TABEL 4.4 Tabel Analisa Prosedur
4. Menganalisis dan perancangan database
Analisis yang dilakukan selanjutnya adalah analisa
penyimpanan data atau perancangan database sistem informasi akuntansi atas pengeluaran dana pinjaman anggota. Prosedur penyimpanan data yang dilakukan oleh koperasi masih disimpan secara manual dengan cara mengumpulkan dokumen-dokumen
82
yang digunakan pada setiap transaksi kemudian disimpan pada suatu tempat menggunakan box file.
Dengan analisis yang dilakukan, peneliti melihat beberapa kendala yang membuat koperasi mengalami kesulitan dalam kegiatan operasional seperti:
1. Kesulitan dalam melakukan penyimpanan data dan dokumen yang digunakan.
2. Memerlukan tempat yang luas untuk menyimpan dokumen dan data yang telah digunakan.
3. Membutuhkan waktu yang lama untuk menemukan dokumen.
Melihat permasalahan yang dihadapi oleh koperasi peneliti melakukan sebuah perancangan dengan membuat sebuah database atau tempat penyimpanan data yang berbasis komputer, perancangan database menggunakan software Microsoft Office
Acces.
Database yang dirancang dapat memudahkan pengurus
koperasi dalam menjalankan kegiatan operasional, database yang dirancang memiliki sebuah primary key, dimana primery key tersebut adalah sebuah penghubung suatu tabel dengan tabel yang lain. Primary key yang digunakan memiliki sebuah keunikan dan memerikan kemudahan dalam hubungan antar tabel. Primary key yang digunakan antara lain : No Anggota, Id Pengurus, No Pinjaman.
Hubungan atau relationship antar tabel yang satu dengan tabel yang lain menggunakan sebuah primary key, dimana primary key yang ada dapat membantu menguhubungkan dan memudahkan dalam mengakses data di sebuah tabel. Berikut hubungan atau
83
relationship antara beberapa tabel yang dibangun oleh peneliti berdasarkan primary key.
Gambar 4.10 Gambar Relationship Tabel
Perancangan database dibuat menggunakan beberapa tabel yang telah disesuaikan dengan kebutuhan koperasi, tabel tersebut terdiri dari beberapa record yang mempunyai data dan informasi yang saling berkaitan dan memudahkan pengurus dalam melakukan kegiatan operasional pinjaman. Berikut perancangan tabel-tabel yang ada dalam database :
84
Gambar 4.11 Gambar Login
Pada tahap ini pengurus koperasi harus melakukan input password yang sudah ditentukan, password yang ada digunakan sebagai sebuah pengendalian akses yang dibuat oleh penulis, dimana tidak semua pengurus koperasi dapat membuka database yang ada, hanya fungsi tertentu yang dapat melihat database dan melakukan perubahan data.
85
Gambar 4.12 Gambar Tabel Anggota
Pada tabel anggota terdapat beberapa kolom atau record yang dirancang oleh peneliti antara lain : No anggota, Nama Anggota, Alamat Anggota, No. Telepon, Pekerjaan, Instansi, Alamat instansi, Telepon Instansi, No KTP, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Status Anggota. Pada tabel anggota yang menjadi primary key adalah No. Anggota.
No anggota diperoleh melalui penomeran sesaui dengan pendaftaran anggota pada saat pengisisan formulir anggota, Nama Anggota, Alamat Anggota, No. Telepon, Pekerjaan, Instansi, Alamat instansi, Telepon Instansi, No KTP, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin di peroleh melalui dokumen pada saat pengisisan formulir anggota sedangkan untuk Status Anggota diperoleh sesuai dengan jumlah simpanan dan ditentukan oleh pengurus.
Tabel anggota ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan informasi mengenai data anggota koperasi, data anggota koperasi yang ada dapat membantu pengurus dalam melaksanakan kegiatan pinjaman dana.
86
Gambar 4.13
Gambar Tabel Detail Simpanan
Perancangan tabel detail simpanan berisi atas beberapa kolom atau record antara lain : No anggota, No Transaksi, No Jenis Simpanan, Tanggal Simpanan, Debet, Kredit, Saldo, Id Pengurus. Pada tabel detail simpanan yang menjadi primary key adalah No. Anggota.
No anggota diperoleh pada saat penginputan data anggota, No Transaksi didapatkan sesuai dengan urutan transaksi simpanan yang dilakukan, No Jenis Simpanan didapatkan sesuai dengan simpanan apa yang dilakukan oleh anggota, Tanggal Simpanan diperoleh sesuai dengan tanggal yang ada, Debet, Kredit dan Saldo sesaui dengan perhitungan jumlah dana yang disimpan dan dikelurkan anggota, Id Pengurus diperoleh berdasarkan siapa yang melaksanakan penginputan data simpanan. Pada tabel detail simpanan yang menjadi primary key adalah No. Anggota
Tabel detail simpanan digunakan sebagai tempat penyimpan informasi atas data simpanan yang dilakukan oleh anggota, tabel ini digunakan pengurus untuk mengetahui berapa jumlah simpanan yang dimiliki oleh anggota serta
87
sebagai pengambilan keptusan berapa jumlah pinjaman dana yang dapat diberikan kepada anggota jika melakukan pinjaman karena pinjaman yang diberikan berdasarkan jumlah simpanan yang dimiliki oleh anggota.
Gambar 4.14 Gambar Tabel Pinjaman
Perancangan tabel pinjaman berisi atas beberapa kolom atau record antara lain : No. Pinjaman, No anggota, Tanggal Pinjaman, Keterangan, Lama Pinjaman, Pinjaman, Bunga, Administrasi, Tabungan, Asuransi, Angsuran. Pada tabel pinjaman yang menjadi primary key adalah No. Pinjaman.
No. Pinjaman didapatkan pada saat anggota melaksanakan pinjaman sesuai dengan nomer urut, No anggota didapatkan sesuai dengan penginputan anggota, Tanggal Pinjaman sesuai keterjadian pinjaman berlangsung, Keterangan didapatkan sesuai dengan inputan, Lama Pinjaman diperoleh berdasarkan inputan dokumen pinjaman, Pinjaman didapatkan sesuai dengan inputan dokumen pinjaman, Bunga disesuaikan dengan jumlah pinjaman
88
yangh ada, Administrasi disesuaikan dengan jumlah pinjaman yang ada, Tabungan diperoleh pada saat pengisisan dokumen simpanan dan pinjaman, Asuransi didapatkan sesuai dengan inputan jumlah pinjaman yang dilakukan, Angsuran sesuai dengan jumlah pembayaran cicilan melalui dokumen.
Tabel pinjaman digunakan sebagai tempat penyimpan informasi atas data pinjaman yang dilakukan oleh anggota, tabel ini digunakan pengurus untuk mengetahui berapa jumlah pinjaman, jenis pinjaman apa yang dilakukan, dan berapa lama jangka pinjaman yang diberikan oleh koperasi.
Gambar 4.15
Gambar Tabel Pembayaran Angsuran
Perancangan tabel pembayaran angsuran pinjaman berisi atas beberapa kolom atau record antara lain : No Pinjaman, No. Bukti, No anggota, Tanggal, Angsuran, Sisa Angsuran, Terlambat, Denda, Jumlah. Pada tabel pembayaran angsuran yang menjadi primary key adalah No. Pinjaman.
No Pinjaman diperoleh melalui bukti sesuai dengan pinjaman yang ada, No. Bukti diperoleh pada saat anggtoa melakukan pembayaran sesuai dengan
89
dokumen yang ada, No anggota diperoleh sesuai dengan inputan yang ada, Tanggal sesuai dengan keterjadian transaksi, Angsuran, Sisa Angsuran, Terlambat, Denda dan Jumlah diperoleh berdasarkan dokumen pada saat anggota melaksanakan pembayaran cicilan pinjaman.
Tabel pembayaran angsuran pinjaman digunakan sebagai tempat penyimpan informasi atas data pembayaran pinjaman yang dilakukan oleh anggota, tabel ini digunakan pengurus untuk mengetahui berapa jumlah pembayaran angsuran pinjaman yang dilakukan oleh anggota serta sebagai pengambilan keptusan pengurus untuk menentukan kelayakan anggota dalam melakukan pinjaman apakah pinjaman yang sebelumnya sudah lunas atau masih memiliki angsuran.
Gambar 4.16 Gambar Tabel Pengurus
Perancangan tabel petugas berisi atas beberapa kolom atau record antara lain : Id Petugas, Nama Petugas, Password, Jabatan. Pada tabel petugas yang menjadi primary key adalah Id Pengurus.
90
Petugas, Nama Petugas, Password, Jabatan diperoleh berdasarkan inputan pendataan pengurus yang ada tidak berdasarkan dokumen sumber yang ada.
Tabel petugas digunakan untuk mencatat jumlah pengurus yang ada dalam koperasi serta sebagai database untuk melihat siapa saja pengurus yang terlibat dalam transaksi simpan pinjam anggota melalui id petugas sehingga transaksi yang ada dapat dipertanggung jawabkan oleh pengurus jika mengalami kesalahan.
Gambar 4.17 Gambar Tabel Jaminan
Perancangan tabel jaminan berisi atas beberapa kolom atau record antara lain : No Pinjaman, No anggota, Tabungan, BPKB, Jamsostek, Sertifikat. Tabel jaminan digunakan sebagai tempat penyimpan informasi atas data jaminan yang diberikan oleh anggota dalam melakukan pinjaman, tabel ini digunakan pengurus untuk mengetahui jaminan apa saja yang diberikan anggota dalam melakukan pinjaman.
91
No Pinjaman diperoleh berdasarkan inputan dari dokumen yang ada, No anggota sesuai dengan inputan dari dokumen yang ada, Tabungan sesuai dengan jumlah dari dokumen yang ada, BPKB sesuai dengan pendataan dari dokumen yang ada, Jamsostek diperoleh sesuai dengan pendataan pada dokumen yang ada, Sertifikat sesuai dengan pendataan dengan dokumen yang ada.