BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA
VII. Lingkup Tugas
(TUGAS EKSTERNAL PUBLIC RELATION)
Lingkungan eksternal adalah suatu kekuatan yang berada diluar kepentingan Telkom Divre IV dimana mempunyai pengaruh terhadap perubahan-perubahan yang terjadi pada lingkungan ini, sehinggga mempengaruhi opini positif dan negatif diperusahaan Telkom Divre IV. Namun demikian lingkungan eksternal adalah salah satu faktor terpenting untuk menunjang keberhasilan lake teciptanya Company Image dalam berkontribusi kepada perusahaan untuk memenangkan persaingan.
Ada beberapa komponen lingkungan eksternal yang paling berpengaruh saat ini terhadap terciptanya Company Image dan kenerja di tingkat persaingan di Divre IV yaitu :
a. Bisnis
Dengan adanya persaingan global yang semakin kompleks, perubahan tersebut haruslah dilakukan kajian yang tepat dengan tujuan unutk mengetahui posisi perusahaan dalam persaingan penyelenggaraan Jasa Telekomunikasi, sehingga peran Insan Komunikasi Divre IV harus ikut mendorong dan selalu berperan aktif dalam mendukung terciptanya image positif perusahaan Telkom dalam menyikapi persaingan.
b. Insan Pers
Peran komunikasi PT.Telkom Divre IV tidak terlepas dari peran opinion media massa, sehingga perlu adanya kerjasama yang sinergi insan Divisi Komuniaksi Divre IV dengan Pers
64
c. Masyarakat
Peran Komuniaksi PT.Telkom Divre IV sangat penting dengan adanya kegiatan saling mendukung sesama insan Komunikasi di lingkungan PT.Telkom. hubungan dimaskud agar masyarakat merasakan sentuhan emosional dari perusahaan hubungan simbolis mutualisme bisa tercapai.
Program pembinaan bagian komunikasi Eksternal ditujukan untuk lebih meningkatkan kualitas Public Relation insan Divisi Komunikasi untuk meningkatkan Citra Positif PT.Telkom Divre IV, adapun kegiatannya adalah :
1. KLIPING KORAN
· Kliping adalah : kumpulan berita (tulisan atau gambar) tentang Telkom dan perusahaan afiliasi serat perusahaan pesaing yang relevan (bila dimungkinkan) dari surat kabar, majalah atau media lainnya, yang disampaikan kepada manajemen yang diterbitkan setiap hari
· Tujuan dari kliping berita adalah untuk mendistribusikan informasi dari media yang termonitor oleh unit kerja pembuat kliping berita dan apabila memungkinkan membuat resume atau ringkasan berita yang perlu diketahui oleh manajemen.
65
· Pengelolaan :
a. Mengumpulkan seluruh berita tentang perusahaan di media pada hari itu dengan mencantumkan nama media, tanggal terbit dan halaman berita bersangkutan.
b. Berita perusahaan dan afilasinya dikliping dan diperbanyak sesuai kebutuhan, serta dibandingkan.
c. Kegiatan kliping harus didokumentasikan dalam bentuk mingguan ataupun bulanan dans esuat kebutuhan.
2. PRESS CONFERENCE
· Adalah kegiatan temu wicara antar menajemen Unit Kerja Organisasi PT.Telkom dengan media, dengan maksud untuk menyampaikan suatu informasi penting yang perlu diketahui oleh publik dan dikoordinir oleh Public Relation PT.Telkom
· Tujuan dari Press Conference adalah untuk memberikan pemahaman dan pengertia tentang kebijakan, pelayanan dan kegiatan PT.Telkom lainnya secara transparan untuk memelihara dan meningkatkan citra positif perusahaan
3. PILAH KLASIFIKASI
Pilah Klasifikasi adalah mengelola setiap hal-hal yang berhubungannya dengan PT.Telkom yang harus segera dipublikasikan melalui media massa yaitu seperti
66 a. Surat pembaca, membalas setiap komplain yang masuk berita dikoran untuk segera mungkin dibals agar tidak mengecewakan pelanggan Telkom
b. Memberikan Release untuk meluruskan sebuah berita jika terjadi suatu kejadian yang membuat nama Telkom buruk, segera mungkin Public Relation PT.Telkom Divre IV untuk memberikan release ke media agar tidak terjadi kesimpang siuran berita.
c. Memberika Release mengenai informasi berita program baru maupun produk baru yang ada di PT.Telkom agar semua masyarakat mengatahui secara cepat program baru dan produk tersebut.
4. PRESS TOUR
· Maksud dari Press Tour ini adalah untuk mendekatkan hubungna Perusahaan dengan pers yaitu dengan mengundang pers untuk datang keprusahaan dan diajak keliling seluruh gedung untuk melihat setiap kegiatan yang ada di PT.Telkom supaya pers membuat berita mengenai PT.Telkom, selain itu kegiatan ini bertujuan untuk menghindari adanaya miss komunikasi antara Telkom dengan Perss jika sewaktu-waktu terjadi sutau masalah.
67
5. KUNJUNGAN KEMEDIA
· Selain mengundang pers ke perusahaan, Public Relation PT.Telkom juga mengadakan kunjungan ke media dengantujuan untuk meningkatkan relationship antara Public Relation dengan media agar terbina hubungan yang baik dan akrab
· Kegiatan ini diadakan 1 bulan sekali
· Adapun perusahaan media yang dikunjungi adalah : a. Suara Merdeka b. Kompas c. Bisnis Indonesia d. Wawasan e. Jawa pos f. Kedaulatan Rakyat g. Solo Pos h. Suara Pembaharuan i. Rakyat Merdeka j. Suara Karya k. Republika l. Seputar Indonesia 6. PRESS GATHERING
· Selain Pres Tour dan Kunjungna Media, untuk meningkatkan hubungan yang baik dengan media, maka Public Relation
68 mengadakan program Press Gathering yang diwujudkan dalam melalui acara : a. Pelatihan b. Tour c. Game d. Seminar e. Kemitraan
f. Sponsorship, pada saat pers mengadakan seminar untuk mendukung acara tersebut maka dari PT.Telkom memberikan sponsor berupa kaos atau spanduk)
· Kegiatan ini diadakan 2 kali dalam setahun.
7. ANALISIS BERITA
· Tujuan dari analisis berita ini adalah untuk mengetahui apa yang dilakukan Public Relation PT.Telkom bekerja dan sejauh mana Public Relation dari kompetitor PT.Telkom bekerja, sehingga dapat segera mungkin mengetahui perkembangan Perusahaan kompetitor dalam meningkatkan pelayanannya melalui berita yang dimuat di media cetak mauoun elektronik.
8. MELAKSANAKAN RESPONSIBILTY PADA EKTERNAL · Melaksanakan Responsibility eksternal adalah untuk membina
hubungan baik dengan masyarakat sekitar melaui kegiatan a. Mengadakan kegiatan bakti sosial (bencana alam, memberi
69 b. Mensponsori suatu kegiatan yang diadakan oleh masyarakat
setempat
c. Mengangkat binaan industri kecil dengan memberikan bantuan pinjaman bungan lunak bagi industri rumah tangga. d. Mengadakan kegiatan yang menyangkut dengan
kepentingan banyak orang, seperti : Sunatan massal, Donor Darah, Penanaman Pohon)
e. Pemasangan papan promo, lampu, baliho
9. SOSIALISASI PRODUK BARU
Tugas Public Relation PT.Telkom Divre IV yaitu mendukung setiap peluncuran produk baru, dengan mengadakan seminar, siaran perss maupun penerniatn release.
10. MENGADAKAN COMMITTE PELANGGAN
Public Relation membentuk suatu organisasi Pelanggan yang diwakili beberapa orang sebagai dewan pelanggan sebagai control service dan memudahkan Public Relation dalam mengamati perkembangan pelanggan PT.Telkom.
11. MENGADAKAN TEMU PELANGGAN
· Temu pelanggan yaitu untuk mengumpulkan perwakilan dari pelanggan untuk membicarakan service apa yang diingikan pelanggan.
70
· Tujuan dari temu pelanggan ini yaitu untuk meningkatkan kualitas pelayanan PT.Telkom agar jumlah pelanggan semakin meningkat.
71
BAB V