BAB V. MEMASUKKAN SPREADSHEET, CHART DAN OBYEK LAIN
A. MENGGUNAKAN SPREADSHEET DI IMPRESS
Spreadsheet yang ada di Impress memiliki sebagian besar fungsi spreadsheet yang ada di Calc. Oleh karenanya tetap mampu melakukan perhitungan-perhitungan dan analisis data yang kompleks. Namun, jika berencana menggunakan data atau formula yang kompleks, lebih baik melakukan operasi yang diperlukan di Calc yang terpisah dan menggunakan Impress hanya untuk menampilkan hasilnya.
Kita juga mungkin tergoda menggunakan spreadsheet yang ada di Impress untuk membuat tabel atau penyajian data yang kompleks dalam format tabel. Namun, fitur Table Design seringkali lebih cocok dan lebih cepat.
1. Memasukkan spreadsheet
Untuk menambahkan spreadsheet ke slide, pilihlah layout yang sesuai dari daftar layout yang ada di Tasks pane.
Gambar 5.1. Layout spreadsheet pada Tasks pane
Ini akan menempatkan sebuah placeholder untuk spreadsheet di tengah slide. Klik ganda di dalam frame untuk masuk ke mode sunting, di mana kita dapat memasukkan data dan mengubah format spreadsheet. Bisa juga memasukkan spreadsheet sebagai obyek OLE.
Gambar 5.3. Mode sunting spreadsheet
Pada waktu mengedit spreadsheet, sebagian isi menu bar berubah, seperti toolbar Formatting, untuk menunjukkan entri dan tool-tool yang mendukung pekerjaan spreadsheet.
Gambar 5.4. Tampilan menu bar dan toolbar formatting dalam mode sunting spreadsheet
Salah satu perubahan yang paling penting adalah adanya Formula bar, tepat di bawah toolbar Formatting. Formula bar berisi (dari kiri ke kanan):
a. Sel yang sedang aktif atau nama yang diseleksi dari range. b. Tombol Function Wizard.
c. Tombol Sum dan Formula atau Cancel dan Accept (tergantung isi sel).
d. Edit box yang panjang untuk memasukkan atau meninjau isi sel.
Jika familiar dengan Calc, kita dapat segera mengenali tool-tool dan item-item menu pada dasarnya sama.
2. Mengubah dan Memindahkan Spreadsheet
Pada waktu mengubah ukuran/resize atau memindahkan spreadsheet, abaikan baris pertama dan kolom pertama (mudah dikenali karena backgroundnya abu-abu terang) dan scroll bar horisontal dan vertikal, karena hanya digunakan untuk keperluan mengedit dan tidak akan disertakan di daerah spreadsheet yang ada di slide.
Untuk meresize daerah yang digunakan spreadsheet:
a. Klik ganda untuk masuk ke mode sunting. Perhatikan handle warna hitam yang ada di tepi abu-abu sekitar spreadsheet.
b. Gerakkan mouse di atas salah satu handlenya. Kursor akan berubah bentuk untuk memberikan petunjuk arah resize.
c. Klik dan tahan tombol kiri mousenya, lalu drag. Handle-handle di sudut akan memindahkan dua sisi yang berbatasan secara bersamaan, sedangkan handle di titik tengah sisi-sisi akan mengubah dimensinya sekaligus.
Kita dapat memindahkan spreadsheet (mengubah posisinya dari dalam slide) baik dalam mode sunting ataupun tidak. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
a. Gerakkan mouse di atas tepi sampai kursor berubah menjadi panah berkepala empat. b. Klik dan tahan tombol kiri mousenya, lalu drag spreadsheet ke posisi yang diinginkan. c. Lepaskan tombol mouse.
Pada waktu diseleksi, obyek spreadsheet diperlakukan seperti obyek lain, sehingga meresizenya akan mengubah skala, bukan pada area spreadsheet. Hal ini tidak dianjurkan, karena dapat mendistorsi bentuk font dan gambarnya.
3. Memasukkan Data
Input dari keyboard diterima oleh sel yang aktif, yang ditunjukkan oleh border hitam yang tebal. Referensi sel (atau koordinat) juga ditampilkan di ujung kiri formula bar.
Untuk memasukkan data, pertama-tama pilihlah sel untuk membuatnya aktif, baru diketik. Perhatikan bahwa apa yang diinputkan juga ditambahkan ke bagian utama formula bar yang lebih memudahkan untuk dibaca.
Impress akan mencoba untuk secara otomatis mengenali jenis isi (teks, angka, tanggal, waktu dan sebagainya) dari sel dan menerapkan format default untuk itu. Perhatikan bagaimana ikon formula bar berubah sesuai jenis inputnya, menampilkan tombol Accept and Reject setiap kali inputnya bukan formula. Gunakan tombol Accept untuk mengkonfirmasi input yang dibuat di sel atau cukup memilih sel lainnya. Jika Impress salah mengenali jenis inputnya, kita dapat mengubahnya menggunakan toolbar melalui Format Æ Cells di menu bar.
TIPS: Kadang-kadang perlu memperlakukan angka sebagai teks (misalnya, nomor telepon) dan mencegah Impress dari menghilangkan nol di muka atau membuat rata kanan dalam sel. Untuk memaksa Impress memperlakukan input sebagai teks, ketikkan apostrof tunggal ' sebelum memasukkan angkanya.
4. Memformat Sel-sel Spreadsheet
Seringkali, untuk tujuan-tujuan presentasi, perlu untuk memperbesar ukuran font lebih besar atau mencocokkannya dengan style yang digunakan dalam presentasi.
Cara tercepat dan paling fleksibel untuk format spreadsheet adalah dengan menggunakan style. Pada waktu bekerja pada spreadsheet, kita dapat mengakses style sel-sel yang dibuat di Calc dan menggunakannya. Namun, cara terbaik adalah menciptakan style khusus untuk spreadsheet presentasi, karena style sel di Calc tidak selalu cocok pada waktu digunakan di Impress.
Untuk menerapkan style (atau mengatur atribut sel secara manual) ke sel atau sekelompok sel secara bersamaan, seleksilah range yang akan dirubah. Range terdiri dari satu atau beberapa sel, biasanya membentuk area persegi. Range yang diseleksi baik yang terdiri dari satu atau beberapa sel dapat mudah dikenali karena semua selnya terdapat bayangan. Langkah-langkah menseleksi range adalah sebagai berikut:
a. Klik pada sel pertama rangenya (baik sel kiri atas atau kanan bawah sel).
b. Tetap menekan tombol kiri mouse sambil menggerakkan pointer ke sudut yang berlawanan dari bidang segi empat yang akan membentuk range yang dipilih.
c. Lepaskan tombol mouse.
Untuk menambah lebih banyak sel yang ingin diseleksi, tekan Ctrl dan ulangi ketiga langkah di atas.
TIPS: kita juga dapat melakukannya dengan mengklik pada sel pertama dalam range, lalu menahan tombol Shift, dan klik pada sel yang ada di sudut yang berlawanan.
Sekali menseleksi range, kita dapat mengatur formatnya, seperti ukuran font, alignment (termasuk alignment vertikal), warna font, format angka, border, background dan sebagainya. Untuk mengakses pengaturan ini, pilih Format Æ Cells dari menu bar (atau klik kanan dan pilih Format Cells dari menu pop-up). Perintah ini akan membuka dialog box seperti ditunjukkan pada Gambar 5.5 di bawah ini.
Gambar 5.5. Dialog box Format cells