SATUAN PENGAWAS
2) Media Komunikasi Intern di Kantor PDAM Tirtamarta Kota Yogyakarta
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam mendukung kelancaran pekerjaan kantor. Oleh karena itu, segala upaya dilakukan untuk memperlancar dan memberikan kemudahan dalam pelaksanaan komunikasi agar dapat berlangsung secara maksimal dan efektif. Salah satu upaya untuk memberikan kemudahan dalam pelaksanaan komunikasi adalah ketersediaan alat atau sarana untuk berkomunikasi. Hal tersebut dinamakan media komunikasi.
Berdasarkan hasil observasi diperoleh data terkait penggunaan media komunikasi intern di Kantor PDAM Tirtamarta Kota Yogyakarta bahwa media yang digunakan berupa media lisan dan media tertulis. media komunikasi di Kantor PDAM Tirtamarta Kota Yogyakarta yaitu: a) telepon (sebanyak 2-3 buah pada setiap bagian), b) surat dan memo, c) papan pengumuman, d) slide, e) rapat atau pertemuan, f) lembar presensi dan mesin fingerprint/sidik jari.
Berdasarkan wawancara dengan Bapak MJY mengenai media komunikasi intern yang digunakan oleh Kantor PDAM Tirtamarta Kota Yogyakarta berupa media lisan dan media tertulis. media lisan antara lain berupa laporan lisan secara singkat, rapat atau pertemuan dan telepon.
Sedangkan media tertulis berupa peraturan kerja, papan informasi, lembar presensi, surat, memo, dan laporan tertulis.
Hasil wawancara di atas juga didukung dengan hasil wawancara dengan Ibu TH yang mengatakan bahwa media yang digunakan di kantor PDAM sudah cukup lengkap seperti media lisan dan media tertulis sudah tersedia. Namun untuk kotak saran bagi pegawai kantor ini memang belum menyediakan. Hal ini penting bagi pegawai yang tidak berani atau malu dan canggung mengemukakan pendapat. Media berupa kotak saran dapat menjadi solusi bagi pegawai sebagai media komunikasi. Menurut Pak ST juga mengatakan bahwa media komunikasi intern yang digunakan di Kantor PDAM Tirtamarta Kota Yogyakarta menyediakan media seperti papan pengumuman dan media yang belum ada ialah media berupa kotak saran pegawai.
Wawancara di atas didukung juga oleh wawancara dengan subyek penelitian lain yang juga menjelaskan mengenai media komunikasi yang digunakan di Kantror PDAM Tirtamarta. SD menjelaskan dalam wawancara bahwa: “media komunikasi yang digunakan ada telepon, surat, memo, papan informasi, pengajian, arisan dan piknik.”
Komunikasi yang terjadi tidak hanya terjadi secara langsung dengan bertatap muka, dalam beberapa kondisi seseorang perlu mengunakan bantuan media dalam berkomunikasi dengan orang yang lain. Hal ini seperti yang diungkapkan LH dalam wawancara yang menyatakan bahwa media komunikasi yang digunakan berupa media lisan yang berupa
laporan lisan, rapat, telepon, sedangkan media tertulis yang berupa peraturan kerja, papan informasi, lembar presensi, surat, memo, daln laporan tertulis. Media ini semuanya digunakan menyesuaikan kebutuhan kantor hal ini diungkapkan oleh SA dalam menambhakan pernyataan LH. Mengenai penggunaan media komunikasi ini TH juga menjelaskan dalam wawancara yaitu: “media komunikasi yang digunakan cukup lengkap, seperti media lisan dan tertulis.”
Media tertulis biasanya digunakan untuk kebutuhan yang lebih formal. DP menjelaskan bahwa media komunikasi tertulis bisa berupa surat, papan informasi dan laporan rapat. DAS menambahkan bahwa media komunikasi tertulis tersebut digunakan cukup baik sesuai keperluannya seperti surat, memo, rapat, papan pengumuman. HP mengungkapkan bahwa selain media komunikasi tertulis juga ada media komunikasi lisan atau langsung. SW menjelaskan dalam wawancara bahwa: “media komunikasi lisan yang ada seperti telepon, rapat, arisan, pengajian, dengan media ini terjadi komunikasi lisan secara langsung dalam kantor.”
Di kantor PDAM Tirtamarta juga terdapat media-media komunikasi tertentu yang lebih sering digunakan. Mengenai hal tersebut NJ menjelaskan bahwa media komunikasi yang sering digunakan adalah telepon, surat, dan rapat. ST menambahkan bahwa media telepon lebih sering digunakan hal ini karena kebutuhan komunikasi secara langsung yang terhalang jarak sering terjadi.
Dalam penggunaan media komunikasi yang disediakan di kantor, JP menjelaskan bahwa pegawi telah menggunakan dengan cukup baik. CDA menambahkan dalam wawancara tentang penggunaan media komunikasi sebagai berikut:
“Media komunikasi yang digunakan berupa media lisan yang berupa laporan lisan, rapat, telepon, sedangkan media tertulis yang berupa peraturan kerja, papan informasi, lembar presensi, surat, memo, daln laporan tertulis.
Berdasarkan hasil wawancara dengan subyek RLN juga mengatakan bahwa di Kantor PDAM Tirtamarta Kota Yogyakarta menggunakan media komunikasi berupa media lisan dan media tertulis. Media lisan antara lain berupa laporan lisan secara singkat, rapat atau pertemuan dan telepon. Penggunaan telepon merupakan media komunikasi intern yang paling efektif, karena selain cepat juga sangat mudah dalam penggunaannya. Telepon biasanya digunakan oleh sesama Kepala Bagian untuk saling menyampaikan pesan atau mengundang rapat yang sifatnya mendesak. Media ini juga sering digunakan oleh Direktur untuk memberikan instruksi atau perintah secara singkat. Sarana atau media komunikasi lisan yang melibatkan seluruh bidang di Kantor PDAM Tirtamarta Kota Yogyakarta adalah rapat umum yang diadakan setiap bulan. Sedangkan media tertulis berupa peraturan kerja, papan informasi, lembar presensi, surat, memo, dan laporan tertulis. media tertulis seperti surat, sangat dominan digunakan di kantor ini, terutama dalam pelaksanaan komunikasi vertikal ke bawah. Memo atau surat ini biasanya
berisi tentang pesan singkat berisi instruksi ataau perintah yang harus dilaksankan oleh bawahan.
Selain itu, papan informasi merupakan media yang digunakan untuk mengumumkan atau memberitahukan kepada seluruh pegawai mengenai informasi penting yang berkaitan dengan kondisi kantor, kebijaksanaan kantor, dan perkembangan kantor. Kantor PDAM Tirtamarta Kota Yogyakarta mempunyai 3 (tiga) papan informasi yang diletakkan di 1 (satu) depan kantor, 1 (satu) di aula dan di ruang kerja pegawai. Papan informasi ini diletakkan di tempat-tempat yang strategis, dimana para pegawai mudah menjangkau dan tertarik untuk membacanya.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa penggunaan media komunikasi intern di Kantor PDAM Tirtamarta Kota Yoyakarta secara keseluruhan sudah cukup baik dengan tersedianya media lisan dan media tertulis. Namun kantor PDAM juga perlu mengunakan media IT seperti internet agar pegawai dapat mengikuti perkembangan informasi. Dengan penggunaan internet yang terjalin di setiap bagian akan menghemat biaya, waktu dan tenaga pegawai. Selain itu, media kotak saran juga perlu di setiap kantor sebagai media komunikasi bagi pegawai yang yang tidak berani atau malu dan canggung mengemukakan pendapat dan tidak ingin diketahui identitasnya. Media berupa kotak saran dapat menjadi solusi bagi pegawai sebagai media komunikasi.
Berikut rangkuman pelaksanaan komunikasi intern pada media komunikasi intern yang disajikan dalam tabel.
Tabel 7. Pelaksanaan Komunikasi Intern pada Media Komunikasi di Kantor PDAM Tirtamarta Kota Yogyakarta
Kategori Frekuensi Persentase
Baik 7 43,75%
Cukup Baik 9 56,25%
Kurang Baik 0 0,00%
Tidak Baik 0 0,00 %
Total 16 100%
(Sumber: Hasil wawancara, 2014)
Dari tabel di atas menunjukkan bahwa pelaksanaan komunikasi intern pada media komunikasi di Kantor PDAM Tirtamarta Kota Yogyakarta sebagian besar subyek penelitian menyatakan cukup baik sebanyak 9 orang (56,25%). Sementara sisanya mengatakan baik sebanyak 7 orang (43,75%). Hal ini menunjukkan bahwa pelaksanaan komunikasi intern pada media komunikasi di Kantor PDAM Tirtamarta Kota Yogyakarta sudah cukup baik.
3) Iklim Komunikasi di Kantor PDAM Tirtamarta Kota Yogyakarta
