BAB II TINJAUAN PUSTAKA
F. Struktur Organisasi PT.Telkom Divre IV
Salah satu manfaat dari pembentukan struktur organisasi adalah membuat seluruh kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi tersebut berjalan dengan
40 baik dan lancar. Orang-orang yang menjabat dalam struktur organisasi PT. Telkom Divre IV diharapkan dapat menjalankan tugasnya dengan baik.
Gambar struktur organisasi PT. Telkom Divre IV Jateng & DIY ini sesuai dengan Keputusan Direksi Perusahaan Perseroan ( PERSERO ) PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Nomor : KD 13 / PS 150 / CTG- 10 / 2006 tanggal 16 Januari 2006 Tentang Organisasi Divisi Regional IV Jawa Tengah & DIY.
Gambar 2.5 Struktur Organisasi PT Telkom Divre IV TUGAS POKOK:
41
1. EGM DIVRE IV bertanggung jawab atas tercapainya tujuan bisnis yang
diselenggarakan melalaui operasi di Divisi Regional di wilayah geografisnya, yang mencakup :
a. Tercapainya target laba/ pendapatan
b. Tertagihnya piutang usaha dari revenue yang dihasilkan
c. Efisiensi biaya penyelenggaraan fungsi cabang distribusi dan layanan customer segmen konsumen/ retail, dengan tetap menjaga efektifitas dalam upaya pemenangan kompetisi perebutan customer segmen konsumen retail.
d. Optimalisasi sumber daya perusahaan, termasuk pendayagunaan infrstruktur akses
e. Terkendalinya aktifitas operasi layanan customer, sales, customer care, operasi serta pemeliharaan infrastruktur akses, yang diselenggarakan diberbagai wilayah KANDATEL
f. Efektifitas penyelenggaraan kerjasama/ kemitraan dengan pihak eksternal dalam rangka penyelenggaraan fungsi delivery channel g. Terjaganya perimbangan alokasi sumbera daya operasional di divisi
regional khususnya yang terkait dengan operasi dan pemeliharaan infrastruktur accses dalam rangka eksekusi layanan yang diperlukan baik untuk customer segmen konsumen/ retail, maupun dukungan yang diperlukan untuk eksekusi layanan kepada customer segmen corprate customer/ OLO
42 diselenggarakan di wilayah geografisnya, baik aktifitas dari divisi regional maupun aktifitas yang berasal dari unit bisnis lain yang dilakukan melalui unit - unit cabangnya (representative office)
i. Memastikan bahwa semua resiko pada proses bisnis di dalam lingkup Divre IV diidentifikasi, dievaluasi, dan dikontrol dengan semestinya. j. Mewakili Telkom diwilayah geografisnya dalam hubungannya dengan
pihak eksternal sesuai lingkup tanggung jawab dan bisnis Divre bersangkutan.
2. Deputy EGM
bertanggung jawab atas :
a. Pengendalian operasional KANDATEL dengan focus driving existing business, sinergi & integrasi operasi , revenue enhancement, serta pengendalian cost / efisiensi.
b. Kualitas dan sinergi dari perencanaan serta pelaksanaan kebijaksanaan dan strategis operasional KANDATEL sehingga dapat memenuhi sasaran kinerja yang telah ditetapkan.
c. Tersolusinya permasalahan yang terkait dengan interaksi DIVRE terhadap unit-unit Corporate Service, seperti HR. Center & Finance Center.
d. Koordinasi dengan bidang-bidang terkait untuk memfasilitasi kebutuhan dari KANDATEL dalam rangaka mendukung pencapaian kinerja yang telah ditetapkan.
43 Bertanggung jawab atas penyiapan strategi, kebijakan penyelenggaraan bisnis pada lingkup DIVRE IV, yang mencakup perencanaan operasi bisnis, pengelolaan portofolio produk, pengaturan mekanisme revenue assurance, serta pengelolaan quality dan performansinya, sehingga dapat dipastikan bahwa penyelenggaraan operasi bisnis DIVRE IV dilaksanakan dalam koridor pengendalian manajemen secara memadai.
Untuk melakukan peranannya SM. Product & Business Performance diberi tugas untuk menjalankan kegiatan - kegiatan sebagai berikut :
a. Mengkoordinasikan kegiatan perencanaan bisnis dan penyusunan strategi pencapaiannya, serta penyusunan target setting berikut monitoring dan evaluasi kontrak management.
b. Menyiapkan dukungan pengembangan dan operasi bisnis, khususnya yang terkait dengan pelaksanaan kemitraan dengan pihak eksternal, dalam rangka penyelenggaraan peran Divre pada fungsi pengelola delivery channel.
c. Merumuskan rancangan portofolio produk, dalam rangka perencanaan alokasi sumberdaya Divre untuk mencapai tujuan bisnis secara optimal, melalui pengelolaan produk - produk unggulan yang disesuaikan denagn karakteristik market di wilayahnya, serta pengelolaan performansinya, sehingga dapat mencapai target secara maksimal.
44 d. Merumuskan standa - standar proses, khususnya yang terkait dengan mekanisme pengelolaan revenue assurance, serta melakukan monitoring dan pengendalian implementasinya, sehingga dapat dipastikan bahwa seluruh proses pengelolaan revenue telah berada dalam koridor kendalai yang memadai.
e. Merumuskan parameter pengukuran performansi, yang diselaraskan dengan platform pengelolaan performansi yang telah ditetapkan Corporate Office, serta melakukan monitoring dan pengembangan performansi bisnis.
f. Merumuskan guideline, memonitor, melakukan assessment dan melakukan upaya - upaya perbaikan quality, serta mengelola proses change management.
4. SM. Access Network Planning & Performance
Bertanggung jawab atas perencanaan pengembangan, penyediaan, serta pendayagunaan access network, sehingga dapat dipastikan bahwa penyelenggaraan operasi layanan kepada customer, baik kepada customer segmen konsumen / retail maupun customer segmen corporate customer / OLO, dapat didukung dengan pendayagunaan access network secara effisien dan berkualitas.
Untuk melakukan perannya SM. Access Network Planning & Performance ditugasi untuk melakukan kegiatan - kegiatan sebagai berikut:
45 perencanaan pembangunan, quality enhancement dan replacement / modernisasi jarngan akses ( Copper, Radio, Fiber) termasuk NMS (Network Management System).
2. Menyusun program yang diperlukan sebagai rujukan dalam alokasi anggaran LOP, commitment budget, payment budget, monitoring dan evaluasi pelaksanaan project.
3. Mengelola performansi infrastruktur & QoS measure, standart setting, supervise & control performance untuk access personal customer dan corporate customer & OLO.
4. Mengelola manajemen data yang diperlukan untuk pendayagunaan access network, serta pengelolaan fasilitas pendukung access network (supporting access facilities).
5. Merumuskan kebijakan dan prosedur operasional access network pada lingkup operasi DIVRE IV, khususnya yang terkait denagn public access, dan performansi & QoS public access.
6. Mengelola dan mengendalikan pendayagunaan access network yang terkait dengan public access.
5. SM. Marketing & Sales
Bertanggung jawab atas efektifitas penyelenggaraan fungsi marketing & sales pada lingkup wilayah operasi DIVRE IV, sehingga dapat dipastikan bahwa upaya pemasaran seluruh produk TELKOM dilakukan secara kompetitif dan sesuai dengan karakteristik permintaan
46 pasar serta direspon dengan upaya sales yang mampu secara efektif menghasilkan revenue maksimal.
Untuk menjalankan perannya, SM. Marketing & Sales bertugas untuk :
a. Merumuskan penjabaran di wilayah operasinya strategi dan kebijakan pemasaran dari rumusan yang telah ditetapkan oleh Corporate Office. b. Merumuskan marketing & sales planing, serta menyusun dan
mengendalikan program promosi.
c. Menyususn program dan dukungan promosi
d. Memonitor, mengevaluasi dan mengembangkan efektifitas kerjasama dengan pihak eksternal dalam hal channel distribution.
e. Memonitor, mengevaluasi, dan mengembangkan kinerja sales operation.
f. Mengkoordinasikan dan mengendalikan penyediaan, sirkulasi, dan penjualan kartu flexi / voucher, yang diselaraskan dengan kebijakan card management yang telah ditetapkan oleh Corporate Office.
g. Mengkoordinasikan pelaksanaan fungsi penjualan kartu flexi / voucher yang bersifat lintas area KANDATEL.
6. SM. Customer Care
Bertanggung jawab atas kualitas dan efektifitas penyelenggaraan layanan customer pada lingkup wilayah operasi DIVRE IV, sehingga dapat dipastikan bahwa upaya pelayanan kepada customer segmen konsumen / retail dilakukan secara kompetitif dan sesuai dengan
47 karakteristik segmennya serta mampu secara efektif menjaga kepuasan customer.
SM. Customer Care bertugas untuk melakukan kegiatan - kegiatan sebagai berikut :
a. Merumuskan kebijakan, prosedur, dan guideline pelayanan customer, yang merujuk pada kebijakan customer care yang telah ditetapkan oleh Corporate Office.
b. Memonitor, mengevaluasi dan mengembangkan kualitas pengelolaaan customer.
c. Mengembangkan metode pelayanan customer, yang diselaraskan dengan karakteristik customer di wilayah operasinya.
d. Memonitor, mengevaluasi, serta menyusun program - program peningkatan kinerja pelayanannya.
e. Menyusun guideline, memonitor dan mengendalikan standar pelayanan yang dilaksanakan oleh mitra.
f. Merumuskan kebijakan channel management, yang diselaraskan dengan potensi dan kondisi Divre IV Jawa Tengah & DIY, serta karakteristik customer di wilayahnya.
7. SM. General Support
Bertanggung jawab atas keefektifas penyelenggaraan fungsi General Support pada lingkup wilayah operasi DIVRE IV, sehingga dapat dipastikan bahwa kebutuhan fasilitas penyelenggaraan operasional DIVRE IV dapat dipenuhi dan dilaksanakan dengan lancar, didukung dengan
48 lindungan aspek legal & compliance yang memadai serta dilaksanakan secara efisien dan dengan administrasi yang tertib.
Untuk melakukan peranannya, SM. General Support ditugaskan untuk melakukan kegiatan - kegiatan sebagai berikut :
· Mengelola proses management logistic, dalam rangka pemenuhan kebutuhan logistik dan sarana umum yang diperlukan untuk penyelenggaraan aktifitas operasional Divre IV
· Mengelola, mengatur mekanisme pendayagunaan,
mengadministrasikan, serta memenuhi aspek - aspek perlindungan yang diperlukan atas seluruh asset yang berada di lingkungan wilayah operasi Divre IV.
· Mengelola aktivitas legal, dalam rangka pemenuhan perlindungan dan prasyarat aspek legal yang diperlukan dalam penyelenggaraan seluruh aspek operasional Divre IV.
· Mengelola aktivitas yang terkait dengan pembinaan hubungan dengan lingkungan, termasuk community development, serta dukungan penyelenggaraan tanggung jawab perusahaan dalam hal penyaluran dana kemitraan (usaha kecil & menengah, dan bina lingkungan).
· Menyelenggarakan kegiatan pengamanan aset, personil, informasi dan data operesional perusahaan serta kesehatan dan keselamatan kerja.
49 Bertanggung jawab atas kelancaran dan efektifitas dukungan bagi kegiatan-kegiatan perkantoran dan protokoler pada Kantor Divisi Regional.
Division Secretary DIVRE IV, melakukan kegiatan - kegiatan sebagai berikut :
1. Melakukan peran sebagai koordinasi speech writer dan content provider terhadap materi yang akan disampaikan EGM DIVRE IV dalam berbagai pertemuan.
2. Mengelola jadwal aktivitas - aktivitas EGM DIVRE IV dan Deputy EGM DIVRE IV yang strategis, khususnya yang terkait komitment pada pihak ketiga.
3. Menyelenggarakan peran secretariat dan dukungan administrasi perkantoran pada kantor DIVRE IV Jawa Tengah & DIY termasuk pengelolaan korespondensi dengan eksternal constituent.
4. Mengkoordinasikan kegiatan protokoler DIVRE IV 5. Menyusun laporan managemen DIVRE IV
9. Division Communication DIVRE IV
Bertanggung jawab atas terkondisikan public image yang positif atas representasi TELKOM di wilayah DIVRE IV, yang dilakukan melalui upaya pengelolaan komunikasi yang efektif.
Division Communication DIVRE IV, bertugas untuk :
· Mengelola mekanisme komunikasi, termasuk pengelolaan medianya, sehingga komunikasi DIVRE IV dengan pihak eksternal
50 dapat secara optimal menjadi sarana yang efektif dalam menjaga dan membangun Corporate Image.
· Mengkoordinir program pengembangan informasi yang mencakup kegiatan - kegiatan yang terkait dengan penyaringan informasi (disesuaikan dengan norma / peraturan publikasi informasi bagi perusahaan Go Public), pengkayaan jenis dan nilai informasi, pengemasan, pengelolaan mekanisme feedback yang sistematis.
· Mengkoodinir program - program yang terkait denagn news & information management.
· Menyenggarakan program hubungan publik yang mencakup kegiatan - kegiatan yang terkait dengan proses komunikasi dengan publik (press conference, layanan kunjungan study banding / benchmark, merespon saran / masukan / kritik dari media massa, membina hubungan denagn komunitas indusri & asosiasi terkait / PEMDA setempat, dll)
· Mengkoordinasikan kegiatan komunikasi internal di lingkungan DIVRE IV.
G. PUBLIC RELATION PT.TELKOM DIVRE IV
1. Berdasarkankedudukanya
Kedudukan Public Relation di PT.Telkom Divre IV tidak berada dalam satu departemen distruktur organisasi yang baru sejak adanya kerjasama tahun 1996. Pada struktur yang baru PR terbagi dalam :
51 a. Internal, ditangani oleh Staff Communication
Penyusun dalam melaksanakan Kuliah Kerja Media berkedudukan di Staff Communication. Tugas-tugas yang diberikan oleh istruktur kepada penyusun mencangkup kegiatan eksternal dan internal perusahaan. b. Eksternal, ditangani oleh Corporate Affair
c. Eksternal untuk Marketing, ditangani oleh PR dibawah Marketing Communication
2. Berdasarkan Tugas dan Perannya
a. Bidang Internal
Berada di bawah Deputi General Manager Human Resource & Training (DGM HR & T), Staff Communication bertugas secara proaktif melakukan komuniaksi internal dengan pegawai unit Divre IV dengan tujuan mancapai performa yang tinggi, efisien biaya dan mempunyai fokus kepada pegawai-pegawai untuk mencapai WCO (World Claa Operator) serta melakukan survei opini pegawai sekaligus memberi saran kepada managemen atau hasil survei.
Sebagai Internal Public Relations maka tugas Staff Communication adalah:
1) Menjalankan informasi dan kebijakan perusahaan kepada semua karyawan
2) Distribusi informasi melalui media online (Portal) 3) Menangani keluha pegawai
52 4) Menjaring informasi dan menampung opini pegawai di segala
tingkatan
Berdasarkan deskripsi tugas tersebut terlihat bahwa Staff Communication berperan sebagai jembatan atau saluran informasi antara pihak manajemen dengan staff atau sebaliknya. Dan juga bertanggung jawab menjamin seluruh informasi yang berkaitan dengan visi, misi, tujuan, sasaran, kebijakan (Policy) perusahaan agar dimengerti oleh seluruh pegawai.
Menager Staff Communication memiliki kewenangan untuk berhubungan langsung dengan segala lapisan manajemen dan staff untuk menggali informasi yang dibutuhkan karyawan sebagai bentuk pelaksanaan fungsi dalam membina hubungan internal, menghimpun dan menyalurkan informasi yang berlaku bagi kalangna internal.
Beberapa strategi komunikasi yang dijalankan oleh Staff Commnuication anatara lain :
1) Pemanfaatan media catak dan elektronik 2) Tatap muka atau sosilaisasi
3) Membina hubungan baik dengan informal leader sebagai agen komunikasi
4) Bekerja sama dengan Human Resource Spport untuk menyebarkan informasi dan menghimpun aspirasi karyawan di lingkungan distrik 5) Bekerja sama dengan konsultan untuk mengetahui feedback
53 6) Menampung keluhan, kritik, saran melalui forum hotline srvice dan contact person distruc sebagai kepanjangan tangan peraturan dan kebijakan pada Area Work group (AWG) serta menampung aspirasi karyawan distrik dan AWG untuk diteruskan kepada Manager Staff Communication.
b. Bidang Eksternal
Ditangani oleh Eksternal Communication yang secara struktural berada di Direktorat SDM dan bertanggung jawab terhadap senior Manager Sekretari Divre. Komunikasi eksternal merupakan bidang yang sangat strategis karena memiliki tugas-tugas antara lain :
1) Melakukan koordinasi kebijakan Public Relation KSO IV
2) Mengatur pertemuan- pertemuan dengan pihak eksternal, pemerintah, media massa dan kantor perusahaan
3) Bertanggung jawab terhadap pemberian laporan dan pernytaan kepada media massa dan pemerintah
4) Bertanggung jawab terhadap pengembangan citra perusahaan seperti implemenatsi Standart Greeting Procedure
5) Mengembangkan dan meningkatkan pelayanan terhadap 6) customer complain secara efektif, efisien dan tepat waktu.
Tugas yang cukup berat tersebut mengharuskan Public Relations di Eksternal Communicatin harus jeli melihat perkembangan yang terjadi di lingkungan luar perusahaannya, dengan bermodalkan pengalaman yang luas di semua bidang PR, kemampuan
54 berhubungan antar manusia dengan baik, termasuk kemampuan bernegosiasi dan interaksi yang efektif dengan Senior Manager dan pihak luar. Selain itu juga harus memiliki komitmen untuk terus menerus meningkatkan pelayanan dan kemampuan publik eksternal.
Seorang Manajer Komunikasi Ekternal bebas melakukan komunikasi dan hubungan yang baik dengan interkasi timbal balik kepada semua staffnya, termasuk marketing dan Customer Service, pers dalam negeri, kantor peusahaan dan unit KSO lain dalam rangka membangun citra pisitif bagi PT.Telkom Divre IV Jateng & DIY.
c. Bidang Eksternal Marketing Communication
Public Relation di bawah Marketing Communication mengkhususkan komunikasi produk-produk PT Telkom Divre IV kepada stakeholder eksternal melalui media massa. Semua aktifitas Marketing Public Relations adalah adalah untuk mendukung program komunikasi Pemasaran dalam mempromosikan produk serta layanan. Job Description dari komuniaksi Pemasaran adalah :
1) Mengkomunikasikan produk dan layanan 2) Mangkomunikasikan kebijakan peruahaan 3) Mewakili kepentingan perusahaan
4) Menciptakan citra perusahaan
Sedangkan tugas Public Realtion Pemasaran adalah mempublikasikan setiap produk-produk baru unggulan ,pelayanan dan
55 kebijakan pemasaran kepada masyarakat, pelanggan atau pengguna jasa telekomunikasi melalui media massa baik cetak maupun elektronik.
56