D
i era industri 4.0 saat ini, perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di lembaga pemerintahan mengarah pada pemanfaatan yang telah memasuki dan menjadi sebuah keharusan di dalam aktivitas pengelolaan dan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan.Hampir semua proses bisnis dari organisasi pemerintahan menggunakan TIK dalam kegiatannya, mulai dari perencanaan hingga tahapan implementasi. Alhasil, penggunaan TIK tentunya akan mempercepat pencapaian kinerja dari Kementerian.
Dampak dari itu semua, banyak organisasi Pemeritahan berlomba-lomba untuk menerapkan TIK dengan segala teknologinya. Sayangnya, mereka hanya memperhatikan kebutuhan sesaat dan penerapan TI yang saling tumpang tindih tanpa adanya koordinasi dan integrasi.
Kondisi tersebut tidak sejalan dengan misi dan tujuan penerapan TI, yaitu efisiensi dan efektifitas dalam pemenuhan kebutuhan organisasi. Dan sering kali dianggap melakukan pemborosan anggaran, sehingga tata kelola TIK menjadi beban bagi organisasi.
Bagaimana mewujudkan tata kelola TIK yang efektif dan efisien? Pertanyaan ini hanya mampu dijawab dengan memperhatikan faktor integrasi didalam pengembangnnya. Perlu adanya komitmen yang melibatkan semua pihak, dimana peran pimpinan menjadi hal yang utama dalam tata kelola TIK, agar integrasi pengembangan TI yang melibatkan lintas sektoral dan bisa bersinergi antar satu unit kerja dengan unit kerja yang lain, sehingga mengurangi kesenjangan yang terjadi dalam proses pengembangan TIK.
Saat ini, Inspektorat Jenderal Kementerian Kesehatan sendiri sudah melakukan transformasi TI di semua proses bisnis organisasi. Transformasi dalam tata kelola TIK di lingkungan Inspektorat Jenderal dimulai pada tahun 2018. Tujuannya untuk
elerts.com
38 INFORWAS • EDISI III • TAHUN 2020
menyelaraskan antara strategi proses bisnis pengawasan dan strategi TI.
Meski begitu, transformasi TI membutuhkan suatu acuan berupa roadmap/masterplan yang akan digunakan sebagai pedoman dalam tatakelola TIK.
Roadmap/masterplan dimaksudkan sebagai acuan perencanaan, pengembangan dan pengelolaan TIK untuk mencapai tujuan pengawasan intern secara efektif dan efisien.
Masterplan TIK Itjen Kemenkes
Saat ini penerapan teknologi infromasi di lingkungan Inspektorat Jenderal Kemenkes bisa dilihat dari aspek Sumber Daya Manusia (SDM), Infrastruktur, Alat Pengolah Data, Sistem Informasi, Anggaran dan Kelembagaan.
(1) Sumber Daya Manusia Pada era global saat ini, SDM di
lingkungan Inspektorat Jenderal diharapkan mampu menjawab tuntutan perkembangan TI di era Revolusi Industri 4.0. Dimana harus memiliki strategi, yaitu harus mampu secara aktif beradaptasi dan selalu meng-update kompetensi yang dimiliki dengan perkembangan TI yang senantiasa berubah secara masif dan cepat.
Pengetahuan tuntutan dan tantangan peran ASN di lingkungan Inspektorat Jenderal pada era revolusi industri 4.0 ini mewajibkan ASN untuk tidak hanya memiliki keahlian dalam bidang tertentu saja, seperti auditing, keuangan, sumber daya manusia, dan sebagainya. Tetapi juga diperlukan pengetahuan teknologi dan informasi mengikuti era revolusi industri, yang suka tidak suka akan dihadapi. Kualitas/kinerja ASN sendiri sangat dipengaruhi oleh tingkat pengetahuan yang dimiliki.
Kebutuhan SDM baik sebagai pengguna maupun pengelola TIK di Lingkungan Inspektorat Jenderal Kemenkes perlu
ditingkatkan kemampuannya dalam
penggunaan teknologi informasi dasar untuk menunjang tugas dan kewajiban kerjanya.
Upaya pengembangan berdasarkan kondisi existing dan kondisi ideal sangat beragam tergantung pada posisi dan tugasnya. hal ini bisa dimulai dengan perencanaan yang baik, agar program-program yang dilakukan akan saling mendukung dan melengkapi menuju ke sasaran yang diharapkan.
Oleh karena itu pola pengembangan/
pelatihan SDM yang dapat dicapai pada saat ini adalah:
1. Perencanaan pengembangan SDM yang disesuaikan rencana Implementasi sistem informasi di lingkungan
Inspektorat Jenderal Kemenkes.
2. Pelatihan berkala yang
mempertimbangkan kemampuan dasar
artikel
39
INFORWAS • EDISI III • TAHUN 2020
teknologi informasi dan lainnya.
3. Pemanfaatan teknologi informasi akan berdampak langsung terhadap suksesnya tata kelola TIK di lingkungan Inspektorat Jenderal Kemenkes.
(2) Infrastruktur
Keberadaan infrastruktur teknologi informasi disesuaikan dengan standar tertentu yang berlaku di dunia industri teknologi. Infrastruktur teknologi adalah pondasi atau kerangka kerja yang mendukung suatu sistem atau organisasi.
Infrastruktur teknologi mencakup jaringan komunikasi, perangkat pemrosesan
informasi (server, workstation dan peripheral pendukungnya), software system (sistem operasi, database RDBMS), dan media penyimpanan data. Infrastruktur teknologi
informasi dapat dipusatkan di dalam pusat data (data center), atau mungkin terdesentralisasi dan tersebar di beberapa data center yang dikendalikan oleh organisasi atau oleh pihak ketiga, seperti fasilitas colocation.
(3) Alat Pengolah Data
Alat Pengolah Data merupakan perangkat PC/notebook/laptop yang digunakan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor, mulai dari menulis laporan, kebutuhan desain, multimedia dan presentasi rapat, menulis surat, input data, rekapitulasi data.
Alat Pengolah Data (komputer) kantor pada umumnya tidak memerlukan spesifikasi yang paling canggih karena kegiatan komputasi yang dilakukan biasanya ringan.
Pegawai biasanya menggunakannya hanya
globaltechrecruitment.com
40 INFORWAS • EDISI III • TAHUN 2020
untuk melakukan pekerjaan administrasi, menulis surat, membuat laporan pekerjaan di Microsoft Office dan sebagainya. Semua pekerjaan tersebut tidak memerlukan Processor paling canggih untuk bisa
mendapatkan performa optimal. Spesifikasi standar sudah mumpuni untuk melakukan tugas-tugas tersebut. Untuk pekerjaan design grafis diperlukan komputer dengan spesifikasi yang berbeda dengan pekerjaan kantor standar, menghitung pembukuan dan lainnya. Oleh karena itu pemilihan spesifikasi PC kantor yang ideal sangatlah penting untuk dilakukan.
(4) Sistem Informasi
Kondisi aplikasi existing di lingkungan Inspektorat Jenderal Kementerian Kesehatan terbagi menjadi 2 kelompok, yaitu :
(a) Aplikasi Khusus, yaitu aplikasi yang memiliki kriteria sebagai berikut :
• Aplikasi yang hanya di gunakan oleh internal Inspektorat Jenderal Kemenkes
• Aplikasi ini mendukung proses bisnis pengawasan Inspektorat Jenderal
(b) Aplikasi Umum, yaitu aplikasi yang memiliki kriteria sebagai berikut :
• Aplikasi yang digunakan pada oleh seluruh Satker di lingkungan Kementerian Kesehatan
• Aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi di dalam Kementerian Kesehatan dan di luar Kementerian Kesehatan.
Tuntutan akan sistem informasi (aplikasi) terpadu (terintegrasi) adalah kemutlakan.
Sistem informasi yang terintegrasi akan mempermudah pekerjaan SDM di lingkungan Inspektorat Jenderal Kemenkes dalam penggunaan aplikasi pengawasan.
Saat ini proses integrasi aplikasi dengan
pihak internal dan eksternal Kementerian Kesehatan belum dilakukan, sehingga ada kebutuhan data untuk beberapa pekerjaan yang dihasilkan dari sistem informasi tetap memerlukan pengolahan data manual yang pada akhirnya memberikan beban tambahan kepada SDM pengguna.
Dengan sistem yang terpadu, seluruh kebutuhan data dan proses bisnis aplikasi pengawasan diharapkan menjadi lebih efektif, efisien, transparan, serta mampu menekan hal-hal negatif yang menghambat proses yang sedang berlangsung. Demikian juga, kecepatan arus informasi dalam mendukung Decision Supports System (DSS) akan sangat efektif dalam era kepemimpinan yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Pembangunan/pengembangan aplikasi yang perlu dikelola (direncanakan, dibangun/dikembangkan, dipelihara, dan di-monitoring serta dievaluasi kinerjanya) oleh Bagian TataKelola TIK Pengawasan.
(5) Anggaran
Dalam hal penganggaran terkait tata kelola pembangunan dan pengembangan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Inspektorat Jenderal diharapkan akan menjadi sebuah aktivititas Investasi Teknologi Informasi jangka panjang.
Pimpinan di lingkungan Inspektorat Jenderal harus memahami bahwa investasi TI bukan hanya sekedar membeli teknologi, namun juga mencakup membuat rencana investasi, membeli hardware, software, merawat dan mengoperasionalkan sistem TI, menerapkan keamanan TI, meningkatkan kompetensi TI, menyusun dan melaksanakan tata kelola dan manajemen TI, mengevaluasi kinerja dan permasalahan TI, meningkatkan unjuk kerja TI secara terus-menerus, hingga melakukan penghentian/pembuangan TI. Semuanya harus dihitung karena faktanya TI yang sukses membutuhkan semua aspek tersebut.
artikel
41
INFORWAS • EDISI III • TAHUN 2020
Kesenjangan yang terjadi antara kondisi kebutuhan anggaran dengan realisasi anggaran dalam tata kelola TIK akan menimbulkan perencanaan anggaran yang buruk apabila arah dan prioritas penggunaan anggaran dalam tata kelola TIK tidak berjalan dengan baik dan proses perencanaan anggaran yang tidak sistematik. Untuk menghindarkan pemborosan anggaran, diperlukan tata kelola perencanaan dan realisasi anggaran yang terencana. Baik dalam penyediaan dukungan Sistem Informasi maupun pengembangan SDM.
Indikator keberhasilan dalam investasi Teknologi Informasi dari suatu Unit Kerja adalah :
1. Digunakannya Sumber-sumber pendanaan yang efisien.
2. Kesesuaian realisasi penyerapan anggaran TIK yang berkualitas dengan reallisasi yang direncanakan.
3. Diperolehnya sumber daya TIK yang berkualitas dengan melalui proses belanja TIK yang efisien, cepat , bersih dan transparan
(6) Kelembagaan
Keberadaan Unit yang berwenang dan bertanggung jawab atas pengembangan dan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Keberadaan organisasi struktural yang menjalankan fungsi Tatakelola TIK untuk memastikan bahwa pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) diharapkan dapat mendukung tujuan sistem kerja Inspektorat Jenderal dengan memperhatikan aspek efisiensi penggunaan sumber daya Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang terdiri dari infrastruktur informasi, jaringan dan teknologi, aplikasi, dan SDM. Unit tersebut bertugas:
1. Mengkoordinasikan perencanaan,
realisasi, operasional harian dan evaluasi internal Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di lingkungan Inspektorat Jenderal Kementerian Kesehatan.
2. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lainnya terkait kebutuhan dan pengembangan TIK.
3. Melakukan review secara berkala atas pelaksanaan implementasi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di lingkungan Inspektorat Jenderal Kemenkes.
Sebagai gambaran dalam pengelolaan TIK di Pemerintahan, bisa dilihat di Inspektorat Jenderal Kementerian
Keuangan, dimana perencanaan teknologi informasi, pengembangan sistem informasi, operasional teknologi informasi, serta pengelolaan data eksternal dan hukuman disiplin menjadi tanggungjawab Bagian Sistem Informasi dan Pengawasan.
Mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan Nomor 234/PMK.01/2015 mengenai Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan, Bagian Sistem Informasi dan Pengawasan menjalankan fungsi:
1. Penyusunan dan pemutakhiran rencana strategis teknologi informasi, penyusunan dan evaluasi kebijakan teknologi informasi, perancangan dan evaluasi keamanan informasi, pengelolaan risiko teknologi informasi, perancangan sistem aplikasi, pelaksanaan quality assurance pengembangan aplikasi, dan fasilitasi layanan teknologi informasi clan
komunikasi dari unit pengelola teknologi informasi dan komunikasi Kementerian Keuangan;
2. Pengembangan sistem aplikasi dan basis data, pengujian aplikasi,
42 INFORWAS • EDISI III • TAHUN 2020
penyusunan rencana dan implementasi sistem informasi, perumusan standar pengelolaan dokumentasi sistem aplikasi dan basis data, pelatihan sistem aplikasi, dan pengelolaan basis data;
3. pengelolaan infrastruktur teknologi informasi, administrasi sistem operasi, pengelolaan kepustakaan teknologi informasi, serta pelayanan dan dukungan teknis kepada pengguna;
dan pengelolaan pertukaran data elektronis, pengembangan knowledge management, pengelolaan basis data hukuman disiplin pegawai Kementerian Keuangan, dan pemberian clearance dalam proses mutasi jabatan di lingkungan Kementerian Keuangan.
Bagaimana dengan Itjen Kemenkes?
Untuk menjalankan tata kelola TIK di lingkungan Itjen Kemenkes diperlukan satu unit organisasi khusus. Unit organisasi tersebut mewadahi seluruh kegiatan dalam tata kelola TIK baik dalam penggunaan TIK, mengkoordinasikan perencanaan dan operasional inisiatif-inisiatif TIK strategis di lingkungan Itjen Kemenkes.
Fungsi organisasi pengelola TIK Strategis adalah:
1 Menetapkan perencanaan, monitoring dan evaluasi
2 Menetapkan indikator keberhasilan 3 Memberikan pengarahan apabila terjadi
masalah non teknis
4 Memberikan support dan sarana prasarana operasional
5 Menerima laporan kegiatan dan melakukan penilaian kinerja pelaksana 6 Melakukan koordinasi antar unit kerja.
Faktor Kunci
Pengetahuan atau pemahaman tentang Teknologi Informasi dan Komunikasi yang sedemikian kompleks dan rumit serta
semakin lama semakin berkembang, nampaknya semakin sulit untuk diikuti oleh kelompok usia lanjut yang sedang menduduki jabatan sebagai pengambil keputusan.
Pengetahuan pegawai yang memadai tentang tata kelola TIK menjadi kunci utama keberhasilan implementasi Teknologi Informasi. Seberapun anggaran digelontorkan untuk membangun Teknologi Informasi tanpa kunci pengetahuan yang baik maka, akan sia-sia semuanya.
Fokus pada profesionalisme pengetahuan TIK tidaklah cukup tanpa diimbangi dengan dukungan kesejahteraan pelaksananya Para pengambil keputusan hendaknya bisa memahami bahwa setiap individu pasti ingin berkembang pengetahuannya dan semakin sejahtera hidupnya, seiring dengan laju pertumbuhan sosial kemasyarakatan. Keberhasilan pelaksanaan kinerja bidang pengawasan yang berbasis elektronik harus didukung oleh SDM yang sehat lahir dan batinnya.
Beberapa faktor kunci dalam penentu keberhasilan pembangunan dan penerapan teknologi informasi di lingkungan
Inspektorat Jenderal Kementerian Kesehatan:
steemit.com
artikel
43
INFORWAS • EDISI III • TAHUN 2020
Komitmen dan Leadership
1. Komitmen dari semua tingkatan di jajaran Inspektorat Jenderal, khususnya di tingkat pimpinan, merupakan faktor yang sangat dibutuhkan dan penentu keberhasilan pembangunan dan penerapan teknologi informasi di pemerintahan.
2. Pimpinan di lingkungan Inspektorat Jenderal harus memiliki kemampuan leadership dan mempunyai wawasan yang memadai tentang pentingnya penggunaan teknologi informasi di manajemen pemerintahan.
3. Pimpinan di lingkungan Inspektorat Jenderal harus siap untuk menjadi motor penggerak pembangunan di bidang teknologi informasi ini.
4. Komitmen terhadap penerapan teknologi informasi di di semua jajaran Inspektorat Jenderal Kemenkes haruslah didasarkan pada pertimbangan untuk menciptakan proses bisnis pengawasan yang efisien, dan diwujudkan dalam bentuk pemberian prioritas yang tinggi dalam pembangunannya.
Perubahan Proses dan Budaya Kerja 1. Fungsi penggunaan teknologi informasi
di Inspektorat Jenderal tidak hanya sebagai faktor pendukung manajemen, tetapi juga berfungsi sebagai agen perubahan (driver of change) untuk membawa kinerja Inspektorat Jenderal menjadi lebih efisien dalam bidang pengawasan.
2. Perubahan proses dan budaya kerja yang dilakukan harus berorientasi pada efisiensi dan peningkatan kualitas kinerja. SDM di lingkungan Inspektorat Jenderal Kementerian Kesehatan harus mampu beradaptasi dengan perubahan dan perbaikan proses dan budaya kerja, khususnya dalam pemanfaatan
Teknologi Informasi sebagai sarana kerja.
Peningkatan Kualitas SDM
1. Teknologi informasi hanyalah sebuah alat (tools) yang tidak akan dapat menciptakan suatu perubahan apapun jika tidak didukung dengan sumber daya manusia dan budaya kerja yang memadai untuk menjalankan alat-alat tersebut.
2. Peningkatan kualitas SDM dapat dilakukan melalui pendidikan formal ataupun pelatihan pelatihan yang dilaksanakan baik secara internal ataupun eksternal.
3. Peningkatan kualitas dan pemanfaatan SDM semaksimal mungkin adalah merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan teknologi informasi di Inspektorat Jenderal Kementerian Kesehatan.
Anggaran
Ketersediaan anggaran yang memadai adalah merupakan salah satu elemen kunci dan sangat menentukan keberhasilan pembangunan dan penerapan teknologi informasi di lingkungan Inspektorat Jenderal.
Pengalokasian anggaran di Inspektorat Jenderal akan disesuaikan dengan tingkat prioritas dari kegiatan, sehingga diperlukan komitmen baik oleh seluruh pegawai untuk keberhasilan pembangunan dan penerapan teknologi informasi ini.
Demikian Dokumen Master plan tatakelola TIK ini disusun sebagai acuan dan panduan dalam pelaksanaan kegiatan perencanaan, pembangunan, dan pengembangan TIK di lingkungan Inspektorat Jenderal Kementerian Kesehatan. n
Penulis:
Ario Agung Bramanthi, S.Kom.,
Pranata Komputer Ahli Pertama Inspektorat Jenderal Kemenkes RI
44 INFORWAS • EDISI III • TAHUN 2020