BAB II LAYANAN PERPUSTAKAAN
C. Manajemen Layanan
2. layanan Referensi
Referensi adalah istilah yang diambil dari bahasa Ingris reference yang berasal dari kata kerja “to refer” yang berarti “menunjuk” atau “merujuk”. Referensi adalah salah satu bagian dari pelayanan di perpustakaan yang memiliki definisi sebagai bantuan individu yang diberikan oleh pengelola kepada para pemakainya yang mencari informasi.
Tujuan utama pelayanan referensi adalah untuk membantu pemakai menemukan informasi yang mereka butuhkan, baik itu informasi yang paling sederhana sampai kepada informasi yang sangat kompleks.
Pengelola referensi adalah seseorang yang menghubungkan antara pemakai yang mencari informasi dengan sumber-sumber informasi baik yang cetak maupun non cetak. Dalam melakukan pelayanan referensi ini para pengelola memerlukan alat-alat referensi yang beragam, misalnya ensiklopedi, kamus, direktori dan lain-lain. Sebagai rujukan dalam membantu para pemakai menemukan informasi yang benar-benar mereka butuhkan.
Selain alat-alat tersebut, para pengelola memerlukan keahlian dalam berkomunikasi dengan para pemakai. Keahlian dalam berkomuniaksi ini sangat diperlukan dikarenakan para pengelola harus secara jeli menanyakan apa kebutuhan riil para pemakai akan informasi. Misalnya seorang santri bertanya “Saya ingin mencari informasi tentang Umar bin Khatab?”. Pertanyaan tersebut sangat luas sekali, maka disini pengelola perlu untuk menanyakan lebih lanjut apa sebenarnya informasi yang dibutuhkan oleh santri tersebut. Untuk itu maka dalam pelayanan referensi, pengelola referensi sering melakukan wawancara referensi yang terstruktur dengan pemakainya, untuk menentukan informasi yang benar-benar dibutuhkan para pemakainya.
Dari hal-hal tersebut maka pelayanan referensi adalah :
1. Mengarahkan para pemakai untuk menemukan informasi secara tepat dan cepat
2. Mengarahkan dan melatih pemakai agar mamu menelusuri informasi dengan banyak pilihan sumber informasi
3. Mengarahkan dan melatih pemakai untuk memanfaatkan koleksi referensi secara efektif dan efisien.
Bentuk-bentuk Pelayanan Referensi
Bentuk pelayanan referensi dapat dibagi dalam dua kategori, yaitu bantuan secara individu yang disediakan untuk pemakai perpustakaan (mislanya, interview referensi) dan pelayanan yang terorganisasi yang disediakan untuk sekelompok pemakai perpustakaan (misalnya, pelatihan).
Kedua aktifitas tersebut adalah dalam rangka untuk memenuhi missi dari pengelola referensi yaitu untuk menyakinkan bahwa pemakai perpustakaan berhasil menemukan informasi yang mereka butuhkan.
Secara garis besarnya bentuk-bentuk pelayanan referensi dibagi dalam tiga fungsi dasar, yaitu :
1. Pelayanan Informasi
Pelayanan informasi adalah pelayanan yang paling sederhana dimana pengelola akan memberikan jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan oleh pemakai. Sifat dari pelayanan informasi ini adalah pelayanan individu, dimana seorang pengelola akan melayani seorang pemakai yang memerlukan pelayanan informasi.
Bentuk dari pelayanan informasi itu sendiri banyak ragamnya, yaitu dari bentuk yang sederhana, mislanya informasi tentang alamat atau telepon, sampai kepada yang kompleks, mislanya mengidentifikasi bibliografi dari suatu buku.
Dari hal tersebut maka pelayanan informasi dapat dibagi dalam tiga bentuk, yaitu :
a. Pertanyaan siap jawab
Pertanyaan siap jawab adalah suatu pertanyaan yang membutuhkan jawaban dengan cepat dan biasanya pihak pengelola mendapatkan jawabannya dari satu atau dua sumber informasi saja. Dalam pertanyaan siap jawab ini, bentuk pertanyaannya adalah mencari informasi tentang data-data faktual, misalnya alamat suatu instansi, ejaan kata dalam bahasa Inggris, tanggal atau tempat suatu kejadian, atau kehidupan seorang yang terkenal. Bahkan bentuk ini juga
menjawab suatu pertanyaan mengenai informasi secara ringkas suatu orgnisasi, misalnya kapan organsiasi tersebut didirikan, oleh siapa, tujuan dirikannya apa, dan seterusnya.
b. Verifikasi bibliografi
Sebenarnya, verifkasi bobliografi ini sama dengan pertanyaan siap jawab, kecuali bahwa kegiatan yang dilakukan divertifikasi bibliografi ini adalah menjawab pertanyaan pemakai yang mencari secara lengkap bibliografi suatu buku. Vertifikasi bibliografi ini, pihak pengelola dituntut untuk mencari informasi dengan merujuk pada katalog, index, bibliografi, atau bahkan ke katalog bersama, untuk memverifikasi informasi yang dibutuhkan oleh pemakai secara benar dan komplit.
c. Pinjam antar perpustakaan
Bentuk yang ketiga dari pelayanan informasi adalah pinjam antar perpustakaan. Tujuan dari pinjam antar perpustakaan adalah bahwa suatu perpustakaan belum tentu memiliki semua informasi yang dibutuhkan oleh pemakai perpustakaan, untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut maka pihak perpustakaan harus menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain, baik perpustakaan sekolah, perpustakaan daerah, perpustakaan khusus maupun perpustakaan perguruan tinggi yang ada didaerahnya, sebisa mungkin lintas daerah. Dengan adanya kerjasama antar perpustakaan ini maka perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi para pemakainya.
Peranan dari pelayanan referensi bentuk ini adalah bahwa perpustakaan meminjam koleksi yang dibutuhkan pemakai ke perpustakaan lain. Kegiatan
pinjam antar lembaga ini harus berdasarkan kerjasama dan kesepakatan kedua atau lebih perpustakaan.
d. Pelayanan rujukan
Pelayanan rujukan adalah pelayanan referensi yang merujuk pemakai ke perpustakaan lain dimana informasi yang dibutuhkan pemakai perpustakaan tidak dimiliki oleh perpustakaan. Dalam hal ini seorang pengelola referensi dituntut untuk memiliki informasi yang luas tentang kekhususan dari suatu perpustakaan. Dengan demikian ketika seorang pemakai dirujukkan ke suatu perpustakaan, pemakai tesebut akan mendapatkan apa yang dia butuhkan.
2. Pelatihan dalam menggunakan perpustakaan dansumber-sumber informasi Bentuk pelayanan referensi yang kedua adalah penelitian perpustakaan. Pelatihan perpustakaan ini dapat dilakukan secara individu ataupun secara kelompok.
Tujuan utama dari pelatihan ini adalah bahwa para pemakai perpustakaan : 1. Diberi pelatihan bagaimana mereka mencari informasi secara mandiri. 2. Membantu mereka untuk memahami cara menggunakan alat-alat referensi,
mislanya buku-buku referensi, kartu katalog atau online catalog.
3. Memberi pelatihan terhadap mereka bagaimana perpustakaan dan informasi diorganisasi.
4. Bagaimana peranan pengelola dalam membantu pemakai mencari informasi yang mereka butuhkan.
Bentuk yang ketiga adalah petunjuk. Petunjuk adalah bentuk pelayanan referensi tingkat tinggi, karena bentuk ini digunakan untuk melayani pemakai yang melakukan suatu penelitian. Tugas pengelola dalam hal ini adalah memberi saran dan membantu pemakai dalam mengidentifikasi dan menyeleksi koleksi yang sesuai topik penelitiannya. Biasanya pengelola memberikan saran-saran buku, terbitan berkala, atau koleksi yang lain yang akan memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
a. Direktori
Direktori adalah daftar orang-orang atau organsiasi yang disusun secara sistematis, biasanya dengan penyusunan alfabet atau klass, alamat, dan sebagainya. Direktori sangat penting sebagai sumber informasi di referensi.
Direktori digunakan untuk mengetaui alamat suatu organsiasi, institusi dan orang-orang. Selain itu direktori juga digunakan untuk merujukkan kepada suatu organsiasi dan siapa yang harus ditemui.
b. Almanak, buku tahunan, dan buku pegangan
Almanak, buku tahunan dan buku pegangan adalah sumber informasi yang berhubungan dengan data faktual yang berisi: kejadian terkini dan sejarah, organisasi, orang dan sesuatu, negara dan pemerintahan, tren statistik.
c. Biografi
Biografi adalah sumber informasi yang berkenan dengan seseorang. Biasanya biografi digunakan untuk beberapa hal, yaitu untuk memenuhi kepuasan informasi tentang seseorang, kadang-kadang digunakan untuk tugas sekolah atau penelitian, atau digunakan untuk menentukan pembicara pada suatu kegiatan.
Kamus digunakan untuk menentukan suatu kata, untuk menverifikasi ejaan, pengucapan, untuk mengecek pemakaian kata, atau untuk menentukan sejarah dari suatu kata. Kadang-kadang kamus digunakan sebagai standar bahasa yang digunakan pada saat ini.
e. Ensiklopedi
Ensiklopedi adalah sumber informasi berupa kumpulan antar cabang ilmu pengetahuan yang disusun secara sistematis dan merupakan ringkasan pengetahuan manusia. Tujuan dan ensiklopedia adalah: mendidik dan memberi informasi. Isi dari ensiklopedi dapat dikategorikan menjadi tiga tipe dasar.
1. Fact finding (ready-references)
Ensiklopedi merupakan sumber informasi yang ideal untuk mencari jawaban dengan cepat. Dimana dalam menjawab fact-finding ini, ensiklopedi menyediakan informasi yang lengkap, yaitu informasi definisi sesuatu, informasi yang berhubungan dengan seseorang, suatu tempat, dan sesuatu, termasuk juga data-data statsitik dan fakta.
2. General background information
Ensiklopedi juga menyediakan informasi yang berhubungan dengan keterangan atau definisi suatu barang.
3. Preresearch information
Tipe yang terakhir dari ensiklopedi adalah yang disebut informasi pra-penelitian. Ensiklopedi mengajari para peneliti keterampilan dalam melakukan penelitian pendekatan secara sistematis untuk mengumpulkan
informasi. Secara umum, ensiklopedi tidak dapat dimasukkan sebagai sumber informasi yang bertujuan untuk penelitian. Informasi pra penelitian digunakan sebagai framework, dimana dengan mengetahui informasi dari ensiklopedi, peneliti dapat melihat secara luas tentang sesuatu. Selanjutnya peneliti akan melakukan penelitian yang lebih mendalam.
f. Sumber-sumber geografi
Sumber-sumber geografi sering sekali digunakan dalam menjawab pertanyaan lokasi suatu daerah. Tetapi sumber-sumber geografi tidak hanya menjawab hal tersebut, tetapi menjawab pula pertanyaan-pertanyaan sekitar: isu-isu lingkungan hidup, penataan kota atau daerah, geografi politik.
g. Terbitan pemerintah
Terbitan pemerintah adalah koleksi yang diterbitkan pemerintah yang ada hubungannya dengan bidang kenegaraan.