Untuk menambahkan kolom klik kanan pilih Add Columns , kemudian pilih field yang disediakan dengan memindahkannya ke [selected field], tekan
B. MENGGUNAKAN MENU DATA
4. Sort dan Index
Sort dan Index adalah sub menu yang terdapat pada menu Data. Sort dan Index digunakan untuk pengurutan data. Pada saat menggunakan perintah SORT akan terbentuk file definisi yang baru dan terlihat di View. Sedangkan pada saat penggunaan INDEX tidak menghasilkan file baru.
Menggunakan peritah Sort
1). Aktifkan File Inventory , Pilih menu [Data] dan klik submenu [Sort Record] atau klik kanan, pilih Quick Sort [Ascending atau Descending)
2). Klik [Sort on] untuk menentukan sort berdasarkan field yang dipilih (contoh dalam kasus ini kita gunakan sortir berdasarkan field PRODNO)
3). Isikan nama file Sort_Produk pada direktori tujuannya pada text box [to]
3). Maka pada command log akan ditampilkan
MENGGUNAKAN PERINTAH INDEX
1). Klik [Data] dan kemudian klik [Index]
2). Klik [Index on] untuk menentukan index berdasarkan field yang tertentu (contoh dalam kasus ini kita gunakan index berdasarkan field PRODNO)
3). Simpan hasil index pada text box [to] dengan nama file Index_Persediaan pada direktori tujuannya
4). Klik [ok]
Hasil Index tidak menghasilkan file baru, ACL menandai pada listbox [INDEX] dengan nama yang sudah dituliskan.
5). Pada jendela command log akan ditampilkan
.
6 JOIN
Apabila kita memerlukan field lain yang tidak disediakan pada file yang sedang kita periksa, kita bisa mendatangkannya dari file lain dengan fasilitas JOIN. Selain itu perintah JOIN dapat digunakan untuk membandingkan isi record.
Untuk melaksanakan perintah JOIN hal yang harus diperhatikan adalah menentukan primary dan secondary file-nya. Hasil perintah JOIN menghasilkan file baru.
Primary dan Secondary File
Pada saat kita membuka dua file, file pertama yang sedang kita gunakan adalah Primary File, file kedua yang kita buka disebut Secondary File. Kita hanya dapat memiliki satu Primary File yang sedang aktif dan juga hanya dapat memiliki satu secondary file. Primary file selalu merupakan file pertama yang dibuka dan biasanya merupakan file yang jumlah recordnya terbesar.
Pilihan Output
Perintah Join mempunyai lima pilihan output. Pemilihan output menentukan record yang mana yang terkandung dalam file ke tiga.
1. Matched Record (record yang sama)
Matched record dari primary file dan secondary file yang terkandung dalam file output dapat digambarkan sebagai berikut.
2. Matched Records – All Primary
Matched record dari primary file dan secondary file yang tidak mempunyai record yang sama di kedua file tersebut.
Matched Record – All Secondary
4. Unmatched Record
Hanya unmatched record dalam primary file yang merupakan output file.
Lakukan Sort terhadap Secondary file sebelum di lakukan perintah Join. Kita harus mengurutkan secondary file secara ascendung berdasarkan karakter kunci sebelum menggunakan peintah Join. Lebih baik lagi jika primary file terurut juga secara ascending bertdasarkan kunci tersebut. Untuk menggunakan perintah Join terhadap dua file, field yang dijadikan kunci harus mempunyai panjang yang sama di kedua file tersebut.
CONTOH JOIN MATCHED RECORD
Apabila kita memilih pilihan outputnya adalah Join Matched Record maka ACL akan menampilkan record-record yang sama berdasarkan kunci field yang telah ditentukan. Pemilihan kunci field haruslah sama antara primary dan secondary file. Sehingga dengan cocoknya kunci field maka field-field yang ingin ditampilkan baik yang bersumber dari primary dan secondary dapat dilakukan.
Jika tedapat lebih dari satu kunci filed yang cocok dengan secondary file, ACL hanya akan menggunakan satu field saja dari record pertama yang cocok. Jika tidak ada record yang cocok pada secondary file, ACL tidak akan menghasilkan sebuah output record.
Perintah untuk menggabungkan semua record dari primary yang dicocokan (sama) dengan file kedua.
Langkah-langkah yang kita lakukan : 1. Sorot data dari menu bar dan pilih Join. 2. Pilih secondary file.
4. Pilih filed yang akan menjadi secondary key, pada keylist box.
5. Pilih primary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan kita pilih kita gunkan tombol control (Ctrl).
6. Pilih secondary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan kita pilih kita gunkan tombol control (Ctrl).
7. Ketikkan Matched pada text box sebagai nama file yang baru.
8. Untuk meyakinkan primary field sudah terurut, cek presort checkbox.
9. Klik OK untuk memprosesnya. ACL akan menampilkan hasilnya di jendela command log.
Lakukan Sort terhadap Secondary file sebelum di lakukan perintah Join. Kita harus mengurutkan secondary file secara ascendung berdasarkan karakter kunci sebelum menggunakan peintah Join. Lebih baik lagi jika primary file terurut juga secara ascending bertdasarkan kunci tersebut. Untuk menggunakan perintah Join terhadap dua file, field yang dijadikan kunci harus mempunyai panjang yang sama di kedua file tersebut.
CONTOH JOIN MATCHED RECORD
Apabila kita memilih pilihan outputnya adalah Join Matched Record maka ACL akan menampilkan record-record yang sama berdasarkan kunci field yang telah ditentukan. Pemilihan kunci field haruslah sama antara primary dan secondary file. Sehingga dengan cocoknya kunci field maka field-field yang ingin ditampilkan baik yang bersumber dari primary dan secondary dapat dilakukan.
Jika tedapat lebih dari satu kunci filed yang cocok dengan secondary file, ACL hanya akan menggunakan satu field saja dari record pertama yang cocok. Jika tidak ada record yang cocok pada secondary file, ACL tidak akan menghasilkan sebuah output record.
Contoh Kasus Join :
File EMPMAST adalah file yang berisi master pegawai dan Payroll adalah file gaji . Pada file payroll tidak terdapat informasi mengenai nama pegawai dan alamatnya. Untuk itu kita gunakan Join agar informasi yang tidak ada pada file gaji dapat diambil dari file Empmast. Kelebihan Join adalah dapat mendeteksi kelainan isi record.
Contoh ada kecurigaan ”apakah ada gaji fiktif?” Fiktif disini berarti ada pengeluaran gaji tetapi pegawainya tidak ada.
Lakukan langkah-langkah berikut : 1.File Payroll merupakan Primary File
2.File Empmast merupakan Secondary File. Lakukan Sort berdasarkan field empno kemudian simpan dengan nama emp_SORT
3. Buka File Payroll :
a. Pilih [JOIN] dari menu DATA b. Pilih Secondary File : emp_SORT
c. Pilih Primary Key dan Secondary Key dengan field yang sama yang menghubungkan kedua file tersebut. Dalam hal ini pilih field empno.
d. Klik Primary field kemudian pilih field yang diinginkan Lakukan hal yang sama pada Secondary Field. Simpan hasil join dengan mengklik [To]
Kemudian Klik [More], maka akan ditampilkan :
Dari command log terlihat ada 2 record yang dihasilkan, artinya ada dua record yang tidak sama antara file payroll dan empmast. Hasil ini memerlukan penelusuran kembali dimana letak kesalahan ini.
7 RELATION
Relation digunakan untuk menghubungkan dua file atau lebih untul berbagai macam keperluan. .
Merencanakan dan Menyiapkan hubungan data.
Sebelum kita mulai menggunakan perintah relation, hal yang penting adalah mengerti betul field-field yang akan kita olah. Kita memerlukan perencanaan terhadap file dan field mana yang akan kita hubungkan dan bagaimana kita menghubungkannya.
Perencanaan Relation
1. Tentukan Parent File : Parent File adalah file hasil transaksi yang menghubungkan file master satu dengan lainnya. Contoh File AP_trans merupakan file hasil transaksi dari file master vendor dengan file Inventory. Atau Parent File adalah file yang kedatangan field kunci dari file lainnya. Berikut table yang menggambarkan keterhubungan 3 file : Inventory, Vendor dan Ap_trans
2. Tentukan Child File : Dalam kasus ini child file adalah File vendor dan inventory. Lakukan Index tehadap file ini.
3. Pilih Relation, kemudian pilih Add Table untuk memasukkan File yang akan di relasikan.
4. Pilih file vendor dan inventory, kemudian atur agar tampilan sesuai yang diinginkan
5. Buat garis link dengan memilih field unik (keyfield) yang menghubungkan antara satu file dengan file yang lain (klik and drug).
AP_TRAN DUE_DATE INVOICE_AM INVOICE_DA INVOICE_NO PRODNO QUANTITY UNIT COST VENDOR_NO INVENTORY CSTD LOC MINQTY MKTVAL PRCDTE PRODCLS PRODDESC PRODNO PRODSTAT QTYOH QTYOO SALEPR UNCST VALUE VENDOR VENDOR_CIT VENDOR_LAS VENDOR_NAM VENDOR_NO VENDOR_REV VENDOR_STA VENDOR_STR VENDOR_ZIP
8 MERGE
Merge digunakan untuk menggabungkan file yang memiliki struktur record yang sama. Hasil Merge akan menghasilkan File baru. Kedua file harus dalam keadaan terurut secara ascending sebelum dilakukan perintah Merge. Contoh akan digabungkan file mutasi dan file mutasi1
Langkah-langkah yang dapat kita lakukan : 1. Buka primary file dari jendela overview. 2. Klik [Data] dari menu bar dan pilih [Merge]. 3. Sorot secondary file
4. Pada [primary key list box] sorot field yang menjadi kunci
5. Pada [Secondary key list box] sorot field kunci (harus sama dengan yang ada di primary key).
6. Untuk meyakinkan primary field sudah terurut, cek presort checkbox. 7. Ketikkan nama output file .