TABEL 4.1 Tabel Analisa Dokumen
6. Menganalisis dan perancangan sistem pencatatan
Berdasarkan hasil analisis koperasi sebaiknya suatu pencatatan yang digunakan terkomputerisasi, sehingga memudahkan koperasi dalam melaksanakan kegiatan pinjaman dana anggota dan juga dapat mengurangi tingkat resiko kesalahan dalam melaksanakan pencatatan.
Perancangan pencatatan yang dibuat menggunakan software
Microsoft Office Excel dimana dalam pembuatannya sistem
pencatatan yang ada saling terhubung dalam sebuah jaringan dan dapat langsung dihubungkan dengan tempat penyimpanan data atau database.
Perancangan yang dibuat terbagi dalam berbagai tabel yang disesuaikan dengan tabel yang ada pada database sehingga memudahkan pengurus dalam melakukan import data ke database.
Berikut adalah sistem pencatatan yang dirancang oleh peneliti dalam kegiatan pinjaman dana anggota yang dibuat menggunakan beberapa tabel, berikut daftar beberapa tabel yang digunakan oleh peneliti :
1. Tabel Anggota 2. Tabel Detail Simpanan
94
3. Tabel Pinjaman
4. Tabel Pembayaran Angsuran Pinjaman 5. Tabel Pengurus
6. Tabel Jaminan
Gambar 4.1 Gambar Tabel Anggota
Pada tabel anggota terdapat beberapa kolom atau record yang dirancang oleh peneliti antara lain : No anggota, Nama Anggota, Alamat Anggota, No. Telepon, Pekerjaan, Instansi, Alamat instansi, Telepon Instansi, No KTP, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Status Anggota. Pada tabel anggota yang menjadi primary key adalah No. Anggota.
No anggota diperoleh melalui penomeran sesaui dengan pendaftaran anggota pada saat pengisisan formulir anggota, Nama Anggota, Alamat Anggota, No. Telepon, Pekerjaan, Instansi, Alamat instansi, Telepon Instansi, No KTP, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin di peroleh melalui
95
dokumen pada saat pengisisan formulir anggota sedangkan untuk Status Anggota diperoleh sesuai dengan jumlah simpanan dan ditentukan oleh pengurus.
Tabel anggota ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan informasi mengenai data anggota koperasi, data anggota koperasi yang ada dapat membantu pengurus dalam melaksanakan kegiatan pinjaman dana.
Gambar 4.2
Gambar Tabel Detail Simpanan
Perancangan tabel detail simpanan berisi atas beberapa kolom atau record antara lain : No anggota, No Transaksi, No Jenis Simpanan, Tanggal Simpanan, Debet, Kredit, Saldo, Id Pengurus. Pada tabel detail simpanan yang menjadi primary key adalah No. Anggota.
No anggota diperoleh pada saat penginputan data anggota, No Transaksi didapatkan sesuai dengan urutan transaksi simpanan yang dilakukan, No Jenis Simpanan didapatkan sesuai dengan simpanan apa yang dilakukan oleh anggota, Tanggal Simpanan diperoleh sesuai dengan tanggal yang ada, Debet, Kredit dan Saldo sesaui dengan perhitungan jumlah dana
96
yang disimpan dan dikelurkan anggota, Id Pengurus diperoleh berdasarkan siapa yang melaksanakan penginputan data simpanan. Pada tabel detail simpanan yang menjadi primary key adalah No. Anggota
Tabel detail simpanan digunakan sebagai tempat penyimpan informasi atas data simpanan yang dilakukan oleh anggota, tabel ini digunakan pengurus untuk mengetahui berapa jumlah simpanan yang dimiliki oleh anggota serta sebagai pengambilan keptusan berapa jumlah pinjaman dana yang dapat diberikan kepada anggota jika melakukan pinjaman karena pinjaman yang diberikan berdasarkan jumlah simpanan yang dimiliki oleh anggota
Gambar 4.3 Gambar Tabel Pinjaman
Perancangan tabel pinjaman berisi atas beberapa kolom atau record antara lain : No. Pinjaman, No anggota, Tanggal Pinjaman, Keterangan, Lama Pinjaman, Pinjaman, Bunga, Administrasi, Tabungan, Asuransi, Angsuran. Pada tabel pinjaman yang menjadi primary key adalah No. Pinjaman.
No. Pinjaman didapatkan pada saat anggota melaksanakan pinjaman sesuai dengan nomer urut, No anggota didapatkan sesuai dengan penginputan anggota, Tanggal Pinjaman sesuai keterjadian pinjaman berlangsung,
97
Keterangan didapatkan sesuai dengan inputan, Lama Pinjaman diperoleh berdasarkan inputan dokumen pinjaman, Pinjaman didapatkan sesuai dengan inputan dokumen pinjaman, Bunga disesuaikan dengan jumlah pinjaman yangh ada, Administrasi disesuaikan dengan jumlah pinjaman yang ada, Tabungan diperoleh pada saat pengisisan dokumen simpanan dan pinjaman, Asuransi didapatkan sesuai dengan inputan jumlah pinjaman yang dilakukan, Angsuran sesuai dengan jumlah pembayaran cicilan melalui dokumen.
Tabel pinjaman digunakan sebagai tempat penyimpan informasi atas data pinjaman yang dilakukan oleh anggota, tabel ini digunakan pengurus untuk mengetahui berapa jumlah pinjaman, jenis pinjaman apa yang dilakukan, dan berapa lama jangka pinjaman yang diberikan oleh koperasi.
Gambar 4.4
Gambar Pembayaran Angsuran Pinjaman
Perancangan tabel pembayaran angsuran pinjaman berisi atas beberapa kolom atau record antara lain : No Pinjaman, No. Bukti, No anggota, Tanggal, Angsuran, Sisa Angsuran, Terlambat, Denda, Jumlah. Pada tabel pembayaran angsuran yang menjadi primary key adalah No. Pinjaman.
98
No Pinjaman diperoleh melalui bukti sesuai dengan pinjaman yang ada, No. Bukti diperoleh pada saat anggtoa melakukan pembayaran sesuai dengan dokumen yang ada, No anggota diperoleh sesuai dengan inputan yang ada, Tanggal sesuai dengan keterjadian transaksi, Angsuran, Sisa Angsuran, Terlambat, Denda dan Jumlah diperoleh berdasarkan dokumen pada saat anggota melaksanakan pembayaran cicilan pinjaman.
Tabel pembayaran angsuran pinjaman digunakan sebagai tempat penyimpan informasi atas data pembayaran pinjaman yang dilakukan oleh anggota, tabel ini digunakan pengurus untuk mengetahui berapa jumlah pembayaran angsuran pinjaman yang dilakukan oleh anggota serta sebagai pengambilan keptusan pengurus untuk menentukan kelayakan anggota dalam melakukan pinjaman apakah pinjaman yang sebelumnya sudah lunas atau masih memiliki angsuran.
Gambar 4.5 Gambar Tabel Pengurus
99
Perancangan tabel petugas berisi atas beberapa kolom atau record antara lain : Id Petugas, Nama Petugas, Password, Jabatan. Pada tabel petugas yang menjadi primary key adalah Id Pengurus.
Petugas, Nama Petugas, Password, Jabatan diperoleh berdasarkan inputan pendataan pengurus yang ada tidak berdasarkan dokumen sumber yang ada.
Tabel petugas digunakan untuk mencatat jumlah pengurus yang ada dalam koperasi serta sebagai database untuk melihat siapa saja pengurus yang terlibat dalam transaksi simpan pinjam anggota melalui id petugas sehingga transaksi yang ada dapat dipertanggung jawabkan oleh pengurus jika mengalami kesalahan.
Gambar 4.6 Gambar Tabel Jaminan
Perancangan tabel jaminan berisi atas beberapa kolom atau record antara lain : No Pinjaman, No anggota, Tabungan, BPKB, Jamsostek, Sertifikat. Tabel jaminan digunakan sebagai tempat penyimpan informasi atas
100
data jaminan yang diberikan oleh anggota dalam melakukan pinjaman, tabel ini digunakan pengurus untuk mengetahui jaminan apa saja yang diberikan anggota dalam melakukan pinjaman.
No Pinjaman diperoleh berdasarkan inputan dari dokumen yang ada, No anggota sesuai dengan inputan dari dokumen yang ada, Tabungan sesuai dengan jumlah dari dokumen yang ada, BPKB sesuai dengan pendataan dari dokumen yang ada, Jamsostek diperoleh sesuai dengan pendataan pada dokumen yang ada, Sertifikat sesuai dengan pendataan dengan dokumen yang ada.
4.3.1 Kodefikasi
Selain perancangan pencatatan, flowchart, dan database peneliti membuat sebuah perancangan kodefikasi. Perancangan kodefikasi ini bertujuan untuk memudahkan pengurus koperasi dalam melakukan review atas sebuah transaksi. Kodefikasi dapat digunakan sebagai pencatatan untuk setiap transaksi yang ada pada koperasi. Berikut adalah perancangan kode-kode yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pinjaman dana anggota koperasi :
1. Kode No. Anggota
Kode data anggota berjumlah 5 (LIMA) digit
Contoh format : 01-001
Keterangan :
Dua digit pertama menjelaskan jenis anggota
01 = Menunjukan jenis anggota biasa
02 = Menunjukan jenis anggota luar biasa
Tiga digit terakhir menjelaskan nomer urut anggota
001 = Menunjukan nomer urut anggota
101
2. Kode No. Transaksi Simpanan
Kode data anggota berjumlah 12 (DUA BELAS) digit
Contoh format : 08072012-01-01
Keterangan :
Delapan digit pertama menjelaskan tanggal transaksi
08072012 = Menunjukan tanggal transaksi
Dua digit kedua menjelaskan jenis simpanan
01 = Menunjukan jenis simpanan pokok
02 = Menunjukan jenis simpanan wajib
03 = Menunjukan jenis simpanan simapan
04 = Menunjukan jenis simpanan harta
05 =Menunjukan jenis simpanan kesepakatan
Dua digit terakhir menjelaskan nomer urut transaksi
01 = Menunjukan nomer urut transaksi
3. Kode No. Jenis Simpanan
Kode nomer jenis simpanan berjumlah 6 (ENAM)
Format : 01-0001
Keterangan :
Dua digit pertama menjelaskan jenis simpanan
01 = Menunjukan jenis simpanan pokok
02 = Menunjukan jenis simpanan wajib
03 = Menunjukan jenis simpanan simapan
04 = Menunjukan jenis simpanan harta
05 =Menunjukan jenis simpanan kesepakatan
Empat digit terakhir menjelaskan nomer urut transaksi
01 = Menunjukan nomer urut transaksi
102
4. Kode No. Pinjaman
Kode nomer pinjaman berjumlah 5 (LIMA)
Format : 01-001
Keterangan :
Dua digit pertama menjelaskan jenis pinjaman
01 = Menunjukan jenis pinjaman bagi hasil
02 = Menunjukan jenis pinjaman gadai
03 = menunjukan jenis pinjaman mikro
Tiga digit terakhir menjelaskan nomer urut transaksi
001 = Menunjukan nomer urut transaksi
5. Kode No. Bukti
Kode nomer bukti berjumlah 15 (LIMA BELAS)
Format : 08072012-01-00001
Keterangan :
Delapan digit pertama menjelaskan tanggal transaksi
08072012 = Menunjukan tanggal transaksi
Dua digit kedua menjelaskan jenis pinjaman
01 = Menunjukan jenis pinjaman bagi hasil
02 = Menunjukan jenis pinjaman gadai
03 = menunjukan jenis pinjaman mikro
Lima digit terakhir menjelaskan nomer urut transaksi
00001 = Menunjukan nomer urut transaksi
6. Kode Id Petugas
Kode nomer id petugas berjumlah 4 (EMPAT)
Format : 1-001
Keterangan :
Dua digit pertama menjelaskan jenis fungsi pengurus
1 = Menunjukan fungsi Adm. Keuangan
103
2 = Menunjukan fungsi Kasir
3 = Menunjukan fungsi pengurus
4 = Menunjukan fungsi simpan pinjam
Tiga digit terakhir menjelaskan nomer urut pengurus
01 = Menunjukan nomer urut pengurus.
4.3.2 Analisis TELOS
Berikut analisis yang dilaksanakan berdasarkan TELOS : - Technical
Menunjukan apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diterapkan dengan menggunakan teknologi yang ada atau jika membutuhkan teknologi baru.
Pada perancangan yang dibuat sistem yang ada dapat dikembangkan dan diterapkan dengan menggunakan teknologi yang sudah ada atau dapat menggunkan teknologi baru.
- Economic
Menunjukan apakah dana yang memadai tersedia untuk mendukung biaya dari sistem yang diusulkan.
Biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem hasil perancangan sangat memadai dan ekonomis.
- Legal
Menunjukan apakah ada konflik antar sistem yang sedang dipertimbangkan dan kemampuan perusahaan menunaikan kewajibannya.
Perancangan sistem yang ada sangat aman dan mampu membuat perusahaan menjalankan kewajibannya dan menghindari konflik antar sistem.
104
- Operation
Menunjukan apakah prosedur dan keterampilan personalia yang ada cukup untuk mengoprasikan sistem yang diusulkan atau apakah prosedur dan keterampilan tambahan akan diberikan. Dengan perancangan sistem yang dibuat personalian atau fungsi yang ada cukup untuk mengoprasikan sistem yang ada, hanya saja perlu dilakukan pembekalan awal mengenai sistem baru yang akan diterapkan.
- Schedule
Sistem yg diusulkan harus berlaku dalam suatu kerangka waktu yang logis.
Sistem yang dirancang dan dikembangkan oleh peneliti dapat berlaku dalam suatu kerangka waktu yang logis dan tepat.
110