Untuk menambahkan kolom klik kanan pilih Add Columns , kemudian pilih field yang disediakan dengan memindahkannya ke [selected field], tekan
B. MENGGUNAKAN VIEW UNTUK MEMBUAT LAPORAN
Pilihan yang ada dalam perintah Report meliputi Header, Footer, Line spacing, font size, presorting, dan pembuatan sebuah ikhtisar laporan. Anda dapat juga membatasi data yang akan dimasukkan dalam laporan dengan memanfaatkan Setting local filters.
Memformat View
Apabila Anda memformat field yang ada dalam view untuk membuat sebuah laporan, Anda dapat merubah nomor format, lebar kolom dan judul kolom. Anda dapat juga menentukan apakah ACL harus mentotal jumlah yang ada dalam field-field numerik. Anda dapat menyimpan view yang sudah diformat dengan sebuah nama yang mengindikasikan bahwa view tersebut adalah sebuah view laporan. Pemformatan yang Anda lakukan hanya berpengaruh terhadap view yang ada dalam difinisi file masukan (input file definition).
Catatan: Apabila Anda menggunakan kotak dialog kolom Modify untuk memformat judul kolom, leber kolom, format numerik, dan totals suppression, Anda mempengaruhi format kolom yang ada dalam semua view dan laporan.
Indikator Lebar Halaman
Indikator lebar halaman (Page Width) akan menampilkan sebuah baris terputus-putus (dotted line) pada sebelah kiri view untuk mengindikasikan lebar halaman.
Prosedur untuk menghidup matikan tampilan indikator lebar halaman: 1. Klik Edit/Preferences dari menu bar.
2. Klik tab View Option.
3. Untuk mematikan pilihan ini, jangan memberikan tanda b pada checkbox Show Right Edge of Page.
view.
Orientasi Halaman
Secara default, orientasi Print Setup adalah portrait. Apabila Anda memiliki sebuah laporan yang lebar, mungkin Anda ingin mengatur dalam bentuk landscape.
Anda dapat melihat seberapa banyak data yang berada diluar lebar halaman melalui indikator Page width.
Prosedur merubah orientasi Print Setup dari portrait ke landscape:
1. Dalam jendela View, klik tombol Report, atau klik Data/Report dari menu bar. ACL menampilkan kotak dialog Report.
2. Klik Setup untuk menampilkan kotak dialog Page Setup
3. Dalam area Orientation klik tombol radio Landscape, lalu klik OK.
4. Klik OK lagi untuk menutup kotak dialog Report. Kotak dialog Print muncul.
5. Klik Ok untuk mencetak laporan, atau Cancel untuk kembali ke view dalam format lanscape.
Mengedit Variabel Margin
Nilai margin dapat diset baik dalam inch maupun centimeter. Sebagai contoh, 100 menunjukkan sebuah margin satu inch. Setting secara default adalah ½ inch pada semua sisi output pencetakan. Margin diukur dari bagian tepi area pencetakan, biasanya ¼ sampai 1/3 inch dari tepi kertas.
Prosedur merubah margin pada semua output pencetakan: 1. Klik Edit/Preferences dari menu bar.
2. Klik tab Print.
Untuk merubah margin laporan Anda, masukkan sebuah nomor pada semua kotak teks Margin: Left, Top, Right, dan Bottom.
Catatan: Apabila Anda secara terus menerus menggunkan margin setting yang berbeda dari secara default, Anda dapat membuat sebuah batch margin yang Anda atur sesuai dengan kebutuhan Anda. Kemudian pada saat Anda pertama-tama membuka dokumen Anda dapat mengaktifkan batch tersebut.
Header dan Footer
ACL secara otomatis mencetak tanggal, waktu, dan hal-hal lain yang Anda tentukan dalam Preference pada bagian atas laporan.
Prosedur untuk mengatur Header dan Footer:
1. Dari jendela View klik tombol Report, atau Data/Report dari menu bar untuk menampilkan kotak dialog Report.
2. Dalam kotak teks Headerdan Footer, ketik kata atau kalimat yang Anda inginkan. ACL secara otomatis memposisikan kata atau kalimat tersebut di tengah-tengah pada bagian atas setiap halaman laporan Anda. Anda dapat mengetikan kata atau kalimat header dan footer sebanyak yang Anda inginkan, tidak ada batasan
Catatan: Semua perintah dalam ACL memiliki sebuah tab dimana pilihan Output ditempatkan. Salah satu pilihan dalam tab Output adalah untuk penambahan header dan footer. Apabila Anda klik tab Outputnya yang ada dalam kotak dialog Report, Anda akan melihat kotak teks pilihan header dan footer. Kotak teks tersebut dikaitkan dengan kotak teks header dan footer yang ada dalam pilihan laporan utama (Main Report). Apabila Anda mengetikan header/footer dalam suatu lokasi. ACL secara otomatis merubah header/footer pada lokasi lain.
Prosedur menampilkan laporan di layar:
1. Dalam jendel View, klik tombol Report atau klik Data/Report dari menu bar untuk menampilkan kotak dialog Report.
2. Klik Preview untuk menampilkan laporan di layar, termasuk header dan footer yang akan tampil pada saat dicetak di kertas.
• Gunakan Zoom In dan Zoom Out untuk memperkecil dan memperbesar tampilan.
• Gunakan Next, Previous, dan Last Page untuk berpindah-pindah halaman. 3. Klik Close untuk kembali ke jendela view.
Mencetak Laporan
Untuk menyakinkan bahwa Anda telah memasang printer dengan benar, Anda dapat klik Setup dalam kotak dialog Report. Pilihan Page Setup yang Anda set disimpan dengan laporannya. Pilihan Pag Setup untuk seting printer Anda adalah identik dengan Page Setup untuk semua aplikasi Windows.
1. Klik OK untuk kembali k kotak dialog Report.
2. Dalam kotak dialog Report, klik OK. ACL menampilkan kotak dialog pencetakan (Print).
3. Tentukan halaman mana yang akan Anda cetak, dan klik Print untuk mencetak laporan Anda.
Spasi Baris
Dalam keadaan secara default, semua laporan diset dalam spasi tunggal. Untuk merubahnya dengan cara sebagai berikut:
• Dalam kotak dialog Report, pilih dua spasi (Double Spaced) atau spasi tiga (tiple Spaced) dari dropdown.
• Jendela View tidak akan mempengaruhi seting spasi baris. Anda dapat melihat spasinya pada saat Anda menampilkan laporan di layar atau mencetaknya.
Fied-Field Kunci
Apabila Anda ingin mensortir laporan tersebut, adalah suatu ide yang baik untuk mengaktifkan checkbox Presort pada saat field-field dalam view muncul untuk disortir. Prosedur menentukan field-field kunci untuk dapat melakukan sebuah presort:
1. Dobel klik pada bagian atas kolom Vendor Number. Kotak dialog kolom Modify muncul.
2. Cek checkbox Sort Key Column dalam rangka merancang Vendor Number sebagai sebuah field kunci.
3. Pilih tombol radio Sort Ascending.
4. Klik OK untuk menutup kotak dialog kolom Modify.
5. Dobel klik pada bagian atas kolom Invoice Amount. Kotak dialog kolom Modify muncul.
6. Cek checkbox Sort Key Column dalam rangka merancang Invoice Amount sebagai sebuah field kunci.
7. Pilih tombol radio Sort Descending
8. Klik OK untuk menutup kotak dialog kolom Modify.
Kolom Pemisah
Pada saat Anda menentukan sebuah field kunci, Anda juga mempunyai pilihan untuk menentukan bahwa field itu sebagai sebuah kolom pemisah (break column). Dengan penentuan sebuah kolom pemisah, ACL mencetak sebuah baris subtotal untuk semua kolom numerik pada masing-masing laporan setiap kali ada sebuah perubahan dalam isi kolom pemisah. Misalnya, apabila field lokasi Anda adalah sebuah kolom pemisah, setiap waktu perubahan lokasi Anda, ACL akan membuat subtotal semua kolom numerik untuk lokasi itu.
Prosedur untuk memformat kolom Vendor Number sebagai kolom pemisah sehingga sebuah baris subtotal akan tercetak setiap kali ada perubahan nilai kolom:
1. Dobel klik pada judul kolom Vendor Number untuk menampilkan kotak dialog kolom Modify.
2. Cek checkbox Break Colomn.
3. Clik OK untuk menutup kotak dialog kolom Modify.
Sub total kolom pemisah
Anda juga dapat merancang sebuah kolom pemisah dengan prosedur sebagai berikut: 1. Pindahkan kolom yang Anda jadikan sebagai sebuah kolom pemisah ke tepi kiri view
Anda dengan klik bagian atas kolom tersebut dan menariknya ke tepi kiri.
2. Tarik pembuat field kunci (baris hitam tebal pada sisi kiri kolom dalam view) ke bagian kanan kolom untuk menjadikan dia sebagai sebuah kolom pemisah.
Prosedur untuk membuat sebuah laporan yang menunjukkan fied kunci yang sudah disortir dan kolom pemisah:
1. Dalam View, klik tombol Report. Kotak dialog Report muncul. 2. Cek checkbox Report.
3. Klik tab Output.
4. Pilih tombol radio Print.
5. Klik OK. Sekaran laporan anda akan dicetak.
Anda akan mengetahui bahwa laporan Anda disortir berdasarkan Vendor Number dari urutan kecil ke besar (ascending). Invoice Amount disortir dari urutan besar ke kecil (descending). Pada saat semua faktur dari sebuah venro tunggal didaftar, ACL mencetak sebuah subtotal untuk vendor tersebut. Hal ini karena Anda telah menentukan bahwa kolom Vendor Number sebagai sebuah field pemisah.