BAB II KAJIAN PUSTAKA
A. Deskripsi Teoritik
2. Management of Change
Manajemen perubahan (Management of Change) adalah suatu proses secara
sistematis dalam menerapkan pengetahuan sarana dan sumberdaya yang diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang terkena dampak proses tersebut
(Potts dan LaMarsh 2004 : 16) dalam (Wibowo 2005 : 241). Management of Change
adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut. Management of Change
sumber daya yang diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju ke arah kinerja yang lebih baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena dampak dari proses perubahan tersebut. Manajemen perubahan ditunjuukan untuk memberikan solusi bisnis yang diperlukan dengan sukses dengan cara yang terorganisasi dan denga metode melalui pengelolaan dampak perubahan pada orang yang terlibat didalamnya. Sementara itu perubahan selalu dimulai dengan inisiatif pandangan pada hasil positif. Hambatan paling umum untuk keberhasilan perubahan adalah resistensi manusia.
Menurut Wibowo (2005 : 242) pendekatan dalam management of change adalah,
pertama : mengidentifikasi siapa, di antara mereka yang terkrna dampak perubahan, yang mungkin menolak perubahan; kedua, menelusuri sumber, tipe dan tingkat resistensi perubahan yang mungkin ditemukan; ketiga, mendesain strategi yang efektif untuk mengurangi resistensi tersebut. Dengan manajemen perubahan, dapat memperkirakan jumlah resistensi yang mungkin terjadi dan waktu serta uang yang diperlukan berkaitan dengan resistensi. Hal ini memungkinkan orang yang harus melakukan perubahan mengukur faktor penting, sperti apakah perubahan berharga utuk dilakukan dan seberapa kemungkinan keberhasilan yang diperoleh. Memahami mengapa orang menolak perubahan dan bagaimana mengatasi resistensi itu merupakan inti dari manajemen perubahan.
Terdapat dua pedekatan utama untuk manajemen perubahan, yang dinamakan
planned change (perubahan terncana) dan emergent change (perubahan darurat). Pendekatan yang dipergunakan tergantung pada kondisi lingkungan yang dihadapi. Pada situasi tertentu planned change lebih tepat dan pada kondisi lainnya, mungkin
emergent change lebih cocok. Bullock dan Butten (2000: 271) dalam Wibowo (2005 : 246), mengatakan bahwa untuk melakukan perubahan terencana perlu dilakukan empat fase tindakan, yaitu sebagai berikut :
1. Exploration phase (fase eksplorasi)
Dalam tahap ini organisasi menggali dan memutuskan apakah ingin membuat perubahan spesifik dalam operasi, dan jika demikian, mempunyai komitmen terhadap sumber daya untuk merencanakan perubahan.
2. Planning phase (fase perencanaan)
Sekali konsultan dan organisasi membuat kontrak, tahap brikutnya adalah pemahaman masalah dan kepentingan organisasi. Proses perubahan menyangkut pengumpulan informasi dengan maksud menciptakan diagnosis yang tepat tentang masalahnya ; menciptakan tujuan perubahan dan mendesain tindakan yang tepat untuk mencapai tujuan tersebut.
3. Action phase (fase tindakan)
Organisasi mengimplementasikan perubahan yang ditarik dari perencanaan. 4. Integration phase (fase integrasi)
Tahapan ini dimulai begitu perubahan telah sukses diimplementasikan. Hal ini berkaitan dengan mengonsolidasi dan menstabilisasi perubahan sehingga mereka menjadi bagian yang normal, operasi sehari-hari berjalan dan tidak memerlukan aturan khusus atau mendorong memelihara mereka.
Selain manajemen terencana, terdapat pula pendekatan manjemen darurat (emergent approach) yang memberikan arahan dengan melakukan penekanan pada
lima gambaran organisasi yang dapat mengembangkan atau menghalangi keberhasilan perubahan, yaitu sebagai berikut.
1. Struktur Organisasi
2. Budaya Organisasi
3. Organisasi Pembelajar 4. Perilaku manajerial 5. Kekuatan dan politik
Pada dasarnya, perubahan darurat tidak menginginkan kelima faktor tersebut berjalan sendiri-sendiri, tetapi memerlukan kerjasama secara sinergis dari semuanya.
Management of Change dalam organisasi publik merupakan suatu proses untuk mengubah proses dan prosedur birokrasi publik, dan sikap serta tingkah laku birokrat untuk mencapai efektivitas birokrasi dan tujuan pembangunan nasional atau bisa dikatakan pengelolaan sumber daya dalam rangka mencapai tujuan organisasi dengan
kinerja yang lebih baik. Dengan demikian Management of Change akan menjadi
panduan dasar bagi organisasi dalam menjalani masa transisi dari kondisi saat ini
menjadi kondisi yang diharapkan. Management of Change ini juga akan mengenali
persoalan yang berpotensi muncul dalam setiap proses perubahan tersebut, serta akan menyediakan alternatif penyelesaiannya.
Perubahan yang terjadi dalam suatu organisasi biasanya seringkali direncanakan oleh para stakeholder yang terdapat dalam organisasi tersebut yang bertujuan untuk mengembangkan organisasi seperti yang dikemukakan oleh J. Winardi (2005:82) bahwa suatu organisasi yang menginginkan keberhasilan harus terus-menerus melakukan perubahan sabagai bentuk reaksi dari perkembangan-perkembangan yang
sifatnya penting, seperti kebutuhan para pelanggan, penemuan teknologikal baru dan peraturan-peraturan pemerintah. Selain itu masih menurut J.Winardi (2005:93) yang mengutip pernyataan Sweeney, McFarlin bahwa terdapat tipe perubahan yang berguna bagi perkembangan suatu organaisasi, yaitu berupa perubahan strategik yang mencakup pada postur pertumbuhan, pendekatan berbalik arah, penarikan diri dan stabilisasi.
Dalam rangka proses perubahan tersebut, maka disusunlah strategi perubahan yang memuat rencana dan alokasi sumber daya berdasarkan kebutuhan untuk setiap
proses perubahan. Program Management of Change menjadi salah satu faktor
suksesnya pelaksanaan reformasi birokrasi, dan dimaksudkan untuk membantu meningkatkan capaian keberhasilan pelaksanaan reformasi birokrasi secara efektif dan efisien. Menurut Wibowo (2005 :36) manajemen perubahan merupakan suatu proses secara sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari perubahan tesebut.
Dapat disimpulkan bahwa Management of Change adalah proses penyejajaran
dengan perubahan, adapun tiga kondisi yang diperlukan dalam mewujudkan perubahan yang efektif adalah :
1. Kesadaran : para stakeholders memahami dan meyakini visi, strategi dan rencana implementasi.
2. Kapabilitas : para stakeholders meyakini bahwa mereka mampu meraih
ketrampilan yang dibutuhkan serta mampu menangani dan mengambil keuntungan dari perubahan tersebut.
3. Keikutsertaan : para stakeholders bisa menghargai tugas dan pekerjaan baru serta peluang untuk berperilaku dengan cara-cara baru ( sikap, ketrampilan, dan cara kerja baru).
Pada masa awal perubahan suatu organisasi tentunya dibarengi dengan adanya perubahan budaya yang dilakukan oleh manajemen atau bentuk pimpinan yang baru dalam mengambil langkah-langkah untuk melembagakan budaya baru dengan menciptakan pola-pola baru dengan berupa simbol-simbol, keyakinan-keyakinan dan struktur-struktur. Menurut Moh. Pabundu Tika (2010 : 77) diperlukan peran pemimpin dalam proses perubahan budaya organisasi yang ada karena mampu menciptakan sebuah tim yang melahirkan suatu visi baru dan strategi dalam mengikat individu-individu yang ada serta memberikan energi yang positif untuk mencapai visi yang ditetapkan meskipun terdapat banyak tantangan dan rintangan yang akan dihadapi.
Dalam Management of Change terdapat pula tahapan yang dapat digambarkan
sebagai berikut, pada awalnya organisasi harus mampu mengidentifikasikan perubahan yang terjadi, setelah itu membuat perencanaan strategis dalam menghadapi perubahan yang selanjutanya dari perencanaan strategis yang ada dimplementasikan oleh organisasi perusahaan, setelah itu organisasi harus melakukan evaluasi dari strategi yang telah diimplementasikan dan melakukan perbaikan untuk menjalankan langkah selanjutnya. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar skema tahapan manajemen perubahan berikut :
Identifikasi
Perubahan
•Melakukan identifikasi faktor‐faktor ataupun sumber‐sumber
perubahan
Perencanaan
Perubahan
•Melakukan atau membuat perencanaan strategis dalam
menghadapi Perubahan
Implementasi
Perubahan
•Menjalankan perencanaan strategis dalam menghadapi
perubahan
Evaluasi dan
Umpan Balik
•Melakukan tahap evaluasi terhadap strategi yang telah dilakukan
•Menjalankan strategi perbaikan dalam menghadapi perubahan
Gambar 1. Skema Tahapan Manajemen Perubahan
Berdasarkan skema yang ada dalam tahapan manajemen perubahan diatas, dikatakan bahwa ada 4 proses penting dalam perubahan, yaitu :
1. Identifikasi Perubahan
Pada awalnya suatu organisasi harus mampu mengidentifikasikan faktor-faktor yang menyebabkan suatu organisasi melakukan sebuah perubahan. Seperti kita ketahui sebelumnya dalam pembahasan pengertian perubahan bahwa ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi organisasi dalam melakukan perubahan seperti masalah teknologi, konsumen, persaingan global dan kebijakan pemerintah. Untuk itu
dalam tahapan ini stakeholder dalam suatu organisasi harus mampu melakukan
2. Perencanaan Stratejik Dalam Menghadapi Perubahan
Sebuah organisasi baik organisasi profit maupun organisasi non profit untuk mencapai suatu yang menjadi tujuan yang diinginkan organisasi maka perlu untuk dibentuk adanya suatu strategi. Adanya strategi sangat penting, mengingat makin pesatnya kemajuan teknologi informasi dan tingginya persaingan dan ancaman baik dari internal maupun eksternal organisasi. Adanya persaingan menuntut organisasi untuk memiliki strategi yang tepat yang dapat diandalkan untuk mengatasi ancaman yang ada. Ancaman yang ada tersebut dapat berupa sumber daya organisasi yang terbatas, ketidakpastian dari daya saing yang dimiliki organisasi, keputusan-keputusan yang dibuat dan tidak adanya kepastian mengenai pengendalian inisiatif. Dari ancaman-ancaman tersebut itulah (baik dari internal maupun eksternal organisasi) nantinya akan dapat dirumuskan suatu strategi untuk mengatasi ancaman yag dihadapi.
Dalam studi kepustakaan ada beberapa pakar yang mengemukakan konsep tentang strategi. Menurut Kuncoro (2006:1) yang mengutip pernyataan Chandler , strategi adalah penentuan tujuan dan sasaran jangka panjang perusahaan, diterapkannya aksi dan alokasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal senada juga dikemukakan oleh Kuncoro (2006: 1) yang mengutip pendapat Andrews, bahwa strategi adalah pola, sasaran, tujuan, dan kebijakan/rencana umum untuk meraih tujuan yang telah ditetapkan, yang dinyatakan dengan mendefinisikan apa bisnis yang dijalankan oleh perusahaan atau yang seharusnya dijalankan oleh perusahaan. Berdasarkan definisi diatas maka dapat
disimpulkan bahwa strategi adalah suatu cara atau teknik yang digunakan dan diterapkan pada sebuah organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran jangka panjang yang telah ditetapkan menjadi visi dan misi dari organisasi tersebut. Strategi dapat digunakan sebagai alat untuk mencapai suatu tujuan organisasi dan perluasan dari misi yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi maupun perusahaan. Strategi dapat dilakukan dengan menyesuaikan apa yang menjadi tujuan atau mandat dari suatu organisasi dengan lingkungan dimana strategi itu akan diterapkan atau diimplementasikan. Penyesuaian dengan lingkungan yang ada disekitar tersebut sekaligus untuk mengetahui ancaman maupun peluang dari faktor-faktor lingkungan baik faktor-faktor internal maupun eksternal dari organisasi.
Analisis SWOT adalah analisis yang dirasa cocok untuk menganalisis strategi perubanah, dengan melihat kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang dimiliki organisasi. Menurut Freddy Rangkuti (1997:18) analisis SWOT adalah indentifikasi dari berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strength) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat juga
meminimalkan kelemahan (Weakness) dan ancaman (Threats). Merujuk pada
pendapat Freddy Rangkuti (1997:19) yang menyatakanbahwa proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian perencana strategis (strategic planner) harus menganalisis faktor-faktor strategis perusahaan (kekuatan, kelemahan, peluang danancaman) dalam kondisi yang ada saat ini.
Analisis SWOT menurut Pearce dan Robinson (2009: 201) terdiri dari empat faktor, yaitu:
a. Strengths (kekuatan)
Merupakan sumber daya atau kapabilitas yang dikendalikan oleh atau tersedia bagi suatu perusahaan yang membuat perusahaan lebih unggul dibandingkan pesaingnya dalam memenuhi kebutuhan pelanggan yang dilayaninya.
b. Weakness (kelemahan)
Merupakan keterbatasan atau kekurangan dalam satu atau lebih sumberdaya atau kapabilitas suatu perusahaan terhadap pesaingnya, yang menjadi hambatan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan secara efektif. c. Opportunities (peluang)
Merupakan situasi utama yang menguntungkan dalam lingkungan suatu perusahaan.
d. Threats (ancaman)
Merupakan situasi utama yang tidak menguntungkan dalam lingkungan perusahaan.
Analisis SWOT pada organisasi dapat digunakan untuk memetakan keunggulan yang dimiliki dengan kelemahan yang ada dan untuk mengetahui apa yang menjadi peluang dan ancaman yang berasal dari lingkungan sekitar organisasi, baik dari lingkungan eksternal maupun internal organisasi maka dengan begitu akan lebih mudah untuk melakukan suatu perumusan suatu strategi yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Proses dalam pembuatan strategi dengan menggunakan analisis SWOT yaitu setelah dibuat pemetaan analisis SWOT organisasi, maka selanjutnya adalah dibuatlah tabel matriks dan ditentukan sebagai tabel informasi SWOT. Kemudian dilakukan pembandingan antara faktor internal yang meliputi Strength (Kekuatan) dan Weakness (Kelemahan) dengan faktor luar Opportunity (Peluang) dan Threat
Strategi yang dipilih merupakan strategi yang paling menguntungkan dengan resiko dan ancaman yang paling kecil.
Selain pemilihan alternative analisis SWOT juga bisa digunakan untuk melakukan perbaikan dan improvisasi, dengan mengetahui kelebihan (Strength dan opportunity) dan kelemahan (weakness dan threat), maka perusahaan atau organisasi melakukan strategi untuk melakukan perbaikan diri. Salah satu strateginya adalah dengan meningkatkan kekuatan dan peluang dan mengurangi kekurangan serta ancaman yang ada. Alat yang digunakan untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah matrik SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya.
IFAS EFAS STRENGTHS (S) • Tentukan 5-10 faktor faktor kekuatan internal WEAKNESS (W) • 0,30 tentukan 5-10 kelemahan internal OPPORTUNITIE S (O) • Tentukan 5-10 faktor peluang eksternal STRATEGI SO Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang STRATEGI WO Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memenfaatkan peluang TREATHS (T) • Tentukan 5-10 faktor ancaman eksternal STRATEGI ST Ciptakan strategi yang Menggunakan kekuatanuntuk mengatasi ancaman STRATEGI WT Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman
Gambar 2. Matriks SWOT (Freddy Rangkuti: 1997: 31) a. Strategi SO
Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya.
b. Strategi ST
Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman.
c. Strategi WO
Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.
d. Strategi WT
Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman
3. Implementasi Strategi Perubahan
Dalam sebuah organisasi setelah mampu mengidentifikasikan faktor-faktor penyebab perubahan dan membuat perencanaan stratejik dalam menghadapi perubahan tentunya tahapan selanjutnya adalah menjalankan atau mengimplementasikan perencanaan stratejik yang ada dalam menghadapi
perubahan. Dalam proses implementasi strategi perubahan semua stakeholder
menjalankan strategi yang telah dibuat secara terstruktur agar strategi perubahan yang telah dirancang oleh sebuah organisasi dapat tepat sasaran. Pada tahapan ini menurut J.Winardi (2005:97) agen perubahan harus mampu mengidentifikasikan tingkatan dimaana mereka akan diarahkan, sehingga mereka mamapu memberikan target tingkatan agar mampu mengubah individu-individu, kelompok-keleompok dan atau seluruh organisasi.
4. Evaluasi dan Umpan balik Strategi Perubahan
Suatu evaluasi dan umpan balik strategi perubahan sangatlah penting untuk dianalisis, hal ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana pencapaian
capai visi dan misi atau tujuan dari sebuah organsisasi. Evaluasi merupakan tindakan akhir dari sebuah strategi, namun evaluasi adalah tahap awal dari strategi selanjutnya. Dengan menganalisis kesesuaian antara penyebab perubahan, strategi perubahan dan implementasi perubahan , maka penulis menarik kesimpulan bahwa dalam sebuah evaluasi dapat menyangkut hal-hal sebagai berikut:
a. Tujuan dan sasaran perubahan, tujuan merupakan keinginan yang ingin
dicapai dalam jangka waktu yang akan datang dan relatif panjang serta tidak terbatas waktu. Sedangkan sasaran lebih menekankan pada kegiatan untuk mencapai tujuan dalam jangka waktu yang relatif singkat dan dapat diukur atau dihitung.
b. Lingkungan, suatu organisasi pasti berinteraksi dengan lingkungan
disekitarnya dan menjadikan organisasi tidak dapat tertutup dari lingkungan. Sehingga penyesuaian perlu dilakukan.
c. Kemampuan internal, berupa kekuatan dan kelemahan yang dimiliki
organisasi untuk menghadapi lingkungannya.
d. Kompetisi, dalam pembuatan strategi tentu tidak terlepas dari adanya
kompetisi.