36 BAB 3
ANALISA STRATEGI DAN SISTEM INFORMASI
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Pager Wodjo mulai didirikan pada pertengahan tahun 1968 oleh bapak Thim Junaedi yang berlokasi di Jl. Mangga Dua no. 150. Tetapi sejak tanggal 24 Juni 1996, PT. Pager Wodjo mulai memperluas usahanya dengan cara mencari lahan yang sesuai. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan mutu pelayanannya. Oleh karena itu, secara resmi PT. Pager Wodjo berpindah lokasi ke Jl. Parang Tritis no. 1 Jakarta Utara.
Perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa transportasi darat, yaitu pengangkutan barang dengan menggunakan truk (usaha ekspedisi). Jasa pengangkutan ini melayani jurusan Jakarta–Surabaya–Malang dan sebaliknya, dengan jumlah tenaga kerja kurang lebih 100 orang yang antara lain adalah staf akuntansi, operasional, pembelian, administrasi penjualan, kolektor, supir dan kuli. Dalam melakukan kegiatan operasionalnya, PT. Pager Wodjo memiliki 48 unit truk yang terdiri dari 46 truk tronton dan 2 colt diesel.
Jasa pengangkutan yang ditawarkan perusahaan meliputi berbagai ukuran dan bentuk seperti per unit, per kilo, kubikasi, per drum, maupun per ball. Selain itu, ada juga penghitungan ukuran yang khusus seperti pengiriman AC (Air Conditioner), yang menggunakan penghitungan per PK. PT. Pager Wodjo melayani pengangkutan barang baik eceran maupun grosiran, tergantung dari permintaan pelanggan.
3.1.2 Lokasi Perusahaan
PT. Pager Wodjo memiliki kantor pusat yang terletak di Jakarta dan kantor cabang yang terletak di Surabaya dan Malang.
1. Kantor Pusat
Jl. Lodan – Parang Tritis no. 1 EA-EB Jakarta Utara Telp : (021) 6916605 – 6 – 7 – 8
2. Kantor Cabang
a. Jl. Raya Tanjung Sari no. 3 Blok D-5 (Tandes) Surabaya Telp : (031) 7492239 - 7482387
b. Jl. Pattimura no. 40-42 Malang Telp : (0341) 364299 – 326299
3.2 Analisa Strategi Bisnis 3.2.1 Analisa Lingkungan
3.2.1.1 Analisa Sifat Dasar Lingkungan
Analisa sifat dasar lingkungan diperoleh dengan menganalisa faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi organisasi. Dengan memonitor faktor-faktor ini secara teratur, dapat membawa pada kesempatan yang penting bagi perusahaan untuk mengembangkan bisnisnya. Selain itu dapat pula mengidentifikasikan ancaman yang berpotensi sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan untuk mengurangi efeknya. Untuk PT. Pager Wodjo, faktor-faktor yang mempengaruhi tersebut, antara lain:
o Politik/Hukum
Faktor politik dan hukum mempengaruhi perusahaan dalam hal kepemilikan dan peraturan untuk menjalankan izin usaha dan mengoperasikan kegiatan perusahaan. Faktor politik dan hukum yang mempengaruhi perusahaan adalah peraturan pemerintah mengenai transportasi darat, khususnya untuk perusahaan ekspedisi. Seperti pada PP No. 41 Tahun 1993 tentang angkutan jalan dan izin usaha (Presiden RI, 1993). Selain itu juga terdapat peraturan dan hukum mengenai perekrutan dan jaminan sosial tenaga kerja seperti terdapat pada PP No. 14 tahun 1993 (Dharmabumi, 2005) yang berpengaruh terhadap organisasi.
Situasi politik dan keamanan negara juga mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan. Bila kondisinya tidak baik, maka kegiatan perusahaan akan terganggu.
o Ekonomi
Faktor ekonomi yang berhubungan dengan lingkungan perusahaan adalah mengenai biaya dan ketersediaan energi.
Karena dalam perusahaan jasa angkutan, sumber energi utama adalah bahan bakar yang digunakan oleh kendaraan. Seperti halnya ketika mulai tanggal 1 Oktober 2005 yang lalu, pemerintah menaikkan harga bahan bakar minyak yang menyebabkan terjadinya kesulitan memperoleh sumber bahan bakar. Hal ini tentu saja sangat mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan.
o Sosial Budaya
Faktor sosial yang mempengaruhi perusahaan adalah mengenai pertumbuhan populasi dan perubahan gaya hidup di negara yang bersangkutan. Dalam hal ini adalah negara Indonesia.
Pertumbuhan populasi yang tinggi, mengakibatkan terjadinya pengangguran. Oleh karena itu perusahaan berusaha untuk memperluas usahanya guna membuka lapangan pekerjaan.
o Teknologi
Faktor penggunaan dan perkembangan teknologi informasi seperti komputer dan perangkat lain mempengaruhi organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Selain itu faktor proteksi terhadap penggunaan teknologi seperti HAKI (Hak Atas Kekayaan Intelektual) berpengaruh terhadap teknologi yang akan digunakan dalam organisasi. Dengan adanya faktor- faktor tersebut, maka dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan untuk mengambil keputusan terhadap penggunaan hardware dan software.
Hasil analisa dari sumber daya lingkungan adalah bahwa perusahaan membutuhkan sekumpulan data eksternal mengenai faktor lingkungan yang mempengaruhi kegiatan perusahaan. Dengan memilah apakah faktor tersebut kompleks atau sederhana yang kemudian akan diolah menjadi informasi yang berguna bagi perusahaan dalam merumuskan strategi dan pengambilan keputusan.
3.2.1.2 Analisa Model Lima Daya Porter
Berdasarkan analisa lima daya Porter, maka diperoleh lima faktor yang mempengaruhi PT. Pager Wodjo dalam kegiatan usahanya dan dapat digambarkan seperti gambar berikut ini.
Gambar 3.1-Model Lima Daya Porter 1. Rivalry amongst existing competitors
PT. Pager Wodjo memiliki beberapa pesaing dalam menjalankan usahanya. Perusahaan-perusahaan tersebut menjadi pesaing bagi PT.
Pager Wodjo karena merupakan perusahaan yang bergerak di
Threat of new entrants Perusahaan jasa angkutan barang yang
baru seperti PT. Hutama Inti Usaha
Bargaining power of suppliers
Mega Samudra
BB Diesel
Jayakarta Motor
Jaya Mulia
Robella
Unicorn
Delta Motor
Arimbi Jaya Motor
Teratai Patsean
Bargaining power of buyers
Jabatex
Kurniatex
BASF
Darmagunawibawa
Syngenta
Daikin
Unicorn
Karya Nusantara
Threat of substitute products or services Jasa angkutan laut atau udara seperti DHL Rivalry amongst existing
competitors
o PT. Dinoyo o PT. Angkunas o PT. Kalimas o PT. Sumber Karya
bidang yang sama dan memiliki potensi di bidang tersebut.
Perusahaan tersebut antara lain: PT. Dinoyo, PT. Angkunas, PT.
Kalimas dan PT. Sumber Karya. PT. Pager Wodjo harus memanfaatkan peluang dan kekuatan yang dimiliki dan mengatasi kelemahan dan ancaman untuk memenangkan persaingan dengan pesaingnya.
2. Threat of new entrants
Entry barrier dari pendatang baru untuk masuk ke dalam industri
usaha ini antara lain kesulitan dalam memperoleh pelanggan tetap, kurangnya modal, rute pengangkutan yang terbatas dan kesulitan dalam memperoleh sumber daya, dalam hal ini adalah bahan bakar serta kesulitan menetapkan harga yang bersaing, seperti yang dialami PT. Hutama Inti Usaha. Untuk menambah entry barrier bagi masuknya pendatang baru, perusahaan harus memiliki perluasan usaha/cabang dan memanfaatkan teknologi informasi.
3. Threat of substitute products or services
Jasa substitusi yang dimaksud dalam hal ini adalah jasa pengganti yang dapat dilakukan untuk mengirimkan barang selain melalui jasa perusahaan. Dalam hal ini adalah perusahaan-perusahaan yang menyediakan jasa pengiriman barang yang melalui jalur transportasi selain jalur darat. Seperti TIKI dan DHL yang dapat mengirimkan barang melalui jalur udara dan laut. PT. Pager Wodjo harus memberikan harga yang kompetitif dan pelayanan yang baik agar pelanggan tetap setia.
4. The power of buyers
PT. Pager Wodjo memiliki beberapa pelanggan tetap dengan pangsa pasar yang beragam yang menjalin mitra bisnis dengan perusahaan dalam waktu yang cukup lama, antara lain: dalam bidang tekstil (Jabatex, Kurniatex), chemical (BASF, Darmagunawibawa, Syngenta), AC (Daikin), Oli (Unicorn, Karya Nusantara). Dalam hal ini, pembeli (buyer) memegang kendali untuk memilih jasa angkutan yang diinginkan. Karena terdapat banyak perusahaan dengan jasa yang sama. Oleh karena itu perusahaan harus dapat memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan untuk menciptakan hubungan kerjasama jangka pendek dan jangka panjang yang baik.
5. The power of supplier
Perusahaan memegang kendali atas pembelian dan pemesanan bahan baku terhadap supplier karena ketersediaan supplier yang ada cukup banyak. Selain memiliki hubungan kerjasama yang baik dengan pelanggan, perusahan juga harus memiliki hubungan kerjasama yang baik dengan para supplier-nya, salah satu caranya adalah dengan melakukan pembayaran tepat waktu. PT. Pager Wodjo memiliki beberapa supplier, antara lain: pemasok spare parts (Mega Samudra, BB Diesel, Jayakarta Motor), pemasok accu
(Jaya Mulia), pemasok ban (Robella), pemasok oli (Unicorn), pemasok kanvas kopling (Delta Motor), pemasok truk (Arimbi Jaya Motor , Teratai Patsean).
Menurut hasil analisa kami melalui teori Porter, kondisi persaingan yang dihadapi PT. Pager Wodjo dampaknya tidak terlalu besar bagi perusahaan. Karena perusahaan dapat berjalan sampai saat ini dan memiliki pelanggan yang cukup banyak. Tetapi PT. Pager Wodjo tetap termotivasi untuk selalu berkembang dan memanfaatkan peluang dan perkembangan teknologi dalam menjalankan dan meningkatkan usahanya.
3.2.1.3 Analisa Industry Life Cycle
PT. Pager Wodjo dalam menjalankan usahanya dewasa ini, berfokus pada beberapa hal, yaitu:
1. Perusahaan berusaha mengurangi biaya unit operasional dan fokus pada industri.
2. Fleksibel dalam pemberian harga.
3. Merupakan perusahaan yang telah lama menjalankan usahanya.
4. Memiliki sejumlah pelanggan tetap.
5. Aktivitas atau penjualan tetap tinggi tetapi tidak ada peningkatan aktivitas atau penjualan lebih jauh. Dengan kata lain permintaan lebih besar atau sama dengan penawaran.
Berdasarkan analisa di atas, maka dapat disimpulkan bahwa PT. Pager Wodjo termasuk ke dalam siklus mature. Dimana pada tahap ini, perusahaan telah mengalami perkembangan dan kemajuan yang cukup berarti dalam bisnisnya. Tetapi perusahaan harus mempertahankan posisinya dengan melakukan pengembangan bisnisnya agar usahanya tidak menjadi decline.
3.2.1.4 Analisa Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (SWOT) Analisa SWOT yang dilakukan pada PT. Pager Wodjo dimaksudkan untuk mengetahui faktor internal dan eksternal perusahaan yang mempengaruhi operasional perusahaan. Faktor internal terdiri dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan.
Sedangkan faktor eksternal terdiri dari peluang dan ancaman yang harus dihadapi oleh perusahaan. Selanjutnya dilakukan analisa strategi untuk menghasilkan strategi yang dapat diterapkan oleh perusahaan untuk menghadapi atau memanfaatkan faktor-faktor yang mempengaruhi kegiatan perusahaan. Tabel berikut ini akan menggambarkan matrik faktor-faktor tersebut.
Internal Factor
Strengths Weaknesses o Terdapat sejumlah pelanggan tetap
karena reputasi perusahaan yang baik o Pemberian harga pengiriman yang
lebih murah dari pesaing
o Tepat waktu dalam pengiriman barang o Modal yang kuat
o Perawatan truk yang baik oleh bagian Maintenance
o Kurangnya sumber daya manusia yang terlatih dalam menangani sistem informasi perusahaan o Penggunaan surat angkut 6 lembar yang dapat
terjadi resiko kehilangan atau rusak
o Pencatatan persediaan barang masih dengan cara manual sehingga dapat terjadi kehilangan barang
o Penggajian karyawan berdasarkan kartu absensi yang dapat mengakibatkan kesalahan
o Rute ekspedisi yang tidak luas
o Pengambilan keputusan pihak manajemen tidak cepat
Opportunities Threats
Eksternal Factor
o Penggunaan bahan bahar Hybrid yang lebih hemat dan murah o Peluang untuk membuka cabang di
Luar pulau Jawa
o Teknologi dan sistem informasi yang berkembang dengan dinamis untuk mendukung kegiatan perusahaan o Kesempatan untuk membangun
kerjasama dengan perusahaan lain
o Perubahan harga bahan bakar o Keamanan yang labil misalnya ada
kerusuhan
o Perubahan peraturan pemerintah tentang angkutan jalan
o Masuknya perusahaan dengan jenis usaha yang sama
Tabel 3.1-Matrik SWOT
Matrik IFAS
Tabel 3.2-Matrik IFAS Matrik EFAS
Peluang Bobot Rating Bobot x Rating
o Penggunaan bahan bahar Hybrid yang lebih
hemat dan murah 0.20 4 0.8
o Peluang untuk membuka cabang di Luar
pulau Jawa 0.10 3 0.3
o Teknologi dan sistem informasi yang berkembang dengan dinamis untuk mendukung kegiatan perusahaan
0.20 3 0.6
o Kesempatan untuk membangun kerjasama
dengan perusahaan lain 0.10 2 0.2
Total Peluang 0.6 1.9
Ancaman
o Perubahan harga bahan bakar 0.05 4 0.2
o Keamanan yang labil misalnya ada kerusuhan 0.10 3 0.3 o Perubahan peraturan pemerintah tentang
angkutan jalan 0.10 2 0.2
o Masuknya perusahaan dengan jenis usaha
yang sama 0.15 1 0.15
Total Ancaman 0.4 0.85
Tabel 3.3-Matrik EFAS
Kekuatan Bobot Rating Bobot x Rating
o Terdapat sejumlah pelanggan tetap karena
reputasi perusahaan yang baik 0.10 4 0.4
o Pemberian harga pengiriman yang lebih murah
dari pesaing 0.10 3 0.3
o Tepat waktu dalam pengiriman barang 0.15 2 0.3
o Modal yang kuat 0.15 1 0.15
o Perawatan truk yang baik oleh bagian
Maintenance 0.10 1 0.1
Total Kekuatan 0.6 1.25
Kelemahan
o Kurangnya sumber daya manusia yang terlatih
dalam menangani sistem informasi perusahaan 0.025 4 0.1 o Penggunaan surat angkut 6 lembar yang dapat
terjadi resiko kehilangan atau rusak 0.10 4 0.4 o Pencatatan persediaan barang masih dengan
cara manual sehingga dapat terjadi kehilangan barang
0.025 4 0.1
o Penggajian karyawan berdasarkan kartu absensi
yang dapat mengakibatkan kesalahan 0.05 4 0.2
o Rute ekspedisi yang tidak luas 0.10 4 0.4
o Pengambilan keputusan pihak manajemen tidak
cepat 0.10 3 0.3
Total Kelemahan 0.4 1.5
Titik x : kekuatan – kelemahan = 1.25 - 1.5 = -0.25 Titik y : peluang – ancaman = 1.9 – 0.85 = 1.05
Gambar 3.2-Diagram Analisa SWOT
Kesimpulan :
Posisi PT. Pager Wodjo berada pada kuadran ketiga. Perusahaan memiliki peluang pasar yang sangat besar, tetapi di pihak lain, perusahaan juga harus berhadapan dengan beberapa kendala/kelemahan internal. Fokus strategi yang harus diterapkan PT. Pager Wodjo ini adalah meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik (mendukung strategi turn-around).
Strategi yang perlu dikembangkan oleh perusahaan untuk menjalankan strategi turn-around adalah dengan memanfaatkan peluang
Ancaman
Kelemahan Kekuatan
Peluang
Kuadran 3 (-0.25;1.05)
yang ada dan meminimalkan kelemahan yang ada dalam perusahaan, dengan cara:
• Meningkatkan rute ekspedisi yang lebih luas, bukan hanya di pulau Jawa
• Meningkatkan kualitas sumber daya manusia
• Penggunaan teknologi automatisasi dan jaringan komunikasi untuk mempermudah kegiatan operasional
• Perbaikan atau penggantian terhadap truk lama atau truk yang telah rusak
• Penggunaan teknologi dan sistem informasi untuk meningkatkan pelayanan dan mendukung pengambilan keputusan serta integrasi dengan kantor cabang
• Memperluas kerjasama dengan perusahaan-perusahaan lain
IFAS
EFAS
Strengths (S) o Terdapat sejumlah
pelanggan tetap karena reputasi perusahaan yang baik
o Pemberian harga pengiriman yang lebih murah dari pesaing o Tepat waktu dalam pengiriman barang o Modal yang kuat
o Perawatan truk yang baik oleh bagian Maintenance
Weaknesses (W)
o Kurangnya sumber daya manusia yang terlatih dalam menangani sistem informasi perusahaan
o Penggunaan surat angkut 6 lembar yang dapat terjadi resiko kehilangan atau rusak
o Pencatatan persediaan barang masih dengan cara manual sehingga dapat terjadi kehilangan barang
o Penggajian karyawan berdasarkan kartu absensi yang dapat
mengakibatkan kesalahan o Rute ekspedisi yang tidak luas o Pengambilan keputusan pihak
manajemen tidak cepat Opportunities (O)
o Penggunaan bahan bahar Hybrid yang lebih hemat dan murah
o Peluang untuk membuka cabang di Luar pulau Jawa
o Teknologi dan sistem informasi yang berkembang dengan dinamis untuk mendukung kegiatan perusahaan o Kesempatan untuk
membangun kerjasama dengan perusahaan lain
Maxi-Maxi (SO) o Mempertahankan
pelanggan tetap yang ada dengan memberikan kualitas pelayanan terbaik melalui analisa permintaan pasar
o Menjaga reputasi dan meningkatkan kinerja perusahaan dengan peningkatan kegiatan operasional dan
pemanfaatan sumber daya secara hemat dan tepat o Pengaturan modal agar
dapat dimanfaatkan secara efektif untuk investasi dan pembukaan cabang baru
Mini-Maxi (WO)
o Meningkatkan rute ekspedisi yang lebih luas, bukan hanya di pulau Jawa o Merekrut sumber daya manusia yang
berkualitas
o Penggunaan teknologi automatisasi dan jaringan komunikasi untuk mempermudah dan mendukung kegiatan operasional
o Penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan pelayanan dan mendukung pengambilan keputusan dan integrasi dengan kantor cabang o Memperluas kerjasama dengan
perusahaan lain misalnya untuk perusahaan manufaktur
Threats (T)
o Perubahan harga bahan bakar
o Keamanan yang labil misalnya ada kerusuhan o Perubahan peraturan
pemerintah tentang angkutan jalan o Masuknya perusahaan
dengan jenis usaha yang sama
Maxi-Mini (ST)
o Menetapkan harga tarif yang bersaing sesuai dengan harga bahan bakar o Menjaga dan menjalin
hubungan yang baik dengan pihak luar
Mini-Mini (WT)
o Menekan harga dengan menjaga keseimbangan pasokan bahan bakar dan menggunakan bahan bakar yang hemat dan ramah lingkungan o Meningkatkan penggunaan
teknologi informasi dengan penggunaan aplikasi seperti GPS, DSS, EIS
o Membuat kebijaksanaan untuk perusahaan yang sesuai dengan peraturan pemerintah
Tabel 3.4-Matrik Komposisi Strategi
3.2.2 Analisa Nilai dan Tujuan 3.2.2.1 Strategi dan Budaya
Budaya dalam PT. Pager Wodjo bersifat lintas fungsional dalam interaksinya antara anggota organisasi. Karyawan PT. Pager Wodjo bekerja dimulai dari hari Senin sampai Jumat mulai pukul 08.30-17.00 dan hari Sabtu pukul 08.30-16.00. Masing-masing anggota organisasi memiliki tanggung jawab besar terhadap pekerjaan dan perusahaan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku dalam
perusahaan.
Selain itu, PT. Pager Wodjo memiliki tenaga kerja yang cukup dan berkualitas serta selalu bekerja keras dan memiliki keinginan untuk mempelajari sesuatu yang baru. Karena itu diharapkan tenaga kerja yang dimiliki perusahaan dapat memanfaatkan waktu mereka dengan sebaik-baiknya dan produktif sehingga dapat mencapai tujuan dan mendukung strategi perusahaan.
3.2.2.2 Strategi dan Tujuan
PT. Pager Wodjo memiliki beberapa tujuan/sasaran dalam melaksanakan kegiatan usahanya, yaitu:
1. Tujuan jangka panjang
o Penyebaran rute lokasi pengiriman yang luas
o Perluasan usaha hingga mencapai seluruh Indonesia
o Kesejahteraan semua anggota yang berkepentingan terhadap perusahaan
2. Tujuan jangka pendek
o Peningkatan laba penjualan jasa pengiriman
o Pemberian harga yang bersaing tanpa terpengaruh perubahan harga BBM
o Peningkatan jumlah truk dan modal
o Pemanfaatan teknologi di semua kantor pusat dan cabang
Untuk mencapai tujuan jangka pendek dan panjangnya, maka perusahaan memiliki beberapa strategi untuk mencapainya, yaitu:
1. Mengantarkan barang tepat waktu dengan kondisi yang baik 2. Merekrut dan melatih tenaga kerja yang potensial
3. Menggunakan teknologi dan sistem informasi untuk mendukung kegiatan operasional dan mendukung pengambilan keputusan dan integrasi dengan kantor cabang
4. Melakukan riset pasar untuk mengetahui keadaan yang mempengaruhi kegiatan perusahaan sehingga dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan
5. Menciptakan hubungan baik dengan supplier dan pelanggan 6. Memperluas usaha dengan melakukan kerjasama dengan
perusahaan lain 3.2.3 Analisa Sumber Daya
3.2.3.1 Analisa Value Chain
Berikut ini merupakan gambaran dari analisa value chain dari PT. Pager Wodjo yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa transportasi darat, khususnya jasa angkutan barang melalui jalur darat dengan menggunakan truk (ekspedisi).
Operations : pengawasan, pemeriksaan dan pengiriman barang,
pemeliharaan
Administration and infrastructure :listrik, jaringan kabel telepon, jaringan PC, bangunan (gedung)
Procurement : pembelian alat operasional Technology : alat-alat transportasi dan penyimpanan Human resource management : penyeleksian, perekrutan
Margin Support Activities
Primary Activities Inbound logistics : tenaga kerja, sarana transportasi, barang
dari pelanggan
Outbound logistics:
barang diterima pelanggan
Sales and Marketing:
penentuan tarif, pencatatan penjualan, analisis
penjualan
Services:
pemberian kompensasi
Gambar 3.3-Analisa Value Chain
Aktivitas dalam PT. Pager Wodjo meliputi:
1. Primary activities, yang meliputi:
o Inbound logistics
Dalam hal ini, yang menjadi input dalam kegiatan utama PT.
Pager Wodjo adalah tenaga kerja, sarana transportasi dan barang yang berasal dari pelanggan. Tanpa input tersebut, maka kegiatan utama perusahaan tidak dapat berjalan.
o Operations
PT. Pager Wodjo memiliki kegiatan proses operasinya, yaitu melakukan pengawasan, pemeriksaan barang dari pelanggan, kemudian melakukan pengiriman barang dan pemeliharaan.
o Outbound logistics
Output yang dihasilkan adalah berupa diterimanya barang oleh pelanggan di tempat tujuan.
o Sales and marketing
Kegiatan ini berkaitan dengan penyediaan sarana yang dalam melakukan transaksi yang meliputi penentuan tarif, pencatatan penjualan dan analisa penjualan.
o Services
Kegiatan utama ini adalah memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan dengan pemberian kompensasi apabila terjadi kerusakan terhadap barang yang dikirim.
2. Suppport activities, yang meliputi:
o Procurement
Kegiatan pendukung PT. Pager Wodjo salah satunya adalah kegiatan pembelian. Dalam hal ini, yang dilakukan adalah pembelian terhadap alat operasional perusahaan.
o Product/technology development
Perkembangan teknologi yang mendukung kegiatan operasionalnya sehari-hari, yaitu penggunaan alat-alat transportasi dan penyimpanan barang.
o Human resource management
Dalam hal ini yang perlu dilakukan oleh PT. Pager Wodjo adalah melakukan penyeleksian dan perekrutan karyawan.
o Administration and infrastructure
Hal yang diperlukan perusahaan sebagai alat pendukung administrasi kantor, seperti listrik, jaringan kabel telepon dan PC (personal computer) serta gedung sebagai infrastruktur.
3. Margin yang dimaksudkan adalah pengurangan hasil penjualan keseluruhan terhadap biaya yang dikeluarkan untuk melakukan aktivitas primary dan support.
Hasil dari analisa value chain terhadap PT. Pager Wodjo diperoleh dengan menganalisa setiap aktivitas utama perusahaan dan menemukan orientasi strateginya untuk merumuskan strategi informasi.
Perumusan strategi informasi ini digunakan untuk mendukung setiap aktivitas dalam rantai nilai tersebut, sehingga menghasilkan nilai bagi perusahaan untuk memperoleh profit margin.
3.2.3.2 Penilaian Kinerja
PT. Pager Wodjo telah berpengalaman kurang lebih 37 tahun yang telah memiliki hubungan yang baik dengan para pelanggan dan pemasoknya, serta mencapai pasar ke Surabaya dan Malang. Secara garis besar penilaian kinerja terhadap PT. Pager Wodjo dapat dikatakan cukup baik. Kemajuan yang dicapai PT. Pager Wodjo sampai saat ini adalah perusahaan mampu berkembang dengan baik, terbukti dengan adanya kenaikan tingkat pengiriman sejak tahun 2003-2004 yang mencapai 8 %.
Pengaturan keuangan dalam kegiatan operasional PT. Pager Wodjo berjalan dengan baik dengan arus masuk dan keluar kas perusahaan yang terkendali. Kegiatan penerimaan pesanan, pelayanan dan pengiriman barang dapat dikatakan cukup baik, walaupun terdapat beberapa kesulitan, antara lain: penggunaan surat angkut yang berbentuk kertas yang berjumlah enam rangkap yang memiliki resiko
kehilangan atau rusak. Selain itu manajemen tingkat atas kesulitan dalam melakukan pengambilan keputusan. Terkadang karyawan juga menghadapi kesulitan mengenai masalah mengakses database dengan kata lain mengalami hang. Untuk itu diperlukan perbaikan terhadap kinerja operasionalnya dari sudut pandang bisnis dan teknis.
3.2.3.3 Analisa Product Portfolio
Berdasarkan analisa product portfolio terhadap PT. Pager Wodjo, maka perusahaan dapat digolongkan kedalam kuadran wildcat atau question mark. Karena perusahaan beroperasi dengan tingkat pertumbuhan pasar yang tinggi dan berada pada tingkat pasar yang mature, namun pangsa pasarnya rendah. Pangsa pasar yang rendah
dalam artian memiliki pelanggan kalangan menengah dan atas dan dapat menyediakan jasa yang cukup untuk pelanggan namun cakupan operasional perusahaan masih rendah karena tidak ada perluasan usaha dan perusahaan hanya beroperasi pada lokasi Jakarta-Surabaya-Malang.
Pertumbuhan pasar untuk usaha pengangkutan barang cukup tinggi dan tingkat pertumbuhan ekonomi di pasar cukup tinggi pula.
Untuk itu perusahaan perlu untuk menentukan bagaimana strategi korporat yang terbaik untuk mencapai tingkat yang lebih baik.
3.2.3.4 Analisa Core Competencies
Dalam usahanya untuk tetap menjadi yang terdepan, PT.
Pager Wodjo berusaha bersaing dengan perusahaan pesaingnya dengan mengembangkan dan memanfaatkan kompetensi atau kelebihan yang dimiliki perusahaan. Keunggulan kompetensi yang dimiliki oleh PT.
Pager Wodjo, antara lain: hubungan yang baik dengan pelanggan, tenaga kerja yang loyal, ketepatan waktu pengiriman dan alat transportasi yang baik.
3.3 Tahap Rencana Strategi Informasi
3.3.1 Tahap 0: Menentukan konteks dan ruang lingkup untuk sebuah perencanaan strategi sistem informasi
3.3.1.1 Gambaran Perusahaan dan Permasalahan Yang Dihadapi
PT. Pager Wodjo merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa ekspedisi, yang telah didirikan pada tahun 1968 dan telah menjalankan usahanya selama kurang lebih 37 tahun hingga saat ini.
Rute yang dilalui adalah melalui jurusan Jakarta–Surabaya–Malang.
Jumlah tenaga kerja dalam perusahaan kurang lebih 100 orang. PT.
Pager Wodjo menawarkan jasa pengangkutan dalam berbagai bentuk.
Jasa pengangkutan yang ditawarkan juga meliputi berbagai ukuran. PT.
Pager Wodjo juga melayani pengangkutan barang baik eceran maupun grosiran, tergantung dari permintaan pelanggan. PT. Pager Wodjo dalam kegiatan operasionalnya didukung dengan sistem dan teknologi informasi yang masih sederhana. Perusahaan menggunakan software yang mendukung aplikasi fungsional serta dilengkapi dengan hardware yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Namun perusahaan mengalami beberapa masalah dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Misalnya dalam penggunaan surat angkut yang menggunakan 6 rangkap yang mungkin beresiko
terhadap kehilangan atau kerusakan karena perusahaan belum terintegrasi dengan kantor cabang. Selain itu penggunaan sistem dan teknologi informasi belum sepenuhnya efektif. Masalah lain adalah mengenai masalah penagihan yang terkadang tidak tepat waktu.
Pencatatan terhadap persediaan juga masih dilakukan secara manual serta pengambilan keputusan yang tidak cepat. Untuk itu, perusahaan perlu mengambil langkah strategis dengan menerapkan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah dalam perusahaan. Selain itu perlu dilakukan beberapa perbaikan untuk meningkatkan kinerja organisasi, selain perbaikan dan penambahan dalam hal teknis.
3.3.1.2 Visi, Misi, Tujuan dan Strategi Visi
Visi dari PT. Pager Wodjo adalah menjadi perusahaan ekspedisi nomor satu yang memberikan pelayanan optimal dengan armada-armada yang handal kepada pelanggan dan menciptakan serta memelihara nilai kekeluargaan dalam budaya organisasi.
Misi
PT. Pager Wodjo yang bergerak dalam bidang jasa transportasi darat, yaitu pengangkutan barang dengan menggunakan truk (ekspedisi) yang memiliki sejumlah misi, antara lain:
o Menggunakan teknologi yang tepat dan sesuai untuk mencapai visi perusahaan
o Mengoptimalkan pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan
Tujuan
PT. Pager Wodjo memiliki beberapa tujuan/sasaran dalam melaksanakan kegiatan usahanya, yaitu:
1. Tujuan jangka panjang
o Penyebaran rute lokasi pengiriman yang luas
o Perluasan usaha hingga mencapai seluruh Indonesia
o Kesejahteraan semua anggota yang berkepentingan terhadap perusahaan
2. Tujuan jangka pendek
o Peningkatan laba penjualan jasa pengiriman
o Pemberian harga yang bersaing tanpa terpengaruh perubahan harga BBM
o Peningkatan jumlah truk dan modal
o Pemanfaatan teknologi di semua kantor pusat dan cabang Strategi
Perusahaan memiliki beberapa strategi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yaitu:
1. Mengantarkan barang tepat waktu dengan kondisi yang baik 2. Merekrut dan melatih tenaga kerja yang potensial
3. Menggunakan teknologi dan sistem informasi untuk mendukung kegiatan operasional dan mendukung pengambilan keputusan dan integrasi dengan kantor cabang
4. Melakukan riset pasar untuk mengetahui keadaan yang mempengaruhi kegiatan perusahaan sehingga dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan
5. Menciptakan hubungan baik dengan supplier dan pelanggan 6. Memperluas usaha dengan melakukan kerjasama dengan
perusahaan lain
3.3.1.3 Struktur Organisasi, Wewenang, Tugas dan Tanggung Jawab Struktur organisasi yang terdapat pada PT. Pager Wodjo dapat digambarkan sebagai berikut:
Manajer Umum
Penjualan Keuangan SDM
Direktur utama
Administrasi
Penjualan Operasional Kasir Kolektor Akuntansi Pembelian Gudang
Maintenance
Personalia
Gambar 3.4-Struktur Organisasi PT. Pager Wodjo
Wewenang, tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan dari masing-masing bagian pada PT. Pager Wodjo adalah sebagai berikut :
1. Wewenang dan tanggung jawab Direktur Utama
a. Memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan dan pengarahan kegiatan perusahaan.
b. Berhak memutuskan untuk melakukan kerjasama dengan pihak luar yang terkait.
c. Menentukan kebijakan harga jual atau harga pengiriman.
d. Memberikan penilaian kepada seluruh karyawan.
e. Menyetujui pengeluaran dengan pertimbangan yang bijaksana.
2. Wewenang dan tanggung jawab Manajer Umum
a. Memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan.
b. Berhak meminta laporan kepada bagian-bagian yang terkait.
c. Memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan, memberikan persetujuan dan penolakan atas pengeluaran uang perusahaan.
d. Bertanggung jawab atas kemacetan pembayaran piutang.
3. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Penjualan
a. Menerima data dari divisi lain maupun staf di bawahnya untuk diperiksa dan dianalisa kebenarannya kemudian secara berkala dilaporkan atau didiskusikan dengan pihak manajemen perusahaan.
b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran arus data dari satu bagian ke bagian lain secara administrasi. Apabila terjadi
hambatan terhadap arus data tersebut harus dilakukan penyelesaian dalam waktu sesingkat-singkatnya.
c. Bertugas untuk menyajikan laporan penjualan secara tepat waktu dan bertanggung jawab atas keakuratan data pada setiap akhir bulan berikutnya.
d. Berwenang menentukan harga jual yang sesuai dengan kesepakatan dan persetujuan pihak manajemen yang terlibat.
e. Berwenang untuk memberi tugas dan kewajiban kepada bawahannya, selama tugas dan kewajiban tersebut masih termasuk dalam ruang lingkup tanggung jawabnya.
f. Menyusun dan menetapkan perencanaan target penjualan yang ingin dicapai oleh perusahaan.
4. Wewenang dan tanggung jawab Administrasi Penjualan
a. Membuat SA (Surat Angkut) dan mendistribusikan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
b. Menerima order dan aktif menarik pelanggan serta menjawab pertanyaan pelanggan sehubungan dengan tarif perusahaan maupun persoalan pelanggan.
c. Menerima dan mengentri data pelanggan yang baru mendaftar.
d. Merespon keluhan pelanggan atas pelayanan jasa perusahaan.
e. Menindaklanjuti persoalan keluhan-keluhan maupun klaim dari pelanggan.
f. Surat menyurat dengan pihak intern maupun ekstern perusahaan.
5. Wewenang dan tanggung jawab Operasional
a. Bertugas mengendalikan dan mengawasi terhadap SA (Surat Angkut) yang sudah dikirim, melakukan pengecekan dengan DM (Daftar Muatan) sesuai dengan nomor truk.
b. Mengontrol dan mendistribusikan titipan dokumen dari kantor cabang Surabaya dan Malang.
c. Menginventarisir SA (Surat Angkut) yang belum kembali dari Surabaya maupun Malang. Jika memang terdapat SA yang hilang atau belum kembali segera menindaklanjuti dengan mengecek bagian-bagian yang berkepentingan kemudian melaporkannya kepada Manajer Penjualan.
d. Mengarsipkan SA (Surat Angkut).
e. Membuat DM (Daftar Muatan).
6. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Keuangan
a. Menerima data dari divisi lain maupun staf di bawahnya untuk diperiksa dan dianalisa kebenarannya kemudian secara berkala dilaporkan atau didiskusikan dengan pihak manajemen perusahaan.
b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran arus data dari satu bagian ke bagian lain secara administrasi. Apabila terjadi hambatan atas arus data tersebut, maka harus dilakukan penyelesaian dalam waktu sesingkat-singkatnya.
c. Bertugas untuk menyajikan laporan keuangan secara tepat waktu dan bertanggung jawab atas keakuratan data pada setiap akhir bulan berikutnya.
d. Manajer keuangan wajib melaporkan kepada manajemen perusahaan bila terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam proses transaksi secara sengaja maupun tidak sengaja agar dapat dilakukan pencegahan sedini mungkin.
e. Berwenang untuk memberi tugas dan kewajiban kepada bawahannya, selama tugas dan kewajiban tersebut masih termasuk dalam ruang lingkup tanggung jawabnya.
f. Wajib menjaga kerahasiaan dokumen-dokumen perusahaan dan bisa memilah-milah dokumen-dokumen yang hanya dapat dilihat oleh yang berhak.
7. Wewenang dan tanggung jawab Kasir
a. Menerima kas dan membuat voucher dari transaksi:
i. Penjualan tunai
ii. Hasil penagihan Jakarta melalui seksi penagihan iii. Penagihan petty cash
iv. Penerimaan kas dan transaksi lain
b. Mengeluarkan kas dan membuat voucher untuk kegiatan sebagai berikut :
i. Operasional sehari-hari sesuai dengan persetujuan pimpinan perusahaan
ii. Pengeluaran lainnya sesuai dengan persetujuan pimpinan perusahaan
c. Mempersiapkan semua pembayaran cek/giro setelah mendapat persetujuan dari pimpinan perusahaan dan telah diperiksa kebenarannya oleh bagian Akuntansi.
d. Mencatat mutasi hutang piutang semua pegawai maupun karyawan perusahaan.
8. Wewenang dan tanggung jawab Kolektor a. Melakukan penagihan.
b. Bertanggung jawab atas keutuhan uang hasil penagihan yang harus diserahkan ke perusahaan.
c. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan maupun pihak perusahaan.
9. Wewenang dan tanggung jawab Akuntansi
a. Mencatat (input computer) dan menginventarisir seluruh penjualan Jakarta, Surabaya dan Malang melalui dokumen SA (Surat Angkut) atau DM (Daftar Muatan) yang diterima dari bagian kasir.
b. Mencatat data pembayaran atau pelunasan dari pelanggan melalui beberapa sumber data yang harus diperiksa, yaitu :
i. Hasil penagihan yang masuk ke Kas Jakarta ii. Hasil penagihan yang masuk ke Bank (BCA) iii. Hasil penagihan melalui kantor cabang Surabaya iv. Hasil penagihan melalui kantor cabang Malang
c. Melakukan pencatatan terhadap mutasi kas yang ada di Jakarta, Surabaya dan Malang.
d. Atas hasil pekerjaan-pekerjaan di atas, staf Akuntansi bertugas melengkapi dan menyajikan kepada atasannya yang antara lain berupa saldo piutang dagang dan utang dagang serta laporan keuangan.
e. Mencatat tagihan kantor pusat kepada kantor cabang Surabaya dan Malang.
f. Membuat rekonsiliasi bank pada setiap akhir bulan.
g. Membuat pembukuan penerimaan dan pengeluaran bank.
10. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Maintenance
a. Menerima data dan laporan mengenai pembelian dan persediaan.
b. Berwenang untuk melakukan perencanaan terhadap persediaan dan pembelian untuk keperluan operasional perusahaan.
c. Manajer Maintenance wajib melaporkan kepada manajemen perusahaan bila terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam operasional secara sengaja maupun tidak sengaja agar dapat dilakukan pencegahan sedini mungkin agar tidak terjadi hal- hal yang merugikan perusahaan.
d. Berwenang untuk memberi tugas dan kewajiban kepada bawahannya, selama tugas dan kewajiban tersebut masih termasuk dalam ruang lingkup tanggung jawabnya.
11. Wewenang dan tanggung jawab Pembelian
a. Melakukan pembelian kebutuhan persediaan perusahaan, seperti truk dan spare parts.
b. Melakukan penyeleksian untuk memilih pemasok.
c. Membuat laporan mengenai pembelian.
d. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan maupun pihak perusahaan.
12. Wewenang dan tanggung jawab Gudang
a. Bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengelola persediaan spare parts dan aset lain perusahaan agar digunakan sesuai dengan kebutuhan operasional.
b. Bertanggung jawab untuk memelihara dan melakukan perbaikan terhadap truk yang rusak.
c. Menganalisa dan membuat laporan mengenai persediaan yang ada di gudang.
d. Mengawasi penggunaan persediaan dengan bijaksana.
e. Menjaga keamanan dan kerapihan penempatan persediaan di gudang.
f. Mencatat pembelian dan pemakaian spare parts sesuai dengan Nomor Polisi Truk, juga mencatat pembelian dan pemakaian spare parts dari cabang Surabaya dan Malang.
13. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Sumber Daya Manusia
a. Berwenang untuk mengawasi pelaksanaan kebijakan dan prosedur yang menyangkut kepegawaian.
b. Menjaga hubungan kerjasama yang baik antar karyawan dan pihak luar.
c. Mengawasi jalannya kelancaran pembayaran pendapatan karyawan serta perhitungan pajak karyawan yang benar.
14. Wewenang dan tanggung jawab Personalia
a. Melakukan seleksi dan perekrutan terhadap calon pegawai dan melakukan penempatan dan pemberhentian pegawai dari posisinya.
b. Melakukan input terhadap data karyawan perusahaan.
c. Mengatur dan menghitung pembagian gaji, bonus dan tunjangan karyawan.
d. Memberikan laporan mengenai kepegawaian.
3.4.1.4 Area Bisnis, Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis
Area fungsi merupakan fungsional utama dalam perusahaan yang menjalankan aktivitas bisnis perusahaan. Dalam setiap area fungsi memiliki fungsi bisnis yang menggambarkan aktivitas di dalam perusahaan yang berguna untuk mendukung pencapaian visi perusahaan di masa yang akan datang. Area bisnis, fungsi bisnis dan proses bisnis ini merupakan hirarki fungsional. Dalam proses bisnis menggambarkan tindakan-tindakan spesifik yang dilakukan secara bertahap. Tabel
berikut ini menggambarkan kegiatan bisnis yang dilakukan oleh PT.
Pager Wodjo.
Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses Bisnis
Menganalisa hasil penjualan per tahun
Mencari informasi market growth dan market share
Mencari informasi harga pesaing Membuat target penjualan Perencanaan
Penjualan
Membuat strategi penjualan
Menerima order pengangkutan dari pelanggan Merumuskan tarif pengangkutan
Mencatat data pelanggan Membuat Surat Angkut (SA) Merespon keluhan pelanggan Administrasi
Penjualan
Membuat laporan penjualan
Menerima SA dari bagian administrasi penjualan Membuat Daftar Muatan (DM)
Melakukan pengecekan DM dan SA Pembuatan Daftar
Muatan
Membuat laporan DM
Mengecek kondisi barang yang akan dikirim dan kondisi truk
Mengirimkan barang ke pelanggan dan mencatat biaya operasional
Penjualan
Pengangkutan Barang
Memberikan bukti SA
Melakukan analisa laporan keuangan per tahun Perencanaan
Keuangan Menyusun anggaran keuangan Mencatat penerimaan kas Mencatat pengeluaran kas Mencatat mutasi utang piutang Pencatatan Aliran
Kas
Membuat laporan SA yang sudah lunas Menyusun daftar penagihan yang telah jatuh tempo dari bagian kasir
Melakukan penagihan
Menerima pembayaran piutang dari pelanggan Penagihan
Mempersiapkan jurnal untuk dibukukan
Membukukan penerimaan dan pengeluaran kas Membukukan piutang, utang, biaya pajak, biaya operasional dan biaya gaji
Keuangan
Pembukuan
Melakukan posting buku besar
Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses Bisnis
Melakukan pengecekan aliran kas dan pembukuan
Membuat laporan keuangan Melakukan seleksi pemasok Membuat pesanan pembelian
Melakukan pembelian truk dan kebutuhan operasional lain
Pembelian alat-alat operasional
Membuat laporan pembelian
Mencatat pemakaian dan pembelian spare parts Menyimpan dan mengatur spare parts
Pengadaan Spare Parts
Membuat laporan persediaan
Memeriksa kondisi truk 2 kali dalam 1 bulan Maintenance
Pemeliharaan
Memperbaiki truk yang rusak
Menyebarkan berita lowongan pekerjaan Melakukan wawancara dan menyeleksi calon karyawan
Merekrut karyawan Perekrutan
Karyawan
Mencatat data karyawan
Mencatat waktu masuk karyawan Mencatat waktu pulang karyawan
Mencatat keterlambatan, ketidakhadiran dan jam lembur
Pengaturan Absensi
Membuat laporan absensi karyawan Menyiapkan data karyawan
Menyiapkan data absensi Sumber Daya
Manusia
Penggajian Karyawan
Menentukan gaji
Tabel 3.5-Area Bisnis, Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis
Subyek data
Subyek data terdiri dari sekumpulan entitas yang menjadi sumber bagi data yang dibutuhkan di dalam sistem yang dikelompokkan menjadi suatu kelompok tertentu. Berikut ini adalah subyek data dalam PT. Pager Wodjo, yaitu:
69 o Pesaing
o Pelanggan
o Tarif pengangkutan o Surat Angkut o Daftar Muatan o Kas
o Piutang o Utang o Biaya Pajak o Biaya Operasional o Pemasok
o Pesanan pembelian
o Truk
o Persediaan spare parts o Karyawan
o Absensi o Biaya Gaji
3.3.2 Tahap 1: Menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung
Setelah menentukan konteks dan ruang lingkup, maka langkah perencanaan strategi berikutnya adalah dengan menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung yang dibutuhkan oleh PT. Pager Wodjo.
3.3.2.1 Persiapan mengumpulkan informasi (Tahap 1.2)
Pada tahap persiapan mengumpulkan informasi, dilakukan perolehan data mengenai aset teknologi dan aplikasi yang digunakan dalam perusahaan saat ini. PT. Pager Wodjo memiliki beberapa aset teknologi informasi dalam menjalankan kegiatannya walaupun masih terbatas pada tugas-tugas dasar seperti menginput data, mencari data, menyimpan data, kalkulasi data dan pembuatan laporan. Jadi teknologi yang digunakan masih bersifat sederhana. Teknologi yang digunakan oleh perusahaan saat ini dapat dilihat seperti pada tabel berikut.
Tabel 3.6-Aset Teknologi Informasi
Lokasi Jumlah Komputer Spesifikasi Hardware
Server 1 PC Processor intel pentium IV 2.8 GHz Memory 512 MB
Hard Disk internal 80 GB Hard Disk eksternal 40 GB UPS 600 VA
Direktur Utama 1 Laptop Compaq 14”
Intel Centrino 1.5 GHZ Hard Disk Internal 40 GB Memory 256 MB
DVD-CDRW
Penjualan 1 PC Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB
Hard Disk internal 20 GB LQ 2170 Epson
UPS 600 VA
Operasional 1 PC Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB
Hard Disk internal 20 GB LQ 2170 Epson
UPS 600 VA
Keuangan 2 PC Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB
Hard Disk internal 20 GB LQ 1170 Epson (1 buah) LX 300 (2 buah)
Fax Panasonic (2 buah) UPS 600 VA (2 buah)
Akuntansi 1 PC Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB
Hard Disk internal 20 GB LQ 2170 Epson (1 buah) Fax Panasonic (1 buah) UPS 600 VA (1 buah)
Personalia 1 PC Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB
Hard Disk internal 20 GB LQ 2170 Epson
UPS 600 VA
Aplikasi Status Plan-P
Develop-D Live-L
Thn pertama digunakan
HW / SW User interface
Penjualan L 2004
Pent IV Windows XP
Linkware
Interaktif
Operasional L 2004
Pent IV Windows XP
Linkware
Interaktif
Keuangan
L 2004 Pent IV Windows XP
Linkware
Interaktif
Akuntansi L 2004
Pent IV Windows XP
Linkware
Batch
Personalia
L 2004 Pent IV Windows XP
Linkware
Interaktif
Tabel 3.7-Aplikasi Saat Ini
3.3.2.2 Menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung(Tahap1.3) 3.3.2.2.1 Analisa Strategi Sistem Informasi
Dalam tahapan menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung dilakukan melalui analisa strategi sistem informasi. Analisa strategi sistem informasi diperoleh dari analisa hasil wawancara dengan manajemen perusahaan.
Analisa strategi sistem informasi yang dilakukan terdiri dari:
Fungsi Bisnis yang menjelaskan fungsional bisnis perusahaan.
Tujuan menggambarkan sasaran yang telah ditentukan oleh fungsi yang ingin dicapai dari tiap divisi perusahaan.
Critical Success Factor (CSF) menampilkan faktor-faktor
yang sangat mempengaruhi keberhasilan maupun kegagalan dalam fungsi manajemen untuk mencapai tujuan.
Eksternal/Internal mengindikasikan apakah CSF berhubungan dengan masalah internal atau eksternal organisasi.
Pengaruh mengindikasikan apakah orang yang diwawancara secara langsung mempengaruhi CSF.
Ukuran kinerja membantu dalam hal pelaksanaan fungsi bisnis, mengetahui tingkat sejauh mana keberhasilan telah dicapai atau kegagalannya.
Informasi bisnis dan pendukung menjelaskan informasi bisnis yang terkait dan kebutuhan dukungan berdasarkan analisa kita terhadap kategori di atas.
Priority merupakan kategori dari kebutuhan bisnis yang
yang diidentifikasi sebelumnya dan dinilai prioritasnya dari sudut pandang bisnis dan terlepas dari ketentuan- ketentuan saat ini.
Analisa strategi sistem informasi pada PT. Pager Wodjo dapat digambarkan dengan tabel seperti di bawah ini.
73
Fungsi Tujuan/Sasaran CSF Eks/
Int
Peng aruh
Ukuran Kinerja (KPI)
Informasi bisnis dan kebutuhan pendukung
Prior ity
Perencanaan penjualan
Membuat target dan strategi untuk meningkatkan penjualan
yang ingin dicapai perusahaan
o Melakukan analisa hasil penjualan o Melakukan analisa
kinerja perusahaan o Evaluasi informasi pasar, penjualan dan keuangan
Int &
Eks Y
o Pencapaian dan peningkatan hasil penjualan sebesar target yang telah ditetapkan
Laporan penjualan, informasi permintaan
pasar, informasi keuangan
H
Administrasi penjualan
Melakukan proses administrasi dan
mengelola data penjualan dengan cepat
dan baik
o Negosiasi yang baik dengan pelanggan o Penetapan harga yang
lebih murah o Melakukan input
dengan benar
Int &
Eks Y
o Kesesuaian transaksi penjualan dengan laporan penjualan o Permintaan pelanggan
terpenuhi
o Tidak ada keluhan pelanggan
Pelayanan jasa yang baik dan permintaan
pasar, informasi harga pesaing, laporan penjualan
H
Pembuatan daftar muatan
Membuat daftar muatan dan memastikan ketepatan waktu dan kualitas pengangkutan
o Pengaturan yang baik terhadap waktu pengangkutan dan pengecekan kualitas dan kuantitas barang dengan teliti
Int Y
o Truk yang diberangkatkan tepat waktu dan kuantitas dan kualitas barang dalam kondisi baik
Informasi waktu pengangkutan, daftar
pengangkutan, informasi penggunaan truk dan
barang
H
Pengangkutan barang
Melakukan proses pengiriman barang yang
tepat waktu
o Ketersediaan truk yang cukup
o Bahan bakar tersedia
Int Y
o Barang sampai pada tempatnya tepat waktu dan dalam keadaan yang baik
Jumlah barang yang akan dikirim, kapasitas dan kualitas
truk, rute pengiriman H
Perencanaan keuangan
Memantau seluruh penerimaan dan pengeluaran kas serta
menyusun anggaran
o Analisa laporan keuangan
o Evaluasi informasi keuangan
Int Y
o Laporan keuangan yang dihasilkan tepat waktu dan data keuangan yang terjamin kebenarannya
Berkas aliran kas dan susunan anggaran M
74
Fungsi Tujuan/Sasaran CSF Eks/
Int
Peng aruh
Ukuran Kinerja (KPI)
Informasi bisnis dan kebutuhan pendukung
Prior ity
Pencatatan aliran kas
Menyediakan data penerimaan dan pengeluaran kas dan mengelola catatan biaya
agar tidak terjadi penyimpangan
o Ketelitian dalam melakukan pencatatan keuangan
o Alat bantu seperti sistem aplikasi pencatatan
Int Y
o Pengeluaran dan penerimaan kas yang terorganisir dengan baik
o Kesesuaian dengan laporan keuangan
Nota penerimaan kas dan nota pengeluaran
kas
H
Penagihan
Melakukan penagihan terhadap piutang yang
jatuh tempo
o SDM dan kemampuan untuk melakukan penagihan dengan baik
Int Y o Piutang usaha yang berhasil ditagih tepat waktu
Surat tagih, data pelanggan yang akan
ditagih
M
Pembukuan
Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan posting buku besar dengan melakukan
pembukuan terhadap seluruh transaksi
o Analisa hasil pembukuan
o Kesesuaian transaksi keuangan dengan hasil pembukuan
Int Y
o Laporan pembukuan yang dihasilkan tepat waktu dan sesuai dengan berkas keuangan
Informasi transaksi semua nama akun
dan tanggal jatuh tempo
H
Pembelian alat- alat operasional
Mengurus kegiatan pembelian yang diperlukan agar tidak
terjadi over capacity
o Pemilihan pemasok yang memiliki kualitas yang baik
o Ketelitian bagian pembelian dalam memilih
Int &
Eks Y
o Alat angkutan dan material yang baik dan memenuhi kebutuhan perusahaan
Permintaan persediaan dari gudang, kualitas dan
kuantitas barang, harga truk, informasi
penjual
M
Pengadaan spare parts
Mengurus pembelian, pemakaian dan penyimpanan spare
parts yang dimiliki perusahaan
o Pengaturan kondisi gudang yang baik dan terawat
o Pengawasan kuantitas dan kualitas spare parts
Int Y
o Inventaris perusahaan yang tersimpan dan terjaga dengan baik dan jumlah yang sesuai
Jumlah spare parts yang dibutuhkan,
informasi harga barang
H
75
Fungsi Tujuan/Sasaran CSF Eks/
Int
Peng aruh
Ukuran Kinerja (KPI)
Informasi bisnis dan kebutuhan pendukung
Prior ity
Pemeliharaan
Memeriksa kondisi truk dan memperbaiki truk
yang rusak
o Kemampuan karyawan dalam memelihara kondisi truk o Perawatan dan
pemeliharaan kondisi truk secara konsisten
Int Y
o Truk yang dapat beroperasi dengan baik dan dapat digunakan dalam waktu yang lama
Jadwal pengecekan kondisi truk dan pemakaian spare
parts
H
Perekrutan karyawan
Mengadakan seleksi dan perekrutan karyawan
yang berkompeten
o Melakukan wawancara untuk menentukan kriteria pemilihan calon karyawan secara ketat dan selektif
Int &
Eks Y
o Kinerja karyawan yang baik dalam menjalankan proses bisnis
Latar belakang calon tenaga kerja, pengalaman, fasilitas
training
M
Pengaturan absensi
Menilai kinerja karyawan dengan menentukan absensi
karyawan
o Pengisian absensi
dengan baik dan benar Int Y
o Absensi karyawan yang penuh dan peningkatan kinerja karyawan
Kegiatan tenaga kerja, jam masuk,
jam pulang, jam lembur, keterlambatan
M
Penggajian karyawan
Memberikan gaji dan tunjangan yang sesuai
dengan kinerja karyawan
o Analisa laporan absensi dan kinerja karyawan dan penetapan kebijakan gaji yang sesuai terhadap karyawan
Int Y o Peningkatan kinerja dan kepuasan karyawan
Kehadiran tenaga kerja dan laporan kinerja karyawan serta kondisi sosial
tenaga kerja
M
Keterangan : H : High Eks : Eksternal Y : Ya
M : Medium Int : Internal Tabel 3.8-Analisa Strategi Sistem Informasi
3.3.2.2.2 Konsolidasi Informasi dan Kebutuhan Pendukung
Konsolidasi dan kebutuhan pendukung pada tahap ini mendeskripsikan aplikasi yang terdapat pada perusahaan saat ini dan sumbernya. Tabel ini diperoleh dengan wawancara dengan sumber yang langsung menggunakan aplikasi tersebut.
Nama nara sumber ini diberi dengan inisial.
Pada saat ini, aplikasi yang ada pada perusahaan hanya berada pada tingkatan transaksi dan pendukung kebutuhan saja. Karena aplikasi yang ada saat ini dilakukan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan secara sederhana.
Pada kolom judul menerangkan aplikasi apa saja yang ada di perusahaan saat ini dan dideskripsikan kegunaan dari aplikasi tersebut pada kolom deskripsi. Inisial merupakan inisial nama dari nara sumber. Prioritas diberikan oleh nara sumber tersebut, apakah aplikasi tersebut penting atau tidak terhadap bisnis perusahaan. Pada kolom sumber dan basis keuntungan merupakan gambaran sumber data dari aplikasi tersebut. Selengkapnya, konsolidasi informasi bisnis, kebutuhan pendukung dan prioritas pada PT. Pager Wodjo dapat dilihat pada tabel berikut ini.
77 Informasi/kebutuhan pendukung Sumber
Ref Judul Deskripsi Inisial
Prty H/M
/L
Joint prty H/M/L
Sumber dan basis keuntungan bisnis yang potensial
PLANNING & ANALYSIS
MONITORING & CONTROL NEEDS TRANSACTION AND SUPPORT NEEDS
AP 17 Aplikasi Penjualan
Pengumpulan data untuk
melakukan transaksi penjualan F M M data transaksi penjualan dengan pembuatan surat angkut yang diolah ke dalam database AP 18 Aplikasi
Operasional
Pengumpulan data untuk mendukung kegiatan pembelian, pengangkutan dan pemeliharaan
AN H H
data mengenai surat angkut untuk membuat daftar muatan dan dimasukkan ke dalam
database AP 19 Aplikasi
Keuangan
Pengumpulan data untuk
melakukan transaksi keuangan L L L data keuangan untuk pencatatan tansaksi keuangan yang diolah ke dalam database AP 20 Aplikasi
Akuntansi
Pengumpulan data untuk
melakukan pembukuan L M M data nama-nama akun yang diposting ke buku besar
AP 21 Aplikasi Personalia
Pengumpulan data untuk
mendukung kegiatan personalia Y L L data karyawan yang diinput ke database
Keterangan : H : High L : Low
M : Medium Prty : Priority
Tabel 3.9-Konsolidasi Informasi Bisnis dan Kebutuhan Pendukung (CBINS)
3.3.3 Tahap 2: Membangun arsitektur informasi dan pilihan-pilihan untuk solusi
Pada tahap 2 dilakukan kegiatan dengan tahapan berikut ini yang bertujuan untuk menganalisa arsitektur informasi sebagai dasar pengembangan jangka panjang.
3.3.3.1 Menilai status aplikasi dan teknikal teknologi informasi saat ini dan menyesuaikan dengan kebutuhan (Tahap 2.1)
Untuk menilai status aplikasi saat ini pada PT. Pager Wodjo, terlebih dahulu kita menentukan aplikasi yang ada pada perusahaan saat ini yang diperoleh dari tahap sebelumnya yaitu tahap 1.3 pada tabel 3.9- konsolidasi informasi bisnis dan kebutuhan pendukung (CBINS).
. Kemudian dilakukan penilaian dengan memberikan kuisioner untuk mengetahui kepuasan dan kondisi aplikasi menurut user yang menggunakan aplikasi tersebut dalam perusahaan. Setelah itu, penilaian tersebut dilakukan dengan analisa audit grid, dimana setiap aplikasi dinilai berdasarkan nilai bisnis dan kualitas teknisnya. Hasil analisa audit grid tersebut merupakan analisa rinci dari penilaian terhadap
aplikasi yang ada pada perusahaan saat ini.
Berikut ini akan digambarkan tabel aplikasi yang ada dalam PT.
Pager Wodjo serta tabel penilaian terhadap aplikasi tersebut.
