PROSEDUR RESERVASI TICKETING DOMESTIK PT. ELECTRA TOUR AND TRAVEL SOLO
C. Job Description domestic ticketing staff di PT. Electra Tour and Travel
3. LION AIR (JT)
a. Booking Tiket Lion Air dengan sistem Agent.lionair.co.i’d
1) Buka web Lion Air http:/ /www.lionair.co.id [klik] 2) Sign In (Username dan P assword) [klik]
Masukan Username dan password yang diberikan oleh lion kepada Electra.
3) Oneway atau Return [klik] Pilih pulang-pergi atau sekali jalan
commit to user
Pilih Rute penerbangan penumpang dari dan tujuan, pilih tanggal yang diinginkan penumpang, dan pilih berapa jumlah penumpang yang akan terbang (Dewasa,Anak,Bayi)
5) Jam dan Harga [klik]
Pilih Jam dan Harga yang sesuai dengan yang diinginkan penumpang yang akan terbang.
6) Nama dan Nomer Telepon penumpang [klik]
Masukan Nama lengkap penumpang sesuai dengan KTP dan masukan Nomer Telepon penumpang yang dapat dihubungi.
7) Nama Ticketer dan Nomer telepon Travel agent [pilih]
Pastikan semua data sudah terisi dengan benar kemudian klik BOOK (muncul Kode Booking)
b. Issued tiket Lion Air dengan sistem Agent.lionair.co.i’d
mengissued tiket domestik sendiri sebenarnya tidak ada yang berbeda antara airlines satu dengan airlines yang lain.
1) Melihat sisa saldo yang ada, jika saldo tersebut kurang dari harga tiket yang akan di issued, ticketer harus mengisi saldo terlebih dahulu agar tiket yang di booking dapat di issued
2) Jika sisa saldo tercukupi kemudian pastikan semua data reservasi tamu yang dimasukan sudah benar, kemudian klik ISSUED
3) Pastikan status PNR dengan status ISSUED 4) Langkah terakhir klik PRINT.
commit to user
4. MERPATI AIRLINES (MZ) dan BATAVIA AIRLINES (Y6)
a. Booking tiket Merpati Airlines dengan sistem MERCAROR dan Batavia Airlines dengan sistem AIR RIGHT RESERVE
1) Buka Web dari Merpati dan Batavia Airlines
2) Sign In (masukan Username dan Password setiap Airlines yang telah diberikan kepada Agent).
3) Pilih rute,tanggal & berapa penumpang (dewasa,anak & bayi) Pilih Rute yang diminta penumpang dari dan tujuan yang dituju, tanggal penerbangan dan jummlah penumpang yang akan terbang. 4) Pilih jam & harga
Pilih jam yang sesuai dengan keinginan tamu beserta harga dari kelas yang tersisa.
5) Masukan data Agen
Masukan Nama Ticketer yang mereservasi serta Nomer telepon dari Agen tersebut
6) Booking masukkan Nama lengkap sesuai KTP dan no.Telp penumpang.
7) Klik BOOK (muncul KODE BOOKING) b. Issued tiket Merpati dan Batavia Airlines
1) Melihat sisa saldo yang ada, jika saldo tersebut kurang dari harga tiket yang akan di issued, ticketer harus mengisi saldo terlebih dahulu agar tiket yang di booking dapat di issued
commit to user
2) Jika sisa saldo tercukupi kemudian pastikan semua data reservasi tamu yang dimasukan sudah benar, kemudian klik ISSUED
3) Pastikan status PNR dengan status ISSUED 4) Langkah terakhir klik PRINT.
F. Perhitungan Fare Basis
Yang dimaksud dengan tarif atau fare adalah harga tiket pesawat udara yang biasanya dicantumkan pada tiket yang dikeluarkan termasuk biaya dan segala persyaratan, yang mengikatnya. Harga itu diumumkan secara meluas melalui penerbitan beberapa macam brosur atau tarif folder lainnya.
Airline yang tergabung dalam IATA ( International Association of Travel Agent ) menggunakan tarif bersama untuk menghindari persaingan tajam antar airlines, karena itu dapat dilihat bahwa tarif IATA memberi tarifnya sama untukkemana dan kapan saja.
Berikut adalah istilah – istilah dalam tarif penerbangan domestik (Domestic fare) :
1. Fare yaitu tarif normal yang harus dibayar oleh penumpang, dimana harga tersebut belum termasuk pajak ( Fare Basic ).
2. Tax taitu pajak yang haris dibayar oleh penumpang yang besarnya adalah 10% dari harga dasar tiket.
3. IWJR yaitu Iuran Wajib Jasa Raharja dari airline kepada pihak pemerintah, semua maskapai penerbangan Indonesia dikenai IWJR yang sama yaitu Rp 15.000,-
4. FS (fuel surchege) yaitu biaya bahan bakar. Biaya ini dibebankan kepada penumpang untuk pembiayaan bahan bakar pesawat yang besar kecilnya
commit to user
sama untuk tiap penumpang dalam satu rute penerbangan dan tidak dipengaruhi oleh kelas yang dipakai.
5. Total / jumlah biaya yang harus dibayar oleh penumpang, Semuanya terdiri dari tarif dasar + PPn + IWJR + INS.USD atau fuel surcharge. 6. Form of payment adalah cara pembayaran yang digunakan oleh
penumpang. Ada dua cara dalam pembayaran tiket di PT. Electra Duta Wisata yaitu dengan cara:
Cash : tamu membayar total tiket secara tunai.
Credit card : tamu membayar total tiket dengan alat bantu pembayaran berupa kartu pembayaran.
Perlu diingat bahwa petugas ticketer di PT. Electra Duta Wisata harus memberitahukan bahwa bila pembayaran dengan credit card, penumpang dikenakan biaya 5% dari harga total. (wawancara dengan Liliana Karsono, staffaccounting PT. Electra, 2011).
G. Analisis SWOT Di PT. Electra Tour and Travel Solo
Perkembangan PT. Electra Solo bila di analisis dengan analisis SWOT adalah sebagai berikut :
1. Strenght ( Kekuatan )
Kekuatan yang dimiliki antara lain :
a) Keahlian para staff di PT. Electra yang cukup baik, menjadi alasan bertambahnya pelanggan di PT. Electra Solo sendiri. Karena dalam setiap proses reservasi diperlukan ketelitian, ketepatan waktu, kecermatan, dan kesabaran dalam menghadapi tamu, dan PT. Electra mempunyai staff yang mencakup itu semua.
commit to user
b) Letak PT. Electra sendiri yang sangat strategis, terletak di jalan utama Kota Solo yaitu Jl. Slamet Riyadi no 227 Solo. PT. Electra Solo sendiri berdekatan dengan hotel – hotel berbintang diantaranya Novotel, Ibis dan Grand Orchid, terletak di dekat pusat perbelanjaan pula yaitu Sami Luwes Solo dan Matahari Singosaren Solo.
c) Banyaknya kolega / partner dari segala bidang pariwisata yang memudahkan PT. Electra Solo dalam mempromosikan produk – produk yang dijualnya.
2. Weakness ( Kelemahan )
Kelemahan yang dimiliki antara lain :
a) keterlambatan setoran deposit ke maskapai penerbangan bila akan mengissued, hal ini menyebabkan sedikit kekacauan. seharusnya staff harus mengisi saldo deposit sesuai persyaratan setiap hari disaat ada atau mungkin tidak ada pembeli.
b) perlu peluasan ruangan, jadi tempat semua staff bekerja hanya disatu baris saja, seharusnya ada tempat depan yang kosong yang bias dijadikan tempat untuk head manager dan finance.
c) kurang menjalin kerjasama dengan semua maskapai penerbangan domestic, jadi PT. Electra Solo selain 5 maskapai yang sudah dibahas di atas, mereka hanya menjadi sub agent saja tidak langsung menjadi agent resmi dari maskapai penerbangan yang lain. sebaiknya PT. Electra harus menjalin lebih banyak kerjasama antar maskapai yang lain sehingga, semua permintaan tamu dapat dipenuhi.
commit to user
3. Opportunity ( Peluang )
adapun peluang PT. Electra Solo dalam menjalankan bisnisnya, antara lain :
a) menjalin kerjasama lebih banyak lagi terutama di bidang Ticketing, karena sekarang banyak sekali maskapai penerbengan domestic yang komersial, sehingga PT. Electrea harus mengikuti perkembangan - perkembangan yang ada.
b) memperluas tempat kerja sehingga dapat membuat nyaman para staff yang bekerja didalamnya.
c) menambah cabang baru di Solo, agar menambah pelanggan dan terutama menambah pemasukan dan membuka lowongan pekerjaan bagi orang lain yang ahli didalamnya.
d) mudahnya PT. Electra dalam mempromosikan karena PT. Electra sendiri sudah tergabung dalam ASITA dan IATA.
4. Threats ( Ancaman )
Ancaman – ancaman yang ada, antara lain :
a) Banyaknya pesaing – pesaing yang lebih baik di bidangnya, dalam arti lebih baik dibidang pelayanan, penjualan dan tempat yang nyaman juga mendukung untuk tamu mengunjungi ke travel agent lain.
b) Konsumen yang sudah menjadi pelanggan tetap, tiba – tiba tidak memesan di PT. Electra lagi. Hal ini disebabkan oleh beberapa factor, Antara lain (1) pelanggan yang mungkin pernah dikecewakan pada saat pemesanan di PT. Elecdtra Solo, (2) kurang lengkap maskapai yang direservasikan membuat
commit to user
konsumen pindah ke Travel Agent lain, (3) pindah / keluarnya staff di PT. Electra ke Travel Agent lain yang membuat berkurangnya pelanggan di tempat ini dikarenakan tamu sudah sangat dekat dengan staff tersebut sehingga para tamu tetap menghubungi staff yang keluar.
H. Kendala yang sering dihadapi pada bagian ticketing di PT. Electra Tour
and Travel
1. Gangguan Listrik di PT. Electra Tour & Travel
Pelayanan reservasi secara on line tidak dapat di lakukan bila terjadi gangguan pada aliran listrik (pemadaman atau kerusakan). Untuk mengatasi masalah gangguan pada aliran listrik PT. Elektra Duta Wisata biasanya menggunakan diesel yang memang sudah dipasang didepan untuk berjaga-jaga bila sewaktu-waktu terjadi gangguan pada aliran listrik. 2. Reservasi tercancel secara otomatis
Bila tiba batas waktu pengambilan tiket (time limit) petugas ticketing tidak melakukan penulisan tiket atau rebooking maka reservasi akan di cancel secara otomatis Untuk menghindari hilangnya reservasi secara otomatis dari sistem maka ticketer di PT. Electra Duta Wisata biasanya menulis hasil reservasi dan batas waktu pengambilan tiket (time limit) di buku reservasi. Masing-masing ticketer harus memereriksa buku tersebut setiap hari.
commit to user 3. Trouble System
Bila terjadi gangguan pada sistem on line (loa ding terlalu lama) akan mengakibatkan proses reservasi tidak efisien sehingga pelayanan kepada konsumen tidak dapat di lakukan secara maksimal Bila terjadi gangguan pada sistem on line (loading terlalu lama) maka ticketer di PT. Electra Duta Wisata menggunakan telefon untuk melakukan reservasi ke pihak maskapai Airlines pusat yang diminta oleh tamu dan meminta untuk segera memperbaikinya.
4. Double Booking
Kondisi Double Booking terjadi bila tamu melakukan booking tiket pesawat dengan dua staff yang berbeda, padahal dengan penerbangan dan jam yang sama. Hal ini bisa dilakukan tanpa sengaja oleh tamu, tapi bisa berakibat kerugian bila dua bookingan tiket yang sama sudah di issued / dikeluarkan. Cara mengatasinya dengan team work yang kuat. Bila tamu menelepon untuk merefisi pemesanannya, sebab harus mengecek dahulu apakah tamu tersebut sudah melakukan booking sebelumnya. Bila benar ada staff yang sudah melakukan pembukuan sehingga kita tidak perlu membuat pembukuan baru tetapi cukup dengan merubahnya saja.
5. Kebijakan tiap airlines
Kebijakan yang dimaksud adalah dimana semua airlines mewajibkan kepada tiap travel agent yang akan mengissued tiket harus mengisi saldo terlebih dahulu kecuali Garuda Indonesia. Hal ini membuat ticketer harus teliti mengecek saldo disetiap airlines pada saat akan mengissued tiket. Jika terjadi hal yang tidak diinginkan seperti kelalaian
commit to user
staff ticketing yang tidak melihat saldo terlebih dahulu padahal tiket harus segera diissued, maka alternatif lain yang digunakan adalah :
Staff ticketing segera melihat time limit dari tiket tersebut, jika masih ada waktu maka segera mengisi saldo airline yang akan diissued sehingga tiket dapat diissued tanpa menerima complain dari tamu. Jika sudah mendekati batas time limit maka staff ticketing segera menghubungi kantor PT. Electra pusat yang berada di Semarang untuk mengissuedkan tiket tersebut, dengan mengirimkan kode booking tiket yang kemudian diissued oleh kantor pusat. Dan untuk tamu hanya diberi nomer tiket yang sudah diissued di Semarang yang nantinya nomer itu dapat langsung dicheck-in kan di Counter masing – masing airlines sesuai pesanan tiket penumpang.
commit to user
BAB IV