BAB III METODE PENELITIAN
LANDASAN TEORI
4. Bentuk Normal ketiga (Third Normal Form / 3NF) Syarat normal ketiga (3-NF):
4.1 Latar Belakang Perusahaan
AVIS Indonesia adalah perusahaan persero yang bergerak di bidang jasa. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1990 dan dipimpin oleh E.Harjendro Wijanarko selaku Owner serta Presiden Direktur. Kegiatan perusahaan adalah bisnis sewa menyewa kendaraan pribadi. Adapun tempat dan waktu penelitian yang dilakukan dalam skripsi ini adalah:
Tempat Penelitian : AVIS Indonesia Logo Perusahaan :
Waktu penelitian : 12 Desember 2009 – 28 Maret 2010 Alamat : Jl. Diponegoro No.25 Jakarta 10310
Telpon. 021-3142900 Avis indonesia memiliki visi dan misi sebagai berikut:
Mendukung tujuan pemerintah dalam rangka mendatangkan pelancong dari luar negeri.
2. MISI
1. Menjadikan persewaan mobil yang dipercaya penggunanya 2. Membangun serta menciptakan citra terbaik perusahaan. Adapun struktur organsasi dalam perusahaan ini yaitu:
Gambar 4.1 Struktur Organisasi
(Sumber: Company Profile PT. AVIS INDONESIA, 2009) Presiden Direktur
Sekretaris Direksi
General Manager
Deputy General Manager
Accounting Manager Operation Manager Area Manager
Internal Auditer
Sales Representative
Driver Business Development
Tugas dari masing-masing divisi dalam aktivitas penyewaan mobil yang tergambar dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut:
Presiden Direktur, bertugas sebagai kepala dari perusahaan ini. Semua keputusan ada ditangan Presiden direktur. Bertugas mengamati jalannya perusahaan dan mengambil tindakan guna membuat perusahaan tetap berjalan seseuai dengan tujuan awal perusahaan.
Jabatan Sekretaris Direksi ini bukanlah atasan bagi General Manager, tetapi dalam menjalankan tugasnya harus bekerja sama dengan semua bagian agar mendapatkan bahan untuk dijadikan masukan bagi Presiden Direktur.
Selain itu, juga ada seorang Deputy General Manager. Pengangkatan ini hanyalah bersifat sementara saja, karena General Manager sedang berhalangan untuk waktu yang cukup lama. Tugas Deputy General Manager ini adalah menggantikan tugas harian General Manager, tetapi jika beliau akan membuat suatu keputusan, maka ia harus mengadakan konsultasi dengan manager-manager lainnya seperti Accounting Manager dan Operation Manager.
Jabatan Area Manager diletakkan di bawah Operation Manager, karena Area Manager ini bertanggung jawab langsung kepada Operation Manager. Dalam laporan bentuk kegiatan yang dilakukan maka Area Manager harus pula membuat tembusan ke Accounting Manager.
Pembagian Tugas General Manager:
1. Mengawasi dan memelihara sistem akuntansi dan laporan keuangan secara baik dan tepat.
2. Pengelola keuangan, perencana dan anggaran belanja.
3. Menarik pegawai yang sesuai dengan kebutuhan ditingkatkan managerial. 4. Mempunyai wewenang untuk pembelian atau penyewaan perlengkapan
administrasi untuk keperluan sehari-hari, dan atau sejalan dengan petunjuk yang diberikan oleh dewan direktur.
Accounting Manager:
1. Mengatur semua administrasi kegiatan accounting.
2. Manjaga agar perusahaan selalu berada dalam keadaan keuangan yang baik.
3. Mengadakan evaluasi keuangan perusahaan. Operation Manager, mencakup 2 (dua) bidang:
1. Bidang Pemasaran;
1.a. Menyusun rencana dan mengarahkan usaha penyewaan kendaraan. 1.b. Mengusahakan kegiatan promosi.
1.c. Menjaga kualitas jasa. 2. Bidang Operasi;
2.a. Mengatur jalannya operasi kendaraan. 2.b. Memperhatikan kondisi armada kendaraan. Business Development:
2. Mengikuti perkembangan harga mobil.
3. Mengikuti perkembangan harga sewa perusahaan rental lainnya, seperti mengikuti tender.
4. Memperkenalkan sistem reservasi.
4.2 Perencanaan Sistem
Dari penjelasan mengenai latar belakang perusahaan adapun pada tahap perencanaan dilakukan pula tahap pengamatan dan pengumpulan data dimana didalam penelitian ini dibutuhkan pengumpulan data untuk mendapatkan informasi dalam membangun sistem, adapun deskripsi pengumpulan data dan perencanaan yang dilakukan dalam penelitian ini akan dijelaskan sebagai berikut:
Dari pengumpulan data hasil observasi dan wawancara dapat dideskripsikan sebagai berikut: sistem penyewaan mobil pada perusahaan ini dilakukan dengan cara customer melakukan registrasi lewat telpon atau datang langsung ke kantor maupun stand Avis untuk melakukan registrasi untuk proses penyewaan, sehingga menyita banyak waktu dan sumberdaya yang dibutuhkan juga semakin banyak karena tiap proses membutuhkan sumber daya yang berbeda. Pada sistem penyewaan yang sudah berjalan di perusahaan Avis Indonesia, pihak perusahaan telah berusaha mengatur sistem penyewaannya dengan baik. Namun karena keterbatasan sistem akibat sistem penyewaan yang masih bersifat manual dan hanya dikontrol oleh sebagian pihak di dalam perusahaan, sehingga menyebabkan data report yang ada menjadi sulit untuk dikelola.
Menurut data yang ada, terdapat kurang lebih 3 orang pekerja pada kantor cabang Avis untuk menangani proses registrasi hingga selesai menjadi data report untuk perusahaan dan owner, sehingga banyak biaya yang harus dikeluarkan jika perusahaan berniat membuka tempat registrasi baru baik berupa kantor cabang maupun stan di bandara.
Pada proses kerja di perusahaan pemanfaatan komputer masih sebatas pengolahan surat menyurat dan sebagai alat pengolah data customer berupa data berbentuk kertas hingga data berbentuk digital. Pada data penyewaan customer masih berupa data manual sehingga sulit dikontrol oleh berbagai pihak yang membutuhkan data penyewaan kendaraan setiap harinya. Akibat dari lambatnya pengelolaan data tersebut muncul masalah-masalah seperti lamanya proses report, ketidakjelasan report, hilangnya data history customer, kesalahan data penyewaan customer, tertundanya waktu penyewaan sehingga tidak sesuai schedule penyewaan, sulitnya pengolahan transaksi keuangan pada proses penyewaan di lapangan dan sering terjadi loss control.
Dari pengumpulan data diperoleh pula data customer data rental history customer, contoh rent agreement, portofolio perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, penjelasan form penyewaan kendaraan dan surat keterangan penelitian. Data tersebut didapat dari bagian Business Development di perusahaan. Data yang diperoleh dari luar perusahaan didapat dari berbagai berita dan organisasi penyewaan rental mobil di Indonesia sebagai bahan pembelajaran untuk penulis.
Setelah melakukan pengamatan sehingga didapat informasi permasalahan mengenai proses bisnis perusahaan dan langkah selanjutnya melakukan perencanaan penelitian terhadap sistem yang dibangun untuk mendukung proses bisnis yang ada. Perencanaan yang telah dirumuskan tersebut berupa:
1 Bagaimana membangun sistem yang lebih baik dari proses bisnis yang sedang berjalan dengan menerapkan informasi yang terintergrasi berfokus pada aliran data yang menerapkan konsep SDLC.
2 Bagaimana membuat sistem yang masih manual menjadi lebih efektif dengan menerapkan sistem terkomputerisasi dalam portal website dengan membuat apliaksi Online Car Rental System.
3 Bagaimana mengidentifikasi masalah-masalah yang ada serta mencoba merencanakan solusi-solusi serta mencari resiko yang muncul terhadap solusi yang diambil.
4 Bagaimana membuat aplikasi penyewaan mobil yang di dalamnya terdapat fasilitas untuk controling, pendataan penyewa yang aman, jelas dan tersimpan rapi, terdapat report data, terdapatnya proses aliran penyewaan mobil dan penyewaan yang jelas sehingga mudah untuk dilakukan pengawasan.
Setelah tahap perencanaan, peneliti melanjutkan ke tahap analisis sistem dimana tahap analisis sistem ini menggunakan data yang diperoleh dari tahap perencanaan.
Pada tahap analisis sistem bertujuan untuk mencari bentuk yang optimal dari aplikasi yang akan dibangun dengan mempertimbangkan berbagai faktor-faktor permasalahan dan kebutuhan yang ada pada sistem. Pada tahap ini dilakukan investigasi awal terhadap proses kerja/ bisnis perusahaan yang berjalan. Analisis sistem diperoleh dari proses kerja perusahaan yang berjalan pada perusahaan, akan tetapi proses kerja perusahaan memiliki kekurangan dalam penyampaian informasi serta alur kinerja perusahaan yang kurang efektif, tidak adanya pemanfaatan komputer, tidak adanya penyimpanan data yang jelas, tidak tersusun rapi dan kurang aman, tidak adanya report yang jelas sehingga sistem yang ada hanya terdokumentasi dalam bentuk buku atau media fisik lainnya. Tabel 4.1 menunjukkan analisis perbandingan sistem.
Tabel 4.1 Tabel Analisis Perbandingan Sistem
Proses Bisnis yang
Berjalan Sistem yang diusulkan
Hasil yang akan dicapai terhadap sistem yang
diusulkan
Pendataan customer yang menyewa kendaraan menggunakan proses pembukuan terlebih dahulu baru kemudian di-input ke dalam komputer
Pendataan customer menggunakan aplikasi online car rental system, sehingga data customer langsung masuk ke dalam aplikasi secara online
Data customer akan tersusun dengan rapi, aman dan data tersimpan di dalam database sehingga dapat dilihat dan dikontrol oleh perusahaan.
Proses penyewaan kendaraan oleh customer masih menggunakan form rental yang berupa media kertas.
Proses penyewaan kendaraan menggunakan aplikasi onlinecar rental system berbasis web yang datanya tersimpan di dalam database secara online.
Proses penyewaan kendaraan akan terdata dengan rapi, aman dan tersimpan di dalam database sehingga dapat
dilihat dan dikontrol oleh perusahaan.
Pendataan sopir menggunakan proses pembukuan dengan cara mencatat data supir secara manual.
Pendataan sopir
menggunakan aplikasi online car rentalsystem berbasis web yang terdapat input supir yang tersimpan di dalam database secara online.
Data sopir tersusun rapi, aman dan data tersimpan di dalam database sehingga dapat dilihat dan dikontrol oleh perusahaan.
Penghitungan hasil penyewaan dengan cara mengitung manual kwitansi penyewaan dan mencatatnya pada buku penyewaan.
Penghitungan hasil penyewaan sudah automatis pada aplikasi online car rental system dan tersimpan di dalam database secara online.
Tercipta keefisien waktu, kinerja, tenaga dan biaya. Data hasil penyewaan tersimpan rapi dan aman dalam database sehingga dapat dilihat dan dikontrol oleh perusahaan.
Pengelompokan data kartu kredit masih menggunakan sistem manual.
Pengelompokan data kartu kredit menggunakan aplikasi online car rental system yang terdapat input kartu kredit yang tersimpan di dalam database dan terkirim automatis kepada bagian admin secara online.
Data kartu kredit tersimpan rapi, aman dan data
tersimpan di dalam database sehingga dapat dilihat dan dikontrol oleh perusahaan dan juga tercipta keefisienan waktu
pengiriman dan kinerja perusahaan.
Pencarian data customer masih dilakuakan secara manual dengan mencari satu persatu pada buku customer.
Pencarian data customer
menggunakan aplikasi online car rental system dengan memilih kriteria pencarian baik berdasarkan nama, email ataupun nomor handphone.
Mempermudah pencarian data customer dan data tersimpan rapi, aman dalam database dan terkirim automatis sehingga tercipta keefisienan waktu, biaya, dan kinerja perusahaan. Data customer ini dapat dilihat dan dikontrol
perusahaan. Proses pengaksesan data
masih bisa dilakukan oleh sembarang user.
Akses user bisa diatur dengan aplikasi online car rental system, dengan berbagai tingkatan dan hak akses.
Data yang bersifat rahasia dapat terlindungi dan data tersimpan rapi, aman dalam database sehingga
menciptakan keefisienan waktu, biaya dan kinerja dan pula terdapat kontrol data user.
Report harus dibuat kembali setelah proses penyewaan selesai, baik secara harian, mingguan ataupun bulanan.
Pada masing-masing user
disediakan fasilitas report dengan keriteria tertentu sesuai yang diinginkan, perskala waktu dan report dapat dicetak secara online.
Terciptanya report yang jelas dan data mudah dalam pengontrolan dan
pertanggungjawaban.
Proses pengelompokan report harus dilakukan secara manual. Baik tersusun berdarkan jenis kwitansi ataupun berdasarkan tanggal.
Prose pengelompokan dapat dilakukan dengan aplikasi online car rental system yang
menyediakan layanan
pengelompokan data baik secara jenis kwitansi ataupun berdasarkan tanggal.
Adanya data yang tersusun rapi di database dan sehingga lebih mudahnya dalam pengontrolan karena data tertampil di aplikasi, sehingga tercipta
keefisienan waktu, biaya dan kinerja perusahaan. Proses pengumpulan data
sulit, karena data dari cabang ataupun dari tiap-tiap stan yang ada harus dikumpulkan terlebih dahulu di kantor pusat dan proses pencetakan laporan pun harus dilakukan di kantor pusat.
Data tidak perlu dikumpulkan lagi, karena dengan aplikasi online car rental system semua data langsung terkumpul di satu server dan proses pencetakan laporan dapat
dilakukan di mana saja dan kapan saja.
Adanya data yang tersusun rapi di database dan sehingga lebih mudahnya dalam pengumpulan data karena data dikelola oleh aplikasi, sehingga tercipta keefisienan waktu, biaya dan kinerja perusahaan
Tabel 4.2 Tabel Analisis Perbandingan Efisiensi Waktu
Proses Bisnis yang Berjalan
Waktu pada saat menggunakan sistem yang
ada
Waktu pada saat menggunakan sistem yang
telah terkomputerisasi
Pengisian formulir rental history oleh customer
5 menit sampai dengan 20 menit
2 menit
Pengiriman data rental history, baik lewat kurir, fax atau email.
Pengiriman lewat kurir memakan waktu 2 jam hingga 3 jam, sedangkan untuk menggunakan fax atau email memakan waktu 30 menit hingga 1 jam.
Pengiriman data otomatis dilakukan oleh sistem setelah customer mengisi formulir rental history, sehingga hanya memakan waktu 5 menit.
Prosedur verifikasi data rental history oleh admin atau owner
3 sampai dengan 5 hari. Dalam 2 hari proses verifikasi bisa diselesaikan Proses report laporan perhari,
peminggu dan perbulan. Setelah rental history di approve.
Memakan waktu satu hari untuk mengumpulkan semua data yang ada.
Dalam 30 menit semua laporkan bisa di cetak.
Proses pengembalian mobil setelah mobil dipinjamkan
Memakan waktu 1 hari untuk mencari berkas-berkas mobil mana yang sedang dipinjam
Hanya dalam 15 menit data mobil yang sedang dipinjam bisa muncul dalam bagian reminder.
Tabel 4.3 Tabel Analisis Perbandingan Efisiensi Biaya
Proses Bisnis yang Berjalan
Biaya pada saat menggunakan sistem yang ada
Biaya pada saat menggunakan sistem yang
telah terkomputerisasi
Pencetakan formulir rental history
Biaya cetak formulir 1 rim = Rp.150.000, Untuk setiap hari menghabiskan 5 rim untuk seluruh outlet Avis, sehingga biaya mencapai Rp. 750.000
Biaya tidak ada. Karena formulir sudah termasuk di dalam aplikasi.
Biaya pengiriman (baik lewat kurir, fax atau email)rental history hingga ke kantor pusat.
Untuk kurir perhari memakan biaya Rp. 50.000 Untuk fax mencapai Rp. 100.000 dan untuk email tidak memakan biaya.
Bebas biaya pengiriman, karena aplikasi ini terpusat di satu server, sehingga data langsung masuk ke
database tanpa perlu di kirim.
Biaya pencetakan report laporan harian, mingguan dan bulanan
Biaya pencetakan report perhari Rp. 15.000, biaya perminggu Rp.105.00 dan biaya perbulan Rp.420.000
Biaya cetak tidak ada, karena dokumen setelah dicetak bisa langsung disimpan dalam bentuk pdf. Biaya untuk penyediaan
media penyimpanan dokumen rental history di kantor
Untuk membeli lemari dan filling cabinet Rp. 500.000 pertahun
Biaya untuk menyimpan sudah termasuk dengan biaya domain dan hosting Rp. 200.000 pertahun
Setelah diperinci dalam Tabel 4.1, Tabel 4.2 dan tabel 4.3 maka dijelaskan lebih lanjut mengenai analisis perusahaan.
4.3.1 Proses Kinerja Perusahaan
Mengetahui proses kinerja perusahaan yang sedang berjalan sangat dibutuhkan dalam tahap analisis ini untuk mengetahui apakah sistem di perusahaan dapat membantu melakukan aktivitas perusahaan. Analisis proses kinerja yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada sehingga di dalam penelitian ini dapat ditemukan pemecahan masalah dan memberikan solusinya. Berikut adalah tahap analisis proses kinerja yang didapat dari perusahaan:
A. Flowchart Sistem yang Berjalan