3.3.2 Tahap 1: Menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung
3.3.2.2 Menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung(Tahap1.3) .1 Analisa Strategi Sistem Informasi
Dalam tahapan menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung dilakukan melalui analisa strategi sistem informasi. Analisa strategi sistem informasi diperoleh dari analisa hasil wawancara dengan manajemen perusahaan.
Analisa strategi sistem informasi yang dilakukan terdiri dari:
Fungsi Bisnis yang menjelaskan fungsional bisnis perusahaan.
Tujuan menggambarkan sasaran yang telah ditentukan oleh fungsi yang ingin dicapai dari tiap divisi perusahaan.
Critical Success Factor (CSF) menampilkan faktor-faktor
yang sangat mempengaruhi keberhasilan maupun kegagalan dalam fungsi manajemen untuk mencapai tujuan.
Eksternal/Internal mengindikasikan apakah CSF berhubungan dengan masalah internal atau eksternal organisasi.
Pengaruh mengindikasikan apakah orang yang diwawancara secara langsung mempengaruhi CSF.
Ukuran kinerja membantu dalam hal pelaksanaan fungsi bisnis, mengetahui tingkat sejauh mana keberhasilan telah dicapai atau kegagalannya.
Informasi bisnis dan pendukung menjelaskan informasi bisnis yang terkait dan kebutuhan dukungan berdasarkan analisa kita terhadap kategori di atas.
Priority merupakan kategori dari kebutuhan bisnis yang
yang diidentifikasi sebelumnya dan dinilai prioritasnya dari sudut pandang bisnis dan terlepas dari ketentuan-ketentuan saat ini.
Analisa strategi sistem informasi pada PT. Pager Wodjo dapat digambarkan dengan tabel seperti di bawah ini.
73
Fungsi Tujuan/Sasaran CSF Eks/
Int
Peng aruh
Ukuran Kinerja (KPI)
Informasi bisnis dan kebutuhan
Membuat target dan strategi untuk meningkatkan penjualan
yang ingin dicapai perusahaan
o Melakukan analisa hasil penjualan o Melakukan analisa
kinerja perusahaan o Evaluasi informasi pasar, penjualan dan keuangan
Int &
Eks Y
o Pencapaian dan peningkatan hasil penjualan sebesar target yang telah ditetapkan
Laporan penjualan, informasi permintaan
pasar, informasi keuangan
H
Administrasi penjualan
Melakukan proses administrasi dan
mengelola data penjualan dengan cepat
dan baik
o Negosiasi yang baik dengan pelanggan o Penetapan harga yang
lebih murah o Melakukan input
dengan benar
Int &
Eks Y
o Kesesuaian transaksi penjualan dengan laporan penjualan o Permintaan pelanggan
terpenuhi
o Tidak ada keluhan pelanggan
Pelayanan jasa yang baik dan permintaan
pasar, informasi harga pesaing, laporan penjualan
H
Pembuatan daftar muatan
Membuat daftar muatan dan memastikan ketepatan waktu dan kualitas pengangkutan
o Pengaturan yang baik terhadap waktu pengangkutan dan pengecekan kualitas dan kuantitas barang dengan teliti
Int Y
o Truk yang diberangkatkan tepat waktu dan kuantitas dan kualitas barang dalam kondisi baik
Informasi waktu pengangkutan, daftar
pengangkutan, informasi penggunaan truk dan
barang
H
Pengangkutan barang
Melakukan proses pengiriman barang yang
tepat waktu
o Ketersediaan truk yang cukup
o Bahan bakar tersedia
Int Y
o Barang sampai pada tempatnya tepat waktu dan dalam keadaan yang baik
Jumlah barang yang akan dikirim, kapasitas dan kualitas
truk, rute pengiriman H
Perencanaan keuangan
Memantau seluruh penerimaan dan pengeluaran kas serta
menyusun anggaran
o Analisa laporan keuangan
o Evaluasi informasi keuangan
Int Y
o Laporan keuangan yang dihasilkan tepat waktu dan data keuangan yang terjamin kebenarannya
Berkas aliran kas dan susunan anggaran M
74
Fungsi Tujuan/Sasaran CSF Eks/
Int
Peng aruh
Ukuran Kinerja (KPI)
Informasi bisnis dan kebutuhan pendukung
Prior ity
Pencatatan aliran kas
Menyediakan data penerimaan dan pengeluaran kas dan mengelola catatan biaya
agar tidak terjadi penyimpangan
o Ketelitian dalam melakukan pencatatan keuangan
o Alat bantu seperti sistem aplikasi pencatatan
Int Y
o Pengeluaran dan penerimaan kas yang terorganisir dengan baik
o Kesesuaian dengan laporan keuangan
Nota penerimaan kas dan nota pengeluaran
kas
H
Penagihan
Melakukan penagihan terhadap piutang yang
jatuh tempo
o SDM dan kemampuan untuk melakukan penagihan dengan baik
Int Y o Piutang usaha yang berhasil ditagih tepat waktu
Surat tagih, data pelanggan yang akan
ditagih
M
Pembukuan
Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan posting buku besar dengan melakukan
pembukuan terhadap seluruh transaksi
o Analisa hasil pembukuan
o Kesesuaian transaksi keuangan dengan hasil pembukuan
Int Y
o Laporan pembukuan yang dihasilkan tepat waktu dan sesuai dengan berkas keuangan
Informasi transaksi semua nama akun
dan tanggal jatuh tempo
H
Pembelian alat-alat operasional
Mengurus kegiatan pembelian yang diperlukan agar tidak
terjadi over capacity
o Pemilihan pemasok yang memiliki kualitas yang baik
o Ketelitian bagian pembelian dalam memilih
Int &
Eks Y
o Alat angkutan dan material yang baik dan memenuhi kebutuhan perusahaan
Permintaan persediaan dari gudang, kualitas dan
kuantitas barang, harga truk, informasi
penjual
M
Pengadaan spare parts
Mengurus pembelian, pemakaian dan penyimpanan spare
parts yang dimiliki perusahaan
o Pengaturan kondisi gudang yang baik dan terawat
o Pengawasan kuantitas dan kualitas spare parts
Int Y
o Inventaris perusahaan yang tersimpan dan terjaga dengan baik dan jumlah yang sesuai
Jumlah spare parts yang dibutuhkan,
informasi harga barang
H
75
Fungsi Tujuan/Sasaran CSF Eks/
Int
Peng aruh
Ukuran Kinerja (KPI)
Informasi bisnis dan kebutuhan pendukung
Prior ity
Pemeliharaan
Memeriksa kondisi truk dan memperbaiki truk
yang rusak
o Kemampuan karyawan dalam memelihara kondisi truk o Perawatan dan
pemeliharaan kondisi truk secara konsisten
Int Y
o Truk yang dapat beroperasi dengan baik dan dapat digunakan dalam waktu yang lama
Jadwal pengecekan kondisi truk dan pemakaian spare
parts
H
Perekrutan karyawan
Mengadakan seleksi dan perekrutan karyawan
yang berkompeten
o Melakukan wawancara untuk menentukan kriteria pemilihan calon karyawan secara ketat dan selektif
Int &
Eks Y
o Kinerja karyawan yang baik dalam menjalankan proses bisnis
Latar belakang calon tenaga kerja, pengalaman, fasilitas
training
M
Pengaturan absensi
Menilai kinerja karyawan dengan menentukan absensi
karyawan
o Pengisian absensi
dengan baik dan benar Int Y
o Absensi karyawan yang penuh dan peningkatan kinerja karyawan
Kegiatan tenaga kerja, jam masuk,
jam pulang, jam lembur, keterlambatan
M
Penggajian karyawan
Memberikan gaji dan tunjangan yang sesuai
dengan kinerja karyawan
o Analisa laporan absensi dan kinerja karyawan dan penetapan kebijakan gaji yang sesuai terhadap karyawan
Int Y o Peningkatan kinerja dan kepuasan karyawan
Kehadiran tenaga kerja dan laporan kinerja karyawan serta kondisi sosial
tenaga kerja
M
Keterangan : H : High Eks : Eksternal Y : Ya
M : Medium Int : Internal Tabel 3.8-Analisa Strategi Sistem Informasi
3.3.2.2.2 Konsolidasi Informasi dan Kebutuhan Pendukung
Konsolidasi dan kebutuhan pendukung pada tahap ini mendeskripsikan aplikasi yang terdapat pada perusahaan saat ini dan sumbernya. Tabel ini diperoleh dengan wawancara dengan sumber yang langsung menggunakan aplikasi tersebut.
Nama nara sumber ini diberi dengan inisial.
Pada saat ini, aplikasi yang ada pada perusahaan hanya berada pada tingkatan transaksi dan pendukung kebutuhan saja. Karena aplikasi yang ada saat ini dilakukan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan secara sederhana.
Pada kolom judul menerangkan aplikasi apa saja yang ada di perusahaan saat ini dan dideskripsikan kegunaan dari aplikasi tersebut pada kolom deskripsi. Inisial merupakan inisial nama dari nara sumber. Prioritas diberikan oleh nara sumber tersebut, apakah aplikasi tersebut penting atau tidak terhadap bisnis perusahaan. Pada kolom sumber dan basis keuntungan merupakan gambaran sumber data dari aplikasi tersebut. Selengkapnya, konsolidasi informasi bisnis, kebutuhan pendukung dan prioritas pada PT. Pager Wodjo dapat dilihat pada tabel berikut ini.
77 Informasi/kebutuhan pendukung Sumber
Ref Judul Deskripsi Inisial
Prty
Sumber dan basis keuntungan bisnis yang potensial
PLANNING & ANALYSIS
MONITORING & CONTROL NEEDS TRANSACTION AND SUPPORT NEEDS
AP 17 Aplikasi Penjualan
Pengumpulan data untuk
melakukan transaksi penjualan F M M data transaksi penjualan dengan pembuatan surat angkut yang diolah ke dalam database AP 18 Aplikasi
Operasional
Pengumpulan data untuk mendukung kegiatan pembelian, pengangkutan dan pemeliharaan
AN H H
data mengenai surat angkut untuk membuat daftar muatan dan dimasukkan ke dalam
database AP 19 Aplikasi
Keuangan
Pengumpulan data untuk
melakukan transaksi keuangan L L L data keuangan untuk pencatatan tansaksi keuangan yang diolah ke dalam database AP 20 Aplikasi
Akuntansi
Pengumpulan data untuk
melakukan pembukuan L M M data nama-nama akun yang diposting ke buku besar
AP 21 Aplikasi Personalia
Pengumpulan data untuk
mendukung kegiatan personalia Y L L data karyawan yang diinput ke database
Keterangan : H : High L : Low
M : Medium Prty : Priority
Tabel 3.9-Konsolidasi Informasi Bisnis dan Kebutuhan Pendukung (CBINS)
3.3.3 Tahap 2: Membangun arsitektur informasi dan pilihan-pilihan untuk