertian yang diberikan oleh pakar-pakar akuntansi di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian merupakan suatu proses untuk menjalankan seperangkat variabel yang dimiliki organisasi untuk mencapai tujuan.
C. Pengertian Pengendalian Manajemen
Sebagai salah satu pakar akuntansi, Anthony dan Dearden memberikan pengertian pengendalian manajemen berikut ini.
Pengendalian manajemen adalah semua metode, prosedur dan siasat, termasuk sistem pengendalian manajemen, yang digunakan oleh manajemen untuk menjamin bahwa pelaksanaan sesuai dengan strategi dan kebijaksanaan organisasi (Suadi Arief, 1995 : 1).
Adapun pengertian pengendalian manajemen menurut Suadi Arief adalah berikut ini.
Semua usaha yang menjamin sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan atau proses untuk mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar secara efektif dan efisien mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu (Suadi Arief, 1995 : 1).
Dua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian manajemen merupakan semua usaha yang digunakan untuk menjamin bahwa organisasi melaksanakan strategi tertentu untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
D. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen
Supriyono dan Mulyadi memberikan definisi sistem pengendalian manajemen adalah ”Sistem yang digunakan oleh manajer untuk mempengaruhi anggota organisasi lain guna melaksanakan strategi perusahaan secara efektif dan efisien.” (Supriyono dan Mulyadi, 1998 : 26).
11
Adapun pengertian sistem pengendalian manajemen yang diberikan oleh Suadi Arief adalah berikut ini.
Sebuah sistem yang terdiri dari beberapa anak sistem yang saling berkaitan, yaitu pemrograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan dan pertanggung jawaban untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar mau mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efisien (Suadi Arief, 1995 : 2).
Dua pengertian tersebut pada dasarnya tidak mempunyai perbedaan yang berarti, yang intinya sumber daya manusia merupakan alat pengendalian yang baik bagi manajemen untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan dalam proses sebagai perencanaan strategis. Dalam perencanaan strategis ini manajemen menetapkan tujuan perusahaan dan memutuskan beberapa strategi untuk mencapai tujuan tersebut, yang dalam hal ini manajemen memerlukan suatu sistem untuk mengalokasikan penggunaan sumber ekonomi secara efektif dan efisien. Efektifitas menjelaskan kesesuaian antara sistem keluaran dengan tujuan yang telah ditetapkan, sedangkan efisiensi menjelaskan rasio antara masukan dengan keluaran sistem tersebut.
Sistem pengendalian paling sedikit terdiri dari empat komponen sebagai berikut ini (Maulana Agus, 1991 : 5).
1. Alat pengamatan yang mendeteksi atau mengamati dan mengukur atau menggambarkan kegiatan-kegiatan atau kejadian-kejadian lain yang dikendalikan. Alat ini disebut observer atau detector.
2. Alat untuk menilai hasil suatu kegiatan dan mengidentifikasikan keadaan atau kegiatan yang tidak dapat dikuasai. Alat ini disebut evaluator assesor atau selector.
3. Alat modifikasi perilaku untuk mengubah prestasi bila diperlukan. Alat ini disebut dengan director atau efector.
4. Alat untuk menyebarluaskan informasi ke alat-alat lain atau disebut dengan jaringan komunikasi.
Suatu sistem pengendalian manajemen terdiri dari struktur dan proses. Struktur pengendalian manajemen meliputi pusat biaya, pusat pendapatan, pusat laba dan pusat pertanggungjawaban. Proses adalah seperangkat tindakan yang dilaksanakan dalam konteks sistem pengendalian manajemen, proses adalah seperangkat tindakan yang dilaksanakan oleh manajer atas dasar informasi yang mereka terima. Dalam proses pengendalian manajemen dikenal dua jenis komunikasi, yaitu komunikasi formal dan komunikasi informal. Komunikasi formal meliputi tahap penyusunan program, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, serta pelaporan dan analisa. Komunikasi informal terjadi melalui memo, pertemuan-pertemuan, percakapan-percakapan dan sering melalui tanda-tanda seperti ekspresi raut wajah, sedangkan struktur adalah pengaturan organisasi yang mengalir antar unit-unit tersebut.
Untuk mendukung berjalannya proses pengendalian manajemen, suatu organisasi atau perusahaan menggunakan manajer sebagai sasarannya, yaitu sebagai pelaksana pengendalian manajemen yang mempengaruhi orang lain agar mencapai tujuan perusahaan. Para manajer saling berinteraksi dan memutuskan tugas yang harus dilaksanakan untuk mencapai organisasi dan menjamin bahwa kegiatan-kegiatan tersebut sudah terorganisasi dengan baik. Atas dasar uraian di atas dapat kita menarik kesimpulan bahwa sistem pengendalian manajemen diperlukan dalam semua jenis organisasi, baik organisasi yang berorientasi laba maupun yang tidak berorientasi pada laba.
Perbankan sebagai organisasi yang menghimpun dan menyalurkan dana juga memerlukan pengendalian manajemen untuk mengendalikan usaha-usaha yang dikelola, serta mempengaruhi karyawan untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien agar tercapai tujuan yang diharapkan.
13
Pengertian bank dan Bank Perkreditan Rakyat menurut UU Perbankan Nomor 10 Tahun 1998 pasal 1 adalah berikut ini.
Bank adalah badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan, dan menyalurkannya kepada masyarakat dalam bentuk kredit dan atau bentuk-bentuk lainnya dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat banyak.
Sedangkan Bank Perkreditan Rakyat adalah bank yang melaksanakan kegiatan usaha secara konvensional atau berdasarkan prinsip syariah yang dalam kegiatannya tidak memberikan jasa dalam lalu lintas pembayaran.
Fungsi bank menurut UU Perbankan No. 10 tahun 1998 pasal 2 adalah sebagai perhimpun dan penyalur dana masyarakat.
Adapun tujuan bank menurut UU Perbankan No. 10 tahun 1998 pasal 3 adalah untuk menunjang pelaksanaan pembangunan nasional dalam rangka meningkatkan pemerataan, pertumbuhan ekonomi, dan stabilitas nasional ke arah peningkatan kesejahteraan rakyat banyak.
Usaha yang dilakukan oleh BPR menurut pasal 13 UU Perbankan No. 10 Tahun 1998 adalah berikut ini.
a. Menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan berupa deposito berjangka, tabungan, dan/atau bentuk lainnya yang dipersamakan dengan itu.
b. Memberikan kredit.
c. Menyediakan pembiayaan dan penempatan dana berdasarkan prinsip syariah, sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Bank Indonesia d. Menempatkan dananya dalam bentuk Sertifikat Bank Indonesia (SBI)
deposito berjangka, sertifikat deposito, dan/atau tabungan pada bank lain. Perbankan yang berasaskan demokrasi ekonomi dengan fungsi masyarakat utamanya sebagai penghimpun dan penyalur dana masyarakat, memiliki peranan yang strategis untuk menunjang pelaksanaan pembangunan nasional, dalam rangka meningkatkan pemerataan pembangunan dan hasil-hasilnya, pertumbuhan ekonomi dan stabilitas nasional, ke arah peningkatan taraf hidup rakyat banyak.
E. Karakteristik Sistem Pengendalian Manajemen
Pengendalian meliputi tindakan untuk menuntut dan memotivasi usaha pencapaian tujuan maupun tindakan untuk mendeteksi pelaksanaan pengendalian manajemen secara efektif dan efisien. Sistem pengendalian manajemen yang diperlukan untuk yang satu dengan yang lain berbeda, namun semua sistem tampaknya mempunyai karakteristik yang sama sebagai berikut ini.
1. Sistem pengendalian manajemen dipusatkan pada program-program dan pusat-pusat pertanggungjawaban.
Suatu program dapat berupa proyek-proyek, lini produk, penelitian dan pengembangan, atau kegiatan-kegiatan serupa yang dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Informasi yang diproses dalam sistem pengendalian manajemen terbagi dalam dua jenis, yaitu data yang terencana yang berupa program, anggaran dan standar, serta data aktual (data sesungguhnya), yaitu data yang benar-benar terjadi, baik dalam organisasi maupun dari luar organisasi.
3. Sistem pengendalian manajemen adalah sistem organisasi total yang merangkum semua aspek dalam operasi organisasi. Fungsinya adalah membantu manajemen memelihara keseimbangan di antara bagian-bagian operasi dan mengoperasikan organisasi secara terkoordinasi. 4. Aspek-aspek perencanaan dari sistem pengendalian manajemen
cenderung mengikuti pola dana jadwal tertentu.
5. Sistem pengendalian manajemen merupakan sistem yang terkoordinasi dan terpadu, di mana data yang terkumpul digabungkan untuk saling dibandingkan setiap saat pada setiap unit organisasi. 6. Sistem pengendalian manajemen biasanya berhubungan erat dengan
struktur keuangan di mana kegiatan-kegiatan dan sumber daya organisasi dinyatakan dalam satuan uang (Suadi Arief, 1995 : 2).
F. Proses Pengendalian Manajemen
Proses pengendalian manajemen adalah seperangkat tindakan yang dilaksanakan manajer atas dasar informasi yang diterima. Tahap-tahap utama dalam proses pengendalian adalah penyusunan program, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, serta pelaporan dan analisa (Supriyono dan Mulyadi, 1998 :75).
15
1. Penyusunan Program
Penyusunan program atau pemrograman adalah proses pengambilan keputusan mengenai program-program yang akan dilakukan untuk melaksanakan strategi perusahaan dan taksiran pemakaian sumber-sumber yang akan digunakan dalam setiap program tersebut. Sedang pemrograman adalah kegiatan pokok yang direncanakan organisasi untuk melaksanakan strategi yang telah ditetapkan dalam perencanaan strategi.
a. Hubungan penyusunan program dengan perencanaan strategi
Perencanaan strategik disusun terlebih dahulu sebelum penyusunan program. Dalam proses perencanaan strategik, manajemen memutuskan tujuan organisasi, mengubah tujuan organisasi yang perlu dan menentukan strategik pokok untuk mencapai tujuan tertentu. Secara konseptual, penyusunan program didasarkan pada tujuan dan strategi yang telah ditentukan dalam proses perencanaan strategik, sehingga penyusunan program terbatas pada penentuan program-program yang disusun untuk melaksanakan strategi dan mencapai tujuan secara efektif.
b. Hubungan penyusunan program dengan penyusunan anggaran.
Penyusunan program dan penyusunan anggaran merupakan proses perencanaan, tetapi penyusunan program mempunyai beberapa perbedaan dengan penyusunan anggaran.
Perbedaan penyusunan program dan penyusunan anggaran adalah sebagai berikut ini.
1) Penyusunan program dipusatkan pada jangka waktu beberapa tahun sedangkan penyusunan anggaran dititikberatkan pada jangka waktu satu tahun.
2) Penyusunan program mendahului penyusunan anggaran. Penyusunan anggaran berdasarkan program yang telah disyahkan dan memandang program sebagai sesuatu yang telah ditentukan terlebih dahulu.
3) Program biasanya disusun sesuai jenis atau kelompok produk, sedangkan anggaran disusun menurut pusat pertanggungjawaban. Proses penyusunan program terdiri dari tiga kegiatan pokok yang meliputi berikut ini.
a) Analisa usulan program baru.
Usulan program baru dapat bersifat reaktif dan proaktif jika program tersebut sebagai reaksi terhadap tantangan yang dihadapi, sedangkan program bersifat proaktif jika perusahaan berinisiatif merencanakan kesempatan-kesempatan baru.
Usulan program baru dapat berasal dari semua jenjang organisasi, seperti pimpinan, staf perencana atau dari karyawan. Karena kesuksesan suatu organisasi sebagian besar bergantung atas kemampuan untuk menentukan dan mewujudkan program-program baru, maka manajemen perlu menciptakan kondisi yang memungkinkan ide-ide tersebut dapat terlaksana.
Untuk organisasi yang berorientasi pada laba tetapi bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan anggota, usulan program baru diharapkan dapat mendukung tercapainya tujuan
17
organisasi yang mencari laba dan diarahkan pada program-program yang mendukung tercapainya laba maksimal.
b) Analisa program yang sedang berjalan.
Analisa program yang sedang berjalan (on going program review) adalah peninjauan secara kesinambungan dan sistematik untuk menjamin bahwa kondisi lingkungan luar yang baru telah diprediksikan dan tindakan yang tepat telah ditetapkan.
Penelaahan program yang sedang berjalan biasanya menggunakan penelahaan dasar nol (zero based review) yaitu penentuan sumber atau biaya program yang sudah dikeluarkan sampai saat ditelaah. c) Sistem penyusunan program formal.
Setiap organisasi harus menelaah program yang sedang berjalan dan membuat keputusan pengusulan program baru yang sebaiknya melalui sistem penyusunan program yang formal. Program formal dimaksudkan untuk dapat tersusunnya program ke dalam satu kesatuan rencana organisasi sehingga hasilnya dapat mengoptimalkan pemanfaatan organisasi secara keseluruhan. Langkah-langkah dalam proses penyusunan program formal meliputi tiga tahap, yaitu “penyusunan asumsi-asumsi dan pedoman, penyusunan rencana, serta penyajian dan persetujuan rencana (Mulyadi, 1989 : 33).
(1) Penyusunan asumsi-asumsi dan pedoman
Proses penyusunan program secara formal dimulai dengan penyajian garis besar dan asumsi-asumsi yang terpengaruh atas
penyajian program. Garis pedoman dibuat oleh manajemen puncak yang terdiri dari tujuan organisasi asumsi lingkungan luar dan kebijaksanaan yang harus diikuti dalam penyajian program. Kemudian garis pedoman ini dikirim kepada manajer unit untuk dipelajari yang barangkali ada usulan perbaikan, setelah diskusi, asumsi dan pedoman yang telah diperbaiki disebarluaskan.
(2) Penyusunan rencana
Atas dasar garis pedoman dan asumsi yang telah ditetapkan, setiap unit kemudian menyusun rencana program untuk beberapa tahun yang akan datang. Sebagai titik awal dimulainya, dapat diambil pedoman dari program yang telah disusun tahun-tahun lalu. Pada tahap inilah diterima usulan program baru dan menganalisa program yang telah berjalan serta memperkirakan perubahan yang akan terjadi di masa yang akan datang.
(3) Penyajian dan persetujuan rencana