4.4 Rekomendasi Model
4.4.1. Membuat Perencanaan (Planning) Direktur Operasional
• Alur Kerja
Direktur Operasional menetapkan alur kerja (workflow) yang akan dipakai dalam kegiatan proses produksi. Alur kerja ini akan menjadi standar dalam seluruh proses produksi yang berjalan.
• Perencanaan Proses Kerja (Process Planning)
Setelah menentukan alur kerja, Direktur Operasional menetapkan proses kerja pada tiap-tiap kegiatan dalam proses kerja tersebut. Bentuk process planning seperti pada Lampiran 1. Faktor-faktor dalam process planning mencakup :
a. Tujuan
Menyatakan mengapa kegiatan ini penting dan merupakan suatu goal yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
b. Standar
Menunjukkan kualitas pekerjaan yang diperlukan dan hasil akhir yang diharapkan.
c. Peralatan
Daftar peralatan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan sesuai dengan standar.
d. Kendaraan dan Peralatan Berat
Daftar kendaraan dan peralatan berat yang diperlukan.
e. Bahan
Daftar bahan/ material habis pakai yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan standar.
f. Tenaga kerja
Jenis dan kompentensi tenaga kerja yang diperlukan dalam tahapan kegiatan.
g. Prosedur
Kerangka kegiatan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan standar (misalnya bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan).
h. Waktu
Menunjukkan kapan kegiatan harus dilakukan.
i. Norma (Kecepatan kerja) dan Standar Kerja
Suatu nilai harapan kecepatan kerja yang dijadikan patokan untuk melakukan perbandingan terhadap hasil pekerjaan yang dilakukan.
j. Satuan Produksi Kegiatan k. Lain-lain
Informasi tambahan berkaitan dengan kegiatan yang dikemukakan pada bagian tersebut dengan tujuan untuk membantu Manager dan Supervisor menerapkan kegiatan lapangan yang baik.
• Kapasitas Produksi
Direktur Operasional menentukan kapasitas produksi pembibitan yang ditentukan oleh jumlah kecambah yang dipesan dan jadwal kedatangan kecambah. Jadwal kedatangan kecambah merupakan faktor yang sangat penting dikarenakan proses pembelian dan penjadwalan kedatangan kecambah tersebut sampai dengan di lokasi pembibitan sudah ditetapkan bersama-sama dengan produsen kecambah pada waktu 9 bulan sebelum jadwal kedatangan kecambah.
Manager Kebun
• Rencana Kerja Induk
Berdasarkan alur kerja, rencana proses kerja dan kapasitas produksi yang telah ditetapkan Direktur Operasional, Manager Kebun membuat suatu rencana kerja induk kegiatan dari tahapan persiapan Pre nursery sampai dengan Main nursery sesuai dengan alur kerja yang ada, dan menentukan tingkat produksi dari masing-masing kegiatan tersebut menurut satuan waktu per minggu. Bentuk rencana kerja induk seperti pada Lampiran 2. Seluruh persyaratan standar kerja, norma, waktu dan persyarataan lainnya yang tercantum dalam rencana proses kerja (process planning) harus terpenuhi.
Selanjutnya, rencana induk yang telah disusun akan diperiksa dan disetujui oleh Direktur Operasional. Rencana kerja induk tersebut dapat diakses oleh seluruh karyawan agar progress kegiatan dapat diketahui.
• Rencana Detail Kegiatan
Target produksi mingguan yang telah dibuat dalam Rencana Kerja Induk dijadikan acuan untuk menentukan alokasi sumber daya yang diperlukan.
Untuk itu, Manager Kebun membuat Rencana Detail dari setiap kegiatan dan menentukan kuantitas bahan/material habis pakai dan peralatan yang diperlukan, jadwal pemakaian kendaraan dan alat berat serta kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan untuk menjalankan masing-masing kegiatan tersebut. rencana kerja induk seperti pada Lampiran 3. Sama halnya dengan Rencana Induk Kegiatan, seluruh persyaratan, standar kerja, norma, waktu dan persyaratan lainnya yang tercantum dalam rencana proses kerja (process planning) dijadikan acuan dalam penyusunan rencana detail ini. Rencana detail kegiatan yang telah disusun akan diperiksa dan disetujui oleh Direktur Operasional. Rencana Detail Kegiatan ini juga dapat diakses oleh seluruh supervisor dan kepala bagian.
Supervisor
• Rencana Kerja Mingguan
Setiap minggunya, Supervisor membuat sebuah buku supervisor mingguan yang terdiri dari rencana kegiatan mingguan dan rencana kegiatan harian.
Bentuk penyusunan Rencana Kerja Mingguan seperti pada Lampiran 4.
Berdasarkan rencana detail kegiatan yang dibuat oleh Manager Kebun, Supervisor dapat mengetahui target jumlah produksi mingguan yang harus
dicapai dan diharuskan membuat rencana produksi harian dalam minggu tersebut. Rencana kerja mingguan yang telah disusun akan dicek oleh Manager Kebun.
• Rencana Kerja Harian
Supervisor membuat target produksi harian yang harus dicapai setiap harinya. Bentuk penyusunan Rencana Kerja Harian seperti pada Lampiran 5.
Dari target tersebut, Supervisor harus mengkoordinasikan kebutuhan bahan, peralatan, kendaraan dan peralatan berat dan tenaga kerja pada bagian terkait untuk dapat melancarkan kegiatan harian. Rencana kerja harian yang telah disusun akan dicek oleh Manager Kebun.
Kepala Mekanik
• Berdasarkan rencana detail kegiatan yang dibuat oleh Manager Kebun, Kepala Mekanik dapat mengetahui jadwal pemakaian kendaraan dan peralatan berat untuk masing-masing kegiatan untuk per minggunya. Setelah itu, Kepala Mekanik membuat rekapitulasi rencana pemakaian kendaraan dan peralatan berat dari berbagai kegiatan tersebut dan menyusun jadwal kebutuhan maintenance dari kendaraan kecil dan peralatan berat.
• Berdasarkan rencana kerja harian yang disusun oleh Supervisor dari masing-masing kegiatan, Kepala Mekanik mengalokasikan peralatan berat yang telah dijadwalkan dalam minggu tersebut untuk melayani kegiatan tersebut.
• Apabila ada unit Kendaraan atau Peralatan Berat yang rusak, maka Kepala Mekanik membuat rencana kerja perbaikan unit berupa tahapan kerja yang dicapai, jangka waktu setiap tahapan dan membuat estimasi selesainya perbaikan.
Kepala Logistik dan Gudang
• Berdasarkan rencana detail kegiatan yang dibuat oleh Manager Kebun, Kepala Logistik dan Gudang dapat mengetahui jadwal pemakaian bahan dan peralatan untuk per minggunya dan menentukan inventory strategy untuk bahan/material habis pakai dan mengelola peralatan yang merupakan aset perusahaan.
Kepala Personalia
• Kepala personalia dapat mengetahui kebutuhan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dan kompetensi yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan tersebut dengan baik. Dengan mengetahui kebutuhan tersebut, jumlah dan kompetensi tenaga kerja yang diperlukan dapat dialokasikan pada kegiatan tersebut. Selanjutnya, jika terdapat kekurangan tenaga kerja atau tidak memenuhinya kompetensi tenaga kerja untuk melakukan kegiatan tersebut, Kepala Personalia dapat menyusun strategi untuk merekrut atau melatih tenaga kerja agar dapat memenuhi rencana kebutuhan tenaga kerja.