Bab 3 Setup Zahir Accounting
E. Mengisi Perkiraan Saldo Awal
Berikut ini adalah data saldo awal perusahaan Multi Computer.
a) Saldo Awal Piutang
Nomor Faktur 35/TD/VI/08 44/TD/VI/08 Tanggal Faktur 21-Jun-08 27-Jun-08
Kode Pelanggan CS-01 CS-02 Nama Pelanggan Jeranding Komputer Zoom Computer Alamat Pelanggan Jl. Jeranding 15 Jl. Alianyang 26 Syarat Pembayaran 2/10, n/30 2/10, n/30 Saldo Rp. 6,200,000 Rp. 6,250,000
Tahap Pertama - Membuat Data Pelanggan
1) Pilih modul Data-Data, pilih menu Data Nama Alamat.
2) Terlihat daftar nama dan alamat yang ada masih kosong. Klik tombol [Baru] yang terdapat di pojok kiri bawah untuk membuat data baru nama dan alamat pelanggan.
Selain untuk membuat data pelanggan baru, terdapat juga tombol [Edit] untuk mengubah data pelanggan dan tombol
Pada versi 5.1 ini, Zahir Accounting menambahkan fasilitas grafik yang dapat dilihat dibagian bawah sehingga bisa langsung dilihat jumlah penjualan untuk masing-masing pelanggan.
3) Isikan data-data yang berkaitan dengan informasi umum perusahaan seperti ID perusahaan, nama perusahaan, tipe perusahaan (Customer, Vendor, Personal, atau Employe), kontak person, dan lain-lain.
Adapun sistem potongan tunai pembelian yang diterapkan perusahaan kepada pelanggan adalah 2/10, n/30. Hal ini berarti pelanggan akan memperoleh potongan tunai sebesar 20% dari total nilai penjualan jika pembayaran hutang dilakukan dalam jangka waktu 10 hari, sedangkan jatuh tempo pembayaran ditentukan selambat-lambatnya 30 hari setelah tanggal pembelian.
Isi kolom Term of Payment sesuai dengan gambar dibawah ini :
4) Untuk mengisikan data mengenai alamat dan logo perusahaan (jika ada), klik menu tab Alamat dan Catatan yang terdapat di pojok kiri bawah.
Untuk memasukkan logo perusahaan, klik tombol [Pilih
Gambar] dan pilih logo/gambar perusahaan di lokasi
penyimpanan. Klik [Rekam] untuk menyimpan.
5) Lakukan hal yang sama untuk pelanggan yang kedua. Jika semua proses yang dilakukan benar, data yang tersimpan akan terlihat seperti yang tampak pada gambar dibawah ini.
Tahap Kedua - Memasukkan Saldo Piutang Per Pelanggan
1) Pada tab menu Setting, pilih menu Saldo Awal dan klik Saldo Awal
Piutang Usaha.
2) Pada form Saldo Awal Piutang Usaha, klik tombol [Baru] yang terdapat di pojok kiri
bawah untuk memasukkan saldo awal piutang.
Selain untuk memasukkan saldo piutang baru, terdapat juga, menu [Edit] untuk mengubah dan menu [Hapus] untuk menghapus data saldo piutang pelanggan.
3) Untuk mencari Nama Pelanggan, klik tombol bergambar mouse disamping kanan kolom. Sedangkan untuk tanggal Invoice, klik tombol bergambar kalender disamping kanan kolom.
Pada kolom No.Invoice dan Nilai Piutang isikan sesuai dengan data Daftar
Piutang Usaha
sebelumnya. 4) Tentukan jangka
waktu jatuh tempo pembayarannya dengan menekan
tombol [Term
Pembayaran>]
yang terdapat di pojok kiri bawah tampilan.
Karena kebijakan
kolom Hari Discount diisi dengan 10 hari, Hari Jatuh Tempo diisi dengan 30 hari, dan Discount Awal diisi dengan 2%.
5) Klik [Rekam] untuk melanjutkan proses.
6) Lakukan hal yang sama untuk pelanggan yang kedua. Jika semua proses yang dilakukan benar, data yang tersimpan akan terlihat seperti yang tampak pada gambar dibawah ini.
b) Saldo Awal Hutang
Nomor Faktur 12/TC/VI/08 24/TC/VI/08 Tanggal Faktur 17-Jun-08 25-Jun-08 Kode Supplier SP-01 SP-02
Alamat Supplier Jl. Gajah Mada 15 Jl. Ketapang 17 Syarat Pembayaran 4/10, n/30 4/10, n/30 Saldo Rp. 6,550,000 Rp. 3,900,000
Untuk memasukkan saldo awal hutang ada dua tahap yang bisa dilakukan, antara lain :
Langkah Pertama - Membuat Data Pemasok
1) Pilih modul Data-Data, klik Data Nama Alamat.
2) Terlihat daftar nama dan alamat yang telah terisi nama-nama pelanggan yang dimasukkan sebelumnya, klik tombol [Baru] untuk membuat data baru nama dan alamat untuk pemasok.
Selain untuk membuat saldo hutang baru, terdapat juga menu
[Edit] untuk mengubah dan menu [Hapus] untuk menghapus
data saldo hutang pemasok.
3) Isikan data-data yang berkaitan dengan informasi umum perusahaan seperti ID perusahaan, nama perusahaan, tipe perusahaan (Customer, Vendor, Personal, atau Employe), kontak person, dan lain-lain.
Catatan : Jangan lupa untuk mengubah tipe perusahaannya
4) Untuk mengisikan data mengenai alamat dan logo perusahaan (jika ada), klik menu tab Alamat dan Catatan yang terdapat di pojok kiri bawah.
Untuk memasukkan logo perusahaan, klik tombol [Pilih
Gambar] dan tentukan lokasi penyimpanan logo tersebut. Klik [Rekam] untuk menyimpan.
5) Lakukan hal yang sama untuk pemasok yang kedua. Jika semua proses yang dilakukan benar, data yang tersimpan akan terlihat seperti yang tampak pada gambar dibawah ini.
Catatan : Buat satu data nama Supplier Umum (kode SP-00) yang akan digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara tunai.
Tahap Kedua - Membuat Data Hutang Per Pemasok
1) Pada tab menu Setting, pilih menu Saldo Awal dan klik Saldo Awal
Hutang Usaha.
2) Pada tampilan Saldo
Awal Hutang Usaha,
klik [Baru] yang terdapat di pojok kiri
3) Untuk mencari Nama Pemasok, klik tombol bergambar mouse disamping kanan kolom. Sedangkan untuk tanggal Invoice, klik tombol bergambar kalender disamping kanan kolom.
Pada kolom No.Invoice dan Nilai Hutang isikan sesuai dengan data Daftar Hutang Usaha sebelumnya.
4) Sebelum menyimpan data tersebut, jangan lupa untuk menentukan jangka waktu pembayaran untuk pemasok tersebut. Caranya adalah dengan menekan tombol [Term
Karena kebijakan yang digunakan adalah 4/10, n/30 untuk pemasok, maka untuk kolom Hari Discount diisi dengan 10 hari, Hari Jatuh Tempo diisi dengan 30 hari, dan Discount
Awal diisi dengan 4%. Klik [Rekam] untuk melanjutkan proses.
5) Lakukan hal yang sama untuk pemasok yang kedua. Jika semua proses yang dilakukan benar, data yang tersimpan akan terlihat seperti yang tampak pada gambar dibawah ini.
c) Saldo Awal Persediaan
Daftar Persediaan - Hardware :
Kode PC-01 PC-02 Nama PC - IBM Intel Pentium PC - IBM AMD Satuan Unit Unit Supplier Utama Metro Computer Metro Computer Harga Beli Rp 3,250,000 Rp 3,300,000 Harga Jual Rp 3,750,000 Rp 3,800,000 Stock 2 Unit 2 Unit Stock Min 1 Unit 1 Unit
Daftar Persediaan - Software :
Kode SO-01 SO-02 Nama MS Windows XP SP2 MS Windows Vista Satuan Paket Paket Supplier Utama Asterindo Computer Asterindo Computer Harga Beli Rp 1,150,000 Rp 800,000 Harga Jual Rp 1,400,000 Rp 1,050,000 Stock 3 Paket 3 Paket Stock Min 1 Paket 1 Paket
Sebelum memasukkan saldo awal persediaan, sesuaikan dulu Satuan Pengukurannya karena pada saat diinstal hanya disediakan satuan pengukuran Pieces (Pcs) dan Dozen dari Zahir. Tambahkan satuan pengukuran untuk Unit, Paket, dan Lisensi. Adapun langkah-langkah yang mesti dilakukan, yaitu :
1) Pilih modul Data-Data, klik Satuan Pengukuran.
2) Akan muncul tampilan Daftar Satuan Pengukuran dimana telah ada 2 buah satuan pengukuran Pieces (Pcs) dan Dozen. Untuk membuat satuan pengukuran baru, klik [Baru] yang ada di pojok kiri bawah.
3) Isikan kolom Kode Satuan, Nama Satuan, dan Keterangan dengan satuan pengukuran baru untuk Unit, Paket dan Lisensi. Jangan lupa opsi Unit Dasar diberi tanda centang agar kode satuan yang dimasukkan bisa digunakan dalam transaksi. Klik
4) Pada tampilan Daftar Satuan Pengukuran akan terlihat satuan pengukuran yang telah dibuat.
Sekarang saatnya untuk memasukkan saldo awal persediaan tersebut, ada dua tahap yang mesti dilakukan, yaitu :
Langkah Pertama - Membuat Data Produk
2) Tampilan Data Barang masih kosong, klik [Baru] yang ada dipojok kiri bawah tampilan.
3) Pada tab menu Informasi Stock, isikan data-data mengenai produk yang akan dimasukkan.
Jika semua produk dikenakan pajak, tentukan kode pajaknya
VAT (Value Added Tax) dan tentukan pemasok utama untuk
masing-masing produk berdasarkan data perusahaan yang ada.
Produk-produk yang dibuat bisa dikategorikan menjadi beberapa kelompok. Untuk membuat kategori kelompok tersebut dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Klik tombol bergambar mouse yang terletak di samping kolom
Kelompok Barang.
b) Akan muncul tampilan seperti tampak disamping. c) Secara default, terdapat 3
nama kelompok yang sudah ada yaitu : Product
1, Product 2, Product 3.
d) Pilih salah satu nama kelompok dan klik tombol
[Edit] yang ada dibagian
bawah tampilan.
e) Ubah nama kelompok dari Product 1 menjadi Hardware. Pada setingan default-nya, untuk pilihan Sifat Persediaan telah dicentang semua pilihan yang ada yaitu Disimpan, Dibeli, dan Dijual. Untuk metode persediaan yang digunakan adalah FIFO
Costing.
f) Untuk setingan Kode Akun, Zahir telah mengarahkan link-nya secara otomatis sesuai dengan perkiraannya masing-masing.
Link-link tersebut bisa diubah dengan cara mengklik tombol
bergambar mouse yang terletak disamping kolomnya. Jika semua setingan telah benar, klik tombol [Rekam]. 4) Setingan kategori
kelompok yang telah dibuat sebelumnya bersifat umum dimana setiap persediaan yang
dimasukkan dalam
kategori kelompok barang tersebut, maka setingan Kode Akun dan HPP nya akan terisi secara otomatis. Coba perhatikan pada tab menu Kode Akun
dan HPP yang terletak dibagian bawah tampilan Data
Barang/Persediaan.
Dapat dilihat untuk setingan Sifat Persediaan, Metode Persediaan, dan Kode Akun/HPP nya sesuai dengan setingan kategori kelompok Hardware.
Penyesuaian hanya dilakukan untuk Kode Akun Persediaan tergantung pada jenis unit persediaannya.
5) Jika ingin melengkapi data produk dengan gambar produknya, bisa dilakukan dengan memilih tab menu Gambar dan kemudian cari file gambar tersebut disimpan dengan mengklik tombol [Pilih Gambar].
6) Lakukan hal yang sama untuk persediaan yang lain. Jika prosesnya benar, maka akan tampak seperti tampilan dibawah:
Catatan : Untuk persediaan yang menggunakan kode SO-01 dan
SO-02 dimasukkan dalam kategori kelompok Software.
Tahap Kedua - Memasukkan Nilai Persediaan
Sekarang saatnya memasukan nilai saldo awal persediaan. Langkah-langkahnya, antara lain :
1) Pada tab menu Setting, pilih menu Saldo Awal dan klik Saldo Awal
Persediaan.
2) Klik [Baru] untuk
membuat data
3) Isikan kode barang berdasarkan data yang telah diinput sebelumnya dengan mengklik tombol bergambar mouse yang terletak disamping kolom Kode Barang.
4) Tentukan kode barang yang dimasukkan, klik tombol [OK].
5) Isi data Stok Awal dan Harga Pokok Satuan sesuai dengan data yang ada. Klik [Rekam] untuk menyimpan.
6) Lakukan hal sama untuk saldo awal persediaan yang lain, jika semua proses dilakukan secara benar maka akan sama dengan tampilan dibawah ini :
d) Saldo Awal Akun
Berikut ini adalah data saldo awal perusahaan Multi Computer yang dibuat berdasarkan laporan neraca per 30 Juni 2008.
Harta Kas
1-10-000010 Kas Kecil 500,000 1-10-000020 Kas 2,500,000 1-10-000040 Kas Belum Disetor 2,000,000
Bank
1-20-000010 BCA A/C Multi Computer 50,000,000
Piutang Dagang
1-30-000020 Piutang Usaha 12,450,000
Persediaan
1-40-000010 PC - IBM Intel Pentium 6,500,000 1-40-000020 PC - IBM AMD 6,600,000 1-40-000030 MS Windows XP SP2 3,450,000 1-40-000040 MS Windows Vista 2,400,000
Biaya Dibayar Dimuka
1-50-000010 Pajak Dibayar di Muka 1,045,000
Harta Tetap Berwujud
1-70-000040 Mebel dan Alat Tulis Kantor 10,000,000 1-70-000041 Akum. Penyusutan Mebel & ATK (900,000) 1-70-000050 Kendaraan 50,000,000 1-70-000051 Akum. Penyusutan Kendaraan (1,500,000)
Kewajiban Hutang Lancar
2-10-000020 Hutang Usaha 10,450,000 2-10-000065 Biaya yang Masih Harus Dibayar 1,750,000 2-10-000080 Hutang Pajak Penjualan 1,245,000 2-10-000085 Hutang Gaji 1,600,000
Hutang Jangka Panjang
2-30-000020 Hutang Bank 10,000,000 Modal Modal 3-10-000020 Modal Disetor 100,000,000 Laba 3-20-000010 Laba ditahan 20,000,000
Untuk memasukkan saldo awal, langkah-langkahnya sebagai berikut :
1) Pada tab menu Setting, pilih menu Saldo Awal dan klik Saldo
2) Tampilan Daftar Akun yang akan muncul.
3) Isikan nilai saldo untuk masing-masing akun rekening berdasarkan neraca perusahaan per 30 Juni 2008.
Sebelum nilai saldo yang dimasukkan disimpan, terlebih dahulu harus dilihat posisi neraca seimbang atau tidak. Jika diperhatikan pada gambar diatas, ada sebuah akun
Akun penyeimbang tersebut diberi nama Historical Balancing. Konsepnya adalah persamaan akuntansi Harta = Hutang + Modal dimana jika nilainya antara sisi kanan dan sisi kiri seimbang maka tidak akan timbul selisih (Rp. 0,-).
Jika sudah dipastikan neracanya seimbang dan data-data saldonya telah sesuai, klik [Rekam] untuk menyimpan.
4) Untuk melihat neraca awal yang telah kita buat, klik modul
Laporan. Pilih menu Laporan Keuangan dan klik sub menu Neraca Saldo.
5) Tentukan periode yang berjalan, klik tombol [OK].
F. Mengatur Konfigurasi Pajak