B. Verifikasi hasil kerja pemeliharaan aset
4.4 Manajemen inventaris
4.4.5 Penyimpanan barang/stok dan pengamanannya .1 Penyimpanan
Penyimpanan barang adalah merupakan suatu kegiatan serta usaha untuk melaksanakan pengurusan, pengaturan bahan di dalam ruangan khusus (gudang/penyimpanan) sehingga pengurusan barang persediaan agar setiap waktu diperlukan dapat dilayani dengan cepat dan tepat.
Kegiatan dalam penyimpanan barang adalah:
1. Menerima, menyimpan, mengatur, merawat, dan menjaga keutuhan barang agar dapat digunakan sesuai dengan rencana secara tertib, teratur, rapi, dan aman.
2. Menyelenggarakan administrasi penyimpanan atas semua barang yang ada dalam simpanannya.
3. Melakukan stock opname secara periodik atau insidental terhadap barang yang ada dalam penyimpanan/gudang.
4. Membuat laporan secara berkala tentang persediaan barang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Penyimpan/pengurus barang adalah pegawai yang ditugaskan untuk menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang.
Tugas dan tanggungjawab penyimpan/pengurus barang:
1. Menerima, menyimpan, dan menyerahkan barang ke unit kerja yang menggunakan. 2. Mencatat secara tertib dan teratur penerimaan barang, pengeluaran barang dan
ketersediaan barang.
3. Menghimpun seluruh tanda bukti penerimaan barang dan pengeluaran/penyerahan secara tertib dan teratur sehingga memudahkan mencarinya apabila diperlukan dalam kaitan dengan pengawasan barang.
4. Membuat laporan berdasarkan kartu persediaan barang.
5. Membuat laporan berkala maupun insidentil mengenai pengurusan barang yang menjadi tanggungjawabnya.
6. Bertanggungjawab atas barang-barang yang diurusnya dari kerugian, hilang, rusak atau dicuri dan sebab lainnya.
7. Melakukan perhitungan barang (stock opname) sedikitnya setiap 6 (enam) bulan sekali, yang menyebutkan dengan jelas jenis, jumlah, dan keterangan lain yang diperlukan, untuk selanjutnya dibuatkan berita acara perhitungan barang.
Pengamanan
Prinsip pengamanan terhadap barang/aset secara umum adalah merupakan tindakan atau kegiatan pengendalian dan penertiban yang dilakukan guna menjamin keamanan aset dari segi :
• Pengamanan administratif, meliputi kegiatan pembukuan, inventarisasi, pelaporan, dan penyimpanan dokumen kepemilikan.
• Pengamanan fisik, untuk mencegah terjadinya penurunan fungsi barang, penurunan jumlah barang, dan hilangnya barang. Misal untuk tanah dan bangunan dengan pemasangan pagar dan tanda batas. Pengamanan terhadap barang persediaan
dilakukan oleh penyimpan/pengurus barang dengan cara penyimpanan yang baik di gudang.
• Pengamanan hukum, yaitu semua dokumen kepemilikan dan surat bukti status kepemilikan tidak ada yang cacat hukum, sehingga seluruh aset dapat terlindungi secara hukum. Misal IMB, akte jual beli, berita acara serah terima.
Gudang
Semua barang-barang hasil kegiatan pengadaan, sebelum sampai kepada pengguna tentu saja harus disimpan pada suatu tempat guna pengamanannya, baik itu sifatnya sementara waktu ataupun dalam waktu yang agak lama. Penyimpanan ini tentu saja menuntut tanggung jawab yang berat dalam menjaga keselamatannya, baik dari segi kerusakan fisik (pecah, rusak, dsb) maupun dari segi kehilangan unit barang tersebut atau bagian-bagian dari barang tersebut (onderdil/suku cadang atau perlengkapannya). Kepala gudang yang bertugas untuk mengurus gudang bertanggungjawab sepenuhnya atas keselamatan dan keutuhan barang dalam gudangnya. Sehubungan dengan tugas tersebut, maka pengurusan barang harus dilaksanakan secara administratif, menyangkut hal-hal sebagai berikut:
1. Melaksanakan pembukuan terhadap keluar masuk barang; dari dan keluar gudang. 2. Melaksanakan penyimpanan barang secara tertib dan teratur.
3. Melaksanakan perawatan barang selama dalam penyimpanan serta pemeliharaan kebersihan ruangan tempat penyimpanan barang.
4. Merencanakan tempat penyimpanan barang untuk keperluan barang baru atau yang akan diterima, serta tempat penyimpanan barang yang tidak dipakai lagi atau yang belum dihapuskan.
5. Mengadakan pencatatan atau stock opname tiap enam bulan.
Gudang memiliki berbagai fungsi, yaitu penerimaan barang, penyimpanan barang serta pengamanan barang, sebagai berikut:
1. Gudang sebagai tempat penerimaan barang, berfungsi untuk: • Menerima barang dari hasil kegiatan pengadaan.
• Menerima barang dari gudang lainnya. Sebagai penyimpan perantara sampai dikeluarkannya/dikirimnya atau didistribusikannya barang-barang tersebut.
• Menerima barang dari hasil bantuan, hibah, sitaan, dan lain sebagainya.
2. Gudang sebagai tempat penyimpanan barang, adalah suatu kegiatan dan usaha untuk melaksanakan pengurusan, serta pengaturan barang di dalam ruangan khusus (gudang/penyimpanan). Barang disimpan dengan penataan tertentu sehingga mudah
dikenali, dicari, diambil, dan diawasi. Penempatan barang harus teratur sehingga tujuan penyimpanan tercapai, yaitu:
• Cepat, tepat, dan efisien dalam melayani permintaan, penerimaan dan penanganan.
• Aman dan awet.
• Memudahkan mengetahui persediaan.
• Memungkinkan mendahulukan pengeluaran barang yang diterima terlebih dahulu. Tugas dalam penyimpanan barang adalah:
• Menerima, menyimpan, mengatur, merawat dan menjaga keutuhan barang agar dapat digunakan sesuai dengan rencana secara tertib, teratur, rapi dan aman. • Menyelenggarakan administrasi penyimpanan atas semua barang yang ada
dalam simpanannya.
• Melakukan stock opname secara periodik atau insidental terhadap barang yang berada di gudang.
• Membuat laporan tentang keadaan penyimpanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Karena itu dalam proses penyimpanan minimal harus memiliki:
• Kartu barang; yang merupakan dokumen pencatatan tentang jumlah barang-barang persediaan dan perubahannya yang digantung pada tempat penyimpanan barang.
• Kartu persediaan; yang merupakan dokumen pencatatan barang-barang yang tersedia dalam gudang sebagai sumber data yang dapat digunakan dalam:
– Pertanggungjawaban barang-barang persediaan. – Pengendalian persediaan.
– Informasi sisa persediaan.
• Perencanaan tata cara penyimpanan/penempatan barang berdasarkan: jenis, sifat, kondisi, daya tahan, sensitivitas, dan sebagainya.
Untuk tujuan-tujuan tersebut di atas, dianjurkan dalam penyimpanan barang dilakukan penempatan berdasarkan:
• Macam, sifat, dan jenis barang, • Ukuran besar kecilnya barang,
• Frekuensi pemakaian/pengambilan barang, • Jumlah barang,
• Daya tahan atau sensitivitas barang, • Kondisi barang.
3. Gudang sebagai tempat pengamanan barang.
Penyimpanan barang di gudang berfungsi sebagai pengamanan fisik akan barang yang disimpan, yang ditujukan untuk menjaga keamanan barang dari adanya kemungkinan kehilangan, kerusakan fisik, dsb. Penyimpan/Pengurus Barang harus menempatkan barang persediaan pada tempat penyimpanan yang baik sesuai dengan sifat barang tersebut agar barang terhindar dari kerusakan fisik.
Oleh karena itu gudang sebagai tempat penyimpanan barang harus memenuhi persyaratan tertentu untuk mencegah kerusakan dari faktor-faktor:
• Biologis, misal tikus. • Cuaca, suhu dan sinar. • Air dan kelembaban.
• Fisik: benturan, geseran, tekanan/himpitan dalam penumpukan barang.
• Lain-lain yang dapat menurunkan kualitas barang, atau yang dapat menurunkan fungsi/kualitas penggunaan barang.