Masuk ke Menu Report Melalui Project Guide
1. SELECT A VIEW REPORT
Menu ini menampilkan informasi proyek dalam beberapa format. Anda bisa melihat, mengedit, dan menampilkan informasi dalam beragam bentuk.
Seperti halnya pada bagian tracking, pada bagian report ini tersedia beberapa template tampilan.
Visual reports terbagi dalam beberapa kelompok, yaitu task overview, task usage, resource overview, resource usage, assignment overview, dan assignment usage.
Sedangkan, laporan (reports) dibagi menjadi overview, current activities, costs, assignments, workload, dan custom reports. Di bagian custom reports, Anda bisa mengubah laporan sesuai kebutuhan.
Untuk mulai memanfaatkan fitur Report, Anda bisa mengklik menu dan pada project guide menampilkan dua pilihan.
Gambar 5.3 Menu view and reports.
» PELAPORAN PROYEK
Pada tahap pertama, kita akan mengakses display or analyze project information with a view . Pada Gambar 5.2, bisa Anda lihat bahwa di bagian bawah terlihat beberapa pilihan tampilan yang bisa dipilih. Untuk melihat tampilan lengkapnya, Anda bisa mengklik See additional view.
Gambar 5.4 Kotak dialog tampilan view report secara lengkap.
Berikut ini beberapa fitur view report standart yang bisa Anda lihat:
View Calendar
Untuk menampilkannya, Anda klik Calendar pada Select view, dan klik tombol Apply this view . Di situ Anda bisa melihat daftar pekerjaan secara berurutan tanggal dan dalam tampilan kalender.
Gambar 5.5 View calendar .
PELAPORAN PROYEK «
Detail Gantt Chart
Untuk menampilkannya, Anda klik detail Gantt chart pada Select view , dan klik tombol Apply this view . Anda bisa melihat gantt chart secara detail.
Gambar 5.6 Detail gantt chart .
Network Diagram
Untuk menampilkannya, Anda klik Network diagram pada Select view, dan klik tombol Apply this view . Setelah itu, akan ditampilkan diagram jaringan berupa flowchart . Di situ akan ditandai pekerjaan yang sudah selesai dengan warna hitam dan dicoret.
Gambar 5.7 Network diagram.
Relationship Diagram
Untuk menampilkannya, Anda klik Relationship diagram
» PELAPORAN PROYEK
pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Selanjutnya akan ditampilkan hubungan antara satu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain.
Gambar 5.8 Relationship diagram.
Resource Form
Untuk menampilkannya, Anda klik Resource form pada Select view, dan klik tombol Apply this view . Pada view report ini agak unik karena Anda bisa melihat sumber daya yang tersedia sudah mengerjakan apa dan terlibat dalam proyek apa saja.
Gambar 5.9 Resource form.
PELAPORAN PROYEK «
Resource Graph
Untuk menampilkannya, Anda klik Resource graph pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Menu ini berfungsi untuk melihat kinerja sumber daya kita apakah ada yang overload atau tidak. Fitur ini cukup menarik dan nyaman digunakan karena Anda bisa melihat dengan mudah siapa saja yang overload.
Resource Sheet
Untuk menampilkannya, Anda klik Resource view pada Select view , dan klik tombol Apply this view . Resource sheet ini memiliki tampilan mirip dengan worksheet pada Excel. Di situ, Anda bisa melihat seluruh sumber daya yang ada beserta tingkat penggunaannya.
Resource Usage
Untuk menampilkannya, Anda klik Resource usage pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Resource usage berfungsi untuk melihat berapa tingkat penggunaan sumber daya yang tersedia serta berapa biaya yang harus dikeluarkan selama proyek. Untuk menambahkan detail yang ingin ditampilkan, klik kanan pada Sheet detail kemudian klik pada Detail sheet.
Task Form
Untuk menampilkannya, Anda klik Task form pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Tampilan task form ini mirip dengan resources form, hanya saja ditampilkan berdasarkan kelompok tugas dan bukan berdasarkan resources-nya. Di sini, Anda bisa melihat satu pekerjaan diselesaikan oleh siapa saja dan tiap-tiap sumber daya mengerjakan pekerjaan tersebut selama berapa jam.
Task Sheet
Untuk menampilkannya, Anda klik Task sheet pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Pada task sheet ini, Anda bisa melihat satu pekerjaan diselesaikan dalam berapa hari, oleh siapa, dan apa saja yang terlibat dalam proses pekerjaan tersebut.
» PELAPORAN PROYEK
Task Usage
Untuk menampilkannya, Anda klik Task sheet pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Task usage berfungsi untuk melihat berapa jam kerja yang dipakai pada hari-hari tertentu, misalkan hari Senin bekerja selama 8 jam, sedangkan hari Selasanya hanya 1,5 jam.
Tracking Gantt
Untuk menampilkannya, Anda klik Tracking gantt pada Select view, dan klik tombol Apply this view . Tracking gantt berfungsi untuk membandingkan jadwal yang disusun dalam rencana kerja (baseline schedule) dibandingkan dengan realisasi jadwalnya (actual schedule).
Membuat Laporan Proyek
Anda bisa mengekspor laporan tersebut ke dalam pivot table Excel dengan cara yang sangat mudah. Caranya klik Create a project report untuk menampilkan pilihan penggunaan Visual report.
Gambar 5.10 Create a project report .
1. Display Visual Report
Menu ini berfungsi untuk mengekspor laporan ke dalam pivot table Microsoft Excel. Klik Menu untuk menampilkan kota dialog seperti pada Gambar 5.18.
PELAPORAN PROYEK «
Gambar 5.11 Visual report .
Untuk mengekspor ke pivot table cukup mudah, Anda tinggal pilih jenis laporan apa yang diinginkan dan Anda tinggal klik tombol View. Maka, laporan akan tersusun secara otomatis dan ditampilkan di Microsoft Excel.
Gambar 5.12 Hasil ekspor ke pivol table Microsoft Excel.
» PELAPORAN PROYEK
2. Display Reports
Display report ditujukan bagi Anda yang ingin mencetak secara langsung di Microsoft Project, cara membuatnya hampir sama, klik saja Display report .
Gambar 5.13 Display reports.
Untuk mencetak laporan, cukup pilih salah satu jenis report, kemudian klik tombol Select untuk menampilkan model laporan yang tersedia.
Setelah Anda pilih format mana yang paling sesuai, tinggal klik tombol Select untuk menampilkan print preview . Metode ini sangat mudah digunakan, tetapi memiliki keterbatasan tampilan.
Gambar 5.14 Menampilkan format laporan.
PELAPORAN PROYEK «
Gambar 5.15 Print preview .