B. Pemeliharaan dan perbaikan aset sistem penyediaan air minum
4.2 Pelaksanaan pengadaan aset/ barang .1 Penyusunan data dan informasi
4.2.2 Mekanisme pengadaan barang
4.2.2.1 Prinsip pengadaan barang
Pada dasarnya pengadaan barang dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu: • Pengadaan/pemborongan dengan pembelian/pembelanjaan.
• Membuat sendiri (swakelola).
• Penerimaan dari: hibah, bantuan/sumbangan, atau kewajiban pihak ketiga. • Tukar-menukar.
• Guna susun.
Pedoman yang diacu adalah Keputusan Presiden no.80 tahun 2003, tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. Pada pokoknya pengadaan dan pemeliharaan barang/aset harus berpedoman pada prinsip-prinsip dasar yang tercantum pada pasal 3 Keppres tersebut, yaitu:
1. Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
3. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
4. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat, serta bagi masyarakat luas pada umumnya. 5. Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon
penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara atau alasan apapun.
6. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.
Untuk mendukung terlaksananya prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa ini, semua pihak yang terkait harus mematuhi etika pengadaan sebagai berikut:
1. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa.
2. Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang/jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa.
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat.
4. Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak.
5. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan pada pihak terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang/jasa. (conflict of
interest).
6. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang/jasa.
7. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung dan tidak langsung merugikan negara.
8. Tidak menerima, tidak menawarkan, atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa.
Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Keseluruhan dokumen kontrak harus disusun sesuai dengan ketentuan yang berlaku
dan/atau ketentuan yang tercantum dalam perjanjian.
2. Penyedia barang/jasa yang ditunjuk benar-benar mampu dan memiliki reputasi baik, antara lain dibuktikan dari pelaksanaan pekerjaannya pada kontrak yang lalu dan di tempat pemberi kerja yang lain
3. Harga yang disepakati benar-benar telah memenuhi persyaratan, dapat dipertanggungjawabkan, menguntungkan perusahaan/Pemda, dan telah dibandingkan dengan standar harga yang ditetapkan Kepala Daerah.
4.2.2.2 Cara pengadaan barang/jasa
Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: • Pengadaan yang dilakukan sendiri oleh instansi/PDAM (swakelola).
• Pengadaan yang dilakukan melalui penyedia barang/jasa.
Pengadaan barang/jasa yang memerlukan kerjasama dengan pihak luar (outsourcing), yaitu kontraktor atau supplier atau konsultan, tergantung dari jenis barang/jasa yang akan diadakan, semuanya itu disebut sebagai penyedia barang/jasa.
Perlu dibedakan secara hati-hati mengenai pekerjaan/kegiatan/pengadaan apa saja yang memerlukan pihak ketiga atau penyedia barang/jasa, serta yang dapat dilakukan sendiri oleh instansi atau sering disebut sebagai swakelola.
1. Dengan cara swakelola
Di dalam Keppres 80/2003 ditegaskan bahwa pengadaan barang/jasa pemerintah tidak selalu harus dilaksanakan oleh pihak ketiga saja, tetapi banyak jenis pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh instansi secara langsung atau melakukan pelaksanaannya secara swakelola. Yang dimaksud dengan dilaksanakan secara swakelola adalah dilaksanakan sendiri secara langsung oleh instansi, atau oleh instansi pemerintah penerima kuasa misalnya perguruan tinggi negeri, lembaga penelitian pemerintah, atau oleh kelompok masyarakat penerima hibah.
Pekerjaan-pekerjaan yang dapat dilakukan secara swakelola adalah:
• Pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan teknis SDM dari instansi yang bersangkutan dan sesuai dengan fungsi dan tugas pokok pengguna barang/jasa.
• Pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi masyarakat setempat.
• Pekerjaan yang dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi, atau pembiayaannya tidak diminati oleh penyedia barang/jasa.
• Pekerjaan yang tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu secara rinci, sehingga bila dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa akan menanggung resiko yang besar.
• Penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya, atau penyuluhan. • Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus untuk
pengembangan teknologi/metoda kerja, yang belum dapat dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.
• Pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, perumusan kebijakan pemerintah, pengujian di laboratorium, pengembangan sistem terbaru, dan penelitian oleh perguruan tinggi/lembaga ilmiah pemerintah.
• Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi instansi pengguna barang/jasa yang bersangkutan.
2. Dengan cara menggunakan penyedia barang/jasa
Penyedia barang/jasa ini harus dipilih dahulu melalui pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan oleh panitia pengadaan barang/jasa, melalui metoda: (i) pelelangan umum, (ii) pelelangan terbatas, (iii) pemilihan langsung, atau (iv) penunjukkan langsung, sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Adapun metoda tersebut dapat dijelaskan secara ringkas sebagai berikut:
i) Pelelangan umum adalah metoda pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum, sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
ii) Pelelangan terbatas adalah metoda pemilihan yang dilakukan dalam hal jumlah penyedia yang mampu melaksanakannya diyakini jumlahnya terbatas karena untuk pekerjaan yang kompleks, maka pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan metoda pelelangan terbatas dan diumumkan secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi dengan mencantumkan penyedia barang/jasa yang telah diyakini mampu, guna memberi kesempatan kepada penyedia barang/jasa lainnya yang memenuhi kualifikasi.
iii) Pemilihan langsung adalah metoda pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan bilamana metoda dengan pelelangan umum dan pelelangan terbatas dinilai tidak efisien dari segi biaya pelelangan. Pemilihan dilakukan dengan membandingkan sekurang-kurangnya tiga penawaran dari penyedia barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi serta dilakukan negosiasi baik teknis maupun biaya, serta harus diumumkan minimal melalui papan pengumuman resmi.
iv) Penunjukkan langsung adalah metoda pemilihan penyedia barang/jasa yang dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus dapat dilakukan dengan cara penunjukkan langsung terhadap 1 penyedia, dengan cara melakukan negosiasi baik teknis maupun biaya sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Penjelasan mengenai keadaan tertentu dan khusus dapat dilihat pada Lampiran-I Keppres 80 tahun 2003.
4.2.2.3 Prosedur dan proses pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa
Guna melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa perlu ditetapkan prosedur baku sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku, serta dapat memenuhi etika pengadaan dan sesuai dengan kebijakan pemerintah. Tabel 4.3 menunjukkan proses pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan/jasa lainnya sesuai Keppres 80/2003. Untuk proses pemilihan penyediaan jasa konsultan terdapat pada tabel 4.4.
Tabel 4.3 Proses pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan/jasa lainnya
No Kegiatan Metoda Pelelangan Umum Pelelangan terbatas Pemilihan langsung Penunjukkan langsung Pra
kualifikasi kualifikasi Pasca
1 Pemberitahuan peserta - - X - - 2 Undangan peserta - - - - X 3 Pengumuman X 1) X 2) X 3) X 4) - 4 Pengambilan dokumen prakualifikasi X - X X X 5 Pemasukan dokumen prakualifikasi X - X X X 6 Evaluasi dokumen prakualifikasi X - X X X 7 Penetapan hasil prakualifikasi X - X X - 8 Pengumuman hasil prakualifikasi X - X X -
9 Masa sanggah prakualifikasi X - X X -
10 Undangan peserta yang
lulus X - X X -
11 Pengambilan dokumen
lelang X X - X -
12 Penjelasan X X X X X
13 Penyusunan berita acara
penjelasan & perubahannya X X X X X
14 Pemasukkan penawaran X X X X X 15 Pembukaan penawaran X X X X - 16 Evaluasi penawaran X X X X X 17 Penetapan pemenang X X X X - 18 Pengumuman pemenang X X X X - 19 Masa sanggah X X X X -
20 Negosiasi teknis dan biaya - - - - X
21 Penunjukkan pemenang X X X X X
22 Penandatanganan kontrak X X X X X
Keterangan:
1)
: pengumuman prakualifikasi 3) : pengumuman pelelangan terbatas
2)
Tabel 4.4 Proses pemilihan penyedia jasa konsultan
No Kegiatan
Evaluasi kualitas Evaluasi kualitas dan biaya Dua sampul Evaluasi pagu anggaran Dua sampul Evaluasi biaya terendah Dua sampul Penunjukkan langsung Satu sampul Dua
sampul tahap Dua
1 Pengumuman prakualifikasi X X X X X X 2 Pengambilan dokumen prakualifikasi X X X X X - 3 Pemasukan dokumen prakualifikasi X X X X X X 4 Evaluasi prakualifikasi X X X X X X 5 Penetapan hasil prakualifikasi X X X X X - 6 Pengumuman hasil prakualifikasi X X X X X - 7 Masa sanggah prakualifikasi X X X X X - 8 Undangan kepada
konsultan yang masuk daftar pendek
X X X X X -
9 Pengambilan dokumen
seleksi umum X X X - X -
10 Penjelasan X X X X X X
11 Penyusunan berita acara penjelasan dan
perubahannya
X X X X X -
12 Pemasukkan penawaran X X X X X X
13 Pembukaan penawaran
administrasi dan teknis X X X X X X
14 Evaluasi administrasi dan
teknis X X X X X X
15 Penetapan peringkat teknis X X X X - -
16 Pengumuman peringkat teknis X X X X X - 17 Masa sanggah X X - X - - 18 Mengundang peringkat I - X - - - - 19 Pemasukan penawaran biaya - X - - - - 20 Undangan pembukaan penawaran biaya - - X X X - 21 Pembukaan penawaran biaya X X X X X - 22 Evaluasi biaya - - X X X - 23 Perhitungan kombinasi
teknis dan biaya - - X - - -
24 Penetapan pemenang - - X X X -
25 Pengumuman pemenang - - X - X -
26 Masa sanggah - - X - X -
27 Klarifikasi dan negosiasi
biaya X X X X X X
28 Penunjukkan pemenang X X X X X X