126
LAMPIRAN
Panduan Wawancara
Event Management (Shone & Parry, Successful Event Management: A Pratical
Handbook, Third Edition, 2010)
Martina Sihombing Project Manager
Event Y
1. Objective a. Ide awal
b. Proses penyaringan ide
c. Waktu yang dibutuhkan untuk memunculkan ide d. Tujuan
e. STP BANK X
f. Bagaimana event akan dijalankan g. Target partisipan
h. Benefit partisipan 2. Draft Outline Plan
(Environmental Search) a. Riset
b. Masalah yang akan timbul c. Peluang yang diambil d. Kompetitor
e. Persamaan/perbedaan dengan kegiatan perbankan lainnya
f. Waktu dalam pencarian informasi g. Pihak yang terlibat
(Information Gathering) a. Riset
b. Tanggal c. Durasi event
d. Biaya dan sumber pemasukan event e. Lokasi
f. Kendala g. Solusi
3. Systematic detailed planning (Financial Plan)
a. Anggaran b. Pemasukan c. Sponsor d. Kendala e. Solusi
(Operational Plan)
1. Sumber daya (terkait bagaimana event dijalankan (volunteer atau EO)
2. Staff/tim
3. Lokasi/tempat 4. Logistik 5. Peralatan
6. Jadwal/waktu pekerjaan
7. Kesehatan, keselamatan, keamanan 8. Kendala
9. Solusi
(Marketing Plan) a. Riset
b. Aktivitas pemasaran (awal hingga akhir acara selesai)
c. Promosi dan public relations d. Jadwal pemasaran
e. Kendala f. Solusi
4. Reflection: Discussion of plans a. Pihak yang terlibat b. Waktu
5. Organizing and Preparing the Event a. Mengembangkan aktivitas b. Persiapan event
c. Waktu yang dibutuhkan d. Kendala
e. Solusi
6. Implementing the Event a. Pengoperasian event b. Kontrol yang dilakukan c. Pelaksanaan event d. Kendala
e. Solusi 7. Divestment/Legacy
a. Penutupan event b. Evaluasi
c. Feedback d. Arsip e. Kendala f. Solusi
Ines Hardiyanti Co-Project Manager
Event Y
1. Reflection: Discussion of plans a. Pihak yang terlibat b. Waktu
2. Organizing and Preparing the Event a. Mengembangkan aktivitas b. Persiapan event
c. Waktu yang dibutuhkan d. Kendala
e. Solusi
3. Implementing the Event a. Pengoperasian event b. Kontrol yang dilakukan c. Pelaksanaan event d. Kendala
e. Solusi 4. Divestment/Legacy
a. Penutupan event b. Evaluasi
c. Feedback d. Arsip e. Kendala f. Solusi
Astrella Vania Siahaya Former Team
Event Y
1. Systematic detailed planning (Marketing Plan)
a. Riset
b. Aktivitas pemasaran (awal hingga akhir acara selesai)
c. Promosi dan public relations d. Jadwal pemasaran
e. Kendala yang ditemukan f. Solusi atas kendala
2. Reflection: Discussion of Marketing Plans a. Pihak yang terlibat
b. Waktu
3. Organizing and Preparing the Event a. Aktivitas
b. Persiapan event
c. Waktu yang dibutuhkan d. Kendala yang ditemukan e. Solusi atas kendala 4. Implementing the Event
a. Pengoperasian event b. Kontrol yang dilakukan
c. Pelaksanaan event d. Kendala yang ditemukan e. Solusi atas kendala 5. Divestment/Legacy
a. Penutupan event b. Evaluasi
c. Feedback d. Arsip e. Kendala f. Solusi
Foto Bersama Informan
Informan Kunci
Martina Sihombing selaku Project Manager Event Y Jumat, 22 Mei 2020
Informan Kedua
Ines Hardiyanti selaku Co-Project Manager Event Y Selasa, 26 Mei 2020
Informan Ketiga
Astrella Vania Siahaya selaku Former Team Event Y Kamis, 14 Mei 2020
Transkrip Wawancara
Nama : Martina Sihombing
Jabatan : Project Manager Event Y Tanggal Wawancara : 22 Mei 2020
Waktu Wawancara : 16:00
Pelaksanaan Wawancara : Menggunakan Google Meets
Keterangan:
P : Pewawancara I : Informan
P : Halo Kak Martina. Pertama-tama aku ingin memperkenalkan diri terlebih dahulu. Namaku Juni Novita aku mahasiswi Universitas Multimedia Nusantara. Seperti yang sudah aku sampaikan kepada kakak, kalau aku sedang melakukan penelitian skripsi mengenai strategi event management untuk mengetahui lebih dalam lagi tentang perencanaan event. Ketertarikan aku dengan event Y ini membuat aku ingin meneliti lebih lanjut gitu. Seperti yang aku tahu, kak Martina ini mempunyai peranan penting di event ini gitu.
Apakah boleh kak Martina memperkenalkan diri juga supaya lebih enak?
I : Oke jadi saya Martina Sihombing, saat ini saya kerja di bank X dan untuk hubungannya dengan event Y, memang saya adalah salah satu Project Manager di event Y ini.
P : Aku mau tanya-tanya soal event Y dan aku mau ngasih tahu kalau aku hanya berfokus di event Y ini saja bukan keseluruhan event yang diselenggarakan oleh bank X.
I : Oke
P : Jadi aku mau tanya dulu sebenarnya apa sih objektif dari Bank X untuk melakukan acara event Y ini?
I : Objektif kita sebenarnya kita pengen bikin satu event atau suatu acara yang memang sesuai dengan core bisnis kita yaitu finansial dan target marketnya memang ke anak-anak muda. Tapi dengan cara yang menyenangkan, bukan fun juga ya karena yang kita tahu banyak acara-acara banking yang kesannya kaku atau konservatif gitu jadi bakal gak masuk ya buat anak muda. Jadi objektifnya lebih ke kita mau kasih finansial literasi ke anak muda tapi dengan cara yang memang bisa masuk ke anak-anak milenial jaman sekarang
P : Apa yang ingin disampaikan oleh bank X ke para milenial?
I : Bahwa sebenarnya tuh edukasi keuangan menurut kita itu penting jadi jangan berpikir karena ah ntar aja ntar aja karena mungkin sekarang penghasilan belum seberapa atau mungkin masih belum kerja tapi sebenarnya makin kita cepat belajar tentang keuangan semakin baik atau semakin bagus untuk masa depan kita gitu.
Jadi banyak sebenarnya hal-hal di dunia keuangan yang mungkin anak zaman sekarang belum tahu atau memilih untuk tidak peduli atau sebenarnya ingin tahu tapi gak tau gimana cara buat dapat infonya.. Nah di situ peran kita, supaya anak- anak muda zaman sekarang udah tau belum sih bahwa sekarang punya rumah sekarang di usia milenial itu bisa hanya dengan satu juta saja kamu bisa cicil buat beli rumah gitu kan, sesimpel itu aja messenge-nya sebenarnya. Tapi anak zaman sekarang tuh mungkin nggak kepikiran gitu mau beli rumah, tapi kita mau ngajarin sebenarnya bisa kok.
P : Tadi kan udah disampein kalau misalnya marketing communication bank X seperti itu. Kalau alasan mengapa memilih event sebagai salah satu tools untuk menyampaikan pesan tersebut?
I : Sebenarnya event itu adalah salah satu cara yang kita yakini sebenarnya bisa masuk karena memang di situ orang jadi bertemu dengan orang lain, pihak bank X kalau misal ingin ada hal-hal yang ingin disampaikan bisa dapat disampaikan langsung dan lebih ada human interaction. Event Y itu adalah salah satu cara untuk memberikan finansial literasi ke anak muda. kalau cara-cara lainnya sudah pasti kita pernah lakukanlah ya misalnya kita kasih advertising di Instagram atau di sosial media kita mainnya di situ bisa kasih tahu segala sesuatu tentang financial dari bank
X atau bisa langsung datang ke cabang. Nah event ini adalah salah satu cara yang kita yakini bisa bikin orang lebih kenal lagi dengan bank X. Tidak cuma kenal dengan bank x, Enggak cuman dengan produknya doang Tapi message yang kita mau sampaikan itu juga bisa sampai lebih langsung ke orang orangnya Jadi waktu datang ke event yang kita pengen tuh mereka ngerasain kalau event cool seru berbeda tetapi juga memberikan informasi di dalamnya, dapat memberikan pengetahuan Di dalamnya. Oh ternyata ada begini ya oh ternyata ada begitu ya
P : Dari rencana awal Bank X menyelenggarakan event ini apakah ada pertimbangan yang dilakukan untuk memilih kegiatan di dalamnya seperti seminar, workshop, entertainment?
I : Itu jelas karena kita pengen sesuatu yang beda. Jadi biasanya kan dengan bank paling seminar saja terus biasanya topik-topiknya cukup berat, seperti orang yang sudah tahu tentang market, orang yang sudah tahu tentang bagaimana cara berinvestasi. Tapi kalau ke anak-anak muda sekarang, kita pengen mereka kenal dulu gitu dengan dunia keuangan seperti apa. Nah gimana caranya supaya bisa nge- reach, karena dunia keuangan itu sesuatu yang nggak semuanya orang-orang langsung suka. Kayak misalnya musik, musik itu mungkin kalau kita adakan konser musik gitu dengan berbagai macam jenis artis di dalamnya itu sudah ada jaminan bahwa akan banyak yang datang karena itu adalah sesuatu yang gampang kita cerna gitu kan dan relate dengan kesukaan kita. Nah kalau keuangan itukan sesuatu yang agak susah gitu ngomongin nya karena orang itu enggan buat ngomongin dengan duit atau orang yang punya masalah dengan duit atau orangnya nggak ngerti tentang keuangan. Gimana caranya supaya mereka bisa tertarik untuk datang makanya kita gabungkan cara menyampaikan tentang finansial literasinya pun, kita bikin berbeda gitu karena kita pakai art installation jadi event ini combining orang yang suka art, yang suka kekinian gitu macam art installation kita bikinin, tapi di dalamnya kita embedded pesan-pesan atau messages yang berhubungan dengan keuangan terus ada games-games juga di booth boothnya tentang keuangan juga gitu, terus juga ada entertainmentnya juga, ada musiknya. Terus ada seminarnya, jelas ada itu adalah core-nya. Gimana cara kita mendeliver pesan-pesannya dengan menghadirkan pembicara-pembicara yang memang kita anggap mumpuni gitu,
terus di situ juga ada bazar jadi di sana tuh even you spend your money, tapi in the smart way karena disana ada banyak diskon, promo-promo seru. Di event itu, kamu juga bisa ngumpulin stempel terus dapat hadiah. Jadi gimana caranya kita bisa menggabungkan sesuatu yang memang menarik bannget buat anak-anak muda gitu.
P : Kalau boleh dijelasin di booth-boothnya nya itu ada apa aja ya Kak?
I : Banyak, kita punya booth itu ada dengan partners kita. Partners kita itu Fun House kita, jadi Bank X ini kerja sama dengan beberapa fun house gitu ya yang mengelola investasi kita biasanya. Jadi ada banyaklah, ada Schroders, Ashmore, BNP Paribas. Asuransi itu ada Great Eastern, ada Prudential gitu. Banyak banget, Nah di booth itu mereka masing-masing itu punya games tersendiri jadi mau nanya boleh, mau main games boleh, mau ada kegiatan apapun juga bisa di booth itu. Jadi kalau tentang investasi, aduh anak-anak muda boro-boro mau investasi yang ada ntar aja deh kalau punya beberapa ratus juta baru nanti. Tapi sebenarnya nggak gitu, dari Rp100.000 aja juga bisa investasi gitu, yang kayak gitu-gitu loh message-nya.
Terus KPR, kita punya juga partner beberapa developer rumah gitu. Di sana memang kita langsung challenge mereka, kalian bisa nggak kasih KPR milenial nih dimana anak-anak yang mungkin pendapatannya belum sebesar orang yang sudah bekerja beberapa tahun tapi sudah bisa nyicil rumah. Kita di Bank X juga punya KPR namanya Easy Start, di mana orang tuh satu juta aja bisa cicilan perbulan, bisa dapat rumah gitu. Nah disitu mereka langsung oke, kita akan sediakan. Jadi developer disana itu memang developer yang mau Menyediakan promo-promo itu gitu, KPR untuk milenial. Jadi mereka disitu harapan kita itu, kalau ada yang mau tahu tentang investasi, bisa datang ke Fun House atau yang mau tahu tentang rumah misalnya pengen punya rumah di usia 28 tahun atau 22 tahun juga bisa. Nah selain itu kita juga punya booth booth dari Bank X, disitu ada games-games di mana kalau ikutan games bisa langsung buka rekening langsung dari mobile banking kita bisa dapat cashback lagi atau apalagi gitu. Jadi booth itu ada banyak banget, baik dari Bank X ataupun kerjasama dengan partner-partner lain gitu.
P : Oh gitu, oke kak sekarang aku akan masuk pertanyaan tentang objektif event-nya ya. Jadi untuk objektif dari event itu apakah berbeda dari yang tadi
sudah kakak jelasin atau gimana ya?
I : Sebenarnya kita punya brand essence intinya gimana caranya kita bisa bertumbuh berkembang bersama nasabah dengan finansial edukasi yang tepat gitu.
Nah itu adalah brand essence kita, dari situ kita turunin lagi ke event-nya. Jadi kalau event tadi yang kayak aku bilang gimana caranya biar kita bisa sama-sama bertumbuh bersama nasabah gitu, yang bukan nasabah aja kita ajarin deh tentang financial karena core bisnis kita itu financial gitu. Itu objektifnya.
P : Kalau aku boleh tahu kak ide awal dari event ini tuh apa sih?
I : Sebenarnya kita udah punya event sebelumnya, jadi bank biasa udah bikin event- event tapi itu banyak yang untuk nasabah sesuai dengan segmen nya masing-masing gitu misalnya Premier Banking kita punya Market Outlook tapi pembahasannya sudah sangat serius. Tahun 2017-2018, kita punya One Wealth namanya itu juga untuk publik, tetapi memang konsentrasinya khusus untuk seminar. Jadi yang diomongin tidak seberat Market Outlook seperti Premier gitu tetapi sudah oke lah untuk ngasih tahu gimana cara berbisnis misalnya keuangan di bisnis, bagaimana berinvestasi dan bagaimana wealth kita secara pribadi itu sudah ada sebelumnya.
Dari event itu kita ingin mengembangkan, karena tahun 2019 itu kita memang menargetkan kepada milenial, yang generasi ya bukan milenial saja tetapi yang bawahnya milenial juga kita targetkan untuk datang ke event ini gitu.
P : Boleh tahu nggak kak alasan kenapa pada tahun 2019 Bank X menargetkan menjadi generasi milenial gitu?
I : Jadi sebenarnya tuh di event ini khusus memang untuk milenial. Kenapa kita targetkan untuk itu karena memang secara backgroundnya kita melihat sebelum event ini kita udah riset banyak sebenarnya, banyak riset yang sudah kita gali gimana sih milenial saat ini dengan finansial. Ternyata banyak yang sebenarnya milenial kita itu sekarang itu kayak kurang peduli dengan finansial dirinya sendiri.
Banyak yang mementingkan gimana image mereka di sosial media dibandingkan dengan the real life mereka, terus gimana dia mencoba untuk mengikuti tren tetapi
tidak peduli dengan dompetnya, nggak peduli juga dengan masa depannya kayak gimana. Ya banyak lah sekarang dilihat riset-riset sebelum pandemi ini, banyak yang pengen nanti ada Boba A terus berbondong-bondong beli Boba A. Nanti di sini buka Boba B cuma beda susu nya doang di beli di situ, jadi sehari bisa berapa banyak minum boba. Jadi memang fear of missing out itu ada. Jadi kalau nggak nyobain ini nggak keren. Nah hal ini tuh yang membuat kita kaya, wah kalau misalnya kayak gini-gini terus nih yang ada makin lama kebutuhan atau keinginan makin naik sementara bila tidak disesuaikan dengan finansial gimana cara mengatur keuangan dengan baik, nantinya akan apa ya someday kamu membutuhkan barang- barang branded pada akhirnya apa yang terjadi biasanya penggunaan kartu kredit secara tidak bijak jadinya ngutang. Sekarang udah banyak banget pinjaman online juga jadi sama atau tidak bertanggung jawab ke depan nya gitu. Daripada gali lubang tutup lubang gitu, jadi dari awal kita ini ini harus kita ingetin dari sekarang nih, at least sudah ada yang nempel dari mulai umur sekian umur yang generation sekarang ini bahwa ini itu penting loh sebenarnya. Jadi gimana caranya bisa, kita juga nggak bilang kalau kalian harus meninggalkan apa yang lagi ngehits gitu tapi gimana caranya mengatur supaya both side itu bisa masih dapat gitu. Jadi ya kalau tadi pertanyaannya kenapa menargetkan ke millenials gitu ya, jadi yang pertama kita tidak meninggalkan lah nasabah-nasabah lain gitu karena akan ada tetap event- event lain tetapi khusus untuk event ini karena memang dari risetnya kita melihat ternyata gimana sih penggunaan atau keuangan anak muda zaman sekarang kita lihat dari research OJK juga tentang masyarakat Indonesia yang ternyata hanya 20% yang tahu tentang produk-produk bank, yang punya produk bank dan yang tahu tentang financial literacy itu rendah banget, nggak nyampe 30% dari seluruh Indonesia. Wah dari riset itu kita mikir kalau misalnya kita harus bikin sesuatu yang mengajarkan gimana caranya anak-anak muda zaman sekarang ini harus mengatur keuangan.
P : Kalau waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan ide itu berapa lama ya Kak?
I : Kita cepet banget kemarin, mulai brainstorming itu bulan Agustus atau September sebenarnya. Agustus akhir mungkin atau di bulan Juli akhir kita udah
mulai sekedar ngobrol doang mau bikin apa mau bikin apa, baru sekedar itu doang karena kita udah mulai urusin event yang di bulan Agustus. Jadi setelah event itu kita baru mulai brainstorm tentang ide itu. Jadi kalau mulai brainstorming ide itu mulai berjalan sambil gitu. Jadi punya ide terus kita sudah tahu konsepnya seperti ini itu mungkin sekitar Agustus akhir sampai September awal tapi selama masa itu kita juga melakukan proses-proses yang lain. Misalnya kita memikirkan partner- partner yang akan kita ajak kerjasama gitu. Dapet ide satu, nanti berjalannya waktu, ide itu kita lengkapin lagi. Sampai di hari H pun masih ada beberapa secara teknis yang memang berubah gitu jadi memang ini kalau dilihat efektifnya 2 bulanan.
P : Aku ingin tanya terkait segmenting, targeting, dan positioning nya Bank X itu seperti apa? Apakah STP itu juga diterapkan di event Y ini?
I : Sebenarnya kita sudah tahu dari awal waktu kita pengen bikin something different dari tahun lalu. Kita udah langsung target-in itu dulu dari awal karena dari perencanaan karena itu something yang krusial ya.. jadi ketika kita tahu mau bikin acara ini, kita harus tahu itu acara buat siapa dulu. Segmennya mau yang ke mana dulu, yang ke reguler gitu atau nasabah yang masih secara ballance di bank X itu masih di bawah prioritas atau di bawah Premier banking. Terus kita tentuin lagi umurnya dari sekian sampai sekian, terus kita udah tahu nih yang pertama bahwa segmennya reguler berarti bukan orang yang mempunyai uang sampai bermiliar- miliar. Yang kedua targetnya siapa? anak-anak muda. Berdasarkan riset kita anak- anak muda belum tahu tentang dunia keuangan, bagaimana mengaturnya. Jadi positioning-nya disesuaikan dengan itu, ya bagaimana caranya sebagai bank.. Kalau kita punya istilah Personal Trainer, jadi kita pengen jadi Personal Trainer bagi anak- anak muda, di mana Personal Trainer ini bukan orang yang menggurui tetapi memotivasi gitu. Jadi tujuan kita itu, pengen jadi Personal Trainer di keuangan milenial gitu.
P : Dari target partisipan apakah dari pihak bank memiliki kategori sendiri
seperti apa milenialnya?
I : Nggak, nggak spesifik yang sampai gimana gitu. Karena pada akhirnya tuh semua nasabah kita undang juga sebenarnya, jadi yang Premier pun kita undang
yang Private pun kita undang. Kenapa? Supaya mereka bisa bawa second atau third person mereka bareng-bareng gitu. Kalau berdasarkan umur sih sebenarnya milenial itu kan sebenarnya kaya di umur-umurku sekarang tahun 84 juga masih masuk milenial gitu. Tapi sebenarnya kita pengen utamanya juga yang di bawah itu gitu kayak Generation Z. Kita juga mau mahasiswa tingkat akhir atau mahasiswa yang masih semester berapa gitu itu nggak masalah buat datang, kalau anak SMA juga nggak masalah kalau mau datang memang kita tujukan untuk generation utamanya tapi tidak menutup bagian yang lain juga. Jadi kita tidak ada batasan umur yang sampai gimana banget gitu.
P : Masuk dalam rencana awal. Apakah pertama-tama Bank X melakukan riset untuk melakukan event ini?
I: Risetnya bukan riset yang sampai kita kasih kuisioner, tapi kita gali dari riset- riset yang sudah ada dari OJK dari Jakpat misalnya dari yang lain-lain lah. Jadi kita bukan riset yang gimana banget sendiri, setelahnya sih Iya. Ya setelah event di jalan kita ada kirim survei ke pengunjung itu memang ada tapi kalau untuk ide awal kita nggak bikin khusus tapi kita menggali dari riset yang sudah ada dari finansial di Indonesia.
P : Pada saat planning awal, apakah dari pihak Bank A melakukan planning tentang masalah yang akan terjadi?
I : Pasti sih, banyak sebenarnya dari segi penentuan tempat misalnya kita sudah tahu plus minus nya tempat itu apa, terus dari sisi misalnya pembicara itu juga sudah tahu misalnya nanti kalau bawa ini mungkin apa ya yang akan terjadi. Kayak misalnya kalau kita undang Hotman Paris, kira-kira nanti dia akan menyampaikan apa.. Itu semua udah harus kita prediksi karena pembicara A dan B benar-benar beda. Ada yang satu bener-bener blak-blakan ada yang satu tendensinya lebih diam, kurang apa gitu. Kayak lokasi, mau lokasinya di lokasi barat, utara, timur, pusat di Jakarta ini pasti ada plus minusnya masing-masing. Jadi kalau hambatannya dari awal ketika kita bikin konsep kita tentuin tempat itu sudah langsung kebayang apa aja hambatannya, tetapi justru itu kita coba cari solusi tersendiri di setiap hambatan yang udah kita prediksi.
P : Kira-kira hambatan apa yang terjadi dan bagaimana solusinya?
I : Tempat. Tempatnya itu di ballroom di Jakarta Selatan, itu secara ruangan memang besar banget karena itu ballroom tapi gimana caranya kita punya banyak banget ide kan. Kita bikin art installation, dimana art installation itu bisa jadi ruang kelas juga untuk seminar. Nah kalau kita taruh itu semua di ballroom itu bagaimana caranya bisa ada tiga atau empat kelas di sana secara berbarengan, tapi soundnya nanti bentrokan itu sementara kita buka luang banget karena kita memang ada satu instalation rumah yang besar banget, gak mungkin kita sekat-sekat. Nah akhirnya kita memang ada satu kelas yang beneran kita harus tutupi dengan harapan sound- nya tidak terlalu kedengaran keluar, yang ditengah yaudah sound-nya kedengaran tetapi di dalam ada satu kelas kita pakai silent disco atau headphone nanti pengajarnya ngomong apa jadi biar orang di dalamnya ngomong nggak tabrakan suaranya kita pakai headphone satu per satu. Hambatannya seperti itu tuh contohnya.
P : Dari kegiatan yang dilakukan oleh bank X, adakah perbedaan atau persamaan dari event banking lainnya?
I : Kalau persamaan sih rasanya tujuannya sama ya.. Maksudnya setiap bank itu mau kasih sesuatu sebagai bentuk loyalty event ke nasabah-nasabahnya. salah satunya emang dengan event, aku rasa persamaannya itu. Formatnya mungkin ada yang sama gitu, bank lain ada yang bikin seminar itu udah pasti udah banyak lah, yang bikin seminar hampir sama, ada juga yang bikin expo, anniversary misalnya promo-promo produknya dia. Nah menurutku perbedaannya dengan event Y udah sangat beda, aku bisa klaim belum ada satupun bank yang bikin konsep acara dengan konsep seperti itu saat itu ya 2019.. Karena di situ kita benar-benar bikin sesuatu yang menurut kita itu memang lagi hype tapi juga core message kita ngasih tau finansial itu tetep ada, tapi kita melakukan itu dengan cara yang menyenangkan juga. Jadi belum ada yang menggabungkan komponen tadi itu dalam satu event gitu, ada yang benar-benar event lain paling cuman serius ngomongin market ada juga ada yang ngomongin tentang wealth, gimana caranya dapat secara finansial tetapi
juga dalam dirinya sendiri tapi belum ada yang menggabungkan art installation, seminar, bazaar, entertainment, makanan semua dalam satu event.
P : Pada saat planning event ini, apakah Bank X menentukan pihak-pihak yang terlibat dalam event ini?
I : Ya pasti, yang terlibat itu maksudnya ini ya.. Kita punya partner, yang tadi aku bilang itu sudah pasti. ada beberapa yang kita ajak gitu dan untuk vendor misalnya yang ikut bantuin kita itu juga kita pitching dari awal, kolaborator-kolaborator juga, tapi kita nggak pitching. Kita melihat yang sesuai dengan seleranya kita, intinya orang-orang yang punya spirit yang sama dengan para panitianya ini. Termasuk kita juga ada beberapa sponsor yang memang kita ikut sertakan dan itu semua memang kita akurasikan.
P : Apakah melakukan riset terkait pengumpulan informasi mengenai tanggal dan durasi event?
I : Nggak, kita nggak pakai riset sampai bagaimana banget. Hanya memperhitungkan dari timeline kita, waktu kita ngerencanain, kira-kira butuhnya berapa lama dan availability tempat juga mempengaruhi ketika mereka bilang tanggal sekian dan tanggal sekian ya kita lihat yang terbaiknya memang yang kira- kira kita bisa lakukan dapat lah memang di tanggal itu dan durasi event-nya itu kita menentukan secara diskusi seperti mempertimbangkan agar lebih banyak orang yang bisa datang atau lebih fleksibel waktunya, orang-orang itu ada yang nggak bisa weekend ada yang nggak bisa weekdays misalnya gitu. Jadi kita mencoba untuk bisa mendapatkan weekdays dan weekend sebenarnya dan kenapa enggak cuman sehari atau dua hari itu, karena sayang karena art installation udah bagus-bagus di sana terus kan orang-orang kalau nggak bisa weekend datang cuma weekdays ya melewatkan banget gitu.
P : Terkait biaya dan sumber pemasukan event apakah juga dilakukan perencanaan?
I : Iya direncanakan karena kita sudah tahu misalnya berapa budget yang kita punya, terus kita tahu ada kelebihan biaya yang harus kita cari makanya kita memang
undang beberapa partner tadi di tambah ada sponsor juga. Jadi we’re doing it in an entrepreneurial way gitu.
P : Balik lagi soal lokasi, sebelum di lokasi yang sudah ditentukan itu apakah ada lokasi lain yang ditentukan?
I : Banyak, justru kita buang waktu banyak banget itu di penentuan tempat. Karena nggak banyak tempat di Jakarta ini yang bisa mengakomodir apa yang kita mau sebenarnya. Ada yang kegedean banget ada yang kekecilan banget ada yang terlalu jauh lokasinya, misalnya JIExpo jauh banget ga yakin orang-orang bakal dateng.
P : Berarti akhirnya memutuskan lokasi tersebut itu mempertimbangkan dari jumlah pengunjung juga dong Kak?
I : Iya. Jadi lokasi tersebut menjadi salah satu tempat yang kita lihat secara ballroom, yaa.. tadi kita mau pakai satu lantai aja tapi akhirnya ngobrol sama orang tersebut bisa menggunakan sampai lantai atas. Jadi kita pikir cocok juga tempat ini, lokasinya juga di Jakarta Selatan, nggak buru-buru amat, tempatnya juga nyaman, nggak membuat orang kepanasan atau apa karena tempatnya adem, besar, dan bagus itu akhirnya kita memutuskan tempat itu aja.
P : Waktu memutuskan untuk sewa itu kira-kira waktunya berapa lama dari event ya Kak? Karena biasanya kalau misalnya soal sewa itu kan nggak bisa
cepat gitu.
I : Iya, nggak bisa. Jadi kita udah langsung nanya-nanya availability-nya.
Sebenarnya dari tanggal yang kita pakai itu ada satu hari yang mungkin.. Oh.
Tadinya kita mau pakai dari minggu sebelumnya, tapi kehalang karna udah ada event disitu. Jadi karena udah ada yang booking tempat itu, ya udah kita coba geser- geser mana yang masih bisa di geser akhirnya kita dapat itu tempat, tapi soal berapa lama itu sudah kita approach dari Agustus. Jadi kerjanya paralel ketika kita masih ngide-ngide, konsep-konsep gitu, kita udah searching juga gitu kita datengin satu- satu.
P : Masuk ke rencana yang lebih detail soal finansial, untuk anggaran event sendiri itu memang sudah dari Bank X mau nge-spend budget untuk mengadakan event ini?
I : Iya.
P : Untuk budget sendiri kisaran berapa ya kak?
I : Kita ga bisa kasih data apapun nih.
P : Kalau dari segi pemasukan, selain dari sponsor pemasukan di dapat dari mana saja?
I : Pemasukan dari ticketing, waktu itu kita ada Rp 88.000 dengan banyak promo.
Ada promo-promo dari kartu kita dan kerjasama. Jadi sebenarnya kita kerjasama itu.. Kalau ngomongin pemasukan itu ada banyak juga kerjasama dengan sponsor yang tidak bisa dihitung dengan uang secara langsung ya. Misalnya kayak kita kerjasama dengan MRT misalnya, tapi kan MRT itu kan sebagai salah satu sarana pendukung orang bisa langsung datang ke venue. Karena lokasinya dekat dengan pemberhentian MRT. Jadi hal-hal yang kayak gitu sih sebenarnya kalo yang lain kita cuman ticketing doang lah di hari H itu.
P : Kalau bazar itu Kak, apakah tenant bazarnya tidak termasuk ke dalam pemasukan?
I : Tidak, kalau bazar kita tidak meminta cost.
P : Oh berarti pemasukannya dari sponsor dan ticketing saja gitu?
I : Iya.
P : Pada waktu planning untuk budget dalam membuat event semua harus ditulis secara sistematis seperti punya uang segini harus digunakan sebaik mungkin. Kalau dari Kak Martina, bagaimana financial planning yang bagus dalam menjalankan event?
I : Untuk alokasi budget, sudah langsung kelihatan dari awal karena kita sudah pitching untuk orang-orang yang sudah bekerjasama dengan kita, gedungnya juga
sudah tahu langsung berapa, dan terus collaborator sendiri sudah tahu berapa jadi basicly paling yang bisa kita mainin itu hanya di pembicara. Jadi bagaimana caranya kita bisa mendapatkan pembicara dengan budget yang kita punya. Jadi sebenarnya di bagian pembicara kita sudah menjelaskan budget yang kita punya, jadi kita membuat siapa saja yang bisa jadi pembicara dengan budget yang kita punya. Kenyataannya akan ada yang turun, ada yang naik banget.. cuma memang sudah kita alokasikan paling cuma performer sama speaker yang kita kasih alokasi gitu, yang lainnya memang kita nggak bisa ubah karena mereka sudah punya paten sendiri, paling kita nego-nego aja tapi kita udah jelas tahu kira-kira sekian jadi ya udah masuk gitu. Terus production, kita sudah tahu dengan desain seperti ini kira- kira akan menghabiskan berapa. Udah nggak mungkin misalnya materinya kayu terus kita ganti jadi styrofoam, nggak akan mungkin bisa juga. Jadi hal-hal yang itu yang kita ya kita terima saja, nggak masuk, ya udah ganti konsepnya bukan ganti ininya gitu.. Jadi konsepnya bisa kita ubah gimana tetap menarik tapi budget-nya nggak terlalu mahal gitu. Udah ya paling marketing-nya juga sudah tahu paling kalau mau bikin ads di Instagram.
P : Untuk kontrol finansial sendiri apakah ada pihak yang melakukan?
I : Ada, dari tim kita. Jadi ada yang namanya Amel itu salah satu, yang remind kita soal sisa keuangan kita dan bayar-bayaran yang harus dilakukan.
P : Selanjutnya aku mau menanyakan terkait rencana operasional. Pada waktu pengoperasian event, siapa-siapa saja orang yang dipilih untuk menjalankan event ini?
I : Basically, hampir semua tim Marketing Communication turun, siapapun dia.
Karena kita nggak pakai Event Organizer yang gimana banget. Biasanya kan kalau ada event kita pakai Event Organizer. Biasanya mereka yang running acara, kita cuman supervisi mana yang ini dan mana yang itu. Kalau ini enggak, kita anak- anak Marcom berperilaku sebagai EO-nya sendiri, tapi kita juga dapet bantuan dari EO-nya kita juga.. tapi bantuannya memang lebih ke gimana acara kayak seminarnya tadi ada di sebelah sini, speaker-nya make sure teknis-teknis nya jalan,
tv-nya hidup, sound-nya hidup gitu emang kita perlu EO. Jadi EO ini lebih ke teknisnya tapi untuk menjalankan sendiri itu kita sendiri.
P : Event Organizer-nya itu dari internal atau eksternal Bank X?
I : Dari eksternal. Dari eksternal aja kita cuma pakai lima orang.
P : Oh berarti sedikit ya Kak. Berarti kalau buat operasional-nya lebih menggunakan tim internal dari Bank X ya kak?
I : Kita juga pakai volunteers. Jadi kita buka volunteer.
P : Pihak luar ya Kak?
I : Iya dari anak anak kuliahan itu lah.
P : Kira-kira ada berapa banyak volunteer ya Kak waktu itu?
I : Ada 100-an lebih karena mereka melakukan shift. Jadi mereka nggak seharian gitu, tapi totalnya tuh ada kurang lebih 100. Soalnya ada tim sendiri sih volunteer itu.
P : Berarti masuk ke budget juga ya Kak volunteer nya?
I : Iya masuk.
P : Untuk perencanaan operasional seperti penataan ruangan, logistik, peralatannya dari pihak Bank X kira-kira melakukannya berapa lama ya Kak?
I : Mungkin maksudnya loading? Cuman 2 hari, hari Senin dan selasa. Minggu malam sampai ke Selasa karena Rabu sudah mulai acara.
P : Karena adanya keterbatasan waktu yang diberikan tempat sewa sehingga waktu dekor dan lain-lainnya juga terbatas ya Kak?
I : Iya
P : Apakah ada kendala dari persiapan itu?
I : Kendala dari preparation itu.. Waktu sudah pasti sih. Sebenarnya jadi kalang kabut semuanya karena cuman dua bulan buat bikin sesuatu yang gede banget gitu.
Cuman kita mencoba untuk memaksimalkan semuanya. Menurutku tuh hasilnya juga tidak mengecewakan sebenarnya.. Cuman ada hal-hal yang memang sebenarnya bisa lebih baik seandainya waktunya lebih lama. Misalnya bagaimana kita memarketingkan event ini, bagaimana kita mengkurasi speaker, bagaimana yang bisa lebih karena ada speaker-speaker yang kita hubungi tapi nggak bisa karena waktunya mepet. Ya, hal-hal yang kayak gitu. Jadi waktu crucial banget dengan waktu yang terlalu singkat. Kalau dari production sih cukup, ya lumayanlah walau ada di hari H beberapa, ada yang spot-spot yang masih bisa dipakai, pas loading baru ngeh kalau bagian ini itu kosong. kita harus tambahkan apa.. Ya, jadi kita tambahin di hari H itu. Jadi kita cetak ini itu dengan desain yang ini itu jadi sistem kebut pokoknya gitulah..
P : Kalau dari rencana marketing sendiri, dalam memasarkan event ini menggunakan media apa saja ?
I : Kita ada bikin di Kompas dua kali, ada yang satu halaman doang ada yang satunya dua halaman jadi offline nya di situ juga ada. Kita juga pakai radio, iklan di Instagram juga ada walaupun gak banyak, di sosial media, sama LED paling. Di LED kita ada teaser-nya sampai dengan kegiatan hari H.
P : Billboard juga ya Kak?
I : Iya, billboard juga.
P : Untuk memasarkan event-nya, apakah ada riset tersendiri?
I : Enggak, kita pakai apa yang ada saja. Jadi kita punya aset-asetnya apa jadi ya udah kita pakai gitu.
P : Sampai akhirnya juga menggunakan microsite ya Kak?
I : Oh sudah pasti, karena microsite butuh buat orang kalo mau lihat event-nya apaan. Terus mau beli juga, mau beli tiketnya kan juga bisa lewat situ juga gitu.
P : Dalam perencanaan pemasaran, kapan aktivitas pemasaran mulai dilakukan untuk memasarkan event itu?
I : Kita baru buka sekitar awal Oktober atau dua minggu sebelum hari H.
P : Jadi pemasaran ini dilakukan secara keseluruhan di berbagai platform?
I : Betul.
P : Apakah ada kendala ditemukan dalam memasarkan event tersebut?
I : So far sih nggak ada. Cuma konten-nya aja karena acara ini kan banyak banget yang harus diomongin tentang acara ini. Apa aja yang ada di event ini. Jadi gimana cara, terutama dicetak, Kompas. Pada saat itu, gimana caranya desainnya tetap cantik tapi pesannya juga sampai karena banyak banget. Kalau kita lihat iklan di koran, semua tulisan gitu nggak akan ada yang liat. Tapi kalau tulisan dicampur dengan gambar, terus banyak gitu, itu juga pusing orang lihatnya, ini apaan sih..
jadi itu sih salah satu tantangannya kemarin. Jadi nggak tahu kita mau apaan.
P : Itu yang pas di media Kompas ya kak berarti? Solusinya bagaimana ya kak?
I : Iya, LED juga sama. Kita jadi bikin dua kali, ada informasi yang tayang di satu halaman. Besoknya kita lebih komprehensif lagi bikin dua halaman. Banyak yang bingung juga dengan message-nya. Cuman that’s the best that we can do at the time. Kalau LED, kita lebih condong arahin ke speaker-speaker-nya, siapa aja nanti yang akan datang supaya orang tahu itu apaan.
P : Kalau di media sosial apa yang ingin lebih disampaikan?
I : Kalau di media sosial semuanya. Jadi kalau di media sosial itu, jangan sampai ada informasi yang tertinggal seperti itu.. Jadi dari pembicaranya siapa, kegiatannya apa aja, gimana cara kita mengkurasi makanannya, siapa aja performance-nya, ada bazar apa saja, siapa aja partner kita, semua ada di situ. Itu sudah pasti, jadi kalau orang yang follow Bank X terpaparnya banyak banget sih.
P : Apakah planning-planning yang sudah direncanakan tadi juga didiskusikan dengan tim?
I : Untuk rencananya memang kita punya tim inti. Jadi nggak semuanya gitu, ketika konsep sudah matang dari tim inti baru kita bagi-bagi tugas misalnya tadi ada yang ketemu speaker dan performers. Aku dan Ines (Co-PM) lebih ke supervisi semuanya tetapi lebih juga ke production dan content nanti di dalam acaranya itu apa aja. Bosku dia yang memonitor semuanya. Terus ada lagi yang tentang desain dari tim desain, ada dari tim Finance tadi tentang keuangan dan segala macam. Jadi ketika memang semua ide sudah matang baru kita turunin lagi ke masing-masing pihak gitu. Ada yang dengan pihak eksternal, ada yang tim inti ke tim internal lagi gitu.
P : Apakah ada feedback lagi Kak? dan apabila terdapat feedback apakah planning akan berubah?
I : Mostly nggak. Biasanya kalau udah dari tim inti nggak ada yang feedback gimana banget sebenernya so far ya.. karena udah disiapin banget sih.
P : Untuk mengatur persiapan event. Pihak mana yang bertanggung jawab untuk develop aktivitas? Melakukan supervisi gitu?
I : Tim inti sih basically. Kalau hari H aku dan Inez Project Manager-nya.
P : Pada hari H kontrol yang dilakukan itu yang seperti apa ya Kak?
I : Semua. Jadi dari awal, pagi-pagi kita dateng udah langsung lihat, karena itu kan bentukannya art installation, biasanya suka ada apa lah yang rusak di mana, apa lah yang rusak di apa. Biasa pagi-pagi kita udah monitoring lantai satu, dua, tiga lantai mana-mana saja yang harus kita benerin, terus kita juga memeriksa pembicara ready nggak hari ini, acara buat hari ini apa aja, materi semua apakah sudah siap.
Itu semua dilakukan tiap hari.
P : Pada saat event berjalan, apakah terdapat kendala di luar rencana?
I : Hujan paling ya.. Waktu hujan mungkin kayak.. Wah kita ternyata bikin satu tempat untuk ticketing tapi kita tidak membuat tempat di parkiran bawah, karena
supaya satu pintu gitu ya, supaya orang bisa akses nya langsung dari pintu ticketing.
Nah, cuma waktu hujan, jadinya lebih susah. Jadi langsung kita saat itu bikin darurat meja doang ticketing di bawah, di parkiran, jadi agak waktu itu lumayan pontang- panting karena hujan jadi kita bawa alat-alat semua ke bawah.
P : Sebelumnya apakah merencanakan akan ada faktor yang tidak terduga seperti cuaca?
I : Tahu mungkin akan ada hujan, cuman nggak kepikiran karena ticketing waktu itu. Karena sebenarnya itu tempatkan tertutup-tertutup aja, cuma kita kasihan aja kalau kayak pakai payung pulang-pergi, harus bolak-balik. Yang lebih kita khawatir kan waktu itu adalah kalau misalnya hujan takutnya nggak ada yang datang ya..
Lebih ke situ sih jadi lebih ke.. gak kepikiran tentang si ticketing tadi. Jadi pas di hari H sudah tahu hujan baru kita kepikiran bagaimana ya gitu baru set up meja.
Jadi untungnya handling-nya cepet aja sih.
P : Apakah dari awal pakai pawang hujan?
I : Pakai. Sebenarnya satu hari saja hujannya lainnya nggak.
P : Pihak yang melakukan kontrol pada saat acara apakah dari Project Manager saja atau dari pihak-pihak lain juga?
I : Tidak hanya aku, tetapi semua tim Marcom. Kalau semua tim Marcom itu karena mereka semua masing-masing punya tugas sendiri-sendiri gitu. Tapi yang benar- benar datang pagi itu aku dan Ines karena udah harus melihat terlebih dahulu mana yang ini, mana yang kurang gitu. Kalau yang lain mungkin di jam-jam datang sekitar jam sembilan atau sepuluh baru buka, itu datangnya di jam segitu. Tapi kalau aku dan Ines sudah datang sebelum jam itu.
P : Kalau di penutupan event, rencana untuk menutup event itu seperti apa ya?
I : Nggak ada, waktu itu cuman ada performance terakhir dari Om Leo. Jadi memang sesuai dengan itu, kelasnya terakhir seminar itu dan terus terakhir
performance siapa ya udah kita tutup gitu, nggak ada yang spesial banget sebenarnya.
P : Kalau evaluasi, apakah juga dilakukan?
I : Evaluasi iya, tapi kayaknya beberapa hari setelah selesai. Jadi selesaikan Minggu, Senin kita masih dapat libur sebenarnya. Jadi Selasa atau Rabu kita evaluasi bareng.
P: Evaluasinya dilakukan seperti apa ya Kak?
I : FGD sih, kita ajak anak-anak yang volunteer dan juga tim inti. Jadi anak-anak volunteer ini ada yang kita bagi, ada yang sudah join dari sebelum acara. Jadi masuknya kayak mereka sudah seminggu sebelum acara udah kita perbantukan dan ada yang memang di hari H doang dan untuk yang seminggu itu kita undang lagi untuk evaluasi bareng, masukan dari mereka apa yang mereka lihat di lapangan kaya gimana gitu, dan masing-masing dari tim inti melihatnya seperti apa.
P : Kalau dari penyelenggaraan event yang udah direncanakan banget ini, kira-kira objektif dari Bank X ini sampai atau tidak ya?
I : Hopefully ya. Dari survei setelah acara yang kita lakukan itu positif banget, dari sosial media dan KOL (Key Opinion Leader) yang kita panggil dan dari media itu nggak ada yang negatif. Justru kayak mereka, gimana ya.. Kayak JKTGO, itu sempat nge-post learning financial never been this fun before. Dari KOL dan influencer yang kita undang juga lebih ke “Wah ternyata banyak yah ilmu- ilmu yang didapat dari sini.” Ngeliat dari situ sama survei yang kita lakukan emang responnya cukup bagus sih, bagus banget malah.
P : Apakah dari awal terdapat objektif untuk target pengunjung dari event ini?
I : Dari pengunjung target sebenarnya.. Yang datang itu sekitar 5300 sampai 5500- an sedangkan yang kita harapkan itu sekitar 8000-an. The best scenario banget 8000, karena dari orang yang nggak tahu event ini, baru pertama kali doang.. Terus perencanaannya juga cukup cepat, persiapannya juga mepet gitu. Jadi kayaknya itu
sepertinya terlalu ambis untuk mencapai angka 8000, tapi kita kan harus set goals gitu ya.. Jadi, ya.. sudah untuk menghadirkan orang datang 8000an itu.. dibagi 5 hari pertama itu hari khusus KOL. Jadi dibagi 4 hari, satu hari itu sekitar mengundang 2000 orang untuk datang ke acara financial, kayaknya itu agak gimana juga ya.. tapi 5000 itu udah oke juga lah buat kita.
P : Kalau dari pesan yang ingin disampaikan Bang X di event ini, apakah tersampaikan juga?
I : Harusnya iya, karena di semua ruangan itu ngomongin nya tentang financial sebenarnya. Walaupun caranya berbeda-beda, ada yang terowongannya lagu Hindia misalnya, yang pesannya itu sindiran-sindiran ke orang misalnya “Kerja Mulu Kaya Nggak,” masuk lagi ke dalam ada masing-masing tentang bisnis, tentang kartu kredit, pesannya itu nggak terlalu financial banget tapi mengarah ke financial. Jadi disadari atau tidak, sebenarnya waktu orang masuk itu pasti sedikit banyak akan lebih sadar akan tentang keuangan itu.
P : Setelah event dijalankan apakah ada efek yang dirasakan dari milenial?
I : Kalau ngaruh ke produk bank, aku bisa jawab itu ngaruh karena di acara itu kita memang banyak juga, bahkan ada yang beberapa udah beli rumah di situ dan terus ada juga yang buka tabungan kita tapi kalau dilihat setelah acara ada beberapa milenial yang buka tabungan di Bank X, itu nggak dicek sampai segitunya.
P : Berarti yang dicek setelah acara ini lebih ke apa ya Kak?
I : Lebih ke kesan terhadap event itu, memeriksa media juga, testimoninya seperti apa, hasilnya yang kita dapat dari event itu. Hasilnya itu maksudnya dengan berhubungan dengan produk ya misalnya ini beli rumah berapa, berapa rumah yang terjual, berapa hasil dari bazar, gitu-gitu aja sih.
P : Tapi, berarti ada peningkatan dan kesan positif juga di event ini ? I : Iya betul.
P : Balik lagi, kalau misalnya edukasi milenial dilihatnya atau diukur tuh agak susah karena itu balik lagi ke pribadi orang. Tapi kalau misalnya dari Bank X sudah mengadakan event dan semua kegiatan sudah bersangkutan dengan keuangan sehingga membuat mereka sadar. Menurut kak Martina apakah itu membuat mereka sadar dan menjadi teredukasi?
I : Kalau mereka sudah sampai sadar itu ya udah blessing banget gitu. Kita dari awal cuma at least mereka aware aja gitu. Tujuannya supaya orang aware aja, awareness, kalau sampai mereka sadar itu mungkin akan taruh orang-orang buat ngejar-ngejar mereka buat buka tabungan gitu. Nggak sampai situ, kita cuma pengen mereka itu aware apa apa aja sih yang ada di bank itu.
Itu tahap awalnya, ketika mereka sudah aware dengan Bank X gitu, oh ternyata bisa bikin event yang keren kaya gini. Terus dengan awareness itu ketika memang kita ingin masuk untuk memperkenalkan produk kita lebih dalam lagi akan lebih gampang gitu karena sudah tahu karena udah pernah datang ke event Y itu, event seperti ini akan lebih gampang masuk seperti itu. Jadi at least, Itunya dulu lah ya Kalau sampai ada yang datang ke sana langsung buka langsung apa ya itu sih bonus lah.
P : Oke jadi event ini tuh jadi langkah untuk mempermudah dalam approach mereka gitu ya kak?
I : Iya betul
P: Aku mau memastikan lagi, jadi event ini tujuan utamanya untuk awareness mereka gitu?
I : Tujuan utamanya pokoknya kita mau kasih finansial literasi ke anak-anak muda gitu, tapi apakah mereka dalam tahap nya awareness, apakah udah dalam tahap acceptance itu balik lagi ke individu masing-masing.
P : Oke, baiklah kalau seperti itu. Kalau dari aku sudah segitu aja, aku mau berterima kasih atas waktu dan juga jawaban yang sudah cukup memberikan informasi tentang event Y ini. Terima kasih banyak Kak!
I : Baik terima kasih juga, bye.
Transkrip Wawancara
Nama : Ines Hardiyanti
Jabatan : Co-Project Manager Event Y Tanggal Wawancara : 26 Mei 2020
Waktu Wawancara : 19:00
Pelaksanaan Wawancara : Menggunakan Google Meets
Keterangan:
P : Pewawancara I : Informan
P : Halo Kak Ines. Pertama-tama aku ingin memperkenalkan diri terlebih dahulu. Namaku Juni Novita aku mahasiswi Universitas Multimedia Nusantara. Seperti yang sudah aku sampaikan kepada kakak, kalau aku sedang melakukan penelitian skripsi mengenai strategi event management untuk mengetahui lebih dalam lagi tentang perencanaan event. Ketertarikan aku dengan event Y ini membuat aku ingin meneliti lebih lanjut. Oleh karena itu aku melakukan wawancara untuk memperoleh informasi mendalam mengenai perencanaan event Y ini. Seperti yang aku tahu, kak Ines ini mempunyai peranan penting di event Y.
Untuk memulai wawancara ini, aku mempersilahkan kak Ines untuk memperkenalkan diri dahulu.
I : Oke namaku Ines Hardiyanti jadi aku Marketing Communication Specialist di Bank X. Kebetulan tahun lalu aku sama Martina (Project Manager) sama-sama Co- Project Manager untuk salah satu event terbesar kita gitu.
P : Aku mau nanya dari yang pertama dulu nih. Sebenarnya apa yang ingin disampaikan Bank X dan mengapa memilih event?
I : Sebenarnya kalau event, semua bank mempunyai their signature event dan kebetulan Bank X belum punya signature event. Jadi kemarin kita berangkat dari
melihat kompetitor, apa sih yang kompetitor lakukan dan dari situ apa yang bisa kita lakukan untuk mendiferensiasi bank X dibandingkan dengan bank lain. Makanya kemarin kita ke comes up dengan event yang kalau dibandingkan dengan event bank lainnya tidak seperti event bank lainnya karena kita mencoba untuk menyasar target nya hanya target muda karena kalau sekarang kita lihat generasi milenial itu adalah big chung dari orang-orang produktif yang ada di Indonesia yang menjalankan roda perekonomian ini adalah mereka. Jadi kalau we do it the all way, we don’t think it's gonna work. Jadi kemarin kita masih trial and error sebenarnya the very first event, benar gak ya ini langkah yang tepat untuk approach mereka gitu.
P : Akhirnya memilih event karena ingin sesuatu yang berbeda dari kompetitor ya Kak?
I : Iya karena setiap bank mempunyai signature event karena kebetulan kita belum punya jadi lets go have one tapi gimana caranya ngebedain dirinya. Makanya kita bikin event Y.
P : Sebelum ada event Y apakah kira-kira terdapat ide awal sebelum akhirnya menjadi konsep event Y?
I : Jadi kemarin itu memang sebelumnya kita tidak hanya melihat event-event kompetitor, kalo misalnya melihat Mandiri itu punya lari, CIMB juga punya event lari seperti Color Run, terus BCA itu kalau ulang tahun punya BCA Expoversary besar banget di BSD, the same thing itu juga dilakukan sama CIMB yang mengangkat Poin Xtra terus Permata juga punya event namanya Wealth Wisdom Terus kita juga kemaren melihat-lihat, oke itu yang dilakuin sama industri what happened sama orang-orang di luar sana gitu, apa yang mereka lakuin. Kita lihat Ideafest itu seminar tapi banyak yang datang gitu, terus kita juga lihat apa sih yang lagi ngetren sekarang dan bermunculanlah seperti Moja Museum, Haluu World, terus kita juga melihat di luaran sana itu ada yang namanya Girlboss Rally. Jadi memang sebenarnya orang itu datang kalau misalnya cuma kita melihat formatnya karena kita Bank ya yang diobrolin pasti keuangan ya.. Jadi gimana ya caranya supaya event itu tidak membosankan gitu. makanya kemarin ya udah bikin event
yang gimana caranya orang itu tertarik untuk datang. Karena yang pertama itu orang tertarik dulu untuk datang karena kalau event-nya financial seminar siapa yang akan datang anak-anak milenial gitu kan. Jadi ya udah gimana caranya kemarin melihat yang sedang ngetren seperti Haluu, si Moja Museum yaudah akhirnya kita bikin satu.. berangkat dari bagaimana cara kita bikin art tapi di situ ada sisi edukatifnya juga gitu.. Makanya kita berjalan dengan konsep yang seperti it.
P : Untuk melihat aktivitas kompetitor itu apakah ada tim sendiri yang melakukan riset atau bagaimana ya?
I : Sebenarnya kalau konsep itu mostly memang aku, Martina dan anak magang kita.
Tapi kalau untuk menjalankan on the daily basis nya kita bikin.. Sebenarnya bukan tim yang ada di kantor tapi kaya di kumpulkan beberapa orang terus kita dibikin dalam satu Squad gitu.
P : Sebenarnya aku juga sudah mewawancarai pihak agensi Mbak Vella dari Channel O. Waktu itu Beliau mengatakan ide awal event Y ini ingin membuat influencer gathering. Apakah itu berbeda atau sama dengan ide awal event Y
ini?
I : Plus minus sih sebenarnya, karena tujuannya itu selain emang ingin mengedukasi orang-orang Indonesia tentang financial tapi pastikan ada the brand goals itself itu kan salah satunya to increase the awareness of the brand makanya kemarin ya udah deh kita bikin apa ya, awalnya kita sempat bikin di Bandung KOL gathering gitu and it works gitu. Makanya kemarin during acara ini sebelum acaranya buka kita juga ada satu hari, satu sesi gitu lah emang khusus para KOL dan influencer. Emang kita mengerti yang dilihat sama anak milenial ini kita tidak bisa menggurui mereka gitu ya.. Jadi ya udah kalau misalnya ada contohnya dan kalau mereka tertarik mereka akan datang, nggak usah dipaksa mereka juga akan datang gitu. Dan influencer yang datang pun juga kita kaget sih karena kita ngundang kayak banyak banget terus yang datang juga ternyata persentasenya tinggi dan terus gak cuma stay di tanggal mereka diundang tetapi mereka juga masih mau datang di hari-hari berikutnya untuk mengikuti kelas.
P : Berarti kalau misalnya influencer gathering itu masih masuk ide awal atau nggak ya kak?
I : Sebenarnya antara iya dan nggak sih. Karena memang kita udah punya marketing kalender yang salah satu kalendernya untuk bikin event, dan kita juga punya marketing kalender yang salah satunya untuk bikin KOL gathering gitu. Jadi gimana caranya dalam sebuah event kita bisa memaksimalkan apa yang ingin kita capai. Seperti yang tadi aku bilang tadi KOL gathering itu sudah terjadi di Bandung tapi kan angka orang yang pergi ke Bandung itu kan tidak sebanyak yang bisa datang kalau misalnya event di Jakarta gitu. Jadi ya kita manfaatkan aja gitu event- nya.
P : Kalau gitu pemilihan KOL seperti apa dari pihak Bank X?
I : Sebenarnya kita kemarin emang kerjasama dengan agency seperti biasa mereka mau tujuannya kayak gimana.. Yang pastinya orang-orang yang di follow sama target market kita target audiens kita, tapi yang perlu kita tekan kan di sini adalah gimana caranya untuk mengumpulkan influencer dari kategori yang berbeda jadi gak semua ke sana adalah orang-orang yang kategorinya misalnya lebih ke beauty atau art gitu. Tapi aku juga mau di sana sampe ada yang hijabers sampai ada orang- orang yang suka lari sampai ada orang-orang yang follow orang-orang investor muda yang pengen belajar tentang keuangan lebih lanjut. Pokoknya lebih beragam lebih besar range-nya lebih bagus untuk kita, karena kita tahu kalau misalnya milenial ini lookup dengan orang-orang seperti ini gitu kan ngedengerin si influencer nya ini jadi kita rasa harusnya dengan mengundang lebih banyak orang dari lebih banyak kalangan semakin besar juga kemungkinan orang-orang yang ingin datang ke event kita.
P : Apa tujuan yang ingin dicapai melalui event ini dari pihak Bank X?
I : Sebenarnya tadi ya.. Satu kita seiringan dengan objektif dari OJK dan setelah kita riset juga ternyata emang unbanking populations itu masih besar. Jadi kita mau pastinya literasi finansial nya orang Indonesia juga semakin tinggi, jangan main handphone doang.. tapi dipikirin juga masa depannya gitu, karena masih banyak orang-orang yang meskipun sudah punya gaji sendiri gitu tapi mereka nggak tahu
kalo ternyata produk dari bank itu nggak cuma sekedar dari saving sama kartu kredit ya. Ternyata kalau investasi itu bisa mulai dari Rp100.000 ya, jadi hal-hal yang kayak gitu yang pengen kita ajarin ke mereka gitu. Karena kita enggak mau orang- orang tuh kalau yang biasanya datang ke event bank berpikiran duh pasti ini jualan produknya mereka, dduh pasti males banget, aduh pasti membosankan, dduh pasti nggak ngerti, boro-boro tentang Bank tentang ekonomi.. tentang financial management sendiri aja nggak ngerti cara ngaturnya gitu. Jadi makanya kemarin kita bilang sebenarnya event ini untuk orang-orang yang nggak perlu buat ngerti itu semua. Justru karena mereka nggak ngerti mereka harus datang ke event ini gitu.
Dan objektif satunya lagi adalah brand awareness.
P : Kalau boleh dijelasin Kak, kira-kira menurut Kak Ines SWOT dari event ini apa ya?
I : Dari strength-nya aku bisa bilang kaya i don't think in the industry itu ada event yang serupa dengan event kita kaya let alone di Jakarta sebenernya aku belum menemukan di dalam event yang ada seminarnya, tapi juga ada art installation-nya juga, ada bazar-nya juga gitu.. rata-rata itu terpisah. Ideafest itu seminar kalau mau ke art installation ya bisa pergi ke Haluu. Tapi sebenarnya tidak ada yang menggabungkan itu menjadi satu event gitu.
Kalo dari weakness-nya mungkin ada bank yang bisa saja mengikuti konsep kita terus sejak event pertama kita ini kalau mau dijelaskan selama execution period yang cuma tiga bulan, itu tuh kayak banyak banget sih weakness-nya. During the execution time ya.. Terus di opportunity itself menurutku banyak banget yang masih bisa dikembangkan, dari mulai cari tempat yang lebih luas mungkin kalau preparation-nya yang lebih panjang kita juga bisa lebih woro-woro-in ke orang- orang yang di luar sana supaya mereka juga mau datang gitu. Sebenarnya agak sayang juga karena durasi dari event ini kemarin cuma total lima hari, sebenarnya kita dapat feedback kayak “lo nggak sayang ya lu bikin event sebesar ini terus cuma untuk lima hari dipajangnya” gitu.. ya gimana tempatnya kan tidak bisa gitu. Kita tadinya mau bikin lebih dari dua minggu kayak ya dua minggu lah minimal tapi tempatnya kan gak bisa.. Kalau dari threats-nya mungkin selain kompetitor yang tadi aku bilang bisa bikin event yang sama konsepnya dengan kita. Mungkin kalau
misalnya kayak sekarang nih misalnya dengan kasus Covid-19 sekarang itu susah buat cari tempat karena kita nggak tahu kapan ini berakhir gitu kan.. Jadi kita agak susah gerak, terus untuk cari sponsor atau partner pun juga susah during this time.
Sebenarnya tahun lalu pun saat kita cari partner dan sponsor yang kita approach itu juga kayak “lo mau bikin apaan sih.” Jadi kaya dan ada beberapa yang emang langsung menghubungi EO kita. I think it's a threats gitu. ini mereka bikinnya gimana sih jadi langsung nyari EO-nya siapa, vendor kita siapa, dan mungkin sebenarnya kalau misalnya nggak ada Covid-19 ini aku yakin akan ada satu event yang sebenarnya lumayan sama dengan event kita, cuman karena ada Covid-19 jadi ngga kejadian. Sebenarnya threat-nya lebih karena event-nya nggak hanya bisa di- copy oleh industri tapi juga orang-orang yang di luar industri pun bisa karena event- nya lumayan general gitu.
P : Kalo boleh dijelasin, target pengunjung yang ingin di sasar itu yang seperti apa?
I : Targetnya mass banget sih. Ya seperti yang tadi aku bilang, kalau kita tahu yang menjalankan roda perekonomian adalah generasi millenial ini. Sebenarnya kita tahu range umur milenial itu cukup besar karena aku nggak ngira kalo orang-orang yang udah profesional yang udah punya keluarga itu mau pergi ke tempat-tempat yang seperti Haluu. Tapi mereka kan pengen belajar tentang gimana caranya bisa mulai investasi, gimana cara mengatur keuangan sendiri setelah berumah tangga gitu kan.
Sebenarnya orang-orang ini mungkin orang-orang yang akan disasar untuk datang ke seminarnya. Tetapi ada juga anak-anak millenials yang mungkin sekarang duduk di bangku kuliah atau first jobber yang juga mau datang ke sana mungkin mereka tidak mau untuk mengikuti seminarnya, mungkin simpel untuk ikut foto-foto tapi dengan mereka datang ke event kita. Sebenarnya dengan foto-foto di sana, karena objektifnya adalah edukasi jadi art installation-nya pun sebenarnya ada seperti quotes atau pembelajaran-pembelajaran singkat di art installation itu yang dihubungkan dengan keuangan seperti kemarin ada art installation bentuknya rumah jadi kita kaitkan sama KPR. Gimana sih caranya menyisihkan uang untuk DP, spa sih itu DP, apa itu tenor. Semua hal-hal simpel dan basic yang anak-anak muda sebenarnya nggak ngerti. Sebenarnya mereka cuma datang ke rumahnya foto-
foto di sana tapi begitu mereka pegang bantalnya ada quotes itu at least mereka akan mendapatkan sesuatu walaupun nggak dengan cara yang langsung gitu.
Sebenarnya itu sih kalau kalau ditanya soal target yang mau di datengin di event Y, karena memang seluas itu.
P : Kalau dari rangkaian acaranya itu sendiri penggabungan antara seminar, workshop, dan hiburan. Kalau dari sisi workshop-nya bagaimana ya Kak?
I : Sebenarnya kemarin ada kelas-kelas yang memang kapasitasnya tidak banyak atau lebih sedikit, tapi materi pembelajarannya itu memang lebih kaya workshop jadi lebih kaya pakai study case jadi yang lebih membedakan itu dari segi materinya saja. Kalau seminar memang lebih sharing session gitu kan. Tapi kalau workshop itu emang kayak ngasih tips and trik, ya pokoknya hal-hal yang memang bisa digunakan di kehidupan sehari-hari.
P : Kalo dari Kak Ines sendiri, kira-kira apa sih benefit yang ditawarkan ke orang-orang yang datang ke event?
I : Ya pastinya kita nggak mau orang yang datang itu sama kayak objektif kita, cuma foto-foto, belanja-belanja dan sudah. Kita sih pengennya waktu bikin event ini adalah orang-orang itu bisa datang tapi nggak cuma dapat foto-foto cantik, nggak cuma dapet barang belanja yang diskon tapi juga bisa belajar sesuatu tentang keuangan. Nggak usah belajar yang masuk kelas ikut seminar ikut workshop tapi yaudah se-simple seperti “oh ternyata saya itu bisa investasi mulai dari Rp100.000”
bikin mereka sadar kalau “oke gua mau puasa kopi satu hari aja” bikin mereka sadar itu aja kita sudah senang sih. Dan kita juga pengen sebenarnya sebagai orang yang punya brand pengennya mereka akuisisi produk kita. Jadi nggak cuma pulang dengan pengen “oke, gue pengen deh Starbucks gue yang seminggu lima hari, sehari Rp50.000 gue puasa deh 2 hari, Rp100.000 gua investasi-in. Masa dari sebulan 20 hari kerja, 20 hari ngopi Rp50.000. Dua hari saja sisihkan uang untuk investasi masa ga mampu sih. Dan kemarin kita juga ada booth kita. Jadi kita enggak cuma istilahnya nggak ngomong doang tapi kita juga nyediain kendaraannya di sana. Jadi kalau misalnya kamu mau mulai invest Rp100.000 sehari bisa pakai produk kita. Jadi harapannya emang sebenarnya untuk mereka tuh
gak cuma sadar tapi juga memulai untuk melakukan itu dan pastinya kita berharap pakai produk kita makanya kemarin kita juga menyediakan vehicle-nya di sana.
P : Masuk ke rencana awal dari Bank X, waktu ngerencanain awal event Y ini
membutuhkan waktu kira-kira berapa lama?
I : Untuk konsep kita satu bulanan. Kita mulai dari bulan Juli tapi kita ada satu bulan hiatus karena kita ada campaign lain. Jadi kita tidak melakukan apapun satu bulan dalam event Y ini. Kalau tarik mundur berarti total tiga bulan, jadi satu bulan concepting dan dua bulan eksekusi.
P : Pada saat perencanaan, apakah juga melakukan perencanaan mengenai masalah yang akan timbul dalam event ini?
I : Nggak sempet mikirin masalah. Masalah akan timbul dengan sendirinya dan kita selesaikan itu bersama aja karena selalu ada masalah di depan mata karena kita nggak punya waktu, sudah terlalu rushing with everything.
P : Untuk konsep itu dari tim inti sajakah?
I : Iya, dari aku, Martina dan anak magang.
P : Dari pemilihan tempat, mengapa akhirnya memilih Tribrata?
I : Karena kita tahu kita tidak bisa bikin event ini di grand ballroom gitu karena kita merasa takut orang-orang itu enggan untuk datang ke hotel. Kalau aku sendiri jadi anak kuliahan, anak first jobber pergi ke event apa sih ini, males gitu, pergi atau nggak. Apalagi kalau hotelnya nggak di mall jadi enggan duluan kan. Kalaupun hotel di mall yang secara skala mumpuni itu cuma Ritz-Carlton. Cuma kita ngerasa ini mall-nya tuh juga mall tinggi gitu loh, bukan tempat anak muda pengen datang ke sana buat nongkrong itu nggak, orang-orang datang ke situ lebih kaya profesional melakukan bisnis gitu kan, kemarin kita juga mikir apa di ballroom biasa aja. Aku sempat datang ke event-nya Wave of Tomorrow, ternyata banyak banget anak muda yang datang ke sana dan tempatnya di Jakarta Selatan lagi hits dan secara akses juga gampang karena turun dari MRT bisa jalan. Akhirnya kita memutuskan untuk membuat event di sana.
P : Kalau dari durasi event kak, pemilihan durasi event lima hari itu berdasarkan pertimbangan apa ya?
I : Ketersediaan tempat. Memang mencari tanggal yang kalau bisa dua minggu tapi karena kemarin kita sudah mepet jadi itu kan tempatnya tempat wedding. Jadi setiap weekend dipakai untuk wedding sedangkan kita butuh seperti dua weekend yang dibutuhkan untuk membangun, jadi kita butuh dua weekend yang kosong sebenarnya jadi itu cuma satu-satunya tanggal di bulan itu yang belum di booking sama pengantin. Sebenarnya sudah ada pengantin yang mau nge-DP tapi belum di DP akhirnya kita DP duluan.
P : Sebelumnya apakah ada rencana kapan event akan diselenggarakan?
I : Kalau planning sih sebenernya ada. Jadinya kita pengen sekitar bulan Agustus tapi kecepetan dan ada campaign lain, terus bulan September tapi nggak bisa karena banyak banget yang belum dikerjain terus mau November tapi November itu udah bulan hawa-hawa orang semangat liburan jadi daripada pergi ke tempat-tempat kayak gitu mending beli tiket jadi ya udah akhirnya bulan Oktober karena venue juga bisanya di bulan Oktober gitu.
P : Kalau misalnya dari rencana keuangan, yang mau kutanyakan selain mengeluarkan tapi pemasukan-pemasukan apa aja sih yang ingin didapatkan dari Bank X melalui event ini?
I : Dari sponsor dan partnership.
P : Kalau ticketing, bagaimana Kak?
I : Ticketing ada tapi nggak terlalu signifikan karena nggak 100% tiket kita jual.
Dari tiket pun 50% Kita kasih ke nasabah kita tapi sebenarnya walaupun semua tiket terjual juga nggak akan menutup cost juga gitu sih. Jadi lebih pemasukan yang lebih besar itu dari sponsor dan partnership kalau ticketing itu sedikit sekali.
P : Kalau dari penentuan harga tiket. Apakah ada pertimbangan yang dilakukan?
