Aku mau memastikan lagi, jadi event ini tujuan utamanya untuk awareness mereka gitu?

I : Iya betul

P: Aku mau memastikan lagi, jadi event ini tujuan utamanya untuk awareness mereka gitu?

I : Tujuan utamanya pokoknya kita mau kasih finansial literasi ke anak-anak muda gitu, tapi apakah mereka dalam tahap nya awareness, apakah udah dalam tahap acceptance itu balik lagi ke individu masing-masing.

P : Oke, baiklah kalau seperti itu. Kalau dari aku sudah segitu aja, aku mau berterima kasih atas waktu dan juga jawaban yang sudah cukup memberikan informasi tentang event Y ini. Terima kasih banyak Kak!

I : Baik terima kasih juga, bye.

Transkrip Wawancara

Nama : Ines Hardiyanti

Jabatan : Co-Project Manager Event Y Tanggal Wawancara : 26 Mei 2020

Waktu Wawancara : 19:00

Pelaksanaan Wawancara : Menggunakan Google Meets

Keterangan:

P : Pewawancara I : Informan

P : Halo Kak Ines. Pertama-tama aku ingin memperkenalkan diri terlebih dahulu. Namaku Juni Novita aku mahasiswi Universitas Multimedia Nusantara. Seperti yang sudah aku sampaikan kepada kakak, kalau aku sedang melakukan penelitian skripsi mengenai strategi event management untuk mengetahui lebih dalam lagi tentang perencanaan event. Ketertarikan aku dengan event Y ini membuat aku ingin meneliti lebih lanjut. Oleh karena itu aku melakukan wawancara untuk memperoleh informasi mendalam mengenai perencanaan event Y ini. Seperti yang aku tahu, kak Ines ini mempunyai peranan penting di event Y.

Untuk memulai wawancara ini, aku mempersilahkan kak Ines untuk memperkenalkan diri dahulu.

I : Oke namaku Ines Hardiyanti jadi aku Marketing Communication Specialist di Bank X. Kebetulan tahun lalu aku sama Martina (Project Manager) sama-sama Co-Project Manager untuk salah satu event terbesar kita gitu.

P : Aku mau nanya dari yang pertama dulu nih. Sebenarnya apa yang ingin disampaikan Bank X dan mengapa memilih event?

I : Sebenarnya kalau event, semua bank mempunyai their signature event dan kebetulan Bank X belum punya signature event. Jadi kemarin kita berangkat dari

melihat kompetitor, apa sih yang kompetitor lakukan dan dari situ apa yang bisa kita lakukan untuk mendiferensiasi bank X dibandingkan dengan bank lain. Makanya kemarin kita ke comes up dengan event yang kalau dibandingkan dengan event bank lainnya tidak seperti event bank lainnya karena kita mencoba untuk menyasar target nya hanya target muda karena kalau sekarang kita lihat generasi milenial itu adalah big chung dari orang-orang produktif yang ada di Indonesia yang menjalankan roda perekonomian ini adalah mereka. Jadi kalau we do it the all way, we don’t think it's gonna work. Jadi kemarin kita masih trial and error sebenarnya the very first event, benar gak ya ini langkah yang tepat untuk approach mereka gitu.

P : Akhirnya memilih event karena ingin sesuatu yang berbeda dari kompetitor ya Kak?

I : Iya karena setiap bank mempunyai signature event karena kebetulan kita belum punya jadi lets go have one tapi gimana caranya ngebedain dirinya. Makanya kita bikin event Y.

P : Sebelum ada event Y apakah kira-kira terdapat ide awal sebelum akhirnya menjadi konsep event Y?

I : Jadi kemarin itu memang sebelumnya kita tidak hanya melihat event-event kompetitor, kalo misalnya melihat Mandiri itu punya lari, CIMB juga punya event lari seperti Color Run, terus BCA itu kalau ulang tahun punya BCA Expoversary besar banget di BSD, the same thing itu juga dilakukan sama CIMB yang mengangkat Poin Xtra terus Permata juga punya event namanya Wealth Wisdom Terus kita juga kemaren melihat-lihat, oke itu yang dilakuin sama industri what happened sama orang-orang di luar sana gitu, apa yang mereka lakuin. Kita lihat Ideafest itu seminar tapi banyak yang datang gitu, terus kita juga lihat apa sih yang lagi ngetren sekarang dan bermunculanlah seperti Moja Museum, Haluu World, terus kita juga melihat di luaran sana itu ada yang namanya Girlboss Rally. Jadi memang sebenarnya orang itu datang kalau misalnya cuma kita melihat formatnya karena kita Bank ya yang diobrolin pasti keuangan ya.. Jadi gimana ya caranya supaya event itu tidak membosankan gitu. makanya kemarin ya udah bikin event

yang gimana caranya orang itu tertarik untuk datang. Karena yang pertama itu orang tertarik dulu untuk datang karena kalau event-nya financial seminar siapa yang akan datang anak-anak milenial gitu kan. Jadi ya udah gimana caranya kemarin melihat yang sedang ngetren seperti Haluu, si Moja Museum yaudah akhirnya kita bikin satu.. berangkat dari bagaimana cara kita bikin art tapi di situ ada sisi edukatifnya juga gitu.. Makanya kita berjalan dengan konsep yang seperti it.

P : Untuk melihat aktivitas kompetitor itu apakah ada tim sendiri yang melakukan riset atau bagaimana ya?

I : Sebenarnya kalau konsep itu mostly memang aku, Martina dan anak magang kita.

Tapi kalau untuk menjalankan on the daily basis nya kita bikin.. Sebenarnya bukan tim yang ada di kantor tapi kaya di kumpulkan beberapa orang terus kita dibikin dalam satu Squad gitu.

P : Sebenarnya aku juga sudah mewawancarai pihak agensi Mbak Vella dari Channel O. Waktu itu Beliau mengatakan ide awal event Y ini ingin membuat influencer gathering. Apakah itu berbeda atau sama dengan ide awal event Y

ini?

I : Plus minus sih sebenarnya, karena tujuannya itu selain emang ingin mengedukasi orang-orang Indonesia tentang financial tapi pastikan ada the brand goals itself itu kan salah satunya to increase the awareness of the brand makanya kemarin ya udah deh kita bikin apa ya, awalnya kita sempat bikin di Bandung KOL gathering gitu and it works gitu. Makanya kemarin during acara ini sebelum acaranya buka kita juga ada satu hari, satu sesi gitu lah emang khusus para KOL dan influencer. Emang kita mengerti yang dilihat sama anak milenial ini kita tidak bisa menggurui mereka gitu ya.. Jadi ya udah kalau misalnya ada contohnya dan kalau mereka tertarik mereka akan datang, nggak usah dipaksa mereka juga akan datang gitu. Dan influencer yang datang pun juga kita kaget sih karena kita ngundang kayak banyak banget terus yang datang juga ternyata persentasenya tinggi dan terus gak cuma stay di tanggal mereka diundang tetapi mereka juga masih mau datang di hari-hari berikutnya untuk mengikuti kelas.

P : Berarti kalau misalnya influencer gathering itu masih masuk ide awal atau nggak ya kak?

I : Sebenarnya antara iya dan nggak sih. Karena memang kita udah punya marketing kalender yang salah satu kalendernya untuk bikin event, dan kita juga punya marketing kalender yang salah satunya untuk bikin KOL gathering gitu. Jadi gimana caranya dalam sebuah event kita bisa memaksimalkan apa yang ingin kita capai. Seperti yang tadi aku bilang tadi KOL gathering itu sudah terjadi di Bandung tapi kan angka orang yang pergi ke Bandung itu kan tidak sebanyak yang bisa datang kalau misalnya event di Jakarta gitu. Jadi ya kita manfaatkan aja gitu event-nya.

P : Kalau gitu pemilihan KOL seperti apa dari pihak Bank X?

I : Sebenarnya kita kemarin emang kerjasama dengan agency seperti biasa mereka mau tujuannya kayak gimana.. Yang pastinya orang-orang yang di follow sama target market kita target audiens kita, tapi yang perlu kita tekan kan di sini adalah gimana caranya untuk mengumpulkan influencer dari kategori yang berbeda jadi gak semua ke sana adalah orang-orang yang kategorinya misalnya lebih ke beauty atau art gitu. Tapi aku juga mau di sana sampe ada yang hijabers sampai ada orang-orang yang suka lari sampai ada orang-orang-orang-orang yang follow orang-orang-orang-orang investor muda yang pengen belajar tentang keuangan lebih lanjut. Pokoknya lebih beragam lebih besar range-nya lebih bagus untuk kita, karena kita tahu kalau misalnya milenial ini lookup dengan orang-orang seperti ini gitu kan ngedengerin si influencer nya ini jadi kita rasa harusnya dengan mengundang lebih banyak orang dari lebih banyak kalangan semakin besar juga kemungkinan orang-orang yang ingin datang ke event kita.

P : Apa tujuan yang ingin dicapai melalui event ini dari pihak Bank X?

I : Sebenarnya tadi ya.. Satu kita seiringan dengan objektif dari OJK dan setelah kita riset juga ternyata emang unbanking populations itu masih besar. Jadi kita mau pastinya literasi finansial nya orang Indonesia juga semakin tinggi, jangan main handphone doang.. tapi dipikirin juga masa depannya gitu, karena masih banyak orang-orang yang meskipun sudah punya gaji sendiri gitu tapi mereka nggak tahu

kalo ternyata produk dari bank itu nggak cuma sekedar dari saving sama kartu kredit ya. Ternyata kalau investasi itu bisa mulai dari Rp100.000 ya, jadi hal-hal yang kayak gitu yang pengen kita ajarin ke mereka gitu. Karena kita enggak mau orang-orang tuh kalau yang biasanya datang ke event bank berpikiran duh pasti ini jualan produknya mereka, dduh pasti males banget, aduh pasti membosankan, dduh pasti nggak ngerti, boro-boro tentang Bank tentang ekonomi.. tentang financial management sendiri aja nggak ngerti cara ngaturnya gitu. Jadi makanya kemarin kita bilang sebenarnya event ini untuk orang-orang yang nggak perlu buat ngerti itu semua. Justru karena mereka nggak ngerti mereka harus datang ke event ini gitu.

Dan objektif satunya lagi adalah brand awareness.

P : Kalau boleh dijelasin Kak, kira-kira menurut Kak Ines SWOT dari event ini apa ya?

I : Dari strength-nya aku bisa bilang kaya i don't think in the industry itu ada event yang serupa dengan event kita kaya let alone di Jakarta sebenernya aku belum menemukan di dalam event yang ada seminarnya, tapi juga ada art installation-nya juga, ada bazar-nya juga gitu.. rata-rata itu terpisah. Ideafest itu seminar kalau mau ke art installation ya bisa pergi ke Haluu. Tapi sebenarnya tidak ada yang menggabungkan itu menjadi satu event gitu.

Kalo dari weakness-nya mungkin ada bank yang bisa saja mengikuti konsep kita terus sejak event pertama kita ini kalau mau dijelaskan selama execution period yang cuma tiga bulan, itu tuh kayak banyak banget sih weakness-nya. During the execution time ya.. Terus di opportunity itself menurutku banyak banget yang masih bisa dikembangkan, dari mulai cari tempat yang lebih luas mungkin kalau preparation-nya yang lebih panjang kita juga bisa lebih woro-woro-in ke orang-orang yang di luar sana supaya mereka juga mau datang gitu. Sebenarnya agak sayang juga karena durasi dari event ini kemarin cuma total lima hari, sebenarnya kita dapat feedback kayak “lo nggak sayang ya lu bikin event sebesar ini terus cuma untuk lima hari dipajangnya” gitu.. ya gimana tempatnya kan tidak bisa gitu. Kita tadinya mau bikin lebih dari dua minggu kayak ya dua minggu lah minimal tapi tempatnya kan gak bisa.. Kalau dari threats-nya mungkin selain kompetitor yang tadi aku bilang bisa bikin event yang sama konsepnya dengan kita. Mungkin kalau

misalnya kayak sekarang nih misalnya dengan kasus Covid-19 sekarang itu susah buat cari tempat karena kita nggak tahu kapan ini berakhir gitu kan.. Jadi kita agak susah gerak, terus untuk cari sponsor atau partner pun juga susah during this time.

Sebenarnya tahun lalu pun saat kita cari partner dan sponsor yang kita approach itu juga kayak “lo mau bikin apaan sih.” Jadi kaya dan ada beberapa yang emang langsung menghubungi EO kita. I think it's a threats gitu. ini mereka bikinnya gimana sih jadi langsung nyari EO-nya siapa, vendor kita siapa, dan mungkin sebenarnya kalau misalnya nggak ada Covid-19 ini aku yakin akan ada satu event yang sebenarnya lumayan sama dengan event kita, cuman karena ada Covid-19 jadi ngga kejadian. Sebenarnya threat-nya lebih karena event-nya nggak hanya bisa di-copy oleh industri tapi juga orang-orang yang di luar industri pun bisa karena event-nya lumayan general gitu.

P : Kalo boleh dijelasin, target pengunjung yang ingin di sasar itu yang seperti apa?

I : Targetnya mass banget sih. Ya seperti yang tadi aku bilang, kalau kita tahu yang menjalankan roda perekonomian adalah generasi millenial ini. Sebenarnya kita tahu range umur milenial itu cukup besar karena aku nggak ngira kalo orang-orang yang udah profesional yang udah punya keluarga itu mau pergi ke tempat-tempat yang seperti Haluu. Tapi mereka kan pengen belajar tentang gimana caranya bisa mulai investasi, gimana cara mengatur keuangan sendiri setelah berumah tangga gitu kan.

Sebenarnya orang-orang ini mungkin orang-orang yang akan disasar untuk datang ke seminarnya. Tetapi ada juga anak-anak millenials yang mungkin sekarang duduk di bangku kuliah atau first jobber yang juga mau datang ke sana mungkin mereka tidak mau untuk mengikuti seminarnya, mungkin simpel untuk ikut foto-foto tapi dengan mereka datang ke event kita. Sebenarnya dengan foto-foto di sana, karena objektifnya adalah edukasi jadi art installation-nya pun sebenarnya ada seperti quotes atau pembelajaran-pembelajaran singkat di art installation itu yang dihubungkan dengan keuangan seperti kemarin ada art installation bentuknya rumah jadi kita kaitkan sama KPR. Gimana sih caranya menyisihkan uang untuk DP, spa sih itu DP, apa itu tenor. Semua hal-hal simpel dan basic yang anak-anak muda sebenarnya nggak ngerti. Sebenarnya mereka cuma datang ke rumahnya

foto-foto di sana tapi begitu mereka pegang bantalnya ada quotes itu at least mereka akan mendapatkan sesuatu walaupun nggak dengan cara yang langsung gitu.

Sebenarnya itu sih kalau kalau ditanya soal target yang mau di datengin di event Y, karena memang seluas itu.

P : Kalau dari rangkaian acaranya itu sendiri penggabungan antara seminar, workshop, dan hiburan. Kalau dari sisi workshop-nya bagaimana ya Kak?

I : Sebenarnya kemarin ada kelas-kelas yang memang kapasitasnya tidak banyak atau lebih sedikit, tapi materi pembelajarannya itu memang lebih kaya workshop jadi lebih kaya pakai study case jadi yang lebih membedakan itu dari segi materinya saja. Kalau seminar memang lebih sharing session gitu kan. Tapi kalau workshop itu emang kayak ngasih tips and trik, ya pokoknya hal-hal yang memang bisa digunakan di kehidupan sehari-hari.

P : Kalo dari Kak Ines sendiri, kira-kira apa sih benefit yang ditawarkan ke orang-orang yang datang ke event?

I : Ya pastinya kita nggak mau orang yang datang itu sama kayak objektif kita, cuma foto-foto, belanja-belanja dan sudah. Kita sih pengennya waktu bikin event ini adalah orang-orang itu bisa datang tapi nggak cuma dapat foto-foto cantik, nggak cuma dapet barang belanja yang diskon tapi juga bisa belajar sesuatu tentang keuangan. Nggak usah belajar yang masuk kelas ikut seminar ikut workshop tapi yaudah se-simple seperti “oh ternyata saya itu bisa investasi mulai dari Rp100.000”

bikin mereka sadar kalau “oke gua mau puasa kopi satu hari aja” bikin mereka sadar itu aja kita sudah senang sih. Dan kita juga pengen sebenarnya sebagai orang yang punya brand pengennya mereka akuisisi produk kita. Jadi nggak cuma pulang dengan pengen “oke, gue pengen deh Starbucks gue yang seminggu lima hari, sehari Rp50.000 gue puasa deh 2 hari, Rp100.000 gua investasi-in. Masa dari sebulan 20 hari kerja, 20 hari ngopi Rp50.000. Dua hari saja sisihkan uang untuk investasi masa ga mampu sih. Dan kemarin kita juga ada booth kita. Jadi kita enggak cuma istilahnya nggak ngomong doang tapi kita juga nyediain kendaraannya di sana. Jadi kalau misalnya kamu mau mulai invest Rp100.000 sehari bisa pakai produk kita. Jadi harapannya emang sebenarnya untuk mereka tuh

gak cuma sadar tapi juga memulai untuk melakukan itu dan pastinya kita berharap pakai produk kita makanya kemarin kita juga menyediakan vehicle-nya di sana.

P : Masuk ke rencana awal dari Bank X, waktu ngerencanain awal event Y ini

membutuhkan waktu kira-kira berapa lama?

I : Untuk konsep kita satu bulanan. Kita mulai dari bulan Juli tapi kita ada satu bulan hiatus karena kita ada campaign lain. Jadi kita tidak melakukan apapun satu bulan dalam event Y ini. Kalau tarik mundur berarti total tiga bulan, jadi satu bulan concepting dan dua bulan eksekusi.

P : Pada saat perencanaan, apakah juga melakukan perencanaan mengenai masalah yang akan timbul dalam event ini?

I : Nggak sempet mikirin masalah. Masalah akan timbul dengan sendirinya dan kita selesaikan itu bersama aja karena selalu ada masalah di depan mata karena kita nggak punya waktu, sudah terlalu rushing with everything.

P : Untuk konsep itu dari tim inti sajakah?

I : Iya, dari aku, Martina dan anak magang.

P : Dari pemilihan tempat, mengapa akhirnya memilih Tribrata?

I : Karena kita tahu kita tidak bisa bikin event ini di grand ballroom gitu karena kita merasa takut orang-orang itu enggan untuk datang ke hotel. Kalau aku sendiri jadi anak kuliahan, anak first jobber pergi ke event apa sih ini, males gitu, pergi atau nggak. Apalagi kalau hotelnya nggak di mall jadi enggan duluan kan. Kalaupun hotel di mall yang secara skala mumpuni itu cuma Ritz-Carlton. Cuma kita ngerasa ini mall-nya tuh juga mall tinggi gitu loh, bukan tempat anak muda pengen datang ke sana buat nongkrong itu nggak, orang-orang datang ke situ lebih kaya profesional melakukan bisnis gitu kan, kemarin kita juga mikir apa di ballroom biasa aja. Aku sempat datang ke event-nya Wave of Tomorrow, ternyata banyak banget anak muda yang datang ke sana dan tempatnya di Jakarta Selatan lagi hits dan secara akses juga gampang karena turun dari MRT bisa jalan. Akhirnya kita memutuskan untuk membuat event di sana.

P : Kalau dari durasi event kak, pemilihan durasi event lima hari itu berdasarkan pertimbangan apa ya?

I : Ketersediaan tempat. Memang mencari tanggal yang kalau bisa dua minggu tapi karena kemarin kita sudah mepet jadi itu kan tempatnya tempat wedding. Jadi setiap weekend dipakai untuk wedding sedangkan kita butuh seperti dua weekend yang dibutuhkan untuk membangun, jadi kita butuh dua weekend yang kosong sebenarnya jadi itu cuma satu-satunya tanggal di bulan itu yang belum di booking sama pengantin. Sebenarnya sudah ada pengantin yang mau nge-DP tapi belum di DP akhirnya kita DP duluan.

P : Sebelumnya apakah ada rencana kapan event akan diselenggarakan?

I : Kalau planning sih sebenernya ada. Jadinya kita pengen sekitar bulan Agustus tapi kecepetan dan ada campaign lain, terus bulan September tapi nggak bisa karena banyak banget yang belum dikerjain terus mau November tapi November itu udah bulan hawa-hawa orang semangat liburan jadi daripada pergi ke tempat-tempat kayak gitu mending beli tiket jadi ya udah akhirnya bulan Oktober karena venue juga bisanya di bulan Oktober gitu.

P : Kalau misalnya dari rencana keuangan, yang mau kutanyakan selain mengeluarkan tapi pemasukan-pemasukan apa aja sih yang ingin didapatkan dari Bank X melalui event ini?

I : Dari sponsor dan partnership.

P : Kalau ticketing, bagaimana Kak?

I : Ticketing ada tapi nggak terlalu signifikan karena nggak 100% tiket kita jual.

Dari tiket pun 50% Kita kasih ke nasabah kita tapi sebenarnya walaupun semua tiket terjual juga nggak akan menutup cost juga gitu sih. Jadi lebih pemasukan yang lebih besar itu dari sponsor dan partnership kalau ticketing itu sedikit sekali.

P : Kalau dari penentuan harga tiket. Apakah ada pertimbangan yang dilakukan?

I : Sebenarnya kita mikir “oke kalau orang mau datang ke Haluu bayarnya berapa sih?” waktu awal-awal Rp100.000 sekarang naik jadi Rp150.000.. Tapi itu kan karena mereka Haluu. Kalau kita? Jadi kita menetapkan di bawah itu.. Jadi kalau misalkan orang datang ke seminarnya Permata Bank bayarnya berapa sih? Kayanya Rp200.000-an ada, oke we set lower than that. Karena kita tahu ini itu event pertama kita, kita juga nggak bisa menaruh angka yang lebih tinggi karena orang

Dalam dokumen Panduan Wawancara. Event Management (Shone & Parry, Successful Event Management: A Pratical. Handbook, Third Edition, 2010) (Halaman 28-39)