BAGIAN VII : LEMBAGA KEKARYAAN Pasal 53 : Status
STRUKTUR PIMPINAN
3. Mekanisme Kerja Struktur
A. Pengambilan Keputusan.
Tiap struktur organisasi pasti memiliki sebuah mekanisme dalam pengambilan keputusan. Pada HMI mekanisme pengambilan keputusan dilakukan melalui farum yang bernama Rapat. Mekanisme pengambilan keputusan melalui Rapat diperlukan untuk menjamin berjalannya amanah yang diemban struktur kekuasaan. Mekanisme ini dilakukan untuk menurunkan amanah-amanah yang lahir dari keputusan struktur organisasi ketingkat aktifitas keseharian. Adapun bentuk-bentuk rapat yang ada dalam HMI adalah:
1. Rapat Pleno adalah forum tertinggi kepengurusan HMI untuk mengambil berbagai kebijakan organisatoris baik internal maupun eksternal meliputi: a. Rapat Pleno Pengurus Besar adalah rapat pleno yang dihadiri oleh seluruh
Pengurus Besar sebagai pengambil kebijakan.
b. Rapat Pleno Cabang adalah rapat pleno yang dihadiri oleh seluruh Pengurus Cabang sebagai pengambil kebijakan.
c. Rapat Pleno Komisariat adalah rapat pleno yang dihadiri oleh seluruh Pengurus Komisariat.
2. Rapat Presidium adalah rapat untuk mengambil kebijakan organisatoris yang penting sebagai derivasi kebijakan pleno yang dihadiri pemimpin HMI dalam satu kepengurusan yang terdiri dari Ketua Umum, Pengurus Harian, Pimpinan Lembaga Koordinasi, Pimpinan Lembaga Khusus dan Pimpinan Lembaga Kekaryaan.
3. Rapat Pimpinan adalah Rapat yang dihadiri oleh para pimpinan HMI untuk mengambil kebijakan yang berhubungan dengan permasalahan bersama, meliputi :
Rapim Cabang adalah rapat pimpinan para pimpinan cabang.
Rapim Komisariat adalah rapat pimpinan para pimpinan komisariat.
4. Rapat Harian adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh fungsionaris HMI guna menjabarkan kerangka operasional program kerja, evaluasi program kerja, dan hal hal teknis lainnya.
program kerja bidang yang telah ditetapkan oleh kepengurusan. B. Acuan Kerja
Acuan kerja merupakan sebuah susunan agenda aktifitas yang dimiliki oleh Struktur Pimpinan dalam satu periode. Acuan kerja dalam sebuah organisasi kerja memiliki unsur waktu pelaksanaan, target capaian dan alat yang dipakai. Struktur Pimpinan dalam HMI sebagai pengemban amanah Struktur Kekuasaan memiliki banyak perbedaan ditiap tingkatannya. Antara lain adalah perbedaan sifat dan peran struktur Pimpinan ditiap tingkatan yang mengakibatkan bentuk dan warna acuan kerja juga berbeda ditiap tingkatan.
Pengurus Besar punya peran sebagai Regulator, oleh sebab itu Pengurus Besar dalam melakasanakan aktifitasnya memilki apa yang dinamakan “Kerangka Kebijakan”. Kerangka Kebijakan ini dilahirkan dalam Rapat Pleno Pengurus Besar dengan mengacu pada pedoman pedoman HMI dan rekomendasi yang dilahirkan di Kongres. Aktifitas kerja teknis tingkat pusat lebih banyak dilakukan oleh lembaga-lembaga (lembaga kekaryaan, lembaga khusus dan lembaga koordinasi) yang ada di tingkat pusat. Namun demikian aktifitas teknis yang dilaksanakan hanya bersifat penguatan sistem internal organisasi bukan penguatan keanggotaan.
Kepengurusan Cabang punya peran sebagai mobilisator, sehingga aktifitasnya berupa penindaklanjutan kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan Pengurus Besar untuk keseluruhan cabang atau untuk cabang yang terkait. Maka dari itu pada tingkat Pengurus Cabang Acuan Kerja yang dimiliki adalah “Program Kerja” yang dihasilkan oleh Rapat Pleno Pula. Namun dasar pertimbangan yang ada dalam program kerja adalah Kebijakan Pengurus Besar yang berjalan dan Garis Besar Haluan Kerja yang dihasilkan dalam Konferensi Cabang.
Peran kepengurusan tingkat Komisariat adalah pembentuk komunitas sehingga aktifitas kerjanya terdiri dari aktifitas-aktifitas yang bertujuan menjaga keutuhan kebersamaan di komisariatnya. Acuan kerja tingkat Komisariat dapat disebut sebagai ”Rencana Kerja”. Rencana Kerja ini memiliki dasar atas Program Kerja yang ditentukan cabang dan Garis Besar Rencana Kerja” Komisariat.
Karena peran komisariat adalah sebagai pembentuk dan penjaga kantong massa maka aktifitas-aktifitas yang ada dalam Rencana Kerja merupakan
aktifitas bersifat kekeluargaan akan lebih dominan dalam tingkat komisariat. Selain itu aktifitas komisariat juga fokus dalam hal pembekalan anggota secara langsung atas pemahaman keagamaan dan pemahaman perjuangan. Selain itu komisariat juga melakukan aktifitas dalam bentuk pembekalan intelektualitas kader yang dilakukan tiap saatnya.
C. Evaluasi Organisasai.
Ada dua topik yang menjadi fokus dalam evaluasi organisasi yaitu Evaluasi Kinerja Struktur dan Mekanisme Evaluasi dalam Struktur Organisasi. Evaluasi Struktur Organisasi. Evaluasi Kinerja Struktur adalah evaluasi untuk melihat sebarapa jauh pengurus bisa bergerak dalam struktur organisasi dalam melakukan perjuangannya, dan seberapa jauh perjuangan yang dilakukannya itu tepat dalam beberapa aspek. Sedangkan Mekanisme Evaluasi dalam Struktur Organisasi berisi bagaimana Struktur melakukan evaluasinya.
I. Evaluasi Kinerja Struktur: 1. Tingkat Pengurus Besar
a. Jumlah kebijakan internal dan eksternal dari waktu ke waktu
b. Ketepatan kebijakan yang dikeluarkan terhadap lingkungan yang ada c. Kemampuan menggerakan cabang dalam menjalankan kebijakan HMI d. Keberhasilan Pengurus Besar dalam menjalankan amanah Kongres e. Kesesuaian laporan pertanggungjawaban dengan aturannya
2. Tingkat Pengurus Cabang
a. Kemampuan menindaklanjuti keputusan keputusan Pengurus Besar b. Tingkat keikutsertaan komisariat pada kegiatan cabang
c. Jumlah Latihan Kader dan yang dijalankan d. Kelengkapan administrasi organisasi
e. Aktifitas Lembaga Khusus, Lembaga Kekaryaan dan Lembaga Koordinasi.
f. Tingkat keberhasilan Pengurus dalam menjalankan amanah Konferensi g. Kesesuaian laporan pertanggungjawaban sesuai dengan aturan
3. Tingkat pengurus Komisariat
a. Pertambahan anggota dari waktu kewaktu
b. Komposisi angkatan dan kelompok akademis dari waktu kewaktu
d. Jumlah iuran dan sumbangan yang diberikan kader dari waktu kewaktu e. Frekwensi komisariat dalam beraktifitas pada agenda Cabang dan atau
Pusat
f. Rasio antar kader yang lulus LK I, LK II, LK III
g. Aktifitas dari Lembaga lembaga Khusus dan Lembaga lembaga Kekaryaan.
h. Tingkat keberhasilan Pengurus menjalankan amanah Rapat Anggota. i. Kemampuan membuat laporan pertanggungjawaban sesuai dengan
aturan.
II. Mekanisme evaluasi struktur organisasi HMI:
Mekanisme evaluasi struktur organisasi HMI dikenal dengan pertanggungjawaban. HMI cuma mengenal dua bentuk pertanggungjawaban yaitu Pertanggungjawaban Pengurus dan Pertanggungjawaban Panitia atau setingkat panitia. Selain mekanisme pertanggungjawaban juga ada mekanisme laporan pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh Lembaga Koordinasi, Lembaga Khusus dan Lembaga Kekaryaan dalam musyawarahnya.
1. Pertanggungjawaban Pengurus
Pertanggungjawaban Pengurus dalam lingkungan HMI terdapat di Kongres untuk Pengurus Besar, Konferensi untuk Pengurus Cabang dan Rapat Anggota bagi Pengurus Komisariat. Disitulah pengurus mempertanggungjawabkan segala aktifitas atau kebijakan yang dilakukannya. Prosesnya adalah laporan pelaksanaan amanah, tanya jawab dan penilaian atas laporan tersebut. Keputusan yang akan diambil terdiri dari Diterima atau Ditolak. Keputusan “Diterima” artinya penghargaan atas yang dilakukan kepengurusan dan atas kelayakan Laporan Pertanggungjawaban. Keputusan “Ditolak” artinya pengurus tidak bisa mengemukakan apa yang dilakukannya selama kepengurusan secara jelas dan bertanggungjawab. Keputusan ini kepengurusan dapat memperbaiki LPJ untuk perbaikan penilaian atau tidak memperbaikinya dengan penilaian yang tetap.
jawaban hanya terdiri dari kesesuaian pengungkapan laporan pertanggungjawaban yang dibuat pengurus dengan realita yang terjadi selama kepengurusan dan kesesuaian dengan aturan penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus yang berlaku.
2. Pertanggujawaban panitia atau setingkat panitia
Pertanggungjawaban panitia atau setingkat panitia merupakan proses pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang dilakukan panitia atau setingkat panitia pada Pengurus Harian, Pimpinan Lembaga Khusus,Pimpinan Lembaga Kekaryaan. Pelaksanaan pertanggungjawaban dapat dilakukan di Rapat Pleno atau Rapat Harian atau pada momen khusus untuk pertanggungjawaban panitia. Seperti halnya pertanggungjawaban Struktur Kepemimpinan, ppertanggungjawaban inipun boleh dilaksanakan setelah semua kewajibannya terhadap pihak lain selesai.