… dan Kegiatan Penjelasan tentang Obyektif
Keluaran Keluaran apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan? Dengan perkataan lain, apa yang akan dihasilkan oleh proyek? Keluaran adalah hal-hal yang berada dalam kontrol tim proyek. Biasanya terdapat tiga sampai enam keluaran.
Contoh:
• Tim petugas kesehatan diperkuat dan berfungsi • Membaiknya sumber-sumber air bersih
Kegiatan Bagaimana kita akan menghasilkan keluaran? Sangatlah mungkin akan terdapat daftar kegiatan- kegiatan yang panjang sekali dari untuk dilakukan. Tetapi KAL tidak memerlukan rincian yang terlalu banyak. Daftar kegiatan yang lebih rinci
hendaknya disajikan secara terpirah dalam jadwal kegiatan (lihat halaman …) Pernyataan-pernyataan kegiatan harus dimulai dengan kata kerja aktif
Contoh:
• Merekrut petugas-petugas kesehatan
• Meningkatkan kualitas sumur-sumur yang ada dan membuat sumur-sumur baru. Tidaklah penting untuk menetapkan target (kuantitas maupun kualitas) pada tahan ini. Hal ini dapat dilakukan pada kolom 2 (indikator-indikator) dikerjakan. Gunakan sistem penomeran sehingga kegiatan terhubungkan dengan keluaran masing-masing (lihat contoh KAL pada hal …)
Bayangkan anda sedang mengorganisasikan acara pernikahan. Kira-kira goal, tujuan, keluaran dan kegiatan apa saja? Tuliskanlah dalam sebuah kartu dan letakkanlah kartu-kartu itu dalam sebuah pohon tujuan.
Sewaktu kita telah mengisi obyektif untuk setiap tingkat, kita harus memastikan bahwa pernyataan-pernyataan ini terhubung secara logis satu sama lain. Untuk melakukan ini kita menggunakan Uji ‘Jika – Maka’:
• Lihat pada kegiatan. Jika kita melakukan semua kegiatan, maka apakah hal itu akan menghasilkan keluaran?
• Lihat pada keluaran. Jika keluaran dihasilkan, maka apakah hal itu akan mencapai tujuan?
• Kalau tujuan tercapai, maka apakah hal itu akan menyumbang bagi terwujudnya goal?
Sebagai contoh:
• Kalau kita melatih anggota masyarakat untuk memelihara dan memperbaiki sumur pompa (kegiatan), maka sumber air bersih akan menjadi lebih baik (keluaran)
Latihan
Uji ‘Jika – Maka’
• Kalau sumber air bersih menjadi lebih baik (keluaran), maka akses pada air bersih akan menjadi lebih baik (tujuan).
• Kalau aksespada air bersih menjadi lebih baik (tujuan), maka kejadian dan dampat penyakit-penyakit terkait diare akan menurun (goal).
Periksalah obyektif dari acara pernikahan di atas.
Bayangkan anda sebagai bagian dari suatu tim sepakbola. Obyektif berikut ini telah diidentifikasi:
• GOAL Menjadi tim sepakbola terbaik di dalam negri • TUJUAN Memenangkan pertandingan berikutnya
• KELUARAN Serangan yang berhasil dan pertahanan yang berhasil • KEGIATAN Tendang bola, tembak bola dan hadang musuh
Jika kita tendang, tembaj bola dan hadang lawan, maka apakah ini kemudian akan menghasilkan serangan dan pertahanan yang berhasil?
Jika serangan dan pertahanan kita berhasil baik, maka apakah ini kemudian mencapai tujuan memenangkan pertandingan?
Perubahan-perubahan apa yang kiranya diperlukan untuk membuat obyektif kita tercapai?
Latihan
CONTOH KAL dengan kolom 1 telah dikerjakan
RINGKASAN INDIKATOR BUKTI ASUMSI
Goal Menurunnya kejadian dan dampak penyakit diare
Tujuan Meningkatnya akses dan penggunaan air bersih di wilayah klasis
1. Terbentuknya sistem manajemen partisipatif untuk identifikasi kebutuhan, perencanaan dan
pemantauan
2. Sumber air bersih menjadi semakin baik
Keluar-an
3. Meningkatnya kesadaran masyarakat tentang praktek kebersihan yang baik 1.1. Membentuk panitia pengguna air (PPA)
1.2. Selenggarakan pelatihan bagi anggota PPA dalam hal survai, perencanaan,
pemantauan dan penulisan proposal
1.3. Masyarakat melakukan survai data awal dan
pemantauan tentang penggunaan air dan
kebutuhan dan menyerahkan proposal
1.4. Selenggarakan
perencanaan bersama antara Klasis, PAM Kabupaten dan PPA wilayah
2.1. PPA memilih petugas air desa (PAD) dan menyepakati imbalannya 2.2. Melatih PAD untuk menggali, memelihara dan memperbaiki pompa air tangan
2.3. Meningkatkan sumur-sumur yang ada dan menggali sumur baru
Kegiatan
Kabupaten menguji air 2.5. PAD memelihara dan memperbaiki pompa air tangan
3.1. Latih penyuluh kesehatan masyarakat (PKM) untuk meningkatkan pengetahuan mereka tentang diare dan pentingnya praktek kebersihan yang baik
3.2. PKM melatih laki-laki, perempuan dan anak-anak tentang praktek kebersihan yang baik
ASUMSI-ASUMSI
Kita telah memeriksa bahwa setiap obyektif harus membimbing pada yang di satu tingkat lebih tinggi dengan menggunakan uji “Jika – Maka.” Tetapi kita tidak akan pernah dapat memastikan bahwa setiap obyektif akan membimbing pada yang satu tingkat di atasnya karena selalu ada saja resiko bahwa faktor-faktor eksternal akan mempengaruhi
hubungan-hubungan itu. Banyak proyek yang gagal bukan karena rancan bangunnya yang buruk, tetapi karena kurangnya perhatian pada faktor-faktor itu yang bisa di luar kontrol proyek atau terlalu sulit dan terlalu mahal untuk mengendalikannya. Dalam KAL kita perlu menunjukkan bahwa kita telah memikirkan tentang apa saja kira-kira faktor-faktor tersebut.
Untuk menyelesaikan kolom asumsi pada KAL, pertama-tama pertimbangkanlah resiko-resiko yang ada hubungannya dengan proyek.
Resikoadalah potensi kejadian-kejadian yang tidak diinginkan. Setiap kegiatan
mempunyai peluang resiko. Kalau hal itu terjadi, beberapa resiko akan mempengaruhi kegiatan lebih dari lainnya. Penilaian resiko menolong untuk mengidentifikasi dan mempertimbangkan kemungkinan terjadinya beserta dampaknya. Resiko kemudian dapat dikelola dengan mengubah rencana proyek untuk memastikan bahwa resiko dapat
diperkecil.
Kemungkinan-kemungkinan resiko dapat termasuk: • Berkaitan dengan Cuaca - hujan
• Manusiawi – pemogokan kerja, penerima manfaat tidak mau mencoba teknik baru, staff proyek pindah kerja
• Ekonomi – harga komoditi pertanian tidak stabil • Politik – Kebijakan pemerintah
• Proyek organisasi lain tidak berjalan sesuai jadwal METODE PENILAIAN RESIKO
Mulai dengan beberapa lembar kertas besar Carilah resiko dengan:
• Melihat pada berbagai analisa yang telah dilakukan, misalnya, analisa pemangku kepentingan, ekonomi, lingkungan, sosial dan analisa masalah.
• Kembali ke pohon obyektif proyek (hal …) dan pertimbangkan hambatan-hambatan yang mungkin terjadi
Pabrik Sabun ZAPO
Maaf sekali, tapi Kami tidak bisa Lagi mendukung Klub sepak bola
Resiko dan mimpi buruk terbesar ku
Penilaian Resiko
• Melihat kembali setiap obyektif dalam KAL dan melakukan curah pendapat tentang asumsi yang harus dibuat agar obyektif yang lebih tinggi dapat tercapai. Serangkaian pertanyaan yang berguna yang dapat ditanyakan adalah:
o Kalau kita melakukan kegiatan ini, apa yang dapat menghentikan dari menghasilkan keluaran-keluaran ini?
o Kalau kita berhasil menghasilkan keluaran-keluaran ini, apa yang akan menghentikan kita dari pencapaian tujuan?
o Kalau tujuan tercapai, apa yang akan menghentikannya dari sumbangannya pada terwujudnya goal?
Gunakan matriks Dampak/Probabilitas untuk mengevaluasi resiko
Daftarkan semua resiko dan beri nomer. Lalu pertimbangkan bagaimana kemungkinan masing-masingnya akan terjadi (probabilitas) dan dampak seperti apa dari setiap resiko. Pikirkanla dampaknya pada keberhasilan proyek dan juga pada penerima manfaat. Buatlah nomer-nomernya dalam matriks.
Sebagai contoh, dalam suatu proyek untuk meningkatkan hasil panen, resiko pertama yang diidentifikasi mungkin adalah bahwa para petani tidak mau mengadopsi jenis bibit baru. Kemungkinan terjadinya (probabilitas) hal ini adalah sedang dan danpak resiko ini pada proyek adalah tinggi. Jadi hal itu diletakkan pada kotak yang relevan.
DAMPAK
RENDAH SEDANG TINGGI
RENDAH
SEDANG 1
TINGGI 2
1. Petani mungkin tidak mau mengadopsi jenis bibit bera 2. Hujan mungkin tidak turun
Pikirkanlah langkah-langkah yang akan mengurangi atau menghilangkan resiko. Kita mungkin akan kurang memperhatikan yang kemungkinan terjadinya dan dampaknya rendah, walaupun langkah sederhana mungkin akan mengurangi resiko-resiko tersebut. Sangatlah penting untuk memberi perhatian pada resiko yang berada di bawah pada kolom sebelah kanan dalam matriks Dampak/Probabilitas (dampak tinggi dan kemungkinan terjadi juga tinggi) karena resiko-resiko ini khususnya, mengancam keberhasilan proyek. Kalau resiko ini tidak dapat dikurangi barangkali lebih baik membatalkan proyek.
Sebagai contoh, resiko bahwa para petani mungkin tidak mau mengadopsi jenis bibit baru sangatlah penting. Langkah yang dapat diambil untuk mengurangi resiko itu adalah dengan memastikan petani para petani dilibatkan dalam pemilihan jenis bibit baru. Kalau hujan tidak turun, proyek akan gagal. Irigasi mungkin perlu dipertimbangkan sebagai salah satu obyektif proyek.
LANGKAH 2
Ingatlah untuk meneambah langkah-langkah pengurangan resiko ini pada obyektif proyek. Dalam kaitannya dengan KAL, ini berarti menambah kegiatan dan barangkali keluarannya juga.
Sekarang kembalilah ke KAL dan tulis resiko-resiko sebagai asumsi-asumsi pada kolom 4 dari KAL. Ini adalah resiko yang mungkin dapat membuat proyek benar-benar gagal kalau hal itu terjadi. Jadi beberapa resiko dapat dipandang sebagai kritis yang kita mungkin memutuskan untuk tidak melanjutkan proyek sama sekali. Diagaram di bawah ini kiranya akan menolong untuk memutuskan resiko yang perlu dimasukkan dalam KAL sebagai asumsi-asumsi.
Begitu kita dapat mempertimbangkan semua resiko, kita dapat mengubahnya menjadi asumsi
Resiko adalah pernyataan negatif tentang apa yang mungkin akan salah. Asumsi
mengubah resiko menjadi pernyataan positif. Hal itu adalah kondisi yang perlu dipenuhi agar proyek dapat berlanjut.
Memasukan resiko ke dalam KAL APA RESIKO INI BERDAMPAK TINGGI TIDAK YA APA AKAN TERJADI MUNGKIN TAK MUNGKIN MASUKKAN KE DALAM KAL JANGAN MASUKKAN KE DALAM KAL HAMPIR PASTI TIDAK YA
Monitor resiko dan cari jalan untuk menguranginya
Proyek Resiko tinggi yang mungkin sebaiknya dibatalkan Perbaiki Rancang bangun
proyek, mis: tambah kegiatan atau keluaran, tulis ulang tujuan
Apakah mungkin memperbaiki rancang bangun proyek dan mempengaruhi faktor internal Resiko dan asumsi Pohon Keputusan Resiko Diadopsi dari AusGUIDELines (2002) AusAID, halaman 25
Sebagai contoh, pikirkanlah suatu resiko dalam suatu proyek penyuluhan pertanian. Dengan mengatakan ulang kalimat itu dan membuatnya menjadi positif dari pada negatif, resiko dapat diubah menjadi asumsi.
RESIKO Petani mungkin tidak mau mencoba jenis bibit padi baru
ASUMSI Petani mau mencoba jenis bibit padi baru
Adalah biasa untuk menulis asumsi-asumsi dari pada resiko di kolom 4. Hindari pencampuradukan resiko dengan asumsi. Biasanya terdapat lebih sedikir asumsi pada tingkat kegiatan dan tingkat ketidakpastian akan bertambah untuk obyektif yang lebih tinggi. Hal ini disebabkan kita lebih tidak mempunyai kendali terhadap tujuan-tujuan yang lebih tinggi. Lebih mudah mengubah kegiatan atau menambah yang baru
untukmengurangi resiko. Akan lebih sukar untuk mengambil tindakan terhadap beberapa resiko yang mengancam penggunaan keluaran-keluaran untuk mencapai tujuan atau bagaimana tujuan menyumbang bagi terwujudnya goal.
• ‘Menyediakan bibit padi dan petunjuk’ mungkin merupakan kegiatan. ‘Program pelatihan dirancang dan dilaksanakan’ mungkin adalah keluaran. Ini adalah tanggung jawab manajer proyek. Kalau hal-hal itu tidak dilaksanakan maka manjar proyek dapat dimintai pertanggungjawaban untuk kegagalan proyek. Kalau hal-hal itu disediakan dan terjadi maka ia dapat dipuji untuk keberhasilan proyek.
• Tujuan proyek mungkin ‘meningkatnya hasil panen rata-rata petani di wilayah proyek.’ Manajer proyek tidak sepenuhnya bertanggung jawab kalau hal itu tidak tercapai. Sebagai contoh, klien mungkin tidak sepenuhnya menerapkan pelatihan yang mereka terima.
• Ada beberapa langkah yang dapat diambil untuk mengurangi resiko, seperti misalnya petani dilibatkan dalam proyek pada tahap awal dalam rangka untuk meningkatkan rasa memiliki dan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Tetapi kita tetap mempunyai lebih sedikit kontrol terhadap pencapaian tujuan dari pada keluaran dan kegiatan.
Untuk setiap obyektif dalam KAL, pikirkanlah asumsi-asumsi yang perlu dibuat agar obyektif pada suatu tingkat mencapai obyektif di tingkat di atasnya. Ujilah logikanya menggunakan Uji Jika dan Maka:
RINGKASAN INDIKATOR BUKTI ASUMSI
GOAL TUJUAN Pikirkanlah Suatu proyek Penyuluhan pertanian
Uji Jika dan Maka
KELUARAN MAKA
KEGIATAN JIKA
DAN
Sebagai contoh:
• Jika kita melatih anggota masyarakat untuk memelihara dan memperbaiki pompa tangan (kegiatan) dan penyediaan suku cadang yang efektif ada (asumsi), maka sumber air bersih akan menjadi lebih baik (keluaran).
• Jika sumbr air bersih menjadi lebih baik (keluaran), dan air tersedia dalam jumlah yang cukup (asumsi), maka akses terhadap air bersih akan menjadi lebih baik (tujuan).
• Jika akses pada air bersih menjadi lebih baik (tujuan) dan kejadian sakit diare karena air yang tidak bersih (asumsi), maka kejadian dan dampak penyakit berkaitan dengan diare akan menurun (goal).
Karena kondisi eksternal mungkin berubah, sangatlah penting untuk melakukan penilaian resiko lebih lanjut di sepanjang perjalanan proyek untuk memastikan bahwa kita mempertimbangkan semua ancaman-ancaman terhadap keberhasilannya.
Beberapa KAL membutuhkan dikerjakannya suatu tambahan kotak yang disebut Kondisi-kondisi Kritis atau Pra-Kondisi-kondisi.
RINGKASAN INDIKATOR BUKTI ASUMSI
Goal Tujuan Keluaran Keluaran
Kondisi Kritis
Kondisi kritis ini merujuk pada hal-hal yang harus terjadi sebelum peoyek dimulai. Ajukan petanyaan sebagai berikut:
• Apakah kita dapat mendapatkan staff yang memenuhi syarat dengan standar gaji yang ditawarkan?
• Kalau sumber daya harus disediakan oleh organisasi lain atau pemerintah, apakah sumber-sumber itu akan tersedia?
• Apakah bahan-bahan dan dana tersedia sewaktu kita ingin memulai proyek?
Kondisi Kritis
Kerangka Acuan logis
CONTOH KAL dengan kolom 1 dan 4 yang telah dikerjakan
RINGKASAN INDIKATOR BUKTI ASUMSI
Goal Menurunnya kejadian dan dampak penyakit diare
Tujuan Meningkatnya akses dan penggunaan air bersih di wilayah klasis
Pelayanan kesehatan tidak menunun Penyakit diare disebabkan oleh sumber air yang tidak bersih dan perilaku kebersihan
1. Terbentuknya sistem manajemen partisipatif untuk identifikasi kebutuhan, perencanaan dan
pemantauan
2. Sumber air bersih menjadi semakin baik
Keluar-an
3. Meningkatnya kesadaran masyarakat tentang praktek kebersihan yang baik
Jumlah air yang tersedia memadai Tidak orang yang dikecualikan untuk mengakses sumber air yang lebih baik Akses pada air tidak untuk penggunaan yang berpotensi menimbulkan polusi 1.1. Membentuk panitia
pengguna air (PPA)
1.2. Selenggarakan pelatihan bagi anggota PPA dalam hal survai, perencanaan,
pemantauan dan penulisan proposal
1.3. Masyarakat melakukan survai data awal dan
pemantauan tentang penggunaan air dan
kebutuhan dan menyerahkan proposal
Air tanah bebas dari arsenik
Masyarakat percaya diri bahwa sumber air dapat diperbaiki Panitia komit untuk bekerja bagi masyarakat
Panitia pengguna air terus berfungsi sesuai kepentingan semua pihak
Masyarakat siap untuk bekerja dengan PPA.
1.4. Selenggarakan
perencanaan bersama antara Klasis, PAM Kabupaten dan PPA wilayah
Kegiatan
2.1. PPA memilih petugas air desa (PAD) dan
Pengaturan insentif bagi PAD memadai dan dapat berke-lanjutan
Rangkaian pasokan suku cadang efektif
menyepakati imbalannya 2.2. Melatih PAD untuk menggali, memelihara dan memperbaiki pompa air tangan
PAM Kabutapen terus mengalokasi-kan sumber daya-nya untuk melakukan pengujian air; kalau tidak pengujian alternatif tersedia 2.3. Meningkatkan
sumur-sumur yang ada dan menggali sumur baru
2.4. Mengatur agar PAM Kabupaten menguji air 2.5. PAD memelihara dan memperbaiki pompa air tangan
3.1. Latih penyuluh kesehatan masyarakat (PKM) untuk meningkatkan pengetahuan mereka tentang diare dan pentingnya praktek kebersihan yang baik
Anggota masyara-kat menerapkan pelatihan yang mereka terima
3.2. PKM melatih laki-laki, perempuan dan anak-anak tentang praktek kebersihan yang baik