4.5 Individual Behaviour
4.5.1 Penentuan Level dan Kategori Perilaku
Berdasarkan kebutuhan sistem manajemen operasional berbasiskan PDCA yang dirancang, Tim GFP memetakan dan menetapkan tingkat behaviour atau kompetensi yang diharapkan dari seseorang ketika orang tersebut menempati suatu posisi dalam struktur organisasi yang mempunyai tugas, tanggung jawab, dan wewenang tertentu.
Gambar 4.7. Bagan Individual Behaviour dan Kompetensi
Masing-masing tingkatan dibedakan dengan beberapa kategori : 1. Pengawasan
Tingkat pengawasan yang diperlukan.
Level Perilaku yang diharapkan
1 Pelaksanaan pekerjaan diawasi dengan ketat dan terus menerus oleh seorang pengawas.
2 Mendapatkan pengawasan secara ketat, tetapi tidak secara terus menerus
3 Pengawasan agak longgar dan mencakup pengawasan atas sejumlah kecil anak buah
4 Melakukan pengawasan terhadap anak buah
2. Berpikir secara analitis
Kemampuan untuk memahami suatu situasi/masalah dengan cara memisahnya menjadi bagian-bagian kecil dan mengidentifikasi hubungan antara bagian-bagian tersebut.
Level Perilaku yang diharapkan
1 Mampu membilah masalah/situasi ke dalam bagian-bagian sederhana secara acak/tanpa prioritas
2 Berfikir dengan menggunakan analisis sebab akibat serta mampu melihat hubungan dasar/pokok antara beberapa data yang terpisah-pisah dan meliat hubungan dasar/pokok antara beberapa
data yang terpisah-pisah.
3 Mengetahui beberapa kemungkinan penyebab dan atau akibat-akibatnya serta memperhitungkan kemungkinan adanya hambatan di masa datang.
4 Menggunakan beberapa teknik analisis untuk memecah masalah yang rumit ke dalam bagian-bagian serta untuk mengidentifikasi kemungkinan alternatif pemecahan masalah dengan memperhitungkan untung ruginya.
3. Kemampuan menggali/mencari/memperoleh informasi
Kemampuan untuk menggali informasi di luar cara-cara yang biasa dilakukan denan tujuan meningkatkan kinerja
Level Perilaku yang diharapkan
1 Bertanya, mengajukan pertanyaan sederhana dan langsung dari orang yang paling dekat dengan sumber informasi serta terjun ke lapangan untuk investigasi langsung
2 Dapat menanyakan permasalahan sampai pada akarnya, mencari penyebab dan faktor yang mendasarinya dan tidak puas dengan hanya mengetahui permukaan masalah saja.
3 Dapat menghubungi orang lain untuk mendapatkan pandangan/masukan yang berbeda atau informasi yang baru/aktual
4 Melakukan penelitan formal atas suatu subjek dan mengembangka pengertian yang mendalam tentang suatu masalah, menciptakan suatu sistem untuk mendapatkan informasi secara benar dan teratur, serta membiasakan diri untuk melakukan pengamatan agar tetap aktual dengan pengembangan terakhir.
4. Kepemimpinan untuk melakukan perubahan Kemampuan untuk mencapi suatu perubahan
Level Perilaku yang diharapkan
1 Menyatakan dan mendukung perubahan secara terbuka
2 Mampu mengidentifikasi dan menjelaskan hal-hal yang perlu diubah di daerah kerjanya/tanggung jawabnya
3 Menyebarluaskan tujuan perubahan secara aktif dan mengupayakan hasil yang optimal kepada pekerja, misalkan setiap ada kesempatan mengulangi tujuan-tujuan perubahan-perubahan sistem imbal jasa/penghargaan
4 Mengambil tindakan-tindakan yang mantap dan drasmatis untuk memantapkan perlunya perubahan
5. Kepemimpinan dalam kelompok
Kemauan dan kemampuanuntuk memberikan tujuan dan arah yang jelas, memimpin dan memotivasi orang lain serta memfokuskan dan mengoptimalkan usaha
Level Perilaku yang diharapkan
1 Memastikan tim sudah efektif dan dapat mencapai tujuan/sasaran serta mampu menjelaskan agenda dan sasaran kerja, mengontrol waktu dan menyampaikan kemungkinan hambatan yang timbul dalam mencapai tujuan.
2 Mendapatkan sumber daya dan informasi yang diperlukan kelompok. Memimpin dan menyebarluaskan keberhasilan kelompok kepada orang lain, menciptakan iklim yang mendukung dan membantu/memberi dukungan kepada anggota kelompok saat terdesak.
3 Memberi contoh yang baik sebagai pemimpin yang mempunyai kredibilitas yang tinggi, memberi motivasi kepada orang lain untuk mematuhi jadwal, iklim kerja, kebijakan dan keputusan.
4 Mengkomunikasikan dan tetap berpegang teguh pada visi bersama yang dapat meningkatkan semangat dan menggalang komitmen serta dapat menggerakkan inspirasi orang lain untuk berkinerja
6. Orientasi pada kerja kelompok
Kemampuan untuk bekerja sama baik dalam kelompok maupun dengan kelompok lain
Level Perilaku yang diharapkan
1 Memberi kontribusi kepada tim/kelompok, berpartisipasi dalam membuat keputusan tim, menjadi pelaku yang baik dalam melakukan tugas yang menjadi tanggung jawabya serta membantu anggota tim secara sukarela pada saat dibutuhkan 2 Melibatkan orang lain, membagi informasi, menjaga agar setiap
anggota tim selalu mendapat informasi dan saling tukar menkar informasi.
3 Membina/ membangun identitas dan semangat tim, menghargai pendapat dan keahlian orang lain serta mampu mendorong partisipasi anggota Tim.
4 Menunjukkan rasa tanggung jawab yang tinggi atas kerja Tim secara aktif menjaga arah gerak Tim agar tetap kepada sasaran dan kinerja yang lebih unggul/tinggi, serta menyelesaikan konflik di antara anggota Tim
7. Mendorong orang lain untuk berkembang
Kemampuan untuk membantu orang lain untuk belajar dan berkembang serta membantu anggota menjangkau/mengembangkan potensi orang lain.
Level Perilaku yang diharapkan
1 Memberi komenter positif atas potensi orang lain.
2 Memberi masukan yang konstruktif, dan meyakinkan bahwa seseorang dapat melakukan tugasnya sesuai tuntutan, serta memberi dorongan dan dukungan demi kemajuan mereka
3 Memberi penugasan dengan tujuan pengembangan, dan membantu orang lain untuk dapat memecahkan masalah yang dihadapi
4 Mengatur agar anggota mendapat kesempatan untuk berkembang, misalnya melalui penugasan di proyek-proyek.
8. Memberi pengaruh
Kemampuan untuk membujuk, mempengaruhi dan meyakinkan orang lain dengan tujuan agar orang tersebut mengikuti/mendukung tujuan.
Level Perilaku yang diharapkan
1 Mampu membujuk/mempengaruhi dengan argumentasi yang masuk akal dan kuat dengan menggunakan alasan pembenaran dan kongkrit serta menyampaikannya dengan cara-cara yang menyenangkan.
2 Mempertimbangkan hal-hal yang diharapkan oleh lawan komunikasi serta menyampaikan ide-ide dengan cara yang menyenangkan mereka.
3 Menampilkan sikap tertentu dengan sengaja untuk memperoleh
pengaruh dan mengantisipasi reaksi orang lain.
4 Menggunakan strategi tertentu untuk mempengaruhi orang lain dengan menggunakan keahliannya.
9. Mengambil inisiatif
Kemampuan untuk mengambil tindakan yang perlu dilakukan dengan tujuan menciptakan peluang dan menghindari masalah yang mungkin timbul.
Level Perilaku yang diharapkan
1 Mengetahui apa yang perlu dilakukan dalam kaitan dengan tugasnya dan benar-benar melakukannya serta tidak membawa masalah tersebut pada atasan.
2 Mampu bertindak cepat dan tepat pada waktu timbul krisis atau masalah.
3 Mengantisipasi masalah potensial dan bertindak untk mencegahnya serta menciptakan peluang kegiatan dalam jangka pendek.
4 Mengamati kondisi lingkungan dan bertindak dengan tepat untuk mengantisipasi keadaan yang mungkin timbul dalam jangka panjang serta bertindak untuk menciptakan peluang atau mencegah timbulnya masalah di masa mendatang.
10. Orientasi pada pencapaian sasaran
Kemauan untuk mengerjakan segala sesuatu dengan lebih baik untuk mencapai atau melebihi sasaran yang telah disepakati dan membuat perbaikan-perbaikan
Level Perilaku yang diharapkan
1 Mau melaksanakan pekerjaan dengan baik, berupaya untuk mencapai sasaran kerja, mempunyai semangat kerja dan pendekatan yang berorientasi pada hasil kerja,
2 Mampu menetapkan tolak ukur keberjasilan untuk diri sendiri/orang lain dan mampu menyarankan perbaikan/
pengembangan.
3 Menetapkan prioritas dan menentukan sasaran serta membuat keputusan berdasarkan input dan output yang telah dipertimbangkan dengan teliti, termasuk melakukan usulan perbaikan/pengembangan prosedur keja, serta mengevaluasi efektifitas tindakan yang telah diambil
4 Siap untuk mengambil resiko yang telah diperhitungkan secara masak yang mempengaruhi baik dirinya maupun Perusahaan dengan tujuan mencapai hasil yang positif untuk Perusahaan, serta menunjukkan komitmen yang kuat untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
11. Pengarahan
Kemampuan untuk menggunakan kekuatan pribadi seara tepat untuk membuat orang lain mengikuti perintahnya.
Level Perilaku yang diharapkan
1 Mampu memberi perintah dan penugasan secara rinci.
2 Menetapkan batas perilaku yang dapat diterima serta menolak permintaan yang tidak beralasan kuat.
3 Menentukan kinerja yang berkualitas tinggi dan menekankan pentingnya kepatuhan terhadap peraturan/kesepakatan
4 Memantau kinerja anggota dan memastikan bahwa anggota bertanggung jawab atas kinerja masing-masing serta mengambil tindakan bagi anggota yang kurang/tidak berprestasi.
12. Komunikasi
Kemampuan berkomunikasi secara lisan dan tulisan Level Perilaku yang diharapkan
1 Mampu meneruskan informasi yang diterima dengan lugas/apa adanya.
2 Mampu menyampaikan informasi yang diterima dengan lebih jelas, menelaah, merangkum dan mengambil inti suatu informasi secara tepat.
3 Mampu menelaah data, mengambil inti suatu informasi dan
mengubahnya dari suatu bentuk ke dalam bentuk lain serta mampu menyapaikan informasi secara lisan dan tulisan dalam bahasa asing (Inggris) dengan pilihan kosakata yang tepat.
4 Menggunakan beberapa teknik penyampaian informasi yang efektif kepada lawan komunikasi dalam dwi bahasa (nasional dan bahasa inggris) baik secara lisan maupun tulisan dengan memperhatikan faktor-faktor sosiokultural.
13. Peduli pada keteraturan dan ketelitian
Kemampuan untuk memberikan perhatian terhadap pelaksanaan kerja dan secara rinci mengorganisir rincian tersebut untuk memastikan ketelitian.
Level Perilaku yang diharapkan
1 Memasukan data, mencatat informasi-informasi atau membuat dokumentasi dengan tepat dan konsisten.
2 Memahami dan mengikuti prosedur dan memenuhi standar yang telah ditetapkan, mengerti dan menghayati arti pentingnya melakukan sesuatu sesuai dengan standar/aturan.
3 Memeriksa pekerjaan diri sendiri atau orang lain untuk memastikan ketelitan dan konsistensinya, bertindak untuk memperbaiki kesalahan, membantu orang lain untuk memahaminya
4 Memastikan pemakaian prosedur yang tepat dengan menjelaskan
kepada orang lain tentang prosedur baku dan pentingnya ketepatan dan ketelitian, serta menentukan dan mempergunakan sistem untuk memantau pekerjaan orang lain, mengantisipasi dan menyelesaikan masalah yang mungkin dapat mempengaruhi kualitas kerja.