Kerapihan dan pelaksaaan prosedur administrasi merupakan cermin dari tata tertib perusahaan dan akan sangat mempengaruhi kinerja keseluruhan dari perusahaan.
Mulai dari prosedur penataan dokumen administrasi yang teliti dengan system penyimpanan data sampai pada
a. Prosedur Penataan Dokumen
Yang termasuk dokumen-dokumen kantor antara lain: a) Surat-surat pimpinan dari:
o Para pelanggan
o Para sejawat industri b) Data para pelanggan
o Data pendaftaran/pemesanan (data pribadi secara detail)
o Pemesanan (booking) atauran program perjalanan
o Permintaan khusus
c) Korespondensi yang masuk dan keluar
o Surat-surat
o fakes
o Memo (surat peringatan)
o E-mail
d) Daftar mengenai keuangan
o Invoices (tagihan)
o Receipts (kuitansi pembayaran) e) Dokumen-dokumen lainnya
o Ticket-ticket (karcis-karcis)
o Vouchers (kupon-kupon perjalanan). Contoh:
Kantor menerima suatu pesanan (booking) dari pelanggan (datang sendiri, surat, fax, E-mail).
Permintaan langsung kepada pemberi jasa (transportasi, akomodasi, atraksi dan lain sebagainya).
Kantor menerima tiket (karcis) atau kupon dari pemberi jasa.
Dikirim kepada pelanggan pada saat yang tepat dengan surat pengantar didalam amplop, perincian pembayaran dan lain sebagainya.
Kuitansi pembayaran dikeluarkan setelah pelanggan melakukan pembayaran.
Semua Photo copy dokumen di “file” kan sesuai dengan prosedur perusahaan.
Contoh:
Menerima surat-surat kantor
1. Beraneka ragam surat, Photo copy (sebagaimana mestinya) dan disampaikan kepada orang yang benar.
2. Mengirim surat-surat kantor
o Beraneka ragam surat dan menimbangnya
o Menempelkan biaya perangko yang benar*
o Mengagendakannya (mencatat transaksinya)
o Menyampaikan (mengirimkan) melalui kantor post atau kotak surat.
3. Jenis-jenis kiriman selain surat-suarat biasa antara lain:
o Kiriman yang mendapat jaminan
o Kiriman tercatat
o Kiriman dalam jumlah besar
o Surat kilat
o Berita lokal dan luar negeri
o Surat yang dikirim melalui perantara (pesuruh).
4. Yang termasuk jenis-jenis kiriman dan pelayanannya antara lain:
o Kiriman yang mendapat jaminan
o Semua bentuk aslinya dan kebutuhannya akan terjamin di dalam pengiriman
5. Kiriman tercatat
o Menggunakan kantong pengaman
o Tercatat di kantor post
o Diasuransikan
o Harus diminta/dicari ke kantor post yang menerima oleh si alamat yang dituju (diperlukan identitas)
6. Kiriman jumlah besar
o Jumlahnya cukup banyak
o Mohon adanya potongan biaya 7. Post kilat
o Penyampaian yang cepat dan terjamin
o Amplop khusus yang dikeluarkan oleh post 8. Seberang laut/luar negeri
o Darat, laut atau udara
o Biaya tergantung berat dan tujuan 9. Perantara / suruhan
o Kantor post / biro jasa
o Biaya tergantung pada berat, jarak serta prioritas penyampaian.
b. Perlengkapan dan peralatan kantor yang digunakan:
o Komputer
o Mesin cetak
o Mesn ketik
o Faks
o Sistem pager
o Kalkulator
o Mesin yang bisa mentransfer ke aksara lain
o Mesin penjawab telephone
o Mesin penghitung jumlah biaya pengiriman
o Pemotong kertas
o Mesin penjilid
o Mesin penghitung jumlah barang. Termasuk peralatan kantor antara lain:
a) Komputer
o Bikin format dan tampilkan file atau dokumen
o Mempersiapkan program
o Bikin pesanan atau (reservation)
o Bikin data berdasarkan informasi pelanggan b) Printer
o Mengeluarkan salinan dari program, pesanan, persetujuan c) Mesin tik
o Membuat ketikan surat-surat
o Tipe-tipe amplop d) Photo copy
o Bikin salinan dokumen dan surat-surat
o Jenis timbunan dan sisa photo copy e) Faks
o Menghasilkan memo atau surat-surat untuk masa yang akan datang ditujukan pada rekan-rekan sejawat atau pelanggan
f) Mesin hitung penjumlah biaya
o Memastikan biaya pengirim secara besar-besaran.
Unti-unit lainnya akan dipersiapkan informasinya lebih detail atau menggunakan komputer beserta peralatannya.
c. Prosedur untuk Menggunakan Peralatan Kantor Contoh-contoh;
Photo copy
o Hidupkan mesin
o Periksa keadaan kertas (A.4, A.3 dan lain-lain tergantung kebutuhan)
o Letakkan dokumen pada tempat yang benar
o Atur jumlah yang akan dicopy, bandingkan dan sebagainya
o Tekan tombol start
o Apabila stop, matikan dan periksa mesin untuk macetnya kertas, kalau jelas hidupkan mesin lagi.
Faks
o Masukkan dokumen yang akan ditransmit ke dalam mesin (menghadap ke bawah)
o Putar nomor yang dituju
o Tekan tombaol start, setelah berakhirnya tanda beep
o Setelah transmit, mesin faks secara otomatis mencetak secarik pengiriman untuk membuktikan bahwa dokumen telah terkirim. Mesin cetak
o Sisipkan kertas pada mesin cetak
o Tentukan apakah mencetak 1 halaman atau seluruh dokumen
o Letakkan atau goyangkan roda tinta untuk mendapatkan qualitas cetakan (seperti yang diharapkan)
d. Prosedur penataan Dokumen
Sebuah daftar kontrol untuk merawat peralatan meliputi:
o Memperhatikan daftar cara mematikan komputer
o Mematikan aliran listrik setelah jam kerja
o Memeriksa / service mesin-mesin secara rutin.
Prosedur penanganan peralatan yang rusak dengan jalan:
o Hubungi langsung tukang service yang sudah menjadi langganan
o Lapor kepada tukang service intern secara khusus (bila memungkinkan)
o Lapor kepada supervisor, departemen service atau manager. Hubungi secara lisan, tertulis atau tergantung pada prosedur perusahaan.
e. Perencanaan Korespondensi (surat menyurat) Surat menyurat perusahaan mestinya:
o Ditulis dengan jelas dan kata-kata atau kalimat yang ringkas
o Tuliskan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar
o Ditujukan khusus pada seseorang (dimana mungkin)
o Tunjukkan keramah-tamahan, sopan santun dan rasa hormat
o Logis didalam menyampaikan informasi
o Jelas, cepat pada pokok permasalahan
o Hindari hal-hal yang membingungkan dan meracuni
o Hindari pengulangan kata-kata dan ungkapan-ungkapan. f. Bagan Perencanaan Surat-Menyurat
Contoh Surat Kontirmasi untuk Pelanggan Kop surat: Tanggal : Ditujukan : Prihal : Pemberita-huan : Ditail : Yang perlu ditindak lanjuti: Penutup Wonderland Holidays
Jl Kramat Raya No.26 Jakarta 10450
03 Januari Yth. Tuan Sudiarto, Pesanan konfirmasi
Dengan senang hati saya informsikan kepada tuan bahwa pesa konfirmasi tiket tuan untuk USA, telah confirmed, sebagai berik
Berangkat : 20 Februari Flight GA 71 Jakarta to Los Angeles Kembali : 14 Maret
Flight GA 82 Los Angeles – Jakarta
Mohon tuan memperisapkan pembayaran sejumlah Rp.9.900.000,-lambat sudah kami terima di kantor 4 Februari.
Program tuan selanjutnya akan kami sediakan setelahtuanmelakukanpembayaran.
Saya harap tuan menikmati perjalanan tuan ke USA. Silakan hubun bila tuan memerlukan bantuan atau jika mungkin bisamembantu t
selanjutnya Horamt kami,
T. Hardianto
g. Persyaratan dari Surat Niaga Surat menyurat perusahaan mestinya:
o Ditulis dengan jelas dan kata-kata atau kalimat yang ringkas
o Tuliskan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar
o Ditujukan khusus pada seseorang (dimana mungkin)
o Tunjukkan keramah-tamahan, sopan santun dan rasa hormat
o Logis didalam menyampaikan informasi
o Jelas, cepat pada pokok permasalahan
o Hindari hal-hal yang membingungkan dan meracuni
o Hindari pengulangan kata-kata dan ungkapan-ungkapan.
h. Perencanaan Korespondensi
Contoh bentuk faksimili:
Wonderland Holidays Facsimile
Kepada: Dari :
Perusahaan: Tanggal:
no. fax : ….. dari ….. : Jumlah halaman termasuk penutup:
(Ruang untuk informasi)
Jl. Kramat Raya No. 26 Tel: 62-21-8743672
Jakarta 10450 Fax: 62-21-8751928
Contoh bagan MEMO (surat peringatan)
Fantastic Holidays
MEMORANDUM Kepada: Dari: Tanggal: C.C: Topik: ……… ……… ……… ……….Sebelum dikirim terlebih dahulu di cek kebenaran informasinya dengan memperhatikan jawaban daripada pertanyaan dibawah ini:
o Apakah tertuju pada orang yang tepat
o Apakah ada yang mesti diberi tembusan
o Apakah alamatnya sudah jelas
o Apakah ejaan dan tanda baca sudah benar
o Apakah informasinya sudah benar dan akurat
o Apakah sudah jelas dan ringkas
o Apakah bentuk dan bagan sudah enak dipandang
o Sudahkah saya mengikuti aturan yang tepat didalam menyusun surat, seperti jabatan (gelar) yang dituju.
i. Suatu sistem Pemeliharaan dokumen
Sistem “filling”adalah cara yang sistematis untuk mengklasifikasikan dan menyimpan dokumen, lagipula sangat mudah di telusuri, dirubah atau dipindahkan
1) Tipe pengklasifikasian antara lain:
o Berdasarkan abjad.
Daftar file mngikuti urutan alphabet dari huruf pertama, - seperti: tulis nama keluarga untuk client.
o Urutan angka
Dokumen diberi nomor untuk mudah di invoice, receipt (melakukan penagihan dan pelunasan)
o Berdasarkan daerah (negara)
Lokasi atau alamat dengan menggunakan suatu code, (zip = tutup-buka dengan mudah) untuk memfilekan informasi
o Hal – hal pokok (induk)
Semua dokumen berhubungan dengan induknya dibawah satu judul file, misalnya : harga-harga untuk Eropa, atau informasi
tujuan untuk Amerika
o Kronologi
Hal-hal pokok (penting) difilekan sesuai dengan tanggalnya.
2) Type dari system Filling
o Sistem komputer
o Program software
o Manual
o Filing cabinet Tipe – tipe ini antara lain:
a) Tegak berdiri
o Suatu folder yang sesuai dengan materi pokok
o Ditempatkan sesuai dengan abjad atau urutan nomor
o Kertas file di isi tanggal terakhir taruh diatas/didepan b) Menggantung
o Laci-laci cabinet diberi pinggiran bingkai dari logam untuk menggantung file
o Setiap file memiliki tipe/judul yang tertera di atasnya atau pada lipatannya
c) Bercabang (kekiri-kekanan)
o File-file diatur seperti buku-buku diatas papan berdasarkan kriterianya (berdasarkan abjad, urutan nomornya).
d) Datar (horizontal)
o File-file sisimpan tertumpuk
o Cukup bagus apabila sedikit melakukan korespondensi. 3) Prinsip dasar dari pada filing adalah:
o Ringan (sedikit mengambil ruangan)
o Gampang dijangkau (dekat dengan tempat kerja)
o Sederhana (mudah dimengerti dan digunakan)
o Aman (tanpa menghalangi jalan)
o Sepat (gampang mendapatkan informasi). 4) System memelihara Dokumen
Itu sangat penting bahwa sistem indeks (menurut abjad) sistem yang paling mutakhir didalam kegiatan rutin
a) Tujuan daripada sistem indeks
o Membuat mudah meletakkan setiap daftar didalam sistem. b) Bentuk dari pada sistem indeks anatara lain:
o Sistem halaman seperti buku harian atau sistem indeks didalam buku kamus
o Kartu nama (card) diatur dalam laci atau dulang
(berdasarkan abjad, sektor perusahaan maupun industri)
o Sistem indeks –roda- kartu-kartu diatur melingkar mengikuti alur roda (biasanya mengikuti abjad, nama perusahaan atau nama perorangan).
c) Sebuah tanda (menandakan tidak ada) mesti digunakan, menandakan sebuah file sementara telah dipindahkan. Secara detail sebagai berikut ini:
o Menggunakan nomor file
o Tanggal dipindahkan
o Nama, untuk siapa file itu dibuat.
Semua data harus tetap berlangsung secara akurat, misalnya file “Mati” (file pelanggan sementara tidak aktif) harus dipindahkan ke arsip (tanpa dihancurkan) untuk disimpan.