BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
E- LEARNING YANG DINAMIS SEBAGAI ALTERNATIF
PEMBELAJARAN DIKLAT Tim Inovator: Murnianita
28
166 Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
PT PLN (Persero) Pusdiklat mempunyai tugas pokok untuk melaksanakan pendidikan dan pelatihan (diklat) dalam rangka peningkatan kompetensi/profesionalisme pegawai dan calon pegawai di lingkungan PT PLN (Persero) yang meliputi perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi. Untuk melaksanakan tugas tersebut, dibutuhkan dukungan data serta informasi yang terkait dengan diklat.
Permasalahannya, data dan informasi yang dimiliki oleh masing-masing Udiklat berbeda-beda, baik dari sisi Kode Diklat, Judul Diklat, warna Sertifikat maupun format laporan Diklat. Oleh karena itu, dirasakan perlu adanya suatu sistem informasi yang dapat menyeragamkan dan mengolah data-data tersebut secara cepat, akurat dan terpusat, untuk menghasilkan keseragaman informasi yang diperlukan dalam mendukung pelaksanaan kegiatan diklat.
Sistem Manajemen Pendidikan dan Pelatihan Terpadu (SIMDIKLAT) adalah aplikasi sistem informasi berbasis web yang dimiliki oleh PT PLN (Persero) Pusdiklat. Aplikasi SIMDIKLAT dapat mengolah data-data secara cepat dan akurat, untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam mendukung pelaksanaan kegiatan diklat. Aplikasi tersebut sudah dapat mengelola secara lengkap data administrasi penyelenggaraan diklat, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi sampai dengan pencetakan sertifikat.
Kode:
1414255
Unit:
PT. PLN (Persero)
Pusat Pendidikan dan Pelatihan
Judul:
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN TERPADU (SIMDIKLAT)
GUNA MENDUKUNG KELANCARAN PROSES DIKLAT Tim Inovator: Rachmad Ariyadi, Pranesti Novitasari, Nurina Mariyansari
29
Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
167
PT. PLN (Persero) Unit Pendidikan Dan Pelatihan (Udiklat) dalam proses bisnisnya sebelum adanya SIMUD, dalam mendata setiap kegiatan masih secara manual sehingga filling data, penyajian data serta penyajian laporan membutuhkan waktu yang lama karena harus merekap, mencari data-data dari masing-masing bagian.
Sistem Informasi Manajemen Udiklat (SIMUD) adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan aplikasi-aplikasi pada bagian-bagian yang menunjang kinerja Udiklat yaitu Sistem Informasi Administrasi Pengajaran (SIAP), Biodata Online, Sistem Informasi Wisma (SIMA) dan Sistem Informasi Honor Instruktur (SIHI) yang dapat mengolah dan menyajikan data-data dan informasi secara cepat dan akurat.
Dengan adanya sistem SIMUD mempermudah dan meningkatkan kinerja dan pelayanan diklat sehingga kepuasan pelanggan dapat lebih meningkat dan kinerja unit tercapai. Sistem SIMUD sedang dikembangkan lebih lanjut dengan membuat Sistem Informasi Direktori Materi (DIRMAT)
Kode:
1414257
Unit:
PT. PLN (Persero)
Pusat Pendidikan dan Pelatihan
Judul:
UPAYA PENINGKATAN KINERJA DAN PELAYANAN DIKLAT MELALUI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UDIKLAT (SIMUD)
Tim Inovator:
Dwi Listiawati, Nurina Mariyansari, Prima Olivia Santi
30
168 Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
Meter Prabayar digunakan untuk mengurangi tingkat keluhan pelanggan berkaitan dengan pembacaan meter, meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan, menekan biaya operasional melalui penyederhananan proses bisnis, serta mempercepat arus kas masuk, sesuai SK Direksi No. 378.K/ DIR/2010 tentang Listrik Prabayar di Lingkungan PT PLN (Persero), dan dalam Pasal 2 telah mengatur pengelolaan listrik prabayar terpusat sehingga penggunaan sarana Vending System dan Vending Unit untuk aktifasi meter prabayar atau transaksi pembuatan Token dilakukan secara terpusat, ada 5 jenis Token yang harus diproses dan khusus Clear Tamper Token (CTT) dibuat 2 kali jadi ada 6 token disediakan untuk mengaktifkan Meter prabayar, dengan keterbatasan user yang diberikan kepada PLN Cabang Samarinda hanya 2 account user dalam pembuatan Token, memerlukan waktu 4 s/d 8 menit untuk 1 pelanggan yang terdiri dari 6 token, bertepatan adanya “GO GRASSS” tahap kedua dan Program Tambah Daya Gratis maka dalam satu hari transaksi peremajaan mutasi PDL mencapai 977 pelanggan prabayar atau sekitar 130 jam setara 8 hari jam kerja bila dibagi 2 user, proses entri data yang satu persatu menjadi kendala atau tidak efesien waktu dan tenaga karena tidak dapat mengerjakan pekerjaan yang lain dan rentan terhadap human error akibat kelelahan.
Kode:
1423260
Unit:
PT PLN (Persero) Wilayah Kalimantan Timur
Judul:
SISTEM KENDALI AUTOMATIC TOKEN SMS Tim Inovator: Harianto Eko S., Yudistiro, A. Radityo Whisnu W.
31
Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
169
Terkait pasal 7 dalam SK yang sama tentang Tingkat Mutu Pelayanan, perlakuan TMP pada Meter Prabayar seperti halnya Meter Pasca Bayar, tingkat gangguan Tampering Meter Prabayar dalam satu hari dapat mencapai 11 orang pelanggan dan memerlukan Clear Tamper Token (CTT) yaitu token untuk mengaktifkan kembali MPB ( Meter Prabayar ) yang mati/tidak aktif yang diakibatkan intervensi langsung terhadap fisik meter dalam keadaan sudah terpasang (dialiri listrik). Petugas tidak dapat langsung memperoleh CTT jadi harus kembali ke Kantor PLN Cabang Samarinda, terkait kewenangan CTT yang riskan terhadap penyalahgunaan, tentunya waktu perbaikan menjadi lebih lama.
Aplikasi Sistem Kendali Automatic Token SMS dibuat dengan harapan keluhan-keluhan tersebut dapat diminimalisir atau ditiadakan, dengan menggunakan Aplikasi Sistem Kendali Automatic Token SMS waktu penyelesaian 6 token per pelanggan hanya 1 menit atau dapat memangkas 4 hari pembuatan token manual menjadi 5 jam saja dengan 300 pelanggan, sarana pengiriman SMS secara autorespon / automatis yang merupakan salah satu fitur aplikasi menjadi solusi untuk petugas gangguan / lapangan melakukan SMS bila memerlukan CTT dilapangan (melalui system security kewenangan no handphone) sehingga tidak perlu kembali ke kantor dan diharapkan keberadaan aplikasi Aplikasi Sistem Kendali Automatic Token SMS ini dapat mempercepat proses pelayanan, mengurangi resiko Human Error hingga sesuai dengan tujuan SK Direksi maupun kinerja KPI unit dalam rata-rata waktu pelaksanaan penyambungan .
170 Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
SCADA merupakan bagian dari sistem Teknologi Informasi (TI) korporat sehingga SCADA dengan TI tidak dapat dipisahkan karena keduanya saling mendukung untuk meningkatkan kinerja operasional perusahaan. Perkembangan jaringan TI korporat wilayah Sulselrabar yang semakin besar akan lebih optimal jika bisa dimanfaatkan untuk keperluan sistem SCADA APD Makassar. Oleh karena itu diharapkan investasi dalam bidang teknologi bisa dilakukan secara optimal dan sekaligus memberikan manfaat secara finansial. Namun pemanfaatan ini harus memenuhi standar SEQ (Security, Economy dan Quality) dalam operasional sistem ketenaga- listrikan. Sebagai studi kasus yaitu troubleshooting karena terganggunya sitem SCADA untuk komunikasi antara DCC Utara APD Makassar dengan GI Barru yang sebelumnya menggunakan Radio link. Solusinya yaitu mengganti radio link dengan jaringan WAN Wilayah Sulselrabar. Hal ini sudah diimplementasikan sejak Desember 2010 dengan hasil uji dan analisa unjuk kerja yang lebih baik jika dibandingkan dengan topologi jaringan sebelumnya ataupun dibandingkan dengan sewa leased-line dedicated dari pihak rekanan penyedia jaringan telekomunikasi. Dengan demikian perluasan sistem SCADA APD Makassar bisa dilakukan dengan lebih mudah, ekonomis, cepat dan efisien jika pilihan media komunikasinya bisa memanfaatkan jaringan WAN Wilayah Sulselabar.
Kode: 1424018 Unit: PT PLN (Persero) Wilayah SULTANBATARA Judul: PEMANFAATAN JARINGAN WAN (WIDE AREA NETWORK) WILAYAH SULSELRABAR UNTUK PENGEMBANGAN MEDIA KOMUNIKASI SCADA DCC UTARA APD MAKASSAR (STUDI KASUS LINK KOMUNIKASI ANTARA DCC UTARA DAN GI BARRU)
Tim Inovator:
Dewi Arjuni Kusnadi, Dini Dwi Astuti, Ardianto
32
Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
171
Pentingnya kebutuhan informasi berupa data realtime yang akurat menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi bagaimana data tersebut dapat diolah dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan penerimanya. Kebutuhan data telemetering berupa besaran-besaran listrik di lapangan harus disimpan dengan baik dalam database SCADA dan dikirimkan ke bagian pengolahan data dalam hal ini bagian atau unit kerja yang berkaitan langsung dengan SCADA APD Makassar untuk di proses sesuai kebutuhan. Dengan pengembangan DCC Makassar hingga daerah diluar Cabang Makassar maka diperlukan suatu media atau aplikasi untuk mempermudah pengiriman data realtime yang sebelumnya hanya berupa data yang disimpan secara stand alone (belum bisa di share) maka dibangunlah sebuah aplikasi SCADA Online yang telah diimplementasikan sejak Desember 2010. Sehingga dapat dijadikan alternative solusi monitoring console untuk pemantauan kondisi sistem JTM secara realtime yang mempermudah penggunanya untuk melihat data beban gardu induk, update single line dan lain-lain. Aplikasi ini merupakan aplikasi berbasis web, sehingga dapat di implementasikan dengan mudah lebih efektif dan efisien dari biaya investasi.
Kode: 1424019 Unit: PT PLN (Persero) Wilayah SULTANBATARA Judul: SCADA ONLINE Tim Inovator:
Rizky Ardiana Bayuwerty, Dewi Arjuni Kusnadi, Dini Dwi Astuti
33
172 Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
Sistem pelaporan dan evaluasi kinerja distribusi berbasis web adalah proses penginputan, pengolahan dan pengiriman data laporan beserta analisa dan evaluasinya dengan menggunakan jaringan intranet. Sistem ini menggunakan bahasa pemrograman PHP, SQL sebagai pengolah data dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai database management system.
Dengan menggunakan sistem ini maka data yang diinput di unit – unit pelaksana secara otomatis akan terintegrasi dan terbangun menjadi suatu pelaporan unit induk. Melalui penerapan sistem ini akan mendapatkan keuntungan – keuntungan dibandingkan dengan sistem yang lama (manual) diantaranya yaitu pelaporan menjadi jauh lebih cepat, lebih akurat, hemat biaya, juga ditampilkan analisa dan evaluasi yang dilengkapi dengan grafik – grafik sehingga bisa langsung dipakai oleh manajemen dalam pengambilan keputusan. Disamping keuntungan – keuntungan tersebut pelaporan dan evaluasi kinerja distribusi ini bisa diakses dimana saja selama terkoneksi dengan jaringan intranet PLN.
Aplikasi ini telah diterapkan di Wilayah Sulselrabar sejak tanggal 28 Februari 2011 dan berjalan dengan baik sampai dengan sekarang. Untuk rencana pengembangan, disamping pengembangan ke jenis pelaporan – pelaporan yang lainnya (Bidang Pembangkitan, Bidang SDM, dll) kami juga berharap aplikasi ini dapat diperluas penerapannya untuk seluruh unit PLN sehingga akan dapat diperoleh laporan dan evaluasi kinerja distribusi gabungan skala nasional.
Kode:
1424020
Unit:
PT PLN (Persero)
Wilayah Sulsel, Sultra dan Sulbar
Judul:
SISTEM PELAPORAN DAN EVALUASI KINERJA DISTRIBUSI BERBASIS WEB
Tim Inovator:
Lelya Novita Kusumawati, Nanda Puspa Dewi
34
Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
173
Metode pemeliharaan yang diterapkan di P3B Sumatera saat ini adalah metode pemeliharaan berbasis CBM (Conditional Based Maintenance) yang membutuhkan historis data yang akurat dan tepat. Salah satu metode pengumpulan data yang digunakan adalah inspeksi level 1 peralatan gardu induk. Setiap unit memiliki peran masing - masing dalam menyukseskan metode pemeliharaan ini.
Gardu Induk sebagai tempat peralatan berada, memiliki peran sentral dalam memonitoring kondisi peralatan melalui ceklist inspeksi level 1. Pelaksanaan ceklist yang belum maksimal menyebabkan hasil yang kurang maksimal pula. Oleh karena itu, dibuat suatu aplikasi yang memudahkan Operator Gardu Induk dalam melaksanakan Ceklist level 1 peralatan Gardu Induk. Aplikasi ini terdiri dari dua item yaitu aplikasi untuk pengecekan peralatan dan aplikasi untuk memverifikasi hasil pengecekan peralatan yang dilakukan oleh operator.
Kode:
1424046
Unit:
PT PLN (Persero)
P3B Sumatera UPT Banda Aceh
Judul:
APLIKASI CEKLIST LEVEL1 PERALATAN GARDU INDUK
Tim Inovator: Andriani Siboro, Budi Santoso, Fathurrahman
35
174 Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
Kemajuan perkembangan teknologi yang pesat belakangan ini telah memberikan berbagai kemudahan dalam kehidupan sehari-hari dari berbagai kalangan masyarakat banyak secara umum dan Pelanggan PLN secara khusus. Hal tersebut mendorong semakin tingginya permintaan masyarakat pengguna listrik akan adanya layanan yang semakin mudah, murah, cepat, transparan dalam mendapatkan informasi layanan dari PT PLN (Persero). Di sisi lain PT PLN (Persero) khususnya PT PLN (Persero) WILAYAH SUMUT dalam hal ini menyadari akan kebutuhan pelanggaan tersebut dan merespon dengan meluncurkan layanan iMP (Info Mobile PLN), yang dapat menjawab kebutuhan Pelanggan dan memberi terobosan dalam memberikan layanan kepada Pelanggan PLN.
Dengan hadirnya aplikasi ini disamping akan memenuhi KPI Manajemen, maka diharapkan dapat juga meningkatkan kepuasan Pelanggan, serta dapat meningkatkan image perusahaan di kalangan masyarakat luas khususnya Pelanggan PLN.
Kode:
1424049
Unit:
PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara
Judul:
iNFO MOBILE PLN (iMP)
Tim Inovator:
R. Krisna Simbaputra, Evan Suseno Sirait, Henri Afrizal
36
Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
175
Dengan masih beroperasinya pembangkit listrik tenaga diesel, PT PLN (Persero) Wilayah Maluku & Maluku utar a sudah pasti sangat tergantung dengan pasokan bahan bakar minyak dari perusahaan pemasok BBM dalam hal ini adalah Pertamina. Konsumsi BBM untuk membangkitkan listrik sudah tentu sangat tinggi mengingat hampir semua pembangkit adalah pembangkit listrik tenaga diesel dan biaya yang dikeluarkan untuk konsumsi pun sangat tinggi.
Melihat tingginya biaya bahan bakar maka dibutuhkan sebuah pengawasan yang akurat dalam proses penerimaan bahan bakar yang dipesan apakah barang sudah diterima unit sesuai dengan yang dipesan dan sesuai yang tertera di dalam invoice yang ditagihkan. Hal ini penting karena ketika BBM keluar dari tangki pertamina maka itu menjadi tanggung jawab PT PLN, pertamina tidak mau peduli apakah barang sudah sampai ke lokasi yang dituju atau tidak. Berdasarkan perjanjian antara Pertamina dengan PT. PLN bahwa invoice yang ditagihkan sesuai dengan barang yang keluar dari tangki Pertamina, meskipun barang tersebut belum sampai di lokasi. Perjanjian tersebut terlihat kurang menguntungkan bagi konsumen dalam hal ini adalah PT. PLN (Persero).
Maka dari itu dibutuhkan sebuah perangkat aplikasi untuk merekonsiliasi antara pesanan, penerimaan, dan invoice dari pertamina atau dinamakan RKBBM. Aplikasi dimaksudkan untuk melihat apakah penerimaan BBM sudah sesuai atau
sama dengan pesanan yang dibuat, dengan adanya aplikasi rekonsiliasi tersebut dapat terlihat berapa banyak pesanan BBM yang belum diterima. Hal ini dapat digunakan untuk mengurangi kerugian dikarenakan invoice pertamina harus dibayar penuh terlepas dari belum/tidak diterimanya barang. Untuk ke depannya aplikasi RKBBM dapat dimodifikasi sesuai dengan kepentingan unit, misalkan dapat digunakan untuk memonitor hutang usaha maupun material pada pihak ke-3.
Kode:
1424053
Unit:
PT. PLN (Persero)
Wilayah Maluku dan Maluku Utara Kantor Wilayah
Judul:
APLIKASI REKONSILISASI BBM UNTUK PENGAWASAN INVOICE, PESANAN DAN PENERIMAAN BBM
Tim Inovator:
Dwi Yoga Nugroho, Maskar,
Yusuf Indra Wibowo
37
176 Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
Dashboard Operasi Sistem merupakan solusi terintegrasi dari informasi kinerja sistem pengoperasian kelistrikan Sumatera yang tersaji secara komprehensif dan real time. Sistem informasi ini mulai diaplikasikan oleh PT PLN (Persero) P3B Sumatera sejak Desember 2010 yang ditujukan untuk antar bidang internal P3BS dan eksternal seperti PLN Pembangkitan dan Direksi di PLN Pusat. Sistem ini mengakomodir penyediaan kebutuhan informasi data yang dibutuhkan seperti kondisi operasi sistem listrik, kesiapan dan ketersediaan pembangkit, rencana & realisasi outage transmisi maupun trafo daya, kesiapan fasilitas support operasi, transaksi energi dan evaluasi dari seluruh proses operasi.
Integrated Dashboard Operasi Sistem adalah terobosan yang lahir dari pola ATM, Amati, Tiru dan Modifikasi. Orisinalitas dari sistem informasi ini adalah kelengkapan sajian data dari proses bisnis operasi sistem, desain tampilan yang menarik serta user friendly dan kombinasi teknologi portal seperti Ajax, Class JP graph, CSS Javascript dan XML. Keuntungan intangible dari Dashboard Sistem Operasi P3B Sumatera ini adalah kelengkapan sajian data yang merupakan proses kerja dari pusat penyaluran dan pengatur beban. Dengan dasar kelengkapan data informasi yang tersaji, pengambil keputusan dapat dengan cepat menentukan keputusan baik untuk tingkat unit P3B Sumatera sendiri maupun hingga tingkat pusat. Seperti informasi efisiensi penggunaan pembangkit, pola operasi, history gangguan dan progres pekerjaan dapat diperoleh dalam satu pintu yaitu dashboard operasi sistem.
Dengan desain yang baik, dashboard yang dibuat akan dapat membantu pengguna dalam mengidentifikasi trend, pola,
dan anomali sehingga pada akhirnya dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang efektif dan menentukan kebijakan pengusahaan Sistem Tenaga Listrik Sumatera yang lebih baik. Perancangan dan pengimplementasian Dashboard Operasi Sistem telah dilaksanakan sejak bulan Desember 2010 dan terus dilakukan penyempurnaan hingga saat ini untuk menambah fasilitas dan fungsi informasi agar dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja dan fungsi koordinasi antar bidang secara horisontal maupun vertikal hingga tingkat manajer dan pusat.
Kode:
1423297
Unit:
PT PLN (Persero) Pemabangkitan Sumatera Bagian Selatan
Judul:
ALAT BANTU KALIBRASI CONTROL VALVE SISTEM FORCE DAN INDUCE DRAUGHT FAN UNTUK MENGHINDARI DERATING PADA PLTU
Tim Inovator:
Muh. Amin Fauzi, Heryadi MR, Mustika Efendi
Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
177
Banyak cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan di PLN UPT Tanjung Karang salah satunya dengan membuat aplikasi berbasis web yang mampu memberikan informasi kerja PMT 20 kV penyulang akibat gangguan, pemadaman, pemeliharaan dan penormalan guna meminimalkan waktu pemadaman pelanggan, dalam hal ini adalah PLN wilayah Lampung dan WS2JB. Selain untuk pelayanan pelanggan, aplikasi ini juga dapat memperbaiki kinerja PLN UPT Tanjung Karang dengan menjadikan data kerja PMT 20 kV penyulang sebagai salah satu acuan pemeliharaan.
Kode:
1424111
Unit:
PT PLN (Persero)
P3B Sumatera UPT Tanjung Karang
Judul:
INFORMASI KERJA PENYULANG UNTUK MENINGKATKAN PELAYANAN PELANGGAN Tim Inovator: Anisatul Mufidah, Harrisa Yumawan, Nurina Andayani
39
178 Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
Light Emitting Diode atau LED telah dikembangkan sejak akhir tahun 1950 an adalah bentuk semikonduktor paduan p-n (p-n junction) yang dapat mengemisikan photon atau cahaya apabila diterapkan tegangan yang sesuai pada sambungan tadi.
Beberapa jenis material p dan n dapat mengemisikan cahaya terlihat (visible light) dengan intensitas beragam dan pengembangan mutakhir mencapai tingkat efisiensi pencahayaan (illumination efficacity) jauh melampaui lampu konvensional yaitu lampu pijar biasa (incandescent lamps) dan lampu tabung “neon”/ TL (fluorescent/compact fluorescent lamps).
Dengan mempertimbangkan beberapa kelebihan dari Lampu LED tersebut, maka Tim penulis melakukan langkah- langkah proaktif dengan cara terjun langsung ke masyarakat dan menjalin kerjasama dengan perangkat Desa setempat untuk melakukan Migrasi Lampu LED (Mr. LED) sebagai ganti dari CFL (compact Fluorocenst Lamp) yang digunakan oleh masyarakat.
Kedepan diharapkan karya inovasi ini dapat di
impelemtasikan secara luas untuk mendorong terjadinya efisiensi pemakaian energi listrik.
Kode:
1424113
Unit:
PT PLN (Persero) Wilayah Bangka Belitung cabang Tanjung Pandan
Judul:
Mr. LED
(MIGRASI LAMPU CFL KE LED)
Tim Inovator: Budiono, Deni Murdany, M. Riky Saputra
40
Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
179
Arsip merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan dan pelaksanaan kegiatan, sekaligus berfungsi sebagai bahan bukti pertanggungjawaban organisasi yang bersangkutan. Demikian pentingnya keberadaan arsip, sehingga diperlukan suatu sistem penataan yang baik.
Metode KIKA BATAS sesungguhnya adalah teknik penentuan posisi suatu objek, yang didasarkan pada standar penomoran koordinat grid dari peta topografi. Metode tersebut sampai dengan saat ini diakui efektifitasnya oleh para navigator dalam menentukan kedudukan suatu tempat/objek. Tujuan penelitian ini adalah menghasilkan suatu inovasi berupa sistem penataan arsip yang lebih baik dengan mengadaptasi prinsip- prinsip metode KIKA BATAS.
Penelitian ini merupakan penelitian kuantitatif eksperimental, dengan variabel mencakup penataan arsip; KIKA BATAS; dan karyawan. Sistem penataan arsip terdahulu menggunakan sistem penyimpanan pokok soal. Peralatan penyimpanan berupa odner; dua rak tertutup; dan satu rak terbuka, dengan keseluruhan kapasitas rak mencapai 180 odner. Arsip-arsip dengan pokok soal sejenis disatukan dalam satu odner, dan kesemua odner ditempatkan pada rak-rak yang tersedia. Tidak terdapat standar/aturan/pola khusus, baik dalam penulisan identitas klasifikasi arsip, maupun pada penempatan odner ke dalam rak. Selain timbulnya kesan tidak
Kode:
1424114
Unit:
PT PLN (Perse ro) Wilayah
Sumatera Selatan, Jambi, dan Bengkulu Cabang Bengkulu
Judul:
SISTEM PENATAAN ARSIP “BATAS RINA” Tim Inovator: Heru Purnomo, Fiqi Alawiyah
41
180 Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
beraturan dari arsip-arsip tersebut, posisi masing-masing odner acak; campur baur antar sub bidang; juga terus berubah-ubah sesuai dengan penempatan oleh pengguna terakhir.
Hal ini menimbulkan kesulitan pada tahap penemuan kembali, yang terpaksa harus dilakukan dengan cara memeriksa satu- persatu identitas klasifikasi arsip. Dengan melakukan beberapa penyesuaian, peneliti berhasil mengadaptasi prinsipprinsip penomoran koordinat dan teknik penentuan posisi objek dari metode KIKA BATAS ke dalam sistem penataan arsip.
Melalui kombinasi teori-teori kearsipan dan hasil adaptasi metode KIKA BATAS tersebut, diperolehlah sebuah inovasi berupa “Sistem Penataan Arsip BATAS RINA”. Sistem tersebut terdiri dari (a) kombinasi antara penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal dan sistem tanggal; (b) arsip dari masing-masing kategori tanggal ditempatkan pada rak terpisah; (c) penerapan pola khusus terkait penempatan odner ke dalam rak dengan (c.i) penerapan Sistem Koordinat Odner dan (c.ii) penerapan metode BATAS RINA; (d) penyusunan katalog odner dari masing-masing rak; serta (e) penerapan standar penulisan identitas klasifikasi arsip pada seluruh odner.
Manfaat yang dirasakan karyawan PT. PLN (Persero) WS2JB Cabang Bengkulu dari sistem penataan arsip BATAS RINA adalah penempatan odner pada rak menjadi teratur; proses penemuan kembali arsip tidak sulit lagi untuk dilakukan; serta efisiensi waktu. Sehingga sistem tersebut diakui lebih memudahkan karyawan dalam proses kerja seharihari ketimbang sistem penataan arsip terdahulu. Permasalahan yang timbul dari penerapan sistem tersebut adalah dibutuhkannya alokasi khusus – waktu dan tenaga – untuk melakukan penataan ulang kearsipan, serta dibutuhkannya proses pengenalan dan pembiasaan para karyawan terhadap sistem tersebut.
Direktori Karya Inovasi XIV - 2011
BIDANG NON-TECHNICAL SUPPORTING
181
APP sebagai alat transaksi tenaga listrik dengan pelanggan harus diamankan dan dilindungi supaya terhindar