Visi dari PT. Pager Wodjo adalah menjadi perusahaan ekspedisi nomor satu yang memberikan pelayanan optimal dengan armada-armada yang handal kepada pelanggan dan menciptakan serta memelihara nilai kekeluargaan dalam budaya organisasi.
Misi
PT. Pager Wodjo yang bergerak dalam bidang jasa transportasi darat, yaitu pengangkutan barang dengan menggunakan truk (ekspedisi) yang memiliki sejumlah misi, antara lain:
o Menggunakan teknologi yang tepat dan sesuai untuk mencapai visi perusahaan
o Mengoptimalkan pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan
Tujuan
PT. Pager Wodjo memiliki beberapa tujuan/sasaran dalam melaksanakan kegiatan usahanya, yaitu:
1. Tujuan jangka panjang
o Penyebaran rute lokasi pengiriman yang luas
o Perluasan usaha hingga mencapai seluruh Indonesia
o Kesejahteraan semua anggota yang berkepentingan terhadap perusahaan
2. Tujuan jangka pendek
o Peningkatan laba penjualan jasa pengiriman
o Pemberian harga yang bersaing tanpa terpengaruh perubahan harga BBM
o Peningkatan jumlah truk dan modal
o Pemanfaatan teknologi di semua kantor pusat dan cabang Strategi
Perusahaan memiliki beberapa strategi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yaitu:
1. Mengantarkan barang tepat waktu dengan kondisi yang baik 2. Merekrut dan melatih tenaga kerja yang potensial
3. Menggunakan teknologi dan sistem informasi untuk mendukung kegiatan operasional dan mendukung pengambilan keputusan dan integrasi dengan kantor cabang
4. Melakukan riset pasar untuk mengetahui keadaan yang mempengaruhi kegiatan perusahaan sehingga dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan
5. Menciptakan hubungan baik dengan supplier dan pelanggan 6. Memperluas usaha dengan melakukan kerjasama dengan
perusahaan lain
3.3.1.3 Struktur Organisasi, Wewenang, Tugas dan Tanggung Jawab Struktur organisasi yang terdapat pada PT. Pager Wodjo dapat digambarkan sebagai berikut:
Manajer Umum
Penjualan Keuangan SDM
Direktur utama
Administrasi
Penjualan Operasional Kasir Kolektor Akuntansi Pembelian Gudang
Maintenance
Personalia
Gambar 3.4-Struktur Organisasi PT. Pager Wodjo
Wewenang, tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan dari masing-masing bagian pada PT. Pager Wodjo adalah sebagai berikut :
1. Wewenang dan tanggung jawab Direktur Utama
a. Memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan dan pengarahan kegiatan perusahaan.
b. Berhak memutuskan untuk melakukan kerjasama dengan pihak luar yang terkait.
c. Menentukan kebijakan harga jual atau harga pengiriman.
d. Memberikan penilaian kepada seluruh karyawan.
e. Menyetujui pengeluaran dengan pertimbangan yang bijaksana.
2. Wewenang dan tanggung jawab Manajer Umum
a. Memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan.
b. Berhak meminta laporan kepada bagian-bagian yang terkait.
c. Memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan, memberikan persetujuan dan penolakan atas pengeluaran uang perusahaan.
d. Bertanggung jawab atas kemacetan pembayaran piutang.
3. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Penjualan
a. Menerima data dari divisi lain maupun staf di bawahnya untuk diperiksa dan dianalisa kebenarannya kemudian secara berkala dilaporkan atau didiskusikan dengan pihak manajemen perusahaan.
b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran arus data dari satu bagian ke bagian lain secara administrasi. Apabila terjadi
hambatan terhadap arus data tersebut harus dilakukan penyelesaian dalam waktu sesingkat-singkatnya.
c. Bertugas untuk menyajikan laporan penjualan secara tepat waktu dan bertanggung jawab atas keakuratan data pada setiap akhir bulan berikutnya.
d. Berwenang menentukan harga jual yang sesuai dengan kesepakatan dan persetujuan pihak manajemen yang terlibat.
e. Berwenang untuk memberi tugas dan kewajiban kepada bawahannya, selama tugas dan kewajiban tersebut masih termasuk dalam ruang lingkup tanggung jawabnya.
f. Menyusun dan menetapkan perencanaan target penjualan yang ingin dicapai oleh perusahaan.
4. Wewenang dan tanggung jawab Administrasi Penjualan
a. Membuat SA (Surat Angkut) dan mendistribusikan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
b. Menerima order dan aktif menarik pelanggan serta menjawab pertanyaan pelanggan sehubungan dengan tarif perusahaan maupun persoalan pelanggan.
c. Menerima dan mengentri data pelanggan yang baru mendaftar.
d. Merespon keluhan pelanggan atas pelayanan jasa perusahaan.
e. Menindaklanjuti persoalan keluhan-keluhan maupun klaim dari pelanggan.
f. Surat menyurat dengan pihak intern maupun ekstern perusahaan.
5. Wewenang dan tanggung jawab Operasional
a. Bertugas mengendalikan dan mengawasi terhadap SA (Surat Angkut) yang sudah dikirim, melakukan pengecekan dengan DM (Daftar Muatan) sesuai dengan nomor truk.
b. Mengontrol dan mendistribusikan titipan dokumen dari kantor cabang Surabaya dan Malang.
c. Menginventarisir SA (Surat Angkut) yang belum kembali dari Surabaya maupun Malang. Jika memang terdapat SA yang hilang atau belum kembali segera menindaklanjuti dengan mengecek bagian-bagian yang berkepentingan kemudian melaporkannya kepada Manajer Penjualan.
d. Mengarsipkan SA (Surat Angkut).
e. Membuat DM (Daftar Muatan).
6. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Keuangan
a. Menerima data dari divisi lain maupun staf di bawahnya untuk diperiksa dan dianalisa kebenarannya kemudian secara berkala dilaporkan atau didiskusikan dengan pihak manajemen perusahaan.
b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran arus data dari satu bagian ke bagian lain secara administrasi. Apabila terjadi hambatan atas arus data tersebut, maka harus dilakukan penyelesaian dalam waktu sesingkat-singkatnya.
c. Bertugas untuk menyajikan laporan keuangan secara tepat waktu dan bertanggung jawab atas keakuratan data pada setiap akhir bulan berikutnya.
d. Manajer keuangan wajib melaporkan kepada manajemen perusahaan bila terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam proses transaksi secara sengaja maupun tidak sengaja agar dapat dilakukan pencegahan sedini mungkin.
e. Berwenang untuk memberi tugas dan kewajiban kepada bawahannya, selama tugas dan kewajiban tersebut masih termasuk dalam ruang lingkup tanggung jawabnya.
f. Wajib menjaga kerahasiaan dokumen-dokumen perusahaan dan bisa memilah-milah dokumen-dokumen yang hanya dapat dilihat oleh yang berhak.
7. Wewenang dan tanggung jawab Kasir
a. Menerima kas dan membuat voucher dari transaksi:
i. Penjualan tunai
ii. Hasil penagihan Jakarta melalui seksi penagihan iii. Penagihan petty cash
iv. Penerimaan kas dan transaksi lain
b. Mengeluarkan kas dan membuat voucher untuk kegiatan sebagai berikut :
i. Operasional sehari-hari sesuai dengan persetujuan pimpinan perusahaan
ii. Pengeluaran lainnya sesuai dengan persetujuan pimpinan perusahaan
c. Mempersiapkan semua pembayaran cek/giro setelah mendapat persetujuan dari pimpinan perusahaan dan telah diperiksa kebenarannya oleh bagian Akuntansi.
d. Mencatat mutasi hutang piutang semua pegawai maupun karyawan perusahaan.
8. Wewenang dan tanggung jawab Kolektor a. Melakukan penagihan.
b. Bertanggung jawab atas keutuhan uang hasil penagihan yang harus diserahkan ke perusahaan.
c. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan maupun pihak perusahaan.
9. Wewenang dan tanggung jawab Akuntansi
a. Mencatat (input computer) dan menginventarisir seluruh penjualan Jakarta, Surabaya dan Malang melalui dokumen SA (Surat Angkut) atau DM (Daftar Muatan) yang diterima dari bagian kasir.
b. Mencatat data pembayaran atau pelunasan dari pelanggan melalui beberapa sumber data yang harus diperiksa, yaitu :
i. Hasil penagihan yang masuk ke Kas Jakarta ii. Hasil penagihan yang masuk ke Bank (BCA) iii. Hasil penagihan melalui kantor cabang Surabaya iv. Hasil penagihan melalui kantor cabang Malang
c. Melakukan pencatatan terhadap mutasi kas yang ada di Jakarta, Surabaya dan Malang.
d. Atas hasil pekerjaan-pekerjaan di atas, staf Akuntansi bertugas melengkapi dan menyajikan kepada atasannya yang antara lain berupa saldo piutang dagang dan utang dagang serta laporan keuangan.
e. Mencatat tagihan kantor pusat kepada kantor cabang Surabaya dan Malang.
f. Membuat rekonsiliasi bank pada setiap akhir bulan.
g. Membuat pembukuan penerimaan dan pengeluaran bank.
10. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Maintenance
a. Menerima data dan laporan mengenai pembelian dan persediaan.
b. Berwenang untuk melakukan perencanaan terhadap persediaan dan pembelian untuk keperluan operasional perusahaan.
c. Manajer Maintenance wajib melaporkan kepada manajemen perusahaan bila terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam operasional secara sengaja maupun tidak sengaja agar dapat dilakukan pencegahan sedini mungkin agar tidak terjadi hal-hal yang merugikan perusahaan.
d. Berwenang untuk memberi tugas dan kewajiban kepada bawahannya, selama tugas dan kewajiban tersebut masih termasuk dalam ruang lingkup tanggung jawabnya.
11. Wewenang dan tanggung jawab Pembelian
a. Melakukan pembelian kebutuhan persediaan perusahaan, seperti truk dan spare parts.
b. Melakukan penyeleksian untuk memilih pemasok.
c. Membuat laporan mengenai pembelian.
d. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan maupun pihak perusahaan.
12. Wewenang dan tanggung jawab Gudang
a. Bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengelola persediaan spare parts dan aset lain perusahaan agar digunakan sesuai dengan kebutuhan operasional.
b. Bertanggung jawab untuk memelihara dan melakukan perbaikan terhadap truk yang rusak.
c. Menganalisa dan membuat laporan mengenai persediaan yang ada di gudang.
d. Mengawasi penggunaan persediaan dengan bijaksana.
e. Menjaga keamanan dan kerapihan penempatan persediaan di gudang.
f. Mencatat pembelian dan pemakaian spare parts sesuai dengan Nomor Polisi Truk, juga mencatat pembelian dan pemakaian spare parts dari cabang Surabaya dan Malang.
13. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Sumber Daya Manusia
a. Berwenang untuk mengawasi pelaksanaan kebijakan dan prosedur yang menyangkut kepegawaian.
b. Menjaga hubungan kerjasama yang baik antar karyawan dan pihak luar.
c. Mengawasi jalannya kelancaran pembayaran pendapatan karyawan serta perhitungan pajak karyawan yang benar.
14. Wewenang dan tanggung jawab Personalia
a. Melakukan seleksi dan perekrutan terhadap calon pegawai dan melakukan penempatan dan pemberhentian pegawai dari posisinya.
b. Melakukan input terhadap data karyawan perusahaan.
c. Mengatur dan menghitung pembagian gaji, bonus dan tunjangan karyawan.
d. Memberikan laporan mengenai kepegawaian.