4. Fungsi, parameter, dan cara run report beserta sumber tabelnya
4.2.4 Membuat Blueprint dari S istem Knowledge Management
Proses pembuatan blueprint dari sistem knowledge management dilakukan setelah peneliti melakukan proses user requirement yang melibatkan manajer Orafin dan beberapa staff dari Orafin. Berdasarkan dari analisis kebutuhan dan knowledge yang dibutuhkan maka peneliti mencoba membuat blueprint dari sistem KM yang sesuai dengan kebutuhan di subdivisi Orafin. Setelah blueprint tersebut selesai, maka blueprint tersebut diserahkan kepada manajer Orafin dan beberapa staff Orafin yang terlibat untuk dilihat dan diperiksa apakah sudah sesuai dengan
kebutuhan mereka. Setelah mereka setuju maka blueprint tersebut di-approve dan peneliti mulai membuat prototype aplikasi KM bedasarkan blueprint tersebut.
Pada blueprint dari sistem knowledge management ini, peneliti mencoba menggambarkan secara detil mengenai rancangan dari prototype aplikasi KM yang akan dikembangkan, yaitu a.) mendefinisikan modul-modul yang akan dibuat, b.) menggambarkan rancangan struktur menu, c.) menggambarkan rancangan layar dari setiap menu serta menjelaskan fungsi dari setiap menu, dan d.) menggambarkan flow dan proses apa saja yang ada pada setiap menu.
a. Modul-Modul pada Prototype Aplikasi Knowledge Management
Berikut ini adalah modul-modul yang akan dibangun pada prototype aplikasi KM , yaitu sebagai berikut:
• Wiki Page
M odul ini berfungsi untuk membuat page (halaman) yang dapat digunakan untuk memberikan informasi kepada user mengenai petunjuk penggunaan aplikasi dan fungsi dari setiap menu yang ada di aplikasi, selain itu juga dapat digunakan untuk memberikan pengumuman-pengumuman. Pada modul ini hanya user admin saja yang mempunyai hak akses untuk menambahkan dan menghapus page. Nantinya jika ada artikel dari blog atau Knowledge Base yang dirasakan perlu untuk ditambahkan ke dalam wiki page berdasarkan keputusan dari Orafin Supervisor, maka Admin akan membuatkan page baru yang berisi artikel atau Knowledge Base tersebut.
• Document Library
M odul ini berfungsi untuk sharing dokumen-dokumen yang dimiliki perusahaan, seperti manual book, format laporan atau form, dan dokumen-dokumen lainnya.
• Discussions Board
M odul ini berfungsi sebagai forum diskusi dimana setiap user dapat saling berkomunikasi dan bertukar pikiran dalam membahas suatu masalah.
• Blog
M odul ini berfungsi untuk sharing knowledge, setiap user dapat membuat artikel mengenai suatu hal yang diketahuinya atau informasi-informasi terbaru dan artikel tersebut dapat dibaca oleh user lainya, selain itu user lain juga bisa ikut berpartisipasi terhadap artikel yang sudah di-publish dengan memberikan comment.
• Picture Library
M odul ini berfungsi untuk sharing gambar-gambar atau logo yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga memudahkan pencarian saat dibutuhkan.
• Knowledge Base
M odul ini berfungsi untuk menyimpan solusi-solusi dari setiap kasus yang pernah terjadi, selain itu dapat juga digunakan untuk
menyimpan informasi lainnya yang dapat digunakan sebagai petunjuk dalam menangani suatu kasus.
• Help Desk
M odul ini berfungsi untuk menangani permasalahan yang dilaporkan oleh user agar dapat di-manage dengan lebih baik. Setiap masalah yang masuk dapat diberikan prioritas dan dapat di-monitoring statusnya apakah sudah selesai atau belum.
• Frequently Asked Questions (FAQ)
M odul ini berfungsi untuk menampilkan pertanyaan beserta dengan jawaban dari setiap hal yang sering ditanyakan oleh user.
• Survey
M odul ini berfungsi untuk membuat kuisioner. Kuisioner tersebut dapat digunakan untuk mengumpulkan data, infomasi, dan mendapatkan masukkan dari user mengenai suatu hal atau masalah.
• Setting
M odul ini berfungsi untuk melakukan pengaturan terhadap prototype aplikasi yang dibangun, yaitu meliputi penambahan user dan groups, pengaturan permissions untuk setiap user dan groups, penambahan dan penghapusan menu, dan pengaturan lainnya.
b. Rancangan S truktur Menu Prototype Aplikasi Knowledge Management Dari hasil analis is dan pemilihan platform pada langkah sebelumnya telah ditetapkan bahwa prototype aplikasi KM ini akan dibangun dengan
mengunakan web base application platform, karena itu peneliti mencoba merancang tampilan dan menu dari aplikasi ini menyerupai website pada umumnya di mana terdapat hyperlink-hyperlink sebagi navigator untuk berpindah dari satu menu ke menu yang lainnya. Berikut ini adalah gambar dari rancangan struktur menu pada prototype aplikasi KM .
Gambar 4.8 S truktur Menu Prototype Aplikasi Knowledge Management Sumber: Gema dan Celline Liawan
c. Rancangan Layar Prototype Aplikasi Knowledge Management
Berikut adalah rancangan layar dari setiap menu yang akan dibangun pada prototype aplikasi KM . Pada prototype aplikasi KM ini peneliti merancang menggunakan Master Page. Master Page merupakan sebuah halaman utama dari sebuah website yang dibangun. Pada halaman master page ini terdapat beberapa frame untuk meletakan menu-menu, label dan bagian isi (content) dari website. Dengan menggunakan master page ini pada saat berpindah menu hanya bagian submenu, label dan content-nya saja yang akan berubah. Berikut adalah gambar dan penjelasan dari master page yang dirancang.
Gambar 4.9 Rancangan Layar Master Page Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah rancangan layar master page, terdiri dari Judul website, logo perusahaan, top menu, submenu, page title, sign out, search, setting, dan content.
• Judul website merupakan nama dari prototype aplikasi KM.
• Logo perusahaan, adalah tempat untuk meletakan logo perusahaan.
• Top Menu, merupakan tempat untuk meletakan main menu pada prototype aplikasi KM .
• Submenu, merupakan tempat untuk meletakan submenu yang ada dari setiap main menu.
• Page Title, merupakan tempat untuk menampilkan judul dari menu yang sedang diakses.
• Sign Out, merupakan hyperlink yang dapat digunakan untuk keluar dari prototype aplikasi KM .
• Search, merupakan tempat untuk memasukan kata kunci yang digunakan untuk melakukan pencarian terhadap data atau content pada prototype aplikasi KM .
• Setting, merupakan tombol untuk menuju menu setting pada prototype aplikasi KM .
• Content, merupakan isi atau tampilan dari menu yang diakses.
Gambar 4.10 Rancangan Layar Halaman Login Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan pertama kali ketika user mengakses aplikasi. Halaman tersebut digunakan oleh user untuk melakukan otentifikasi untuk masuk ke dalam prototype aplikasi KM . Setiap user harus memasukkan user name dan password, tekan tombol OK untuk masuk ke prototype aplikasi dan tekan Cancel untuk membatalkan masuk ke prototype aplikasi. Jika sudah berhasil masuk maka akan muncul halaman Home.
Gambar 4.11 Rancangan Layar Halaman Home Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Home yang mempunyai lima menu, yaitu Wiki Pages, Discussions, Documents, Surveys, dan People and Groups.
Gambar 4.12 Rancangan Layar Halaman Wiki Pages Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Wiki Pages yang menampilkan daftar dari page yang ada pada prototype aplikasi KM . Daftar tersebut menampilkan informasi mengenai siapa dan kapan page tersebut dibuat dan dimodifikasi. Jika kita ingin melihat isi dari page tersebut, maka klik nama dokumennya, maka akan muncul view dari page tersebut. Pada menu ini kita juga dapat menambahkan page baru dengan menekan tombol New, mengubah page dengan menekan tombol Edit, dan menghapus page dengan menekan tombol Delete.
Gambar 4.13 Rancangan Layar Halaman Discussions Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Discussions yang menampilkan daftar dari forum diskusi yang ada pada prototype aplikasi KM . Daftar tersebut menampilkan informasi mengenai subjek diskusi, siapa yang membuat subjek tersebut, jumlah user yang me-reply, dan tanggal terakhir di-update. Pada menu ini kita juga bisa menambahkan subjek diskusi baru, menganti judul subjek, dan me-reply subjek.
Gambar 4.14 Rancangan Layar Halaman Documents Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Documents yang menampilkan daftar dari dokumen-dokumen yang ada pada prototype aplikasi KM . Daftar tersebut menampilkan informasi yang terdiri dari tipe dokumen, tanggal dokumen itu dibuat atau diubah, dan nama yang membuat atau mengubah dokumen tersebut. Pada menu ini kita bisa membuat dokumen baru dengan format .doc (word), mengubah isi dokumen, meng-upload dokumen dan menghapus dokumen. Tipe dokumen yang bisa di-upload ke prototype aplikasi KM ini adalah pdf, txt, dan format M icrosoft Office (Word, Excel, Power Point).
Gambar 4.15 Rancangan Layar Halaman Surveys Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.15 adalah tampilan layar Surveys yang menampilkan judul atau nama survey, deskripsi dari survey, tanggal survey dibuat, dan jumlah responden. Kita juga bisa melihat hasil dari survey tersebut dengan menekan tombol Show Result dalam bentuk grafik, dan melihat siapa saja responden yang ikut berpartisipasi dalam survey tersebut.
Gambar 4.16 di bawah ini adalah tampilan layar People and Groups.
Pada menu ini kita dapat mendaftarkan user, membuat user group, dan mengatur permissions dari setiap grup.
Gambar 4.16 Rancangan Layar Halaman People and Groups Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.17 Rancangan Layar Halaman Blog Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Blog. Pada halaman utama akan ditampilkan artikel-artikel terbaru, yang di posting oleh user. Halaman Blog ini terdiri dari menu Category, Other Blogs, Link, dan List.
Gambar 4.18 Rancangan Layar Halaman Category Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Category yang menampilkan list dari kategori yang ada. Fungsi dari kategori ini adalah untuk mengelompokkan artikel-artikel yang di-posting supaya mempermudah dalam proses pencarian artikel. Pada halaman ini kita dapat menambahkan kategori baru dengan menekan tombol New, mengubah deskripsi kategori dengan menekan tombol Edit, dan menghapus kategori dengan menekan tombol Delete.
Gambar 4.19 Rancangan Layar Halaman Other Blogs Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Other Blogs yang menampilkan list blog-blog yang lain, beserta dengan alamt URL nya. Jika kita mengklik URL tersebut maka akan muncul window baru untuk menampilkan halaman tersebut. Pada halaman ini kita dapat menambahkan alamat blog baru dengan menekan tombol New, mengubah alamat blog dengan menekan tombol Edit, dan menghapus alamat blog dengan menekan tombol Delete.
Gambar 4.20 Rancangan Layar Halaman Link - Pictures Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Link-Pictures yang menampilkan list dari gambar-gambar yang sudah di-upload, beserta dengan nama gambar, ukuran gambar, dan ukuran dokumennya. Gambar yang di-upload dapat dikelompokan ke dalam folder untuk mempermudah pencarian.
Tekan tombol New untuk membuat folder baru, tekan tombol upload untuk meng-upload gambar baru, dan tekan tombol Delete untuk menghapus gambar.
Gambar di bawah ini (Gambar 4.21) adalah tampilan layar Link-Archive yang menampilkan list yang berisi semua posting-an yang sudah di publish (approve). List tersebut menampilkan judul artikel, nama pembuat artikel, tanggal artikel di-publish, dan jumlah comment.
Gambar 4.21 Rancangan Layar Halaman Link - Archive Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.22 Rancangan Layar Halaman List - Post Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar List-Post yang menampilkan list dari seluruh artikel yang ada di prototype aplikasi KM , baik yang sudah di approve maupun yang belum. Tekan tombol New untuk membuat artikel baru, tekan Edit untuk melakukan approve (yang dapat meng-approve hanya user yang diberikan permission untuk melakukan approval), dan tekan tombol Delete untuk menghapus artikel.
Gambar 4.23 Rancangan Layar Halaman List - Comments Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar List-Comments yang menampilkan list dari seluruh comments yang ada di prototype aplikasi KM . List tersebut terdiri dari judul artikel, nama yang membuat comment, dan judul dari comment-nya.
Gambar 4.24 Rancangan Layar Halaman Knowledge Base and Help Desk Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Knowledge Base and Help Desk. Halaman ini mempunyai dua menu utama, yaitu Knowledge Base yang berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan dan memanage solusi-solusi dari kasus yang pernah terjadi dan Help Desk yang berfungsi untuk memanage masalah penanganan kasus.
Pada halaman utama di atas ditampilkan seluruh solusi yang telah dimasukan pada prototype aplikasi KM . Pada bagian My Document, secara default akan ditampilkan solusi milik masing-masing user. Pada bagian Recent Additions akan ditampilkan solusi yang baru didaftarkan, dan di bagian Recent Changes akan ditampilkan solusi yang baru mengalami perubahan.
Pada bagian kanan layar terdapat beberapa list lainnya, yaitu sebagai berikut :
a. Action, yaitu menu untuk menambahkan solusi baru, meng-upload dokumen, dan membuat keyword baru. Keyword berfungsi sebagai pengelompokan solusi agar mempermudah proses pencarian solusi yang terkait dengan suatu kasus.
b. Announcements, yaitu list yang menampilkan pengumuman-pengumuman terbaru.
c. Knowledge Request, yaitu list yang menampilkan daftar solusi yang sedang dibutuhkan dan berhubungan dengan penyelesaian suatu kasus.
d. Experts, yaitu list yang bersikan daftar orang-orang expert yang dapat dihubungi dalam membantu mencari solusi.
Gambar 4.25 Rancangan Layar Halaman
Knowledge Base and Help Desk – Knowledge Base Document
Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Knowledge Base Document.
Halaman ini menampilkan list yang berisikan seluruh solusi yang ada pada prototype aplikasi KM . Data yang ditampilkan adalah tipe solusi, nama solusi, nama pembuat solusi, tanggal solusi dibuat, keyword, dan artikel yang berhubungan dengan solusi tersebut. Tekan tombol New untuk menambahkan solusi, tekan tombol Upload untuk menambahkan dokumen, dan tekan tombol Delete untuk menghapus solusi.
Gambar 4.26 Rancangan Layar Halaman Knowledge Base and Help Desk – Help Desk
Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Help Desk. Pada halaman ini terdapat list Announcement untuk menampilkan pengumuman, My Active Service Request untuk menampilkan data kasus atau kasus yang kita kirimkan (hanya menampilkan kasus milik user tertentu, sesuai dengan user login), dan
list Recently Updated FAQs untuk menampilkan list pertanyaan dan jawaban yang ada pada prototype aplikasi KM . Di bagian kanan layar terdapat link website yang dapat kita kunjungi sebagai referensi yang lain untuk mencari solusi.
Gambar 4.27 Rancangan Layar Halaman Knowledge Base and Help Desk – Service Rep Home
Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Service RepHome. Halaman ini merupakan layar kerja untuk menangani kasus-kasus yang dikirimkan oleh user. Pada layar ini terdapat tiga buah list, yaitu:
a. Unknown Service Request, yaitu list yang menampilkan kasus-kasus yang baru dikirimkan dan belum ada yang menangani. Kasus yang tampil pada list ini belum bisa dikerjakan, atau dicarikan solusinya, sebelum ditentukan siapa yang akan menangani kasus tersebut. Pada
list tersebut supervisor Orafin dapat menentukan kepemilikan dari kasus tersebut agar dapat dicarikan solusinya.
b. Service Request Owned by Me, yaitu list yang menampilkan kasus-kasus yang sudah dimiliki oleh masing-masing staff Orafin.
c. Service Request Assigned to Me, yaitu list yang menampilkan kasus-kasus yang harus dicarikan solusinya. Kasus-kasus-kasus yang tampil pada list tersebut adalah kasus yang sudah ditangani. Bedasarkan list tersebut maka staff Orafin harus menyelesaikan kasus tersebut sesuai dengan prioraitas yang sudah ditentukan sebelumnya.
d. My Taks, yaitu list yang menampilkan daftar pekerjaan yang diberikan oleh supervisor Orafin kepada masing-masing staff Orafin.
e. Experts, yaitu list yang bersikan daftar orang-orang expert yang dapat dihubungi dalam membantu mencari solusi.
Gambar di bawah adalah tampilan layar Service Rep Home. Halaman ini berfungsi untuk menampilkan status dari semua issue-issue yang ada pada prototype aplikasi KM .
Gambar 4.28 Rancangan Layar Halaman
Knowledge Base and Help Desk – Service Rep Mgr Home
Sumber: Gema dan Celline Liawan
Pada halaman ini terdapat beberapa list, yaitu sebagai berikut : a. Overall Service Request Status, yaitu list yang menampilkan
kasus-kasus berdasarkan statusnya (initiated, engaged, resolved, dan closed) dalam bentuk grafik dan persentase.
b. Overall Services Request Priority, yaitu list yang menampilkan keadaan kasus-kasus berdasarkan prioritasnya (high, normal, dan low) dalam bentuk grafik dan persentase.
c. My Taks, yaitu list yang menampilkan daftar pekerjaan yang diberikan oleh supervisor Orafin kepada masing-masing staff Orafin.
d. Average Resolution Time, yaitu list yang menampilkan rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh staff Orafin dalam menyelesaikan kasus.
e. Service Request, yaitu list yang menampilkan pilihan untuk melihat kasus-kasus yang ada berdasarkan kasus yang masih open, by status, by user, by owner, by assigned to, dan unknowned. Jika pilihan nama kasus tersebut diklik, maka sistem akan menampilkan kasus-kasus sesuai dengan urutan yang telah diatur sebelumnya.
Gambar 4.29 Rancangan Layar Halaman
Knowledge Base and Help Desk – Create Service Request
Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Create Service Request.
Halaman ini merupakan halaman yang berfungsi untuk mengirimkan kasus baru. Data yang dimasukkan pada halaman ini adalah nama kasus, detail kasus, nama pengirim kasus, keyword, dan attachment file jika ada. Tekan tombol Save untuk mengirimkan kasus, dan tekan tombol Cancel untuk membatalkan pengiriman kasus.
Home Blog Knowledge Base and Help Desk Log o
Perusaha an
Knowledge Managem ent Seacrh
Sign Out Creat e New S urvey Creat e New A nnouncem ent
Gambar 4.30 Rancangan Layar Halaman Setting - Create Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Setting-Create. M enu ini berfungsi untuk menambahkan disscusion board yang baru, membuat survey baru, dan membuat pengumuman-pengumuman baru.
Home Blog Knowledge Base and
Help Desk Log o
Perusaha an
Knowledge Managem ent Seacrh
Sign Out
Setting
Setting – Site Setting
Cre ate
Gambar 4.31 Rancangan Layar Halaman Setting – Site Setting Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Setting-Site Setting. M enu ini berfungsi untuk mengubah tampilan dan judul-judul menu. Pada menu ini kita bisa mengubah logo, mengganti judul top menu, mengganti judul submenu dan mengubah urutan dari submenu, selain itu kita juga bisa mengubah setting permissions.
d. Flow dan Proses pada menu Prototype Aplikasi Knowledge Management Untuk menggambarkan flow dan proses pada setiap menu di prototype aplikasi KM ini peneliti menggunakan State Transition Diagram (STD). Berikut ini adalah rancangan STD untuk setiap menu yang ada pada prototype aplikasi KM .
Gambar 4.32 State Transition Diagram Login Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.33 State Transition Diagram Menu Home Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.34 State Transition Diagram Menu Wiki Page Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.35 State Transition Diagram Menu Discussions Sumber: Gema dan Celline Liawan
Menu Untuk membuat document baru
Klik menu Category Document Menampilkan List dokument
Upload Klik Upload
Untuk meng- upload document Category
Untuk menghapus document
Gambar 4.36 State Transition Diagram Menu Documents Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.37 State Transition Diagram Menu Surveys Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.38 State Transition Diagram Menu People and Groups Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.39 State Transition Diagram Menu Blog Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.40 State Transition Diagram Menu Category Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.41 State Transition Diagram Menu Others Blog Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.42 State Transition Diagram Menu Link Sumber: Gema dan Celline Liawan
Menu
Gambar 4.43 State Transition Diagram Menu List Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.44 State Transition Diagram Menu Knowledge Base and Help Desk
Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.45 State Transition Diagram
Menu Knowledge Base and Help Desk - Knowledge Base Mgr Sumber: Gema dan Celline Liawan
Menu Klik menu Knowledge Base Document
Menampilkan List solusi
Delete Klik Delete
Untuk menghapus solusi
Nama Solusi Klik Nama Category
Untuk membuka blog tersebut Dan meng Approve (jika sebagai admin)
Gambar 4.46 State Transition Diagram
Menu Knowledge Base and Help Desk - Knowledge Base Document Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.47 State Transition Diagram Menu Knowledge Base and Help Desk – Help Desk
Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.48 State Transition Diagram
Menu Knowledge Base and Help Desk – Service Rep Home Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.49 State Transition Diagram
Menu Knowledge Base and Help Desk – Service Rep Mgr Home Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.50 State Transition Diagram
Menu Knowledge Base and Help Desk – Create a Service Request Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.51 State Transition Diagram Setting - Create Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.52 State Transition Diagram Setting – Site Setting Sumber: Gema dan Celline Liawan