Dengan memanjatkan puji dan syukur kepada Allah SWT karena berkat rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan buku ini dalam waktu yang relatif singkat. Syukur Alhamdulillah juga saya ucapkan karena dengan izin-Nya penulis selalu diberikan semangat dan kesehatan yang cukup sehingga selama menyelesaikan buku ini penulis tidak mengalami kendala apapun.
Sebelumnya penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada istri tercinta, Erina Indriana yang selama ini telah merelakan sebagian waktunya demi terselesaikannya penulisan buku ini. Tidak lupa juga buat pihak PT. Zahir Internasional yang selama ini telah memberi dukungan dari segi moril maupun materil, khususnya buat Mas Muhammad dan Mas Dendy terima kasih banyak juga saya ucapkan.
Zahir Accounting merupakan salah satu software akuntansi lokal yang cukup terkenal di kalangan pengusaha tanah air karena selain kemudahan dalam penerapannya, software ini juga fleksibel sehingga para pelaku usaha dapat menggunakan Zahir Accounting ini sesuai dengan kebutuhan usahanya.
Zahir Accounting sendiri terbagi menjadi beberapa varian yang masing-masing memiliki fasilitas disesuaikan dengan bidang usahanya seperti : Zahir Small Business Accounting, Zahir Flexy
Money, Zahir Flexy Trade, Zahir Personal Edition, Zahir Standard Edition, Zahir Enterprise, dan Point of Sales. Modifikasi fasilitas
program juga dapat dilakukan oleh Zahir dengan biaya yang sangat terjangkau, hal ini memungkinkan jika suatu usaha mengalami perkembangan dari mulanya merupakan usaha kecil menengah kemudian menjadi perusahaan industri.
Buku ini ditulis sebagai salah satu wujud kepedulian penulis terhadap perkembangan dunia akuntansi di Indonesia pada umumnya dan Kalimantan Barat pada khususnya. Selain itu, diharapkan buku ini bisa memperkaya literatur bagi masyarakat terutama para mahasiswa/i jurusan akuntansi dan para pelaku usaha di Indonesia.
K
Halaman
Kata Pengantar ………. 1
Daftar Isi ………. 3
Sistematika ……… 6
Bab 1 Mengenal Zahir Accounting A. Apa Itu Zahir Accounting ……...……….. 8
B. Kelebihan Zahir Accounting ………...………. 10
C. Instalasi Zahir Accounting ……….... 13
D. Membuka Data pada Zahir Accounting ... 20
E. Mengenal Area Kerja Zahir Accounting ... 22
F. Mengakhiri Program Zahir Accounting ... 26
Bab 2 Implementasi Zahir Accounting A. Persiapan Data Awal ... 27
B. Memindahkan Data pada Zahir Accounting ... 29
C. Memulai Zahir Accounting ... 33
Bab 3 Setup Zahir Accounting A. Mengatur Konfigurasi Bahasa ... 40
B. Mengatur Konfigurasi Akun Penting ... 40
C. Mengatur Konfigurasi Kode Rekening ... 47
D. Melakukan Modifikasi Akun Rekening ... 49
E. Mengisi Perkiraan Saldo Awal ... 52
F. Mengatur Konfigurasi Pajak ... 73
D
I. Mengatur Hak Akses dan Password ... 86
Bab 4 Modul Pembelian A. Contoh Kasus Transaksi Pembelian ... 92
B. Mencatat Pembelian Berulang ... 96
C. Mencatat Retur Pembelian ... 98
D. Mencatat Pelunasan Hutang ...101
E. Laporan Pembelian ...104
Bab 5 Modul Penjualan A. Contoh Kasus Transaksi Penjualan ...106
B. Mencatat Penjualan Berulang ...110
C. Mencatat Retur Penjualan ...112
D. Mencatat Pelunasan Piutang ...115
E. Laporan Penjualan ...118
Bab 6 Modul Kas dan Bank A. Transaksi Antar Kas ...120
B. Transaksi Penerimaan Kas ...122
C. Transaksi Pengeluaran Kas ...130
D. Rekonsiliasi Bank ...137
Bab 7 Modul Persediaan A. Penyesuaian Persediaan ...142
B. Transfer Persediaan ...146
C. Stock Opname ...151
D. Merakit Barang Persediaan ...153
E. Menentukan Harga Jual Persediaan ...157
Bab 8 Modul Jurnal Umum A. Mencatat Jurnal Umum ...159
B. Menampilkan Jurnal Umum ...160
C. Menghapus Jurnal Umum ...162
Bab 9 Modul Laporan
A. Laporan Neraca ...166
B. Laporan Laba Rugi ...168
C. Laporan Arus Kas ...169
D. Laporan Penjualan ...171
E. Laporan Pembelian ...173
F. Laporan Barang ...174
G. Laporan Lainnya ...175
H. Membuat Format Laporan Keuangan ...180
Bab 10 Analisa Bisnis A. Analisa Bisnis ...186
B. Reminder ...188
C. Kalender ...189
Bab 11 Proses Tutup Buku A. Tutup Buku Akhir Bulan dan Akhir Tahun ...191
Daftar Pustaka ...195
Bab 1 : Mengenal Zahir Accounting
Menjelaskan cara instalasi program Zahir Accounting, menggunakan Zahir Accounting, membuat data perusahaan, mengenal areal kerja dan mengakhiri program.
Bab 2 : Implementasi Zahir Accounting
Menjelaskan tahapan-tahapan yang mesti dilakukan sebelum menggunakan Zahir Accounting.
Bab 3 : Setup Zahir Accounting
Menjelaskan aturan yang akan digunakan oleh Zahir Accounting yang masih harus ditentukan agar dapat beroperasi sesuai dengan keperluan operasional perusahaan.
Bab 4 : Modul Transaksi Pembelian
Menjelaskan tentang pencatatan pembelian, retur pembelian dan pelunasan hutang perusahaan, memperbaiki dan menghapus jurnal.
Bab 5 : Modul Transaksi Penjualan
Menjelaskan tentang pencatatan penjualan, retur penjualan dan pelunasan piutang perusahaan, memperbaiki dan menghapus jurnal.
Bab 6 : Modul Transaksi Bank / Kas
Menjelaskan pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas serta bank.
Bab 7 : Modul Transaksi Persediaan
Menjelaskan pemeliharaan data produk yang dihasilkan oleh perusahaan, penyesuaian persediaan, transfer persediaan dan menampilan transaksi persediaan.
S
Bab 8 : Modul Transaksi Jurnal Umum
Menjelaskan tentang penanganan semua transaksi yang berkaitan dengan jurnal umum, transaksi yang berulang serta memperbaiki jurnal umum.
Bab 9 : Modul Laporan
Menjelaskan tentang laporan-laporan transaksi-transaksi yang dimasukkan dalam satu periode.
Bab 10 : Analisa Bisnis
Disini kita dapat membaca tentang analisis anggaran, pengukuran kinerja manajemen.
Bab 11 : Proses Tutup Buku
Menjelaskan mengenai tata cara untuk melakukan tutup buku laporan keuangan perusahaan untuk periode yang berjalan.
ada bab ini Anda akan diajak untuk berkenalan dengan Zahir Accounting, salah satu program akuntansi lokal yang sangat populer di kalangan pelaku usaha kecil menengah (UKM) di Indonesia karena sifatnya yang easy, simple, dan
flexible.
A. Apa itu Zahir Accounting
Zahir Accounting adalah software akuntansi keuangan yang sangat inovatif, namun sangat berbeda dengan software akuntansi lainnya. Selain mempermudah pembukuan, dimana seluruh jurnal akuntansi dan laporan keuangan dibuat secara otomatis tanpa perlu mengerti teori akuntansi yang mendalam, Zahir Accounting juga akan mempermudah Anda dalam mengambil keputusan bisnis, karena dilengkapi berbagai analisa laporan keuangan perusahaan, seperti analisa rasio, break even point analysis, berbagai grafik dan laporan interaktif yang menarik dan terintegrasi.
Dengan segala kelebihannya, Zahir Accounting Software lebih tepat disebut sebagai “Business Management Software” daripada software akuntansi, yang umumnya hanya berfungsi untuk mencatat jurnal transaksi, membuat laporan laba rugi dan laporan neraca, yang hanya mudah digunakan oleh mereka yang mengerti teori akuntansi.
Zahir Accounting versi 1.0 dibuat pertama kali pada tahun 1996 dan pada tahun 1997, mulai dikembangkan versi 2.0 dan mulai dipasarkan pada tahun 1999. Hingga saat ini, Zahir Accounting telah digunakan di perusahaan kecil maupun perusahaan besar dengan 6000-an user di Indonesia, dan telah memperoleh beberapa penghargaan di tingkat nasional. Dalam perkembangannya, Zahir Accounting terus mengalami perbaikan dan penyempurnaan dimana saat ini versi terbaru yang telah dirilis adalah Zahir Accounting versi 5.1 build 10. Perbaikan dan penyempurnaan tersebut dilakukan untuk menyesuaikan
P
M
M
e
e
n
n
g
g
e
e
n
n
a
a
l
l
Z
Z
a
a
h
h
i
i
r
r
A
A
c
c
c
c
o
o
u
u
n
n
t
t
i
i
n
n
g
g
perkembangan teknologi dan kebijakan yang diterapkan sehingga Zahir Accounting selalu up to date.
Zahir Accounting adalah sebuah program akuntansi keuangan berbahasa Indonesia, fleksibel, berfasilitas lengkap dan berdayaguna tinggi, yang dirancang agar tepat dengan kebutuhan usaha kecil dan menengah di Indonesia. Aplikasi ini dibangun dengan konsep bahwa akuntansi keuangan adalah mudah dan menggunakan aplikasi akuntansi keuangan adalah sebuah pengalaman yang menyenangkan, bahkan oleh pengguna yang baru mulai mempelajari komputer dan akuntansi.
Sebagian besar input transaksi yang dilakukan pengguna menggunakan formulir yang mudah dipahami dan sering ditemui dalam keseharian, sehingga pengguna tidak perlu takut salah dalam menginput transaksi, tidak perlu bingung mana yang debet dan mana yang kredit, program secara otomatis akan melakukannya untuk Anda.
Zahir Accounting memiliki beberapa jenis produk, antara lain :
1. Zahir Small Business Accounting 5.1
Digunakan untuk usaha kecil yang bergerak di bidang jasa dan perdagangan, organisasi nirlaba dan perorangan, yang memerlukan pembukuan sederhana, mengelola uang, piutang, tagihan dan pelaporan yang lengkap namun dengan harga sangat terjangkau, dan lain-lain.
2. Zahir Flexy Money 5.1
Digunakan untuk usaha kecil yang bergerak di bidang jasa, organisasi nirlaba dan perorangan, yang memerlukan pembukuan praktis dan lengkap, mengelola uang, giro, piutang, tagihan dan pelaporan secara mudah dan cepat, dan lain-lain.
3. Zahir Flexy Trade 5.1
Digunakan untuk usaha kecil bidang perdagangan yang memerlukan pembukuan praktis dan lengkap, untuk mengelola uang, persediaan barang dagangan, piutang, tagihan dan pelaporan secara mudah dan cepat, dan lain-lain.
4. Zahir Accounting Personal 5.1
Digunakan untuk usaha kecil dan menengah dalam bidang usaha jasa dan organisasi nirlaba yang ingin mengelola usaha dengan mudah dan lengkap, untuk usaha yang menerima order dengan sistem proyek, mengelola dan menghitung penyusutan fixed asset,
5. Zahir Standar 5.1
Digunakan untuk usaha kecil dan menengah dalam bidang perdagangan, konstruksi, retail sedang, yang ingin mengelola usaha dengan mudah, memberikan kemudahan dalam mengelola proyek, menghitung penyusutan aktiva tetap, sesuai untuk bidang usaha kontraktor, real estate, pabrik kecil, retail, dan lain-lain.
6. Zahir Enterprise 5.1
Dengan database Client Server yang mampu menangani data yang lebih besar dan lebih handal, berbagai fasilitas baru seperti multi level pricing, komisi bagian penjualan, laporan yang dapat didesain sendiri, laporan dapat di drill down (dapat di klik) untuk menampilkan detail laporan, dan lain-lain.
7. Zahir Point of Sale (POS) 5.1
Software Point of Sale yang simpel dan mudah digunakan, sebagai software kasir yang khusus mencatat penjualan harian dengan kecepatan input transaksi yang tinggi. Beberapa fasilitas yang dimiliki, antara lain : penjualan tunai dan kredit, pencarian barang per suku kata, dapat menggunakan Bar Code Reader, Drawer, Customer Display, dan lain-lain.
B. Kelebihan Zahir Accounting
1. Mudah Digunakan bagi Non Akuntan
Salah satu tampilan form pembelian, untuk mengisinya semudah menulis nota pembelian.
Salah satu bentuk tampilan form menu penjualan, dibuat sesederhana mungkin sehingga mudah untuk dipahami oleh kalangan pengguna umum yang masih awam dengan akuntansi.
3. Faktur dan Laporan dapat Didesain Sesuai Kebutuhan
Fasilitas laporan yang dapat didesain merupakan salah satu kelebihan dari Zahir Accounting versi tertentu sehingga pengguna bisa melakukan modifikasi terhadap bentuk faktur dan laporan sesuai dengan keinginan.
sebelumnya menggunakan database berbasis file sharing. Pada versi Client Server tersebut Zahir Accounting menggunakan
Interbase dengan service Firebird yang merupakan versi freeware
dari interbase sehingga pengguna tidak lagi dibebani biaya lisensi database server. Ketangguhan Interbase sudah teruji di banyak aplikasi berbasis data, karena itu, Zahir sebagai aplikasi akuntansi integral yang sarat dengan penyimpanan, pengelolaan dan pengambilan data secara komplek, dengan ini sangat diharapkan mampu menjawab kebutuhan pengelolaan keuangan perusahaan baik ditingkat kecil, menengah maupun corporate.
5. Fasilitas dan Kapasitas yang dapat Disesuaikan Kebutuhan
Fasilitas dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna sehingga biaya yang dikeluarkan dapat disesuaikan dengan fasilitas dan kapasitas yang dibutuhkan.
6. Tersedianya Grafik dan Analisa Bisnis
Tersedianya fasilitas grafik dan analisa bisnis di Zahir Accounting membuat pengguna bisa langsung membaca hasil analisa tersebut untuk kemudian dapat membuat kebijakan yang berkaitan dengan hasil analisa tersebut.
7. Fasilitas Audit / Drill Down
Dengan fasilitas ini, pengguna bisa langsung melihat transaksi-transaksi apa saja yang berkaitan dengan laporan tersebut sehingga dapat dengan mudah dilakukan penelusuran balik jika terdapat kesalahan.
C. Instalasi Zahir Accounting
Kebutuhan perangkat keras minimal yang harus dipenuhi antara lain :
1. Komputer Pentium III 700 Mhz. 2. Kapasitas memori minimal 128 MB. 3. Kapasitas hardisk tersedia untuk program.
4. Ruangan hardisk sebesar 100 mb untuk menyimpan file data. 5. Sistem operasi Windows 98/2000/XP/Vista.
6. VGA High Colour, Mouse, dan Driver printer terinstal.
Instalasi dengan CD Demo Zahir Accounting
1. Masukkan CD Demo Zahir Accounting yang disertakan bersama dengan buku ini ke dalam CD-ROM.
2. Secara autorun sistem akan membaca file instalasi Setup.exe yang terdapat didalam CD Demo tersebut.
Instalasi melalui Windows Explorer
1. Masukkan CD Demo Zahir Accounting yang disertakan bersama dengan buku ini ke dalam CD-ROM.
2. Jika fungsi autorun tidak berjalan, gunakan Windows Explorer. Pilih folder Demo Zahir 5.1 kemudian cari file Setup.exe dan klik ganda.
3. Akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini, pilih bahasa
4. Pada tampilan ini terdapat pilihan menu dalam CD Demo Zahir Accounting versi 5.1 seperti : Produk, Fitur dan Fasilitas,
Profil Perusahaan, Video Latihan.
1) Menu Produk
Pada menu ini tersedia beberapa pilihan untuk melakukan instalasi produk Zahir Accounting, seperti : Enterprise, Standar, Personal,
Flexy Trade, Flexy Money, Flexy GL, Small Business, dan Point of Sales.
2) Menu Fitur & Fasilitas
Pada menu ini tersedia semua informasi mengenai fitur dan fasilitas yang dimiliki oleh Zahir Accounting versi 5.1.
3) Menu Profil Perusahaan
Pada menu ini tersedia semua informasi yang berkaitan dengan profil perusahaan pengembang Zahir Accounting yaitu PT. Zahir Internasional.
Pada menu ini tersedia file-file pembelajaran berbentuk multimedia yang bisa digunakan untuk mempelajari Zahir secara mandiri.
5. Sekarang saatnya untuk melakukan instalasi. Kali ini produk yang akan digunakan adalah Zahir Accounting versi
Enterprise, maka pada menu Produk arahkan pointer ke menu
pilihan Enterprise kemudian klik [Install].
7. Jika proses konfigurasi selesai, akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini :
Tampilan ini merupakan tahap awal dimulainya instalasi. Klik
[Next>] untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
8. Isilah data informasi yang diperlukan seperti nama pengguna dan organisasinya. Klik [Next>] untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
9. Tampilan berikutnya yaitu Setup Type. Disini terdapat 3 pilihan setup, antara lain : Typical, Minimal, dan Custom. Gunakan pilihan setup yang umum digunakan yaitu Typical. Klik [Next>] untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
10. Pada tahap ini sistem akan melakukan konfirmasi akhir mengenai data-data yang telah dimasukkan sebelumnya. Jika telah dipastikan semua data-data benar, klik [Install] dan proses instalasi akan berjalan.
11. Begitu proses instalasi selesai, akan muncul jendela konfirmasi akhir. Jika ingin langsung menggunakan program Zahir Accounting, biarkan opsi Launch the program tercentang. Klik [Finish] untuk mengakhiri proses instalasi.
Tampilan awal Zahir Accounting akan muncul.
D. Membuka Data pada Zahir Accounting
Untuk membuka data Zahir Accounting, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik menu Open Data pada kategori Main
Menu di tampilan menu awal Zahir
2. Pada jendela konfirmasi Open Database, untuk single user dapat menggunakan lokasi database server dan tentukan file yang akan dibuka.
3. Sebagai contoh data yang akan dibuka adalah data Zahir yang tersimpan di C:\Program Files\Zahir Enterprise System Ver. 5.1\Data\Zahir.gdb
4. Setelah file dipilih, klik [Open] untuk kembali ke jendela konfirmasi Open Database.
6. Tampilan awal Zahir Accounting akan muncul.
E. Mengenal Area Kerja Zahir Accounting
Kali ini kita akan mengenal area kerja Zahir Accounting, perhatikan gambar dibawah ini :
Pada tampilan awal Zahir Accounting, terdapat 3 kelompok menu utama, yaitu :
1. Toolbar Menu : Menu ini digunakan untuk melakukan setingan
umum terhadap program Zahir Accounting. Menu ini terdiri dari
2. Modul Menu : Menu ini merupakan menu utama dari program
Zahir Accounting karena semua aktivitas dilakukan melalui
Modul ini. Modul ini terdiri dari : Data Store, General Ledger, Sales, Purchases, Cash & Bank, Inventory, dan Reports.
Tampilan Modul Transaction
Tampilan Modul Sales
Tampilan Modul Puchases
Tampilan Modul Inventory
Tampilan Modul Reports
3. Shortcut Menu : Menu ini terdiri dari 3
kelompok yaitu Facilities, Data, dan List Transaction dimana masing-masing kelompok terdiri dari beberapa sub menu yang sering digunakan seperti: Business Analysis, Reminder,
Calendar, Chart of Account (COA), Name Address Classification, Address Data, Item Category, Product Data, Sales Transaction List, Purchases Transaction List, Account Receivable
F. Mengakhiri Program Zahir Accounting
Untuk mengakhiri program Zahir Accounting, pilih tab menu File >> Exit.
Copyright @ BloggerBorneo.Com
ada bab ini akan dibahas mengenai tahapan-tahapan yang mesti dilakukan untuk bisa mengaplikasikan Zahir Accounting ke dalam perusahaan Anda. Disini Anda akan diberikan penjelasan yang lebih simpel dengan menggunakan ilustrasi sebuah perusahaan dagang dan jasa sehingga Anda bisa mempelajarinya dengan lebih mudah.
A. Persiapan Data Awal
Langkah pertama yang harus dilakukan untuk mengaplikasikan Zahir Accounting ke perusahaan Anda adalah dengan mempersiapkan data awal posisi keuangan Anda. Dalam akuntansi data ini disebut sebagai Neraca (Balanced Sheet). Neraca sendiri dapat diartikan sebagai sebuah daftar yang menampilkan semua harta yang dimiliki perusahaan, hutang kepada pihak lain (kreditor), piutang kepada pihak lain (debitor), serta jumlah modal (equity) yang dimiliki perusahaan.
Harta merupakan salah satu bentuk kekayaan yang dimiliki perusahaan. Harta dapat dibagi menjadi beberapa kelompok yang terdiri dari beberapa jenis harta, antara lain :
Kelompok Harta Lancar, terdiri dari harta yang memiliki umur
ekonomis kurang dari satu tahun dan juga dapat diuangkan dengan cepat. Yang termasuk dalam kelompok ini, antara lain : kas/bank, piutang usaha, persediaan, dan lain-lain.
Kelompok Harta Tetap, terdiri dari harta yang memiliki umur
ekonomis lebih dari satu tahun. Yang termasuk dalam kelompok ini, antara lain : tanah, bangunan kantor/toko, peralatan, kendaraan, dan lain-lain.
Hutang merupakan salah satu bentuk kewajiban yang harus
dibayar oleh perusahaan. Hutang dapat dibagi menjadi beberapa kelompok yang terdiri dari beberapa jenis hutang, antara lain :
Kelompok Hutang Jangka Pendek, terdiri dari hutang yang
memiliki umur kurang dari satu tahun. Yang termasuk dalam
P
I
I
m
m
p
p
l
l
e
e
m
m
e
e
n
n
t
t
a
a
s
s
i
i
Z
Z
a
a
h
h
i
i
r
r
A
A
c
c
c
c
o
o
u
u
n
n
t
t
i
i
n
n
g
g
Copyright @ BloggerBorneo.Com
Kelompok Hutang Jangka Panjang, terdiri dari hutang yang
memiliki umur lebih dari satu tahun. Yang termasuk dalam kelompok ini, antara lain : hutang obligasi, hipotek, dan lain-lain. Berikut ini adalah data-data yang harus dipersiapkan sebelum menggunakan Zahir Accounting.
1. Daftar Rekening Perkiraan
Untuk melakukan pengelompokan terhadap jenis perkiraan yang digunakan dalam transaksi keseharian, perlu dibuat kode unik untuk tiap-tiap perkiraan sehingga dalam proses pencatatannya tidak terjadi kesalahan pencatatan. Kumpulan kode-kode perkiraan ini disebut dengan Daftar Rekening Perkiraan. Jika perusahaan telah memiliki Daftar Rekening Perkiraan yang sesuai dengan Zahir Accounting, yang dilakukan cukup dengan mengimpor Daftar Rekening Perkiraan tersebut.
2. Daftar Proyek dan Departemen
Buatlah daftar proyek yang sedang dikerjakan dan departemen yang ada dalam perusahaan (jika ada). Pembuatan daftar proyek dan departemen ini berguna untuk memisahkan jumlah pendapatan dan biaya yang terjadi berdasarkan proyek dan departemen sehingga masing-masing proyek atau departemen memiliki Laporan Laba/Rugi dan Neraca.
3. Daftar Nama
Buatlah daftar nama-nama orang yang memiliki hubungan dengan perusahaan baik itu sifatnya personal, pelanggan, pemasok, atau karyawan. Jika data yang akan dibuat terlalu panjang, bisa menggunakan fasilitas impor data yang disediakan Zahir Accounting.
4. Daftar Barang dan Jasa
Buatlah daftar barang (persediaan) dan jenis jasa yang akan dipergunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.
5. Saldo Neraca Awal
Buat perhitungan saldo awal untuk masing-masing perkiraan, seperti : kas/bank, persediaan, hutang piutang, harta tetap, dan modal perusahaan. Periksa keseimbangan neraca awal Anda sebelum melakukan transaksi. Selisih tidaknya neraca awal Anda dapat dilihat melalui perkiraan Historical Balancing (perkiraan akan bernilai Rp. 0,- jika neraca awal Anda seimbang).
Copyright @ BloggerBorneo.Com
B. Memindahkan Data pada Zahir Accounting
Sebagai bahan ilustrasi, berikut ini diberikan data-data sebuah perusahaan dagang dan jasa yang baru 6 bulan berdiri. Mulai tanggal 1 Juli 2008 perusahaan tersebut akan melakukan konversi dari sistem manual ke sistem komputerisasi dengan menggunakan Zahir Accounting.
1. Gambaran Umum Perusahaan
Nama Perusahaan : Multi Computer Alamat Perusahaan : Jl. Sei Raya Dalam
Komplek Ruko Blok A22 Mulai Beroperasi : 1 Januari 2008
Jenis Perusahaan : Perusahaan Dagang dan Jasa
Bidang Usaha : Perdagangan dan Instalasi/Perbaikan. Status Perusahaan : Perusahaan Kena Pajak (PKP)
NPWP : 001.234.56.789
2. Kebijakan Perusahaan a) Kebijakan Umum
1) Metode pencatatan yang digunakan yaitu akrual basis. 2) Periode akuntansi dimulai dari 1 Januari s/d 31 Desember
(12 bulan).
3) Neraca saldo dibuat pada setiap akhir bulan.
4) Menggunakan jurnal umum dan jurnal khusus dalam melakukan pencatatan.
5) Mata uang yang digunakan yaitu Rupiah (single
currency).
b) Transaksi Pembelian
1) Setiap transaksi pembelian akan dikenakan PPN Keluaran sebesar 10% dari nilai pembelian.
2) Beban transport pembelian ditanggung oleh perusahaan. 3) Setiap transaksi retur pembelian akan diperhitungkan
pengurangan atas nilai hutang dan PPN Keluaran. 4) Potongan tunai pembelian sebesar 4/10 net 30.
c) Transaksi Pengeluaran Kas
1) Setiap pengeluaran kas untuk transaksi pembelian tunai/kredit menggunakan sistem transfer antar bank.
Copyright @ BloggerBorneo.Com
3) Pengeluaran kas sebesar kurang dari Rp. 500.000,- dilakukan dengan dana kas kecil.
4) Pengeluaran kas untuk operasional perusahaan lebih dari Rp. 1.000.000,- harus menggunakan cek (via bank).
d) Transaksi Penjualan
1) Setiap transaksi penjualan akan dikenakan PPN Masukan sebesar 10% dari nilai penjualan.
2) Beban transport penjualan dibebankan kepada pembeli. 3) Setiap transaksi retur penjualan akan diperhitungkan
pengurangan atas nilai piutang dan PPN Masukan. 4) Potongan tunai penjualan sebesar 2/10 net 30.
e) Transaksi Penerimaan Kas
1) Setiap penerimaan kas sementara akan disimpan di brankas perusahaan dan dicatat ke dalam akun Kas Belum Disetor (Undeposited Funds).
2) Dana perusahaan disimpan dalam rekening BCA Cabang Pontianak an. Multi Computer dengan nomor rekening 1710-56-9505.
3) Dalam seminggu dilakukan dua kali penyetoran ke Bank.
f) Penilaian Persediaan Barang
1) Metode persediaan yang digunakan yaitu metode First In
First Out (FIFO).
2) Disediakan kartu barang untuk mencatat persediaan, keluar dan masuk untuk setiap item barang dagangan.
g) Penyusutan Aktiva Tetap
1) Penyusutan aktiva tetap dihitung menggunakan metode garis lurus (straight line method).
2) Peralatan Toko memiliki umur ekonomis 5 tahun dengan nilai sisa Rp. 1.000.000,-.
3) Kendaraan Operasional memiliki umur ekonomis 15 tahun dengan nilai sisa Rp. 5.000.000,-.
4) Perhitungan dan pencatatan beban penyusutan dilakukan pada setiap akhir bulan.
3. Daftar Rekening Perusahaan
Berikut ini adalah Daftar Rekening yang digunakan, kode dan nama rekeningnya telah disesuaikan dengan format Zahir Accounting sehingga lebih mempermudah untuk melakukan proses konversi nantinya.
Copyright @ BloggerBorneo.Com
a) Daftar Rekening Neraca
Harta Kas
1-10-000010 Kas Kecil 1-10-000020 Kas 1-10-000030 Kas (USD) 1-10-000040 Kas Belum Disetor
Bank
1-20-000010 Bank Central Asia A/C Multi Computer 1-20-000020 Bank Central Asia A/C Multi Computer (USD)
Piutang Dagang
1-30-000010 Piutang Giro 1-30-000020 Piutang Usaha 1-30-000030 Piutang Usaha (USD) 1-30-000040 Cadangan Kerugian Piutang 1-30-000050 Piutang Non Usaha
Persediaan
1-40-000010 PC - IBM Intel Pentium 1-40-000020 PC - IBM AMD 1-40-000030 MS Windows XP SP2 1-40-000040 MS Windows Vista 1-40-000050 MS Office 2003 1-40-000060 MS Office 2007
Biaya Dibayar Dimuka
1-50-000010 Pajak Dibayar di Muka 1-50-000020 Asuransi Dibayar di Muka
Investasi Jangka Panjang
1-60-000010 Investasi Saham 1-60-000020 Investasi Obligasi
Harta Tetap Berwujud
1-70-000010 Tanah 1-70-000020 Bangunan
1-70-000021 Akumulasi Penyusutan Bangunan 1-70-000030 Mesin dan Peralatan
1-70-000031 Akumulasi Penyusutan Mesin dan Peralatan 1-70-000040 Mebel dan Alat Tulis Kantor
1-70-000041 Akumulasi Penyusutan Mebel dan ATK 1-70-000050 Kendaraan
1-70-000051 Akumulasi Penyusutan Kendaraan 1-70-000070 Harta Lainnya
1-70-000071 Akumulasi Penyusutan Harta Lainnya
Harta Tetap Tidak Berwujud
1-80-000010 Hak Merek 1-80-000020 Hak Cipta
Copyright @ BloggerBorneo.Com
1-90-000021 Akumulasi Amortisasi Pra Operasi dan Operasi
Kewajiban
Hutang Lancar
2-10-000010 Wesel Bayar 2-10-000015 Hutang Giro 2-10-000020 Hutang Usaha 2-10-000025 Hutang Usaha (USD) 2-10-000030 Hutang Konsinyasi 2-10-000040 Uang Muka Penjualan 2-10-000055 Hutang Deviden 2-10-000060 Hutang Bunga
2-10-000065 Biaya yang Masih Harus Dibayar 2-10-000075 Kartu Kredit
2-10-000080 Hutang Pajak Penjualan 2-10-000082 Hutang Komisi Penjualan 2-10-000085 Hutang Gaji
2-10-000090 Hutang Jangka Pendek
Pendapatan yang Diterima di Muka
2-20-000010 Sewa Diterima di Muka
Hutang Jangka Panjang
2-30-000010 Pinjaman Hipotik 2-30-000020 Hutang Bank Modal Modal 3-10-000010 Saham Preferen 3-10-000020 Modal Disetor 3-10-000030 Saham Biasa Laba 3-20-000010 Laba ditahan 3-20-000020 Laba Tahun Berjalan 3-20-000099 Historical Balancing
b) Daftar Rekening Laporan Rugi/Laba
Pendapatan
Pendapatan Usaha
4-10-000010 Penjualan Hardware 4-10-000020 Penjualan Software 4-10-000030 Penjualan Produk Lain 4-10-000040 Pendapatan Servis 4-10-000070 Potongan Penjualan
4-10-000080 Pendapatan Denda Keterlambatan 4-10-000090 Pendapatan atas Pengantaran
Biaya atas Pendapatan Biaya Produksi
Copyright @ BloggerBorneo.Com
5-10-000010 HPP - Hardware 5-10-000020 HPP - Software 5-10-000030 HPP - Produk Lain 5-10-000040 Komisi Penjualan 5-10-000070 Potongan Pembelian5-10-000080 Biaya atas Pengiriman Barang
Biaya Lain
5-20-000010 Kerugian Piutang
5-20-000020 Biaya Denda Keterlambatan 5-20-000030 Kerusakan dan Kegagalan Material
Pengeluaran Operasional Biaya Operasional
6-10-000010 Gaji Direksi dan Karyawan 6-10-000030 Listrik, Air dan Telpon 6-10-000050 Promosi dan Iklan 6-10-000060 Administrasi Kantor
Biaya Non Operasional
6-60-000010 Penyusutan Bangunan
6-60-000011 Penyusutan Mesin dan Peralatan 6-60-000012 Penyusutan Mebel dan ATK 6-60-000013 Penyusutan Kendaraan 6-60-000015 Penyusutan Harta Lainnya
6-60-000016 Amortisasi Pra Operasi dan Operasi
Pendapatan Lain
Pendapatan Luar Usaha
8-10-000020 Laba Rugi Selisih Kurs 8-10-000030 Hasil Sewa
Pengeluaran Lain
Pengeluaran Luar Usaha
9-10-000010 Biaya Bunga 9-10-000011 Jasa Bank
C. Memulai Zahir Accounting
Untuk memulai Zahir Accounting dapat menggunakan dua cara, yaitu :
Cara Pertama :
1. Klik ganda icon Zahir Accounting yang terdapat pada Desktop.
Cara Kedua :
1. Klik menu Start >> Program >> Zahir Enterprise System
Copyright @ BloggerBorneo.Com
2. Tampilan menu awal Zahir Accounting 5.1 akan muncul.
Terdapat 3 kategori menu yang disediakan, antara lain :
a. Main Menu :
Merupakan kategori Menu Utama yang terdiri dari :
Open Previous Data : Digunakan untuk membuka data
sebelumnya.
Create New Data : Digunakan untuk membuat data baru.
Open Data : Digunakan untuk membuka data dari tempat
penyimpanan.
Open Backup File : Digunakan untuk membuka data yang telah
dibackup sebelumnya.
Copyright @ BloggerBorneo.Com
Exit : Digunakan untuk keluar dari program Zahir Accounting
versi 5.1.
b. Online Help :
Merupakan kategori Menu Bantuan Online, untuk menggunakan fasilitas ini diperlukan jaringan internet.
c. Open Previous Data :
Merupakan kategori Menu Membuka Data Sebelumnya dimana file-file yang telah kita buat sebelumnya akan tampil dibawah kategori menu ini.
D. Membuat Data pada Zahir Accounting
Untuk membuat data baru pada Zahir Accounting, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik menu Create New Data pada tampilan
Main Menu Zahir Accounting.
2. Pada tahap pertama ini, isikan semua data-data mengenai perusahaan secara lengkap kemudian klik [Next>].
3. Isikan periode akuntansi yang digunakan :
Month : Periode awal menggunakan Zahir
Year : Periode tahun berjalan
Year-End : Periode akhir
File Name : Nama dan Tempat data Zahir akan disimpan
Copyright @ BloggerBorneo.Com
Catatan : Terdapat opsi Create Chart of Account dimana pengguna diberikan kemudahan untuk membuat rekening perusahaan yang telah disediakan oleh Zahir dengan memberi tanda centang pada opsi ini.
4. Tentukan jumlah departemen atau gudang yang akan digunakan. Jika perusahaan hanya memiliki satu gudang (Head
Quarter), langsung [Next>] untuk melanjutkan.
5. Pada jendela Last Confirmation, pastikan data-data yang dimasukkan telah sesuai kemudian klik [Process].
Copyright @ BloggerBorneo.Com
6. Tahap selanjutnya adalah memilih bidang usaha yang akan digunakan.
Setiap Bidang Usaha memiliki kode rekening standar masing-masing. Pilihlah sesuai dengan jenis perusahaan yang digunakan dan klik [Lanjutkan>].
7. Tampilan konfirmasi akan muncul, klik [Yes] untuk melanjutkan proses.
Copyright @ BloggerBorneo.Com
8. Tentukan mata uang dasar yang akan digunakan dengan menekan tombol [List of Currency] kemudian pilih jenis mata uangnya dan klik [Next>].
9. Tahapan ini digunakan apabila perusahaan akan menggunakan sistem multi currency. Untuk perusahaan yang hanya menggunakan sistem single currency, tahap ini bisa dilewatkan dengan mengklik tombol [Next].
Copyright @ BloggerBorneo.Com
Keterangan : Setingan ini dapat diubah sewaktu-waktu jika perusahaan suatu saat menggunakan sistem multy currency. 10. Proses setup data perusahaan telah selesai dilakukan. Klik
ada bab ini akan dibahas mengenai cara melakukan setup di Zahir Accounting. Ada beberapa setingan umum yang perlu dilakukan penyesuaian agar Zahir Accounting bisa berjalan sesuai dengan perusahaan yang kita gunakan. Beberapa setingan tersebut meliputi mengatur konfigurasi bahasa, modifikasi rekening, konfigurasi akun penting, mengisi perkiraan saldo awal, konfigurasi pajak, menghitung penyusutan harta tetap, dan mengatur hak akses dan password.
A. Mengatur Konfigurasi Bahasa
Pada umumnya, hal yang pertama kali dilakukan oleh pengguna Zahir adalah mengubah
bahasa yang digunakan dari Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia agar bisa lebih mudah memahaminya.
Untuk melakukan
perubahan bahasa
secara otomatis, pilih menu Language di
menu toolbar Options dan klik pilihan Bahasa Indonesia.
B. Mengatur Konfigurasi Akun Penting
a. Klik Setting di tooolbar dan pilih menu Akun Penting.
P
S
S
e
e
t
t
u
u
p
p
Z
Z
a
a
h
h
i
i
r
r
A
A
c
c
c
c
o
o
u
u
n
n
t
t
i
i
n
n
g
g
b. Kali ini zahir memberikan konfirmasi bahwa kita harus menentukan terlebih dahulu akun-akun mana yang penting sebelum melakukan transaksi.
c. Klik [Lanjutkan>] untuk menuju langkah berikutnya.
d. Akun Penting Pertama yaitu Ongkos Kirim Pembelian. Dari Zahir secara otomatis telah mengarahkan akun ini ke rekening 5-10-000080 dengan nama perkiraan Biaya atas Pengiriman
Barang. Klik [Lanjutkan>] jika tidak ada perubahan.
e. Akun Penting Kedua yaitu Ongkos Kirim Penjualan. Dari Zahir secara otomatis telah mengarahkan akun ini ke rekening 4-10-000090 dengan nama perkiraan Pendapatan atas Pengantaran. Klik [Lanjutkan>] jika tidak ada perubahan.
f. Akun Penting Ketiga yaitu Potongan Pembelian. Dari Zahir secara otomatis telah mengarahkan akun ini ke rekening 5-10-000070 dengan nama perkiraan Potongan Pembelian. Klik
[Lanjutkan>] jika tidak ada perubahan.
g. Akun Penting Keempat yaitu Potongan Penjualan. Dari Zahir secara otomatis telah mengarahkan akun ini ke rekening 4-10-000070 dengan perkiraan Potongan Penjualan. Klik
h. Akun Penting Kelima yaitu Denda Keterlambatan (Beli). Dari Zahir secara otomatis telah mengarahkan akun ini ke rekening 4-20-000020 dengan nama perkiraan Biaya Denda Keterlambatan. Klik [Lanjutkan>] jika tidak ada perubahan.
i. Akun Penting Keenam yaitu Denda Keterlambatan (Jual). Dari Zahir secara otomatis telah mengarahkan akun ini ke rekening 4-10-000080 dengan nama perkiraan Pendapatan Denda
j. Akun Penting Ketujuh yaitu Laba Tahun Berjalan. Dari Zahir secara otomatis telah mengarahkan akun ini ke rekening 3-20-000020 dengan nama perkiraan Laba Tahun Berjalan. Klik
[Lanjutkan>] jika tidak ada perubahan.
k. Akun Penting Kedelapan yaitu Laba Ditahan. Dari Zahir secara otomatis telah mengarahkan akun ini ke rekening 3-20-000010 dengan nama perkiraan Laba Ditahan. Klik [Lanjutkan>] jika tidak ada perubahan.
l. Akun Penting Kesembilan yaitu Pengimbang Neraca. Dari Zahir secara otomatis telah mengarahkan akun ini ke rekening 3-20-000099 dengan nama perkiraan Historical Balancing. Pengimbang neraca ini merupakan rekening yang otomatis menunjukkan posisi neraca apakah seimbang atau tidak (nilainya selalu Rp. 0,- apabila neracanya seimbang).
Klik [Lanjutkan>] jika tidak ada perubahan.
m. Akun Penting Kesepuluh yaitu Komisi Penjualan. Dari Zahir secara otomatis telah mengarahkan akun ini ke rekening 5-10-000040 dengan nama perkiraan Komisi Penjualan. Klik
n. Akun Penting Kesebelas yaitu Hutang Komisi Penjualan. Dari Zahir secara otomatis telah mengarahkan akun ini ke rekening 2-10-000082 dengan nama perkiraan Hutang Komisi
Penjualan. Klik [Lanjutkan>] jika tidak ada perubahan.
o. Pada tampilan terakhir ini, Zahir hanya memberikan konfirmasi bahwa setup akun penting telah selesai dilakukan. Klik
C. Mengatur Konfigurasi Kode Rekening
1. Untuk melihat Kode Perkiraan yang digunakan, klik Modul
Data-Data dan pilih menu Data Rekening.
Format kode rekening standar Zahir adalah XXX-XX-XXX. Format kode rekening ini sulit untuk dipahami karena pengelompokan rekeningnya tidak jelas.
Format kode rekening yang umum digunakan didalam program-program akuntansi adalah X-XX-XXXXX dengan sistem pengelompokan sebagai berikut :
1-XX-XXXXXX : Golongan Aktiva/Harta 2-XX-XXXXXX : Golongan Pasiva/Kewajiban 3-XX-XXXXXX : Golongan Equity’s/Modal 4-XX-XXXXXX : Golongan Pendapatan Usaha 5-XX-XXXXXX : Golongan Harga Pokok Penjualan 6-XX-XXXXXX : Golongan Biaya Operasional
8-XX-XXXXXX : Golongan Pendapatan Lain Diluar Usaha 9-XX-XXXXXX : Golongan Pengeluaran Lain Diluar Usaha 3. Perubahan format kode rekening
dapat dilakukan dengan cara memilih menu Setting di toolbar kemudian tekan menu Setup Program.
4. Pada sub menu Data Rekening, ubah Format Rekeningnya dari 000-00-000 menjadi 0-00-000000 kemudian klik
[Rekam].
Kita juga bisa melakukan konfigurasi untuk menentukan jumlah digit akun dan jumlah digit level 3 dengan mengubah angka
yang ada di dalam kolom Jumlah Digit Level 3 dan Jumlah
Digit Akun.
5. Tampak pada tampilan dibawah ini bahwa format kode rekeningnya telah berubah.
D. Melakukan Modifikasi Akun Rekening
Untuk melakukan modifikasi akun rekening, lakukan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Klik Modul Data-Data dan pilih menu Data Rekening.
b. Pada tampilan form Daftar Akun, dipojok kiri bawah terdapat 3 tombol menu yang dapat digunakan untuk melakukan modifikasi akun rekening, yaitu : tombol menu [Baru], [Edit], dan [Hapus].
1. Membuat Akun Rekening Baru
a. Klik tombol menu [Baru] pada tampilan Daftar Akun.
b. Tentukan dahulu klasifikasi akun yang akan dibuat, untuk ilustrasi akan dibuat satu rekening Persediaan Norton
Antivirus dengan kode rekening 140000070 dan termasuk
c. Klik [Rekam] untuk menyimpan akun rekening yang baru dibuat. Akun rekening yang baru dibuat akan muncul pada tampilan Daftar Akun.
Catatan : Jika diperhatikan, pada tampilan Tambah Akun Baru terdapat dua opsi yang dapat dipilih yaitu : Kas/Bank dan Tidak
Opsi Kas/Bank dicentang apabila nomor rekening yang dibuat
berkaitan dengan transaksi kas/bank seperti Kas Kantor, Kas Kecil, dan Kas di Bank.
Setiap nomor rekening yang termasuk dalam kelompok Kas/Bank ditandai dengan tanda centang merah yang terletak disisi kanan tampilan dan rekening Kas/Bank ini tidak dapat dihapus jika telah digunakan untuk melakukan transaksi.
Opsi Tidak Aktif dicentang apabila nomor rekening yang dibuat
untuk sementara tidak digunakan (tidak aktif). Akun rekening tidak aktif ini untuk sementara tidak bisa digunakan untuk transaksi, non aktifkan opsi ini untuk dapat kembali menggunakan akun rekening ini.
2. Mengubah Akun Rekening
a. Pilih akun rekening yang akan diubah kemudian klik tombol menu [Edit] pada tampilan Daftar Akun.
b. Ubah kode dan nama akun rekening yang akan dimodifikasi. Klik [Rekam] untuk menyimpan perubahannya.
c. Klik [Selesai] untuk kembali ke tampilan awal.
3. Menghapus Akun Rekening
a. Pilih akun rekening yang akan dihapus kemudian klik menu
b. Tampilan form konfirmasi akan muncul, klik [Yes] untuk menghapus akun rekening terpilih.
c. Klik [Selesai] untuk kembali ke tampilan awal.
Lakukan langkah-langkah yang sama untuk beberapa akun rekening lain disesuaikan dengan Daftar Rekening yang dimiliki oleh perusahaan Multi Computer. Jika semua langkah telah dilakukan dengan benar, maka akan terlihat seperti tampilan dibawah ini :
E. Mengisi Perkiraan Saldo Awal
Berikut ini adalah data saldo awal perusahaan Multi Computer.
a) Saldo Awal Piutang
Nomor Faktur 35/TD/VI/08 44/TD/VI/08 Tanggal Faktur 21-Jun-08 27-Jun-08
Kode Pelanggan CS-01 CS-02 Nama Pelanggan Jeranding Komputer Zoom Computer Alamat Pelanggan Jl. Jeranding 15 Jl. Alianyang 26 Syarat Pembayaran 2/10, n/30 2/10, n/30 Saldo Rp. 6,200,000 Rp. 6,250,000
Tahap Pertama - Membuat Data Pelanggan
1) Pilih modul Data-Data, pilih menu Data Nama Alamat.
2) Terlihat daftar nama dan alamat yang ada masih kosong. Klik tombol [Baru] yang terdapat di pojok kiri bawah untuk membuat data baru nama dan alamat pelanggan.
Selain untuk membuat data pelanggan baru, terdapat juga tombol [Edit] untuk mengubah data pelanggan dan tombol
Pada versi 5.1 ini, Zahir Accounting menambahkan fasilitas grafik yang dapat dilihat dibagian bawah sehingga bisa langsung dilihat jumlah penjualan untuk masing-masing pelanggan.
3) Isikan data-data yang berkaitan dengan informasi umum perusahaan seperti ID perusahaan, nama perusahaan, tipe perusahaan (Customer, Vendor, Personal, atau Employe), kontak person, dan lain-lain.
Adapun sistem potongan tunai pembelian yang diterapkan perusahaan kepada pelanggan adalah 2/10, n/30. Hal ini berarti pelanggan akan memperoleh potongan tunai sebesar 20% dari total nilai penjualan jika pembayaran hutang dilakukan dalam jangka waktu 10 hari, sedangkan jatuh tempo pembayaran ditentukan selambat-lambatnya 30 hari setelah tanggal pembelian.
Isi kolom Term of Payment sesuai dengan gambar dibawah ini :
4) Untuk mengisikan data mengenai alamat dan logo perusahaan (jika ada), klik menu tab Alamat dan Catatan yang terdapat di pojok kiri bawah.
Untuk memasukkan logo perusahaan, klik tombol [Pilih
Gambar] dan pilih logo/gambar perusahaan di lokasi
penyimpanan. Klik [Rekam] untuk menyimpan.
5) Lakukan hal yang sama untuk pelanggan yang kedua. Jika semua proses yang dilakukan benar, data yang tersimpan akan terlihat seperti yang tampak pada gambar dibawah ini.
Tahap Kedua - Memasukkan Saldo Piutang Per Pelanggan
1) Pada tab menu Setting, pilih menu Saldo Awal dan klik Saldo Awal
Piutang Usaha.
2) Pada form Saldo Awal Piutang Usaha, klik tombol [Baru] yang terdapat di pojok kiri
bawah untuk memasukkan saldo awal piutang.
Selain untuk memasukkan saldo piutang baru, terdapat juga, menu [Edit] untuk mengubah dan menu [Hapus] untuk menghapus data saldo piutang pelanggan.
3) Untuk mencari Nama Pelanggan, klik tombol bergambar mouse disamping kanan kolom. Sedangkan untuk tanggal Invoice, klik tombol bergambar kalender disamping kanan kolom.
Pada kolom No.Invoice dan Nilai Piutang isikan sesuai dengan data Daftar
Piutang Usaha
sebelumnya. 4) Tentukan jangka
waktu jatuh tempo pembayarannya dengan menekan
tombol [Term
Pembayaran>]
yang terdapat di pojok kiri bawah tampilan.
Karena kebijakan
kolom Hari Discount diisi dengan 10 hari, Hari Jatuh Tempo diisi dengan 30 hari, dan Discount Awal diisi dengan 2%.
5) Klik [Rekam] untuk melanjutkan proses.
6) Lakukan hal yang sama untuk pelanggan yang kedua. Jika semua proses yang dilakukan benar, data yang tersimpan akan terlihat seperti yang tampak pada gambar dibawah ini.
b) Saldo Awal Hutang
Nomor Faktur 12/TC/VI/08 24/TC/VI/08 Tanggal Faktur 17-Jun-08 25-Jun-08 Kode Supplier SP-01 SP-02
Alamat Supplier Jl. Gajah Mada 15 Jl. Ketapang 17 Syarat Pembayaran 4/10, n/30 4/10, n/30 Saldo Rp. 6,550,000 Rp. 3,900,000
Untuk memasukkan saldo awal hutang ada dua tahap yang bisa dilakukan, antara lain :
Langkah Pertama - Membuat Data Pemasok
1) Pilih modul Data-Data, klik Data Nama Alamat.
2) Terlihat daftar nama dan alamat yang telah terisi nama-nama pelanggan yang dimasukkan sebelumnya, klik tombol [Baru] untuk membuat data baru nama dan alamat untuk pemasok.
Selain untuk membuat saldo hutang baru, terdapat juga menu
[Edit] untuk mengubah dan menu [Hapus] untuk menghapus
data saldo hutang pemasok.
3) Isikan data-data yang berkaitan dengan informasi umum perusahaan seperti ID perusahaan, nama perusahaan, tipe perusahaan (Customer, Vendor, Personal, atau Employe), kontak person, dan lain-lain.
Catatan : Jangan lupa untuk mengubah tipe perusahaannya
4) Untuk mengisikan data mengenai alamat dan logo perusahaan (jika ada), klik menu tab Alamat dan Catatan yang terdapat di pojok kiri bawah.
Untuk memasukkan logo perusahaan, klik tombol [Pilih
Gambar] dan tentukan lokasi penyimpanan logo tersebut. Klik [Rekam] untuk menyimpan.
5) Lakukan hal yang sama untuk pemasok yang kedua. Jika semua proses yang dilakukan benar, data yang tersimpan akan terlihat seperti yang tampak pada gambar dibawah ini.
Catatan : Buat satu data nama Supplier Umum (kode SP-00) yang akan digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara tunai.
Tahap Kedua - Membuat Data Hutang Per Pemasok
1) Pada tab menu Setting, pilih menu Saldo Awal dan klik Saldo Awal
Hutang Usaha.
2) Pada tampilan Saldo
Awal Hutang Usaha,
klik [Baru] yang terdapat di pojok kiri
3) Untuk mencari Nama Pemasok, klik tombol bergambar mouse disamping kanan kolom. Sedangkan untuk tanggal Invoice, klik tombol bergambar kalender disamping kanan kolom.
Pada kolom No.Invoice dan Nilai Hutang isikan sesuai dengan data Daftar Hutang Usaha sebelumnya.
4) Sebelum menyimpan data tersebut, jangan lupa untuk menentukan jangka waktu pembayaran untuk pemasok tersebut. Caranya adalah dengan menekan tombol [Term
Karena kebijakan yang digunakan adalah 4/10, n/30 untuk pemasok, maka untuk kolom Hari Discount diisi dengan 10 hari, Hari Jatuh Tempo diisi dengan 30 hari, dan Discount
Awal diisi dengan 4%. Klik [Rekam] untuk melanjutkan proses.
5) Lakukan hal yang sama untuk pemasok yang kedua. Jika semua proses yang dilakukan benar, data yang tersimpan akan terlihat seperti yang tampak pada gambar dibawah ini.
c) Saldo Awal Persediaan
Daftar Persediaan - Hardware :
Kode PC-01 PC-02 Nama PC - IBM Intel Pentium PC - IBM AMD Satuan Unit Unit Supplier Utama Metro Computer Metro Computer Harga Beli Rp 3,250,000 Rp 3,300,000 Harga Jual Rp 3,750,000 Rp 3,800,000 Stock 2 Unit 2 Unit Stock Min 1 Unit 1 Unit
Daftar Persediaan - Software :
Kode SO-01 SO-02 Nama MS Windows XP SP2 MS Windows Vista Satuan Paket Paket Supplier Utama Asterindo Computer Asterindo Computer Harga Beli Rp 1,150,000 Rp 800,000 Harga Jual Rp 1,400,000 Rp 1,050,000 Stock 3 Paket 3 Paket Stock Min 1 Paket 1 Paket
Sebelum memasukkan saldo awal persediaan, sesuaikan dulu Satuan Pengukurannya karena pada saat diinstal hanya disediakan satuan pengukuran Pieces (Pcs) dan Dozen dari Zahir. Tambahkan satuan pengukuran untuk Unit, Paket, dan Lisensi. Adapun langkah-langkah yang mesti dilakukan, yaitu :
1) Pilih modul Data-Data, klik Satuan Pengukuran.
2) Akan muncul tampilan Daftar Satuan Pengukuran dimana telah ada 2 buah satuan pengukuran Pieces (Pcs) dan Dozen. Untuk membuat satuan pengukuran baru, klik [Baru] yang ada di pojok kiri bawah.
3) Isikan kolom Kode Satuan, Nama Satuan, dan Keterangan dengan satuan pengukuran baru untuk Unit, Paket dan Lisensi. Jangan lupa opsi Unit Dasar diberi tanda centang agar kode satuan yang dimasukkan bisa digunakan dalam transaksi. Klik
4) Pada tampilan Daftar Satuan Pengukuran akan terlihat satuan pengukuran yang telah dibuat.
Sekarang saatnya untuk memasukkan saldo awal persediaan tersebut, ada dua tahap yang mesti dilakukan, yaitu :
Langkah Pertama - Membuat Data Produk
2) Tampilan Data Barang masih kosong, klik [Baru] yang ada dipojok kiri bawah tampilan.
3) Pada tab menu Informasi Stock, isikan data-data mengenai produk yang akan dimasukkan.
Jika semua produk dikenakan pajak, tentukan kode pajaknya
VAT (Value Added Tax) dan tentukan pemasok utama untuk
masing-masing produk berdasarkan data perusahaan yang ada.
Produk-produk yang dibuat bisa dikategorikan menjadi beberapa kelompok. Untuk membuat kategori kelompok tersebut dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Klik tombol bergambar mouse yang terletak di samping kolom
Kelompok Barang.
b) Akan muncul tampilan seperti tampak disamping. c) Secara default, terdapat 3
nama kelompok yang sudah ada yaitu : Product
1, Product 2, Product 3.
d) Pilih salah satu nama kelompok dan klik tombol
[Edit] yang ada dibagian
bawah tampilan.
e) Ubah nama kelompok dari Product 1 menjadi Hardware. Pada setingan default-nya, untuk pilihan Sifat Persediaan telah dicentang semua pilihan yang ada yaitu Disimpan, Dibeli, dan Dijual. Untuk metode persediaan yang digunakan adalah FIFO
Costing.
f) Untuk setingan Kode Akun, Zahir telah mengarahkan link-nya secara otomatis sesuai dengan perkiraannya masing-masing.
Link-link tersebut bisa diubah dengan cara mengklik tombol
bergambar mouse yang terletak disamping kolomnya. Jika semua setingan telah benar, klik tombol [Rekam]. 4) Setingan kategori
kelompok yang telah dibuat sebelumnya bersifat umum dimana setiap persediaan yang
dimasukkan dalam
kategori kelompok barang tersebut, maka setingan Kode Akun dan HPP nya akan terisi secara otomatis. Coba perhatikan pada tab menu Kode Akun
dan HPP yang terletak dibagian bawah tampilan Data
Barang/Persediaan.
Dapat dilihat untuk setingan Sifat Persediaan, Metode Persediaan, dan Kode Akun/HPP nya sesuai dengan setingan kategori kelompok Hardware.
Penyesuaian hanya dilakukan untuk Kode Akun Persediaan tergantung pada jenis unit persediaannya.
5) Jika ingin melengkapi data produk dengan gambar produknya, bisa dilakukan dengan memilih tab menu Gambar dan kemudian cari file gambar tersebut disimpan dengan mengklik tombol [Pilih Gambar].
6) Lakukan hal yang sama untuk persediaan yang lain. Jika prosesnya benar, maka akan tampak seperti tampilan dibawah:
Catatan : Untuk persediaan yang menggunakan kode SO-01 dan
SO-02 dimasukkan dalam kategori kelompok Software.
Tahap Kedua - Memasukkan Nilai Persediaan
Sekarang saatnya memasukan nilai saldo awal persediaan. Langkah-langkahnya, antara lain :
1) Pada tab menu Setting, pilih menu Saldo Awal dan klik Saldo Awal
Persediaan.
2) Klik [Baru] untuk
membuat data
3) Isikan kode barang berdasarkan data yang telah diinput sebelumnya dengan mengklik tombol bergambar mouse yang terletak disamping kolom Kode Barang.
4) Tentukan kode barang yang dimasukkan, klik tombol [OK].
5) Isi data Stok Awal dan Harga Pokok Satuan sesuai dengan data yang ada. Klik [Rekam] untuk menyimpan.
6) Lakukan hal sama untuk saldo awal persediaan yang lain, jika semua proses dilakukan secara benar maka akan sama dengan tampilan dibawah ini :
d) Saldo Awal Akun
Berikut ini adalah data saldo awal perusahaan Multi Computer yang dibuat berdasarkan laporan neraca per 30 Juni 2008.
Harta Kas
1-10-000010 Kas Kecil 500,000 1-10-000020 Kas 2,500,000 1-10-000040 Kas Belum Disetor 2,000,000
Bank
1-20-000010 BCA A/C Multi Computer 50,000,000
Piutang Dagang
1-30-000020 Piutang Usaha 12,450,000
Persediaan
1-40-000010 PC - IBM Intel Pentium 6,500,000 1-40-000020 PC - IBM AMD 6,600,000 1-40-000030 MS Windows XP SP2 3,450,000 1-40-000040 MS Windows Vista 2,400,000
Biaya Dibayar Dimuka
1-50-000010 Pajak Dibayar di Muka 1,045,000
Harta Tetap Berwujud
1-70-000040 Mebel dan Alat Tulis Kantor 10,000,000 1-70-000041 Akum. Penyusutan Mebel & ATK (900,000) 1-70-000050 Kendaraan 50,000,000 1-70-000051 Akum. Penyusutan Kendaraan (1,500,000)
Kewajiban Hutang Lancar
2-10-000020 Hutang Usaha 10,450,000 2-10-000065 Biaya yang Masih Harus Dibayar 1,750,000 2-10-000080 Hutang Pajak Penjualan 1,245,000 2-10-000085 Hutang Gaji 1,600,000
Hutang Jangka Panjang
2-30-000020 Hutang Bank 10,000,000 Modal Modal 3-10-000020 Modal Disetor 100,000,000 Laba 3-20-000010 Laba ditahan 20,000,000
Untuk memasukkan saldo awal, langkah-langkahnya sebagai berikut :
1) Pada tab menu Setting, pilih menu Saldo Awal dan klik Saldo
2) Tampilan Daftar Akun yang akan muncul.
3) Isikan nilai saldo untuk masing-masing akun rekening berdasarkan neraca perusahaan per 30 Juni 2008.
Sebelum nilai saldo yang dimasukkan disimpan, terlebih dahulu harus dilihat posisi neraca seimbang atau tidak. Jika diperhatikan pada gambar diatas, ada sebuah akun
Akun penyeimbang tersebut diberi nama Historical Balancing. Konsepnya adalah persamaan akuntansi Harta = Hutang + Modal dimana jika nilainya antara sisi kanan dan sisi kiri seimbang maka tidak akan timbul selisih (Rp. 0,-).
Jika sudah dipastikan neracanya seimbang dan data-data saldonya telah sesuai, klik [Rekam] untuk menyimpan.
4) Untuk melihat neraca awal yang telah kita buat, klik modul
Laporan. Pilih menu Laporan Keuangan dan klik sub menu Neraca Saldo.
5) Tentukan periode yang berjalan, klik tombol [OK].
F. Mengatur Konfigurasi Pajak 1. Mengisi Data Faktur Pajak
Untuk mengatur konfigurasi pajak, langkah-langkahnya sebagai berikut :
a. Pada tab menu Setting, pilih menu Setup Program.
b. Pilih menu Faktur dan Pajak dan tampilan form isian Faktur Pajak akan muncul. Data-data yang diisikan di form ini akan tercantum secara otomatis di Faktur Pajak.
c. Isikan data-data yang diminta sesuai dengan data yang sebenarnya dan klik tombol [Rekam].
2. Mengubah Kode Pajak
Untuk melakukan penyesuaian kode pajak, langkah-langkahnya sebagai berikut :
b. Pada tampilan Daftar Pajak telah ada 1 buah kode pajak yaitu : VAT (Value Added Tax) dengan besar tarif pajaknya adalah 10%. Jika ingin
mengubah kode VAT tersebut, klik [Edit] yang ada dipojok kiri bawah tampilan.
c. Ubah kodenya
menjadi PPN (Pajak Penjualan) dengan besar tarif sama dan lakukan penyesuaian untuk link akun Pajak Pembelian dan Pajak Pembelian.
Secara otomatis Zahir telah mengarahkan perkiraan Akun Beli (PPN Keluaran) dan
Akun Jual (PPN
Masukan) ke perkiraan 150000010 untuk Pajak Dibayar Dimuka dan
bergambar mouse yang ada disebelah kolomnya dan pilih perkiraan yang akan digunakan.
d. Tampilan Daftar Pajak setelah disesuaikan. Klik [Selesai] untuk mengakhiri.
G. Menghitung Penyusutan Harta Tetap
Berikut ini adalah data harta tetap yang dimiliki oleh perusahaan.
No
Nama Aktiva Nilai
Perolehan Nilai Residu
Biaya
Peny. Nilai Buku Tahun Perolehan Umur
Ekonomis
Akum. Peny.
Tahun 2008 1 Meubel & Peralatan 10,000,000 1,000,000 150,000 9,100,000
2008 5 Tahun 900,000
2 Mobil Pick Up 50,000,000 5,000,000 250,000 48,500,000 2008 15 Tahun 1,500,000
Keterangan :
Perusahaan memiliki 2 jenis harta tetap yang terdiri dari : Meubel dan Peralatan Toko serta Kendaraan Operasional jenis pickup. Kedua harta tetap ini dibeli pada tanggal 1 Januari 2008 dan selama ini disusutkan dengan perhitungan Metode Garis Lurus (Straight Line Method).
Pada Zahir Accounting Standar versi 5.1 terdapat fasilitas untuk menghitung penyusutan harta tetap secara otomatis sehingga tiap bulannya Zahir Accounting akan langsung menjurnal otomatis transaksi penyusutan tersebut setelah proses tutup buku dilakukan.
Untuk menggunakan fasilitas ini, langkah-langkah yang harus dilakukan :
b. Buat data baru dengan menekan [Baru] yang terdapat di pojok kiri bawah.
Selain itu, terdapat tombol [Edit] dan [Hapus] yang masing-masing berfungsi untuk mengubah dan menghapus data yang ada.
Klik [Lengkap] untuk melihat bentuk tampilan yang lebih rinci.
d. Setiap jenis harta tetap yang akan dimasukkan harus dibuatkan kelompoknya terlebih dahulu. Untuk membuatnya, klik tombol bergambar mouse disebelah kolom Kelompok.
e. Tampilan Kelompok Asset masih kosong, klik tombol [Baru] untuk membuat kelompok baru.
f. Sebagai contoh, untuk kelompok pertama isi nama kelompoknya dengan Mebel dan ATK, metode penyusutan yang digunakan adalah Garis Lurus (Straight Line Method), umur ekonomis 5 tahun, keterangan, dan link akun terkait masing-masing : kode akun harta adalah 170000040 untuk Mebel dan Alat Tulis Kantor, kode akumulasi depresiasi adalah 170000041 untuk Akumulasi Penyusutan Mebel dan ATK, dan kode akun depresiasi adalah 660000012 untuk Penyusutan Mebel dan ATK.
g. Data yang telah diinput akan muncul dalam daftar Kelompok Asset. Buat satu kelompok harta lagi yaitu Kendaraan. Jika data-data telah diinput dengan benar, maka akan terlihat
h. Setelah data kelompok telah dibuat, sekarang kembali ke tampilan form isian Harta Tetap.
Setelah semua data-data diisi dengan benar, tentukan periode perhitungan beban penyusutannya sesuai dengan tanggal neraca. Untuk kolom Akumulasi Beban dan Beban Per Tahun Ini dibiarkan kosong. Klik [Rekam] untuk menyimpan.
i. Tampilan peringatan Zahir akan muncul, klik [OK] untuk kembali ke tampilan sebelumnya.
j. Disini Zahir mem-berikan pilihan untuk meng-hitung beban akumulasi aset secara otomatis. Klik [Yes] jika
ingin menggunakan pilihan ini.
k. Secara otomatis data perhitungannya terisi di kolom nilai akumulasi beban penyusutan dan biaya penyusutan.
l. Klik [Rekam] untuk menyimpan data, lakukan hal yang sama untuk Harta tetap lainnya. Jika semua proses dilakukan dengan benar, maka akan tampak seperti tampilan dibawah ini :
m. Klik [Selesai] untuk mengakhiri.
H. Membuat Daftar Proyek (Job)
Pada versi standar ini, terdapat fasilitas yang dapat digunakan untuk membuat Daftar Proyek (Job) dan Departemen. Fasilitas ini digunakan untuk memisahkan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk membiaya suatu proyek (job costing) sehingga bisa diketahui total biaya yang dikeluarkan untuk proyek tersebut.
Sebagai contoh perusahaan Multi Computer mendapat proyek Instalasi Jaringan untuk Toko Jeranding Computer yang akan dikerjakan mulai bulan Agustus 2008.
Untuk menggunakan fasilitas ini, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :
b. Klik [Baru] yang terdapat di pojok kiri bawah tampilan form Daftar Proyek.
c. Tampilan form Data Proyek akan muncul.
Tampilan diatas merupakan bentuk sederhana dari Form Data Proyek. Jika ingin menggunakan fasilitas Job Costing secara lengkap, klik tombol [Lengkap].
Akan muncul 3 tab menu yang terdiri dari : Deskripsi, Estimasi
Biaya, dan Job Costing. Masing-masing menu tersebut
memiliki fungsi sebagai berikut :
- Menu Deskripsi ; akan berisi keterangan mengenai proyek
- Menu Estimasi Biaya ; digunakan untuk menentukan
anggaran Biaya dan Pendapatan dari suatu proyek.
- Menu Job Costing ; merupakan daftar perkiraan-perkiraan
transaksi yang berhubungan dengan pelaksanaan suatu proyek. Menu ini akan terisi otomatis dari transaksi-transaksi yang telah dibuat sebelumnya,
