4. Fungsi, parameter, dan cara run report beserta sumber tabelnya
4.2.5 Mengembangkan Prototype Aplikasi Knowledge Management
Berdasarkan hasil rancangan yang telah dibuat dapat dilihat prototype aplikasi KM yang dikembangkan ini memiliki beberapa fungsi utama, yaitu 1).
Sebagai sebuah media untuk penyimpanan dokumen-dokumen baik berupa file, gambar, dan artikel-artikel sehingga proses penyaluran dokumen menjadi lebih cepat dan lebih terstruktur, 2). Adanya beberapa modul yang memungkinkan user dapat berdiskusi dan bertukar pikiran, 3). Penanganan terhadap setiap masalah dapat diproses dengan lebih terstruktur dan setiap solusi yang ada dapat didokumentasikan sehingga dapat digunakan kembali, 4) Adanya keyword yang dapat dimasukkan pada setiap artikel, kasus, dan solusi sehinga memungkinkan untuk melakukan pengelompokan dan menghubungkan setiap artikel, kasus, dan solusi yang di-input, sehingga mempermudah proses pencarian terhadap suatu solusi pemecahan masalah.
Diharapkan dengan adanya media ini beserta dengan fitur-fitur yang telah disediakan semua data dan informasi yang tersimpan di dalam prototype aplikasi KM ini dapat dianalisis dengan lebih mudah, dapat mengetahui pola dari suatu masalah yang sering terjadi, penyebab utama dari masalah tersebut, dan solusi yang paling tepat yang dapat digunakan untuk mencegah atau menyelesaikan setiap masalah, sehingga dapat menjadi suatu knowledge yang tepat untuk digunakan dan dapat dibagikan untuk dipelajari oleh orang lain. Peran dari manajemen dan Orafin Supervisor sangat diperlukan untuk memastikan setiap data dan informasi yang di-input dapat diolah menjadi sebuah knowledge yang reuseable dan memberikan
manfaat pada pengembangan cara kerja subdivisi Orafin dalam mendukung kemajuan OT Group.
Prototype aplikasi KM ini dikembangkan dengan menggunakan aplikasi SharePoint sebagai aplikasi utamanya. Aplikasi SharePoint adalah sebuah web base application yang dapat digunakan untuk pembuatan atau mengembangkan web site.
Aplikasi ini menyediakan fitur-fitur yang dapat langsung digunakan, misalnya seperti fitur untuk searching content, menyediakan tempale web site, document library, discussion board, dan fitur lainnya. Dengan menggunakan aplikasi Share Point ini pembuatan dan pengembangan web site menjadi lebih mudah dan lebih cepat, karena tidak harus membangun dari awal tetapi hanya perlu melakukan kustomisasi sesuai dengan blueprint prototype aplikasi KM yang telah dibuat dan melakukan konfigurasi server sesuai dengan rancangan arsitektur prototype aplikasi KM .
Berikut ini adalah spesifikasi dari hardware dan software yang diperlukan dalam mengembangkan prototype aplikasi KM , serta beberapa tampilan layar dari prototype aplikasi KM yang telah dikembangkan.
a. S pesifikasi Hardware dan S oftware Prototype Aplikasi Knowledge Management
Berikut adalah hardware dan software yang dibutuhkan pada server prototype aplikasi KM .
Tabel 4.4 Requirement Hardware untuk Server Prototype Aplikasi Knowledge Management
Hardware
Component Minimum Recommended
Processor 2.5 gigahertz (GHz) Dual processors that are each 3 GHz or faster
RAM 1 gigabyte (GB) 2 GB
Disk
NTFS file system–formatted partition with a minimum of 3 GB of free space
NTFS file system–formatted partition with 3 GB of free space plus adequate free space for your Web sites
Drive DVD drive DVD drive or the source copied to a local or network-accessible drive Display 1024 × 768 1024 × 768 or higher resolution
monitor Network
56 kilobits per second (Kbps) connection between client computers and server
56 Kbps or faster connection
between client computers and server Sumber: Determine Hardware and Software Requirements (Windows SharePoint
Services), 2009, http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc288751.aspx
Tabel 4.5 Requirement Software untuk Pengembangan Prototype Aplikasi Knowledge Management
Software
Software Description
Windows Server 2003 Operation System IIS (Internet Information Services) 6.0 Web Server
.Net Frame Work 2.0 and 3.0 Frame work for running Share Point
SQL Sever 2005 Data Base Server
Windows Share Point Services 3.0 M ain Application
M icrosoft Office 2007 For create and open M S Office Documents
Sumber: Determine Hardware and Software Requirements (Windows SharePoint Services), 2009, http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc288751.aspx
b. Layar Prototype Aplikasi Knowledge Mnagement
Untuk login ke aplikasi, user harus mengisi field User name dan Password sesuai dengan user name dan password yang digunakan pada saat login ke komputer.
Gambar 4.53 Layar Login Sumber: Gema dan Celline Liawan
Berikut tampilan layar-layar menu dan fitur yang dirancang pada prototype aplikasi knowledge management yang terdiri dari 3 menu utama yaitu Home, Blog, dan Knowledge Base and Help Desk.
Tab Home terdiri dari beberapa menu utama yang ada di bagian paling kiri web site yaitu Wiki Pages, Discussions, Documents, Surveys, dan People and Group.
Gambar 4.54 Layar WikiPages - Home Sumber: Gema dan Celline Liawan
Pada menu Wiki Pages terdapat dua submenu yaitu Home dan How to Use This Wiki Site. Page dari submenu Home berisi keterangan serta definisi dari Wiki Site.
Gambar 4.55 Layar Wiki Pages – How To Use This Wiki Site Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas merupakan tampilan dari page How to Use This Wiki Site yang menjelaskan cara-cara untuk menggunakan wiki site (editing, creating, managing, restoring pages).
Gambar 4.56 Layar Discussions Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas merupakan tampilan awal pada saat kita klik menu Discussions, berisi keterangan dan fungsi dari menu Discussions. Discussions dapat dikategorikan sesuai dengan masalah yang ingin dibahas dan juga dapat diatur user siapa saja yang boleh terlibat di dalam discussion board bersangkutan. Peneliti mengkategorikan discussions menjadi dua yaitu Forum Oracle untuk membahas permasalahan seputar aplikasi Oracle dan Forum M odifikasi Report untuk membahas report-report yang ingin dimodifikasi.
Gambar 4.57 Layar Discussions – Site Actions Create Sumber: Gema dan Celline Liawan
Untuk menambahkan kategori baru ke menu Discussion dapat dilakukan dengan klik Site Action kemudian pilih Create seperti tampilan gambar di atas.
Selanjutnya akan muncul form Create seperti Gambar 4.58, pilih Discussion Board untuk membuat Discussion Board yang baru.
Gambar 4.58 Layar Discussions – Create Discussion Board Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.59 Layar Discussion– Create Discu ssion Board New Sumber: Gema dan Celline Liawan
Di form New, kita dapat memberi nama Discussion Board pada field Name dan deskripsinya pada field Description. Pilih “Yes” pada pilihan “Display this list on the Quick Launch?”, maka Discussion Board akan ditampilkan di Home.
Gambar 4.60 Layar Home – S ubmenu Forum Oracle Sumber: Gema dan Celline Liawan
Untuk masuk ke submenu Forum Oracle, klik “Forum Oracle” pada tampilan Home seperti gambar di atas.
Gambar 4.61 Layar Discussions – Forum Oracle Sumber: Gema dan Celline Liawan
Untuk create subject baru klik New, kemudian pilih Discussion seperti tampilan gambar di atas (Gambar 4.61). Isi subject dari discussion board pada field
“Subject” dan isi dari topik yang ingin didiskusikan pada “Body”, kemudian klik
“OK” (Gambar 4.62).