4.1.7 User Interface
4.1.7.1 Menu Layar HRD 1. Menu Login
User Interface tampilan menu login akan muncul saat masuk ke halaman aplikasi, dimana form tersebut mengharuskan user mengisikan Username sesuai dengan Nomor Induk Pegawai (NIP) dan Password. Setelah itu klik pada tombol Sign In.
2. Menu HRD
Menu HRD ada 5 (lima) bagian yaitu Organisasi, Karyawan, Penjadwalan, dan Laporan. Pada sisi atas akan terdapat logo Perusahaan, sisi tengah akan terdapat grafik kehadiran untuk bulan yang bersangkutan untuk menjadi suatu hal yang mendorong HRD dalam menganalisa pekerjaan nya. selain itu akan terdapat pesan notifikasi pekerjaan yang belum diselesaikan atau pekerjaan yang harus didahulukan saat itu.
Gambar 4.23 Menu HRD
3. Menu Organisasi– Unit Kerja
Menu organisasi digunakan untuk pengaturan unit kerja atau bagian-bagian departemen serta posisi karyawan yang ada di perusahaan. Berikut ini tampilan untuk master Unit Kerja, digunakan untuk membedakan divisi perusahaan yang ada di daerah Jakarta maupun Batam. Apabila Perusahaan akan melakukan ekspansi di daerah lain selain Jakarta dan Batam, maka bagian HRD dapat menambah unit kerja tersebut pada menu ini.
Gambar 4.24 Tampilan Unit Kerja
Fungsi Tombol Tambah
Ketika bagian HRD akan melakukan penambahan Unit Kerja maka user dapat memilih tombol ‘Tambah’ dan akan muncul Form Master Unit Kerja.
User menginput Unit Kerja dan keterangan jika diperlukan lalu memilih tombol save untuk disimpan ke dalam database aplikasi.
Gambar 4.26 Tampilan Form yang Telah diisi User
Fungsi Tombol Edit
Jika Perusahaan ingin mengganti atau edit dari data unit kerja yang telah di simpan, maka user terlebih dahulu memilih field pada tabel unit kerja lalu memilih tombol edit, maka form unit kerja akan muncul dan siap untuk di update dengan memilih tombol save untuk memperbarui data.
Gambar 4.28 Tampilan Pesan apabila tidak ada Field yang dipilih ketika menekan tombol Edit
Gambar 4.30 Tampilan Unit Kerja yang Telah di Update
Fungsi Tombol Hapus
Jika perusahaan ingin meniadakan unit kerja yang telah ada sebelumnya, maka fungsi hapus dapat dilakukan dengan terlebih dahulu memilih field pada tabel unit kerja, lalu memilih tombol ‘Hapus’ seperti di bawah ini.
Gambar 4.32 Tampilan Pesan apabila Tidak ada Field yang dipilih ketika memilih tombol Hapus
Lalu User memilih tombol ‘OK’ dan field yang dipilih pada tabel Unit Kerja akan hilang dan otomatis pada database aplikasi data tersebut telah dihapus. Dan akan muncul tampilan bahwah data berhasil dihapus.
Gambar 4.33 Tampilan Data Unit Kerja yang Telah Berhasil Dihapus
4. Menu Organisasi – Divisi
Menu divisi digunakan untuk menyimpan berbagai departemen yang ada di perusahaan. Dimana tiap divisi melekat pada unit kerja, sehingga tiap mengisi divisi harus terlebih dahulu mengisi unit kerja.
Gambar 4.34 Tampilan Menu Divisi dan Tabel pada Master Divisi
Fungsi Tombol ‘Tambah’
Sama seperti fungsi tambah pada menu lainnya, ketika user memilih tombol ‘Tambah’ maka akan muncul Form Divisi seperti di bawah ini.
User memilih Unit Kerja yang telah tersimpan di dalam databases Unit kerja lalu menginput nama divisi baru. Lalu menyimpan dengan memilih tombol ‘Save’.
Gambar 4.36 Tampilan Form Divisi yang telah diinput User
5. Menu Organisasi– Posisi
Menu Posisi digunakan untuk mengatur posisi yang tersedia di Perusahaan, di mana tiap posisi terdapat Induk atau Parent sebagai atasan dari suatu posisi.Tiap posisi memiliki tingkatan dan jumlah gaji pokok beserta tunjangan dan juga pemotongan.Berikut ini tampilan untuk Menu Posisi.
Gambar 4.38 Tampilan Tabel pada Menu Posisi
Form Posisi
Sama hal nya dengan menu lain, tombol ‘Tambah’ berfungsi untuk menambah data dimana akan tampil Form untuk menginput data. Dimana user memilih Parent Position untuk tiap Posisi baru, level posisi dan nilai dari Gaji Pokok sampai dengan pemotongan penghasilan tiap posisi.Lalu memilih tombol ‘Save’ untuk menyimpan data tersebut.
Gambar 4.39 Tampilan Form Divisi
Gambar 4.41 Tampilan Data Divisi yang Telah Berhasil Diinput User
6. Menu Karyawan – Karyawan
Menu Karyawan berisikan Master Karyawan yang akan menampung data-data seluruh karyawan, menu ini dapat digunakan ketika Perusahaan mendapatkan karyawan baru yang telah lolos seleksi penerimaan karyawan. Namun tampilan tabel pada Menu Karyawan tidak menyajikan seluruh data karyawan karena banyaknya field yang dibutuhkan pada data karyawan tersebut. Sehingga ada tambahan fungsi tombol ‘View’ untuk melihat keseluruhan data karyawan sesuai dengan Form Karyawan.
Gambar 4.42 Tampilan Tabel Karyawan Pada Menu Karyawan
Form Karyawan
Form Karyawan akan muncul ketika User memilih tombol ‘Tambah’ dan ‘View’. User memilih Unit Kerja yang telah ada di Master Unit Kerja, Divisi, dan Posisi yang telah berada di Tabel Master masing-masing, lalu menginput Nomor Induk Pegawai dan seluruh field yang tersedia.
Gambar 4.43 Tampilan Form Karyawan
Pada Form Karyawan terdapat field ‘Jarak’ yang berisikan kisaran jarak dari alamat tempat tinggal karyawan ke kantor untuk menentukan jumlah tunjangan transport yang akan diterima oleh karyawan sesuai dengan jarak dan jumlah kehadiran karyawan.
Gambar 4.44 Tampilan Form Karyawan Field Jarak
Form Karyawan juga menyajikan field jatah cuti yang melekat pada tiap karyawan dan akan ter-update tiap tahun nya dan apabila karyawan mengambil cuti nya.
Gambar 4.46 Tampilan Menu Karyawan yang Telah berhasi Diinput Data nya
7. Menu Karyawan – Absensi
Menu Absensi ini adalah hasil konversi data kehadiran pada aplikasi Fingerprint, di mana dari aplikasi fingerprint data absensi tersimpan langsung pada database Absensi HRD.
Fungsi Tombol ‘Cari’
Pada aplikasi ini terdapat fungsi cari nama karyawan, sehingga ketika user mengisi nama karyawan pada field tersebut, akan muncul absensi sesuai dengan nama karyawan tersebut.
Gambar 4.48 Tampilan Menu Absensi
8. Menu Penjadwalan – Jadwal Kerja
Menu Penjadwalan digunakan untuk Jadwal karyawan, baik jadwal kerja maupun jadwal khusus seperti karyawan yang tidak masuk karena cuti, ijin, dinas luar dan sebagainya. Menu Jadwal Kerja digunakan untuk set up hari kerja karyawan dan juga jam kerja serta jam istirahat karyawan.
Gambar 4.49 Tampilan Tabel pada Menu Jadwal Kerja
Form Hari Kerja
Sama dengan menu lainnya, ketika memilih tombol ‘Tambah’ maka akan tampil Form Hari Kerja. User akan menginput jam masuk kerja, jam keluar, jam istirahat dan tanggal. Penginputan hari kerja ini dapat dilakukan dari 1 tahun sampai beberapa tahun ke depan sesuai dengan keinginan user. Sehingga user menginput hari kerja cukup sekali saja tanpa berkali-kali melakukan penginputan.
Gambar 4.51 Tampilan Form Hari Kerja Set Up Masa Berlaku Hari Kerja
Fungsi Tombol ‘Cari’
Sama hal nya dengan fungsi tombol ‘cari’ pada menu lain, pada menu jadwal kerja user dapat mencari tanggal untuk melihat status hari pada tanggal tersebut.
Gambar 4.53 Tampilan Fungsi Tombol ‘Cari’ Pada Menu Jadwal Kerja
9. Menu Penjadwalan – Jadwal Khusus
Menu ini digunakan HRD untuk Set Up hari libur nasional yang biasa dianggap cuti bersama, hari libur khusus karyawan, dan jadwal khusus karyawan yang sedang cuti, ijin, dinas luar dan sebagainya dimana karyawan memiliki kondisi tertentu sehingga ia tidak dapat hadir di kantor pada hari kerja. Namun ketidakhadirannya tersebut tidak dianggap sebagai bolos atau tanpa keterangan. Sama hal nya dengan jadwal kerja, jadwal khusus memiliki fungsi tambah, edit dan hapus.
Gambar 4.54 Tampilan Tabel pada Menu Jadwal Khusus
Form Jadwal Khusus untuk Unit Kerja
Form Jadwal Khusus pada intinya adalah sama yakni untuk set up waktu libur tertentu dan jadwal karyawan pada situasi tertentu. Namun untuk memudahkan penggunaan, pada aplikasi ini penginputan jadwal khusus dapat dipilih untuk bagian per-unit Kerja, per-divisi, atau per-individu karyawan.Jika pilihan tertuju untuk khusus Unit Kerja, maka user memilih Unit Kerja pada bagian awal penginputan.
Gambar 4.56 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Seluruh Bagian pada Perusahaan
Gambar 4.57 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Unit Kerja Saja
Form Jadwal Khusus untuk Divisi Tertentu
Terkadang untuk divisi tertentu akan mengikuti jadwal khusus yang mengharuskan seluruh karyawan pada divisi tidak hadir di kantor. Sehingga aplikasi ini menyediakan jadwal khusus untuk divisi tertentu dengan form seperti di bawah ini.
Gambar 4.58 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Divisi Tertentu
Form Jadwal Khusus Individu
Form Jadwal Khusus untuk Individu digunakan untuk karyawan yang sedang menjalani cuti, ijin, dinas luar, dan kondisi tertentu lainnya yang telah disetujui oleh Perusahaan yakni Manajer. seperti yang telah dijelaskan diatas, bahwa permohonan cuti karyawan yang telah disetujui oleh Manajer akan di set up pada menu ini oleh HRD.
10. Menu Laporan – Laporan Absensi
Bagian HRD akan membuat laporan absensi pada tiap akhir periode sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dimana laporan ini akan menyajikan seluruh informasi kehadiran karyawan. Aplikasi ini terdapat fungsi saring dimana user dapat membuat laporan untuk bagian unit kerja tertentu ataupun divisi tertentu.
Laporan Absensi dapat dicetak ke dalam bentuk hardcopy. Pada aplikasi ini terdapat tombol untuk konversi laporan ke dalam format Microsoft Excel sesuai dengan laporan absensi yang dibutuhkan.
Gambar 4.60 Tampilan Desain Layar Laporan Absensi
11. Menu Laporan – Laporan Lembur
Sama hal nya dengan laporan absensi, pada periode tertentu HRD dapat membuat laporan lembur yang menyajikan kehadiran lembur karyawan baik lembur normal maupun lembur libur. Dan kana terdapat format excel untuk pencetakan hardcopy nya.
Gambar 4.61 Tampilan Desain Laporan Lembur