LANGKAH 1
Klik File | New untuk membuat proyek baru, pada toolbar paling bawah akan muncul New Project bar.
Gambar 3.3 Memulai proyek baru.
LANGKAH 2
Klik On Computer pada bagian Template untuk menampilkan menu pilihan template. Kemudian pilih General dan klik pada Blank Project dan tekan tombol OK.
PERENCANAAN PROYEK «
Selanjutnya, pada bagian kiri lembar kerja akan muncul Tasks Manager yang berisi wizard langkah demi langkah mengatur proyek.
Gambar 3.4 Memilih template.
Gambar 3.5 Proyek baru.
» PERENCANAAN PROYEK
LANGKAH 3
Atur tanggal dimulainya proyek dengan mengklik Set a date to schedule from. Dan tentukan kapan Anda akan memulai proyek tersebut, klik Done setelah Anda selesai mendefinisikan tanggal mulai pekerjaan.
Gambar 3.6 Set a date to schedule from.
LANGKAH 4
Langkah keempat adalah menentukan jam kerja dengan mengklik Define general working times pada Tasks Manager. Kemudian pilih jam kerja Standart . Pada Calendar Template.
Gambar 3.7 Define general working times langkah 1.
PERENCANAAN PROYEK «
Kemudian lanjutkan ke tahap kedua dengan mengklik Continue to step 2. Pada tahapan ini, Anda menentukan hari kerja dan melakukan pengaturan ulang jam kerja apabila ada yang kurang sesuai dengan keinginan.
Gambar 3.8 Menentukan hari kerja dan jam kerja.
Setelah menentukan hari kerja dan jam kerja, Anda akan menentukan tanggal atau hari di mana ada libur nasional
» PERENCANAAN PROYEK
yang mengharuskan kita untuk tidak menjalankan pekerjaan. Klik Change working time untuk memasukkan hari libur nasional.
Gambar 3.9 Menambahkan libur ekstra.
Gambar 3.10 Hari libur nasional.
PERENCANAAN PROYEK «
Klik Continue to step 5 untuk melanjutkan ke tahapan kelima, yaitu mengubah jam kerja per hari, untuk itu Anda harus mampu menghitung secara tepat berapa jam total dalam seminggu. Jika bingung atau takut salah kalkulasi, Anda bisa melanjutkan ke langkah selanjutnya.
Gambar 3.11 Mengatur time unit.
Tahap pengaturan jam kerja sudah selesai dan Anda siap untuk melanjutkan ke langkah 5.
LANGKAH 5
Setelah mengatur jam kerja dan waktu libur, Anda bisa mulai memasukkan daftar tugas yang sudah disusun pada awal bab ini. Agar mempermudah pengelolaan tugas, maka buatlah tugas sedetail mungkin dan memasukkannya ke dalam subtugas. Caranya adalah dengan mengklik icon panah ke kanan pada toolbar.
» PERENCANAAN PROYEK
Gambar 3.12 Mengubah task menjadi sub-task.
Gambar 3.13 Daftar tugas yang belum dilakukan penjadwalan pekerjaan.
Setelah selesai memasukkan daftar pekerjaan, selanjutnya kita akan memasukan jadwal pengerjaan dengan mengubah tanggal mulai dan selesainya pekerjaan. Jika pada saat Anda memasukkan tanggal pengerjaan pada hari libur, maka secara otomatis Microsoft Project akan mengubahnya menjadi tanggal setelah hari libur.
PERENCANAAN PROYEK «
Gambar 3.14 Mengatur jadwal pengerjaan.
Setelah Anda mengubah tanggal pembelian AC, Microsoft Project akan menanyakan apakah kegiatan pembelian AC sekaligus merupakan penutup dari tugas sebelumnya, karena memang pembelian AC dilakukan setelah Anda membeli meja dan kursi komputer, maka sambungkan mereka ke dalam satu kesatuan tugas dengan memilih link them. Jika Anda memilih ini, maka apabila timeline pembelian AC mundur, secara otomatis jadwal pembelian meja dan kursi komputer juga akan mundur.
Gambar 3.15 Menghubungkan tugas baru dengan tugas berikutnya.
LANGKAH 5
Setelah tugas pembelian perangkat keras, tugas berikutnya adalah melakukan dekorasi ruangan. Atur jadwal dekorasi ruangan sesuai urutan tanggal sebelumnya dan tentukan
» PERENCANAAN PROYEK
bahwa waktu yang diperlukan adalah 3 hari, untuk mengubah waktu pengerjaan lihat Gambar 3.17.
Tetapi ada dua keanehan yang terjadi saat Anda mengatur jadwal pengerjaan, yaitu:
Tidak ada pertanyaan untuk melakukan link.
Pada gantt chart tidak terjadi link.
Untuk lebih jelas perhatikan Gambar 3.16.
Gambar 3.16 Tugas yang tidak terkoneksi.
Gambar 3.17 Pengaturan lama pekerjaan.
Padahal tugas dekorasi ruangan mengharuskan tugas pembelian perangkat keras sudah selesai. Ada satu sebab mengapa ada dua kejadian aneh, yaitu karena tugas dekorasi ruangan bukanlah bagian dari tugas pembelian perangkat keras. Sehingga oleh Microsoft Project tugas tersebut tidak terpengaruh oleh tugas pembelian perangkat keras.
PERENCANAAN PROYEK «
Untuk melakukan link secara otomatis, klik ganda pada tugas "Mendekorasi ruangan dan memasang interior". Hingga muncul kotak dialog seperti Gambar 3.18.
Gambar 3.18 Task Information.
Pilih tabulasi Predessors untuk menghubungkan tugas ini ke tugas lain. Kemudian pilih tugas yang akan dihubungkan, dalam hal ini tugas membeli kursi. Setelah selesai, klik tombol OK untuk mengakhiri.
Gambar 3.19 Link task.
» PERENCANAAN PROYEK
Anda akan melihat perubahan pada gantt chart, ada tanda bahwa tugas mendekorasi ruangan sudah terhubung dengan tugas sebelumnya.
Lanjutkan untuk memasukkan jadwal selanjutnya. Dan lihat contoh jadi seperti pada Gambar 3.20.
Gambar 3.20 Scheduling dan gantt chart.
LANGKAH 6
Setelah selesai memasukkan tanggal pengerjaan, langkah berikutnya adalah memasukkan siapa saja yang melaksanakan pekerjaan tersebut. Klik tombol Resources kemudian pilih Specify people and equipment for the project.
Gambar 3.21 Memasukkan sumber daya untuk proyek.
Selanjutnya Microsoft Project akan menampilkan lembar kerja resources, pada kotak dialog bagian kiri pilih menu Enter resources manually.
PERENCANAAN PROYEK «
Gambar 3.22 Worksheet untuk resources.
Resources terdiri dari dua macam, yaitu:
1. Cost (biaya), biasanya mengacu pada biaya variabel, yaitu biaya yang dikeluarkan berdasarkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Contoh variabel yang bisa dimasukkan ke dalam cost adalah biaya tenaga kerja.
2. Material resources (bahan baku), seperti namanya, variabel yang masuk kelompok ini adalah variabel bahan baku, dalam contoh kasus kali ini pembelian kursi, meja, dan komputer.
Untuk memasukkan resources, klik pada Shell resources untuk menampilkan kota dialog Resources. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.23.
Pada saat kotak dialog Resources terbuka, perhatikan pada bagian Type, apabila Anda klik akan keluar menu Pulldown dengan tiga pilihan:
1. Work, yang masuk kelompok ini adalah tenaga kerja, sewa peralatan, atau alat pendukung lain yang hanya dipakai sementara dan tidak berkurang kuantitasnya akibat dipergunakan.
2. Material, seperti arti harafiahnya, yang masuk kelompok ini
» PERENCANAAN PROYEK
adalah bahan baku atau material lain yang dipergunakan untuk membangun atau memproduksi sesuatu, dalam hal ini seperti meja, kursi, kabel, komputer, dan lain-lain.
3. Cost, yang masuk pada tipe biaya adalah pengeluaran yang tidak bergantung kepada jumlah pekerjaan atau waktu yang diperlukan, seperti biaya tiket kereta atau tiket pesawat.
Gambar 3.23 Menambahkan resource.
Pada Gambar 3.23, Anda telah memasukkan nama resources, group, dan type serta e-mail, klik OK untuk melanjutkan ke langkah selanjutnya. Jika Anda perhatikan Gambar 3.24, maka akan ditemui bahwa belum ada rate per jam dari Budi.
Gambar 3.24 Resources budi dengan rate kosong.
PERENCANAAN PROYEK «
Untuk memasukkan rate, klik pada kolom Standart rate, setelah muncul kotak dialog Resource information seperti Gambar 3.25 masukkan honor per jam Budi. Setelah memasukkan honor per jam, klik OK untuk mengakhiri.
Gambar 3.25 Resource information.
Untuk variabel material, caranya hampir sama. Hanya pada type, Anda pilih "material" dan pada rate cukup dimasukkan standart rate saja. Lihat Gambar 3.26 untuk lebih jelasnya.
Gambar 3.26 Material cost .
» PERENCANAAN PROYEK
LANGKAH 7
Setelah selesai memasukkan tanggal pengerjaan, langkah berikutnya adalah memasukkan siapa saja yang melaksanakan pekerjaan tersebut.
Klik kolom Resources name, kemudian aktifkan tabulasi Resources seperti pada Gambar 3.27.
Gambar 3.27 Menambahkan resources yang mengerjakan proyek.
Masukkan apa atau siapa saja yang terlibat dalam pengerjaan tersebut. Untuk material, Anda harus memasukkan berapa unit material yang diperlukan. Sedangkan untuk tenaga kerja, berapa persen kehadiran petugas yang ditunjuk, apakah full time atau hanya 75% dari total waktu yang diperlukan untuk mengerjakan proyek tersebut.
Gambar 3.28 Assign resources.
PERENCANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK ««
Setelah dimasukk
Setelah dimasukkan, Anda an, Anda akan melihat bahwa akan melihat bahwa total biayatotal biaya yang dikeluarkan untuk tiap-tiap item akan ditampilkan.
yang dikeluarkan untuk tiap-tiap item akan ditampilkan.